Wiederkehrende Rechnungen einrichten

Mit einer wiederkehrenden Rechnung berechnest du einen Kunden nach Zeitplan, zum Beispiel jeden Monat für einen Retainer oder alle zwei Wochen für eine Lieferung. Wiederkehrende Rechnungen gehören zu den Tarifen, mit denen du Rechnungen per E-Mail sendest.

So funktioniert es

Eine Serie besteht aus einer Vorlage und einem Zeitplan. Die Rechnung, die du wiederholst, ist die erste Rechnung der Serie. Zu jedem weiteren Termin erstellt Norman eine neue, ganz normale Rechnung:

• Das Rechnungsdatum ist der Termin. Die Rechnung bekommt die nächste Nummer aus deinem Nummernkreis, erst in dem Moment, in dem Norman sie erstellt.
• Kunde, Positionen, Preise und Texte kommen aus der Vorlage. Deine Unternehmensdaten und Bankdaten sind die aktuellen, wie beim Duplizieren.
• Die Zahlungsfrist ist so lang wie bei der ersten Rechnung. Ist die erste Rechnung 14 Tage nach ihrem Datum fällig, gilt das für jede Rechnung.

Norman legt nichts im Voraus an. Du siehst nur Rechnungen, die es wirklich gibt.

Eine neue Rechnung wiederholen

1. Erstelle unter Rechnungen eine neue Rechnung wie gewohnt und klicke auf Weiter.
2. Schalte im letzten Schritt die Karte Automatisch wiederholen ein.
3. Lege den Zeitplan fest (siehe unten) und wähle, was An jedem Termin passiert.
4. Klicke auf Speichern, oder auf Speichern und senden, wenn die Karte An deinen Kunden senden eingeschaltet ist. Auch Als Entwurf speichern startet die Serie; ihre erste Rechnung bleibt dann ein Entwurf.

Für eine wiederkehrende Rechnung brauchst du einen Kunden.

Eine bestehende Rechnung wiederholen

1. Öffne die Rechnung in der Liste.
2. Wähle in der Seitenleiste oder im Menü der Zeile Rechnung wiederholen.
3. Lege den Zeitplan fest und klicke auf Rechnung wiederholen.

Die Rechnung wird die erste der Serie. Norman erstellt die nächste zum Datum unter Nächste Rechnung.

Zeitplan und Ende

• Wiederholung: Wöchentlich oder Monatlich. Unter Intervall wählst du zum Beispiel Alle 2 Monate. Für eine jährliche Rechnung wähle Alle 12 Monate.
• Nächste Rechnung: das Datum der zweiten Rechnung. Norman schlägt den Termin nach dem Datum der ersten Rechnung vor. Das Datum liegt nach dieser Rechnung und nicht in der Vergangenheit. Ab ihm zählt der Zeitplan.
• Endet: Nach Anzahl mit 6 Rechnungen als Vorgabe, An einem Datum oder Nie. Die Anzahl zählt die erste Rechnung mit.

Unter Nächste Rechnungen siehst du die nächsten Termine mit dem Zeitraum, den jede Rechnung berechnet.

Was an jedem Termin passiert

Unter An jedem Termin wählst du:

• Entwurf anlegen: Norman legt einen Entwurf an. Du prüfst ihn und stellst ihn selbst aus. Das ist die Vorgabe.
• Rechnung ausstellen: Norman stellt die Rechnung aus, sendet sie aber nicht.
• Ausstellen und senden: Norman stellt die Rechnung aus und schickt sie per E-Mail an deinen Kunden. Dafür braucht der Kunde eine E-Mail-Adresse. Den Text der E-Mail schreibst du in der Karte An deinen Kunden senden oder direkt unter dieser Auswahl.

Norman erstellt die Rechnungen am Morgen des Termins. Zu jeder Rechnung bekommst du eine Nachricht in Norman und per E-Mail: dass ein Entwurf bereitliegt, dass die Rechnung ausgestellt oder gesendet ist, oder dass Norman sie nicht senden konnte und warum.

Liegt ein Termin mehr als drei Tage zurück, zum Beispiel nach einer Störung, legt Norman die Rechnung als Entwurf an und sendet sie nicht.

