Zahlungserinnerungen und Mahnungen

Norman erinnert deine Kunden per E-Mail an unbezahlte Rechnungen, wenn du das beim Erstellen der Rechnung einschaltest. Wann die Zahlungserinnerung, die 1. Mahnung und die letzte Mahnung hinausgehen und welche Gebühr jede Stufe kostet, legst du einmal für dein Unternehmen fest. Erinnerungen gehören wie der Rechnungsversand zu den bezahlten Tarifen, und dein Kunde braucht eine E-Mail-Adresse.

Erinnerungen für eine Rechnung einschalten

1. Erstelle die Rechnung wie gewohnt und klicke auf Weiter.
2. Schalte im letzten Schritt die Karte Erinnern, wenn unbezahlt ein. Sie ist zu Beginn aus.
3. Die Karte zeigt deine Regel. Mit Regel anpassen öffnest du die Einstellungen.
4. Speichere die Rechnung.

Ohne diese Karte bekommt dein Kunde keine automatischen Erinnerungen. Eine Mahnung von Hand kannst du trotzdem senden.

Du kannst die Erinnerungen auch später einschalten. Öffne die Rechnung und schalte unter E-Mails in der Seitenleiste den Schalter Erinnerungen ein. Darunter steht dann die Nächste Erinnerung mit ihrer Stufe und dem Datum. Mit demselben Schalter schaltest du sie für diese Rechnung wieder aus. Ist die Rechnung schon länger überfällig, sendet Norman die Stufen nacheinander mit den Abständen deiner Regel, nie mehrere auf einmal.

Die Regel einrichten

Öffne Rechnungen → Einstellungen → E-Mails. Der Schalter neben Zahlungserinnerungen schaltet alle automatischen Erinnerungen deines Unternehmens ein oder aus. Darunter stehen die Stufen:

• Hinweis vor Fälligkeit: eine freundliche Erinnerung einige Tage vor der Fälligkeit. Sie ist zu Beginn aus.
• Zahlungserinnerung: zu Beginn 3 Tage nach der Fälligkeit.
• 1. Mahnung: zu Beginn 14 Tage nach der Fälligkeit.
• Letzte Mahnung: zu Beginn 28 Tage nach der Fälligkeit.

Für jede Stufe stellst du die Tage und eine Gebühr ein oder schaltest sie aus. Der Hinweis geht 1 bis 60 Tage vor der Fälligkeit hinaus. Jede Stufe kommt mindestens einen Tag nach der vorigen und höchstens 365 Tage nach der Fälligkeit. Eine Gebühr beträgt höchstens 1.000 €. Nach einer Änderung erscheint Speichern. Norman nennt die Gebühr in der E-Mail und rechnet sie zum offenen Betrag. Eine Erinnerung mit Gebühr zahlt dein Kunde per Überweisung. Mehr dazu steht unten unter „Was dein Kunde bekommt“. Die Texte der Stufen bearbeitest du unter Vorlagen auf derselben Seite. Lies Rechnungen per E-Mail senden.

Wann Erinnerungen hinausgehen

• An Werktagen um 9:00 Uhr deutscher Zeit, nie am Wochenende. Fällt ein Tag auf ein Wochenende, geht die Erinnerung am Montag hinaus. Der Hinweis vor Fälligkeit geht dann schon am Freitag hinaus, damit er vor der Fälligkeit ankommt.
• Norman schreibt jede Erinnerung erst am Tag des Versands, mit dem Betrag und der E-Mail-Adresse von diesem Tag. Schaltest du die Regel, die Stufe oder die Erinnerungen der Rechnung vorher aus, geht sie nicht hinaus.
• Zwischen zwei Stufen liegt mindestens der Abstand aus deiner Regel. Dein Kunde bekommt also nie mehrere Erinnerungen auf einmal.
• Ist die Rechnung bezahlt oder storniert, erinnert Norman nicht mehr. Eine geplante Erinnerung fällt dann weg.
• Jede Erinnerung nennt den offenen Betrag, die Gebühr und die Fälligkeit. Das PDF der Rechnung hängt an.

