E-Rechnung erstellen, versenden und empfangen
Norman legt die E-Rechnung automatisch in jede Rechnung, versendet sie als ZUGFeRD-PDF und liest eingehende E-Rechnungen. Und was fehlt, wenn keine entsteht.
Aktualisiert
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei zum Ansehen, sondern ein maschinenlesbarer Datensatz. Norman erzeugt ihn für jede Rechnung automatisch und legt ihn in die PDF-Datei. Du musst dafür nichts einschalten und keinen Knopf drücken.
Was Norman erstellt
Norman erstellt eine ZUGFeRD-Rechnung (auch Factur-X genannt) nach der europäischen Norm EN 16931. Das Ergebnis ist eine ganz normale PDF-Rechnung, in der die Rechnungsdaten zusätzlich als XML stecken:
- Dein Kunde sieht die Rechnung wie immer als PDF.
- Die Buchhaltungssoftware deines Kunden liest die Daten direkt aus derselben Datei aus, ohne Abtippen.
Das passiert beim Erstellen der Rechnung und noch einmal bei jeder Änderung. Es gibt keine Einstellung dafür.
Versenden
Versende die Rechnung wie gewohnt aus Norman. Die angehängte PDF-Datei ist die E-Rechnung. Auch der Download aus der Rechnungsansicht liefert dieselbe Datei. Du brauchst nichts zusätzlich zu verschicken.
Die XML-Datei einzeln herunterladen
Manche Kunden und Portale wollen die XML-Datei getrennt vom PDF. Öffne die Rechnung, klicke oben rechts auf das Menü und wähle E-Rechnungs-XML herunterladen. Bei Angeboten, Entwürfen und Lieferscheinen gibt es die Option nicht. Einen Entwurf stellst du zuerst aus. Ein Lieferschein ist keine Rechnung und hat nie eine E-Rechnung.
Wenn keine E-Rechnung entsteht
Für einen gültigen Datensatz braucht Norman ein Mindestmaß an Angaben. Fehlt etwas, erstellt Norman die Rechnung trotzdem, aber als reines PDF ohne eingebettete Daten. Das siehst du der Rechnung nicht an. Der Test: Lade die XML-Datei herunter. Klappt das nicht, nennt dir die Meldung das fehlende Feld.
Das braucht eine E-Rechnung:
- Ein Kunde ist der Rechnung zugeordnet.
- Mindestens eine Position, und keine Position mit negativem Preis. Willst du eine Rechnung mindern oder aufheben, nutze eine Rechnungskorrektur oder eine Stornorechnung.
- Deine Steuernummer oder deine USt-IdNr. in den Geschäftsdetails.
- Deine USt-IdNr., sobald eine Position 19 % oder 7 % Umsatzsteuer trägt. Die Steuernummer allein reicht dann nicht.
- Bei Reverse-Charge zusätzlich die USt-IdNr. deines Kunden. Ohne sie entsteht keine E-Rechnung.
Du kannst eine Kleinbetragsrechnung ohne Kunden erstellen. Norman erstellt dann eine reine PDF-Datei ohne leeren Empfängerblock. Unter Pflichtangaben auf einer Rechnung findest du die Grenze von 250 €.
Deine eigenen Angaben stehen in den Vorlageneinstellungen unter den Geschäftsdetails. Lies Vorlageneinstellungen für Rechnungen. Die USt-IdNr. deines Kunden trägst du beim Kunden ein.
Stornorechnungen und Rechnungskorrekturen
Auch eine Stornorechnung und eine Rechnungskorrektur bekommen den Datensatz. Erstellst du sie aus der Rechnung, nennt der Datensatz Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung (BG-3 nach EN 16931). Beide tragen den Dokumenttyp 381 und positive Beträge. Wie du sie erstellst, steht unter Rechnung stornieren oder korrigieren.
Eingehende E-Rechnungen
Norman liest E-Rechnungen, die du bekommst. Lade die Datei wie jeden anderen Beleg unter Belege hoch oder schicke sie an deinen Beleg-Posteingang. Norman erkennt beide gängigen Formate, ZUGFeRD und XRechnung, und füllt Datum, Betrag, Umsatzsteuer und Lieferant aus dem Datensatz statt aus dem Bild.
Seit 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Mehr zu den Fristen steht auf der Seite E-Rechnung.
Häufige Fragen
Kostet die E-Rechnung extra? Nein. Sie ist in jedem Tarif enthalten, auch im Kostenlos-Tarif.
Kann ich eine reine PDF-Rechnung ohne Daten erstellen? Nein, und du brauchst es auch nicht. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist für jeden Empfänger lesbar, auch für den, der nur das PDF ansieht.
Ist das eine XRechnung? Norman erstellt die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format nach EN 16931. XRechnung ist eine deutsche Ausprägung derselben Norm, die vor allem öffentliche Auftraggeber verlangen. Rechnest du regelmäßig mit Behörden ab, sprich vorher mit dem Support über deinen Fall.
Als Kleinunternehmer:in? Auch deine Rechnungen ohne Umsatzsteuer bekommen den Datensatz. Es gilt dieselbe Bedingung: Steuernummer oder USt-IdNr. müssen hinterlegt sein.
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