Rechnungsstatus, Zahlungen, Storno und Korrekturen

Eine Rechnung durchläuft in Norman wenige Zustände: Du erstellst sie, sendest sie, und sie wird bezahlt. Dieser Artikel zeigt, wie Norman den Zahlungseingang erkennt, was du von Hand setzen kannst und wie du eine falsche Rechnung korrigierst.

Der Status einer Rechnung

• Unbezahlt: Die Rechnung ist erstellt oder gesendet, das Geld ist noch nicht da.
• Überfällig: Die Zahlungsfrist ist vorbei. Norman markiert die Rechnung automatisch.
• Bezahlt: Der Zahlungseingang ist zugeordnet oder du hast ihn bestätigt.

Angebote haben eigene Zustände: Entwurf, Offen, Versendet und Angenommen. Ein angenommenes Angebot wandelst du mit einem Klick in eine Rechnung um.

Zahlungen automatisch erkennen

Wenn dein Bankkonto verbunden ist, ordnet Norman eingehende Zahlungen deinen Rechnungen zu. Dafür vergleicht Norman den Betrag und den Zeitraum: von einer Woche vor dem Rechnungsdatum bis 30 Tage nach der Fälligkeit, danach noch bis zu 90 Tage. Passt alles, wird die Rechnung Bezahlt, und die Transaktion ist mit der Rechnung verknüpft.

Löst du eine automatische Zuordnung wieder, ordnet Norman diese Rechnung nicht mehr von selbst zu. Du entscheidest dann von Hand.

Zahlungen von Hand zuordnen

• Als bezahlt markieren: Öffne das Menü der Rechnung und wähle Als bezahlt markieren. Mit Als unbezahlt markieren nimmst du das zurück.
• Transaktion zuordnen: Auf der Rechnung verknüpfst du die passende Banktransaktion. Umgekehrt geht es auch: Öffne die Transaktion in der Buchhaltung und weise ihr die Rechnung zu.
• Geteilte Zahlung: Zahlt ein Kunde in mehreren Teilen, verknüpfst du mehrere Transaktionen mit derselben Rechnung.

Überfällige Rechnungen

Nach der Fälligkeit zeigt Norman die Rechnung als Überfällig. Mit Erinnerung senden schickst du dem Kunden eine Zahlungserinnerung. In den Vorlageneinstellungen richtest du automatische Erinnerungen ein.

Eine Rechnung ändern

• Eine unbezahlte Rechnung kannst du mit Bearbeiten ändern, solange sie noch nicht beim Kunden ist.
• Ist die Rechnung schon gesendet, ändere sie nicht mehr. Erstelle eine Stornorechnung und danach eine neue, korrekte Rechnung. So bleibt deine Nummernfolge lückenlos, wie es die GoBD verlangen.
• Eine bezahlte Rechnung lässt sich nicht bearbeiten.

Eine Rechnung stornieren

1. Öffne Rechnungen und klicke auf Erstellen.
2. Wähle Stornorechnung.
3. Übernimm Kunde und Positionen der ursprünglichen Rechnung und nenne deren Rechnungsnummer im Text.
4. Speichere die Stornorechnung und sende sie dem Kunden.

Norman kennzeichnet das Dokument als Stornorechnung und gibt ihm eine eigene Nummer. Die ursprüngliche Rechnung bleibt in deinen Unterlagen. Brauchst du eine korrigierte Rechnung, erstelle sie danach neu.

Eine Rechnung löschen

Löschen entfernt eine Rechnung endgültig. Nutze das nur für Entwürfe, die nie beim Kunden waren. Eine gesendete Rechnung stornierst du stattdessen.

Erstattung an einen Kunden

Erstattungen buchst du in der Buchhaltung, nicht über eine Rechnung. Öffne die Bankbewegung und schalte Ist das eine Erstattung? ein. Lege keine Transaktion mit negativem Betrag an. Die Schritte stehen unter Erstattungen buchen.

USt-IdNr. auf Rechnungen ergänzen

Wenn du deine USt-IdNr. auf Rechnungen anzeigen möchtest, öffne die Rechnungseinstellungen, bearbeite die Unternehmensdaten und ergänze dort die USt-IdNr.

Verwandte Artikel

• Wiederkehrende Rechnungen einrichten
• Vorlageneinstellungen für Rechnungen
• Pflichtangaben auf einer Rechnung