Der Hinweis am Werktag davor

Norman prüft vor jeder Erinnerung, ob die Zahlung vielleicht schon da ist. Kann Norman das nicht sicher auf deinem Bankkonto sehen, bekommst du am Werktag davor einen Hinweis per E-Mail und in der Norman-App. Das ist zum Beispiel so, wenn kein Bankkonto verbunden ist, wenn die Bankverbindung seit einigen Tagen nicht mehr synchronisiert oder wenn auf deinem Konto eine Zahlung über den Rechnungsbetrag, mit oder ohne Mahngebühr, noch keiner Rechnung zugeordnet ist.

• Schon bezahlt: Markiere die Rechnung als bezahlt. Dann geht keine Erinnerung hinaus.
• Nicht senden: Diese Erinnerung geht nicht hinaus, und automatische Erinnerungen für diese Rechnung sind pausiert.

Antwortest du nicht, geht die Erinnerung wie geplant hinaus.

Erinnerungen für eine Rechnung oder einen Kunden stoppen

• Für eine Rechnung: Öffne die Rechnung. Unter E-Mails steht die nächste Erinnerung mit Datum. Schalte den Schalter Erinnerungen aus. Mit demselben Schalter geht es weiter.
• Für einen Kunden: Setze in den Kundendaten den Haken bei Keine automatischen Zahlungserinnerungen an diesen Kunden.

In der Rechnungsliste zeigt der Filter Erinnerung geplant alle Rechnungen, für die eine Erinnerung bereitliegt.

Eine Erinnerung oder Mahnung von Hand senden

1. Klicke in der Rechnungsliste auf den Status Überfällig der Rechnung.
2. Norman öffnet die Stufe nach der höchsten, die schon hinausging:
   • Zahlungserinnerung senden, wenn noch keine Erinnerung hinausging,
   • 1. Mahnung senden nach der Zahlungserinnerung,
   • Letzte Mahnung senden nach der 1. Mahnung.
3. Prüfe An, Betreff und Nachricht. Norman füllt den Text deiner Vorlage für diese Stufe vor, in der Sprache der Rechnung.
4. Prüfe die Mahngebühr (optional). Norman trägt die Gebühr aus deiner Regel ein.
5. Klicke auf Senden.

Kann Norman die Erinnerung nicht senden, nennt Norman den Grund. Dein Text bleibt stehen, und du kannst ihn korrigieren und noch einmal senden.

Norman zählt jede gesendete Erinnerung, auch die automatischen. Jede Erinnerung steht mit ihrem Status unter E-Mails in der Seitenleiste der Rechnung.

Was dein Kunde bekommt

• Die E-Mail kommt von „Dein Firmenname via Norman“. Antworten gehen an die E-Mail-Adresse auf deiner Rechnung.
• Die Übersicht zeigt den offenen Betrag und die Fälligkeit, bei einer Gebühr auch Gebühr und Summe, dazu deine Bankverbindung.
• Ist die Online-Zahlung für die Rechnung aktiv, bezahlt dein Kunde mit Jetzt bezahlen direkt.
• Eine Erinnerung mit Gebühr hat Jetzt bezahlen nicht. Dein Kunde überweist die Summe aus offenem Betrag und Gebühr.
• Die Rechnung hängt als PDF an.

Rechnungen aus der Zeit vor der Regel

Rechnungen, die du vor der Umstellung auf die Regel ausgestellt hast, bekommen keine automatischen Erinnerungen. Das gilt auch, wenn für sie die frühere automatische Erinnerung eingeschaltet war. So bekommt kein Kunde unerwartet eine Mahnung zu einer alten Rechnung.

Möchtest du eine solche Rechnung erinnern lassen, öffne sie und schalte unter E-Mails den Schalter Erinnerungen ein. Erinnerungen, die schon hinausgingen, zählen mit: Norman macht mit der nächsten Stufe weiter.

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