UStVA selber machen: Der komplette Leitfaden
Kann man die UStVA wirklich selbst machen?
Ja – und es ist nicht so kompliziert, wie du denkst. Die Umsatzsteuervoranmeldung ist eine der einfachsten Steuermeldungen für Freelancer und Selbstständige. Wenn du deine Einnahmen und Ausgaben im Blick hast, kannst du deine UStVA selbst machen.
Das verlangt die UStVA wirklich: die Summe deiner steuerpflichtigen Umsätze für den Zeitraum, die Umsatzsteuer, die du darauf berechnet hast, und die Vorsteuer, die du auf Betriebsausgaben gezahlt hast. Das Finanzamt will die Differenz – entweder schuldest du Geld, oder du bekommst eine Erstattung.
Die Komplexität, vor der viele Angst haben, kommt meist aus zwei Quellen: Elsters verwirrende Oberfläche und Unsicherheit darüber, welche Zahlen wohin gehören. Moderne Buchhaltungssoftware löst beide Probleme.
Was brauchst du, um deine UStVA selbst zu machen?
Um deine Umsatzsteuervoranmeldung selbst abzugeben, brauchst du:
Deine Steuernummer: Die Nummer, die dir das Finanzamt bei der Gewerbeanmeldung zugeteilt hat. Nicht deine Steuer-ID (die ist für die Einkommensteuer).
Eine Übersicht deiner Einnahmen: Alle Rechnungen, die du im Zeitraum gestellt hast, mit den korrekten Steuersätzen (19 %, 7 % oder 0 % für steuerfreie Leistungen).
Eine Übersicht deiner abzugsfähigen Ausgaben: Betriebsausgaben, bei denen du Umsatzsteuer gezahlt hast und ordentliche Rechnungen vorliegen. Das wird dein Vorsteuerabzug.
Einen Weg zur elektronischen Übermittlung: Entweder direkt über Elster oder über zertifizierte Software wie Norman.
Das war's. Kein BWL-Studium nötig.
Wie viel sparst du, wenn du es selbst machst?
Steuerberater kosten typischerweise 2.500 € oder mehr pro Jahr. Norman kostet etwa ein Zehntel davon. Enthalten sind nicht nur die UStVA, sondern auch intelligente Rechnungsstellung, Ausgabenverwaltung, Belegablage, deine jährliche Einkommensteuererklärung, EÜR, Umsatzsteuererklärung und Bank-Sync.
Selbst machen heißt nicht, alles allein zu machen – sondern die richtigen Tools zu nutzen.
Welche Fehler solltest du vermeiden?
Die häufigsten Fehler beim Selbermachen der UStVA:
Falscher Steuersatz: Nicht alle Leistungen werden mit 19 % besteuert. Manche fallen unter 7 %, andere sind umsatzsteuerfrei (wie bestimmte Bildungsleistungen oder die Kleinunternehmerregelung). Achte darauf, dass deine Rechnungen den korrekten Satz haben.
Vergessene Vorsteuer: Jede Betriebsausgabe mit gültiger Umsatzsteuer kann abgezogen werden. Vergessen, die Vorsteuer auf deinen Laptop, Software-Abos oder Büromaterial geltend zu machen? Du verschenkst Geld.
Falscher Zeitraum: Die UStVA meldet Umsatzsteuer für einen bestimmten Monat oder ein Quartal basierend auf Rechnungsdatum (Soll-Versteuerung) oder Zahlungsdatum (Ist-Versteuerung). Stell sicher, dass du die richtige Methode nutzt.
Privat und geschäftlich vermischt: Nur Betriebsausgaben mit ordentlichen Rechnungen qualifizieren für den Vorsteuerabzug. Das Mittagessen mit einem Freund ist keine Betriebsausgabe, nur weil ihr über Arbeit geredet habt.
Frist verpasst: Der 10. des Folgemonats (oder Quartals). Mit Dauerfristverlängerung hast du einen Monat mehr. Verpasst du die Frist, drohen mindestens 25 € Verspätungszuschlag.
Norman erkennt die meisten dieser Fehler automatisch – markiert ungewöhnliche Steuersätze, erinnert an Fristen und verhindert häufige Kategorisierungsfehler.
Ist es riskant, ohne Steuerberater abzugeben?
Für einen typischen Freelancer mit überschaubaren Einnahmen und Ausgaben ist das Risiko minimal. Du gibst keine komplexe Körperschaftsteuererklärung ab – du meldest, wie viel Umsatzsteuer du eingenommen und wie viel du gezahlt hast. Die Mathematik ist Addition und Subtraktion.
Das echte Risiko liegt in der anderen Richtung: hunderte Euro pro Jahr für etwas zu bezahlen, das du in Minuten erledigen könntest. Steuerberater bringen Mehrwert bei komplexen Situationen – internationale Kunden, gemischte Unternehmensstrukturen, große Investitionen. Für routinemäßige vierteljährliche UStVA-Meldungen? Das schaffst du.
Allerdings heißt „selbst machen" nicht raten. Nutze ordentliche Buchhaltungssoftware, die deine Eingaben validiert, Umsatzsteuer korrekt berechnet und über zertifizierte Kanäle übermittelt. Norman macht genau das.
Wie lange dauert es?
Ersteinrichtung: 15–30 Minuten, um deine Bank zu verbinden, historische Transaktionen zu importieren und die Kategorisierung zu prüfen.
Laufende monatliche/vierteljährliche Abgabe: Unter 5 Minuten. Norman hält deine Buchhaltung automatisch aktuell. Wenn der Abgabetag kommt, ist deine UStVA schon vorausgefüllt. Prüfen, klicken, fertig.
Vergleich das mit dem Elster-Portal – wo selbst erfahrene Nutzer 20–30 Minuten durch Formulare navigieren, Feldnummern nachschlagen und Eingaben doppelt prüfen.
Wann solltest du doch einen Steuerberater nehmen?
Professionelle Hilfe ist sinnvoll, wenn:
Du eine Steuerprüfung hast
Du Kunden in mehreren Ländern mit komplexen USt-Regeln hast
Du mit gemischten Leistungen arbeitest (teils Waren, teils Dienstleistungen)
Du größere Fehler in vergangenen Meldungen korrigieren musst
Deine Unternehmensstruktur Personengesellschaften oder Holdings beinhaltet
Für alles andere – besonders als Freelancer oder Solo-Gewerbetreibender mit inländischen Kunden – ist die UStVA selbst machen unkompliziert, schnell und deutlich günstiger.
