Zahlungserinnerungen und Mahnungen

Norman erinnert deine Kunden per E-Mail an unbezahlte Rechnungen. Das geht automatisch an Tagen, die du festlegst, oder von Hand, Stufe für Stufe: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, letzte Mahnung. Erinnerungen gehören wie der Rechnungsversand zu den bezahlten Tarifen, und dein Kunde braucht eine E-Mail-Adresse.

Wann eine Rechnung überfällig ist

Am Tag nach der Fälligkeit markiert Norman eine unbezahlte Rechnung als Überfällig. Erst dann gehen Erinnerungen hinaus. Ist die Rechnung bezahlt oder storniert, erinnert Norman nicht mehr.

Automatische Erinnerungen einrichten

Du legst Erinnerungen fest, wenn du die Rechnung erstellst:

1. Klicke im Editor auf Weiter.
2. Schalte im letzten Schritt die Karte Erinnern, wenn unbezahlt ein.
3. Klicke unter Wann erinnern auf Erinnerung hinzufügen und wähle 1 bis 30 Tage nach der Fälligkeit oder An einem bestimmten Datum. Du kannst mehrere Erinnerungen hinzufügen.
4. Prüfe Betreff und Nachricht der Erinnerung.
5. Speichere die Rechnung.

Norman sendet jede Erinnerung am Vormittag des gewählten Tages, solange die Rechnung überfällig ist. Jede automatische Erinnerung verwendet den Text aus der Karte. Norman füllt ihn in der Sprache der Rechnung vor, mit Variablen für Kundenname, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit und Betrag. Wie beim Rechnungsversand tippst du #, um eine Variable einzufügen.

Hat dein Kunde keine E-Mail-Adresse, ist die Karte aus und zeigt Braucht die E-Mail-Adresse deines Kunden.

Bei einer wiederkehrenden Rechnung gelten die Erinnerungen für jede Rechnung der Serie. Ein festes Datum wird dort zu Tagen nach der Fälligkeit. Lies Wiederkehrende Rechnungen einrichten.

Eine Erinnerung oder Mahnung von Hand senden

1. Klicke in der Rechnungsliste auf den Status Überfällig der Rechnung.
2. Norman öffnet die nächste Stufe:
   • Zahlungserinnerung senden, wenn noch keine Erinnerung hinausging,
   • 1. Mahnung senden nach einer Erinnerung,
   • Letzte Mahnung senden ab zwei Erinnerungen.
3. Prüfe An, Betreff und Nachricht. Norman füllt den Text der Stufe in der Sprache der Rechnung vor.
4. Trage bei Bedarf eine Mahngebühr (optional) ein. Norman nennt sie in der E-Mail und merkt sie sich zur Mahnung.
5. Klicke auf Senden.

Norman zählt jede gesendete Erinnerung, auch die automatischen. Der Dialog zeigt dir, wie viele Erinnerungen zu dieser Rechnung schon hinausgingen.

Was dein Kunde bekommt

• Die E-Mail kommt von „Dein Firmenname via Norman“. Antworten gehen an die E-Mail-Adresse auf deiner Rechnung.
• Die Rechnung hängt als PDF an.
• Die Variablen sind ausgefüllt: den Betrag und die Daten schreibt Norman so, wie die Sprache der Rechnung sie schreibt, zum Beispiel „1.190,00 €“ und „15.10.2026“.
• Ist die Online-Zahlung für die Rechnung aktiv, steht am Ende ein Link zum Bezahlen.

Mit Eine Kopie an mich senden bekommst du eine Blindkopie an die E-Mail-Adresse deines Unternehmens.

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