Leistungszeiträume

Hat die erste Rechnung einen Leistungszeitraum, berechnet jede weitere Rechnung den Zeitraum danach. Berechnet die erste Rechnung den September, berechnet die nächste den Oktober, die übernächste den November. Überspringst oder pausierst du, berechnet Norman keinen alten Zeitraum nach.

Hat die erste Rechnung keinen Leistungszeitraum, wählst du unter Jede Rechnung berechnet: Den vergangenen Zeitraum oder Den kommenden Zeitraum. Bei Waren ist das Lieferdatum das Rechnungsdatum.

Platzhalter

In Positionen und ihren Beschreibungen, in Notizen, Zahlungsbedingungen und in Betreff und Text der E-Mail kannst du Platzhalter schreiben. Jede Rechnung setzt ihren eigenen Zeitraum ein, in der Sprache der Rechnung:

Aus Hosting {month} {year} wird so „Hosting Oktober 2026“. Bei Waren setzt Norman das Rechnungsdatum ein.

Die Serie in der Seitenleiste

Die Rechnungsliste zeigt unter der Art einer Rechnung, dass sie wiederkehrt, zum Beispiel „↻ Monatlich“. Öffnest du eine Rechnung der Serie, zeigt der Abschnitt Wiederkehrend den Status (Aktiv, Pausiert oder Beendet), die Wiederholung, die Nächste Rechnung und das Ende. Dort steuerst du die Serie:

• Wiederkehrende Rechnung bearbeiten: Ändere Positionen, Preise, Texte, Zeitplan oder was an jedem Termin passiert. Die Änderung gilt für die nächsten Rechnungen. Bereits erstellte Rechnungen bleiben, wie sie sind.
• Nächste Rechnung jetzt erstellen: Norman erstellt die nächste Rechnung heute, für ihren Zeitraum. Danach geht die Serie zum Termin darauf weiter.
• Nächste Rechnung überspringen: Der nächste Termin entfällt.
• Pausieren und Fortsetzen: Während der Pause erstellt Norman keine Rechnungen. Nach dem Fortsetzen geht es mit dem nächsten Termin weiter. Verpasste Termine holt Norman nicht nach.
• Wiederkehrende Rechnung beenden: Norman erstellt keine weiteren Rechnungen. Bereits erstellte Rechnungen bleiben, wie sie sind.

Eine beendete Serie startest du mit Neu einrichten wieder. Das ist eine neue Serie mit eigenem Zeitplan.

Unter Automatisierungen zeigt die Karte Wiederkehrende Rechnungen, wie viele Serien aktiv sind.

Eine einzelne Rechnung der Serie bearbeitest, stornierst oder korrigierst du wie jede andere Rechnung. Das ändert die Serie nicht. Lies Rechnung stornieren oder korrigieren.

Wenn Norman eine Serie pausiert

Norman pausiert eine Serie selbst und schreibt dir, wenn:

• der Kunde gelöscht wurde,
• dein Tarif keine wiederkehrenden Rechnungen mehr enthält,
• eine Rechnung nicht erstellt werden konnte. Norman nennt dir den Grund.

Behebe die Ursache und klicke auf Fortsetzen. Archivierst du ein Unternehmen, pausiert Norman seine Serien ohne Nachricht. Nach dem Wiederherstellen setzt du sie fort.

Zahlungserinnerungen

Die Erinnerungen der ersten Rechnung gelten für jede Rechnung der Serie. Ein festes Datum rechnet Norman in Tage nach der Fälligkeit um: Ist die erste Rechnung am 15. Oktober fällig und die Erinnerung für den 20. Oktober geplant, erinnert Norman bei jeder Rechnung 5 Tage nach ihrer Fälligkeit. Mehr dazu unter Zahlungserinnerungen und Mahnungen.

Serien aus der Zeit vor dem Umbau

Wir haben wiederkehrende Rechnungen neu gebaut und dabei alle älteren Serien beendet. Ihre Rechnungen bleiben erhalten. Öffne eine Rechnung der alten Serie und klicke auf Neu einrichten, um weiterzumachen.

In der App

In der iPhone- und Android-App wiederholst du eine Rechnung beim Erstellen oder über Rechnung wiederholen auf einer bestehenden Rechnung. Tippe auf die Zeile der Serie auf einer ihrer Rechnungen, um sie zu steuern. Dafür brauchst du die aktuelle Version der App.

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