Rechnungen per E-Mail senden

Norman sendet deine Rechnung per E-Mail an deinen Kunden, mit dem PDF im Anhang. Das geht beim Speichern oder später aus der Rechnungsansicht. Rechnungen per E-Mail zu senden gehört zu den bezahlten Tarifen. Angebote sendest du in jedem Tarif. Bevor du die erste Rechnung sendest, bestätige deine E-Mail-Adresse. Mit einem bezahlten Tarif ist sie automatisch bestätigt.

Eine ausgestellte Rechnung senden

1. Öffne die Rechnung in der Liste.
2. Wähle in der Seitenleiste oder im Menü der Zeile Rechnung per E-Mail senden.
3. Prüfe An, Betreff und Nachricht.
4. Rechts siehst du unter E-Mail genau die E-Mail, die dein Kunde bekommt. Unter PDF siehst du den Anhang.
5. Klicke auf Senden.

Kann Norman die E-Mail nicht senden, zum Beispiel weil die Adresse nicht stimmt, nennt Norman den Grund. Dein Text bleibt stehen, und du kannst ihn korrigieren und noch einmal senden.

Ein Entwurf hat diese Aktion nicht. Stelle ihn zuerst aus. Stornorechnungen, Rechnungskorrekturen und Lieferscheine sendest du genauso mit Per E-Mail senden, Angebote mit Angebot per E-Mail senden.

Beim Speichern senden

1. Erstelle die Rechnung wie gewohnt und klicke auf Weiter.
2. Schalte im letzten Schritt die Karte An deinen Kunden senden ein.
3. Prüfe den Empfänger unter An, den Betreff und die Nachricht.
4. Klicke auf Speichern und senden.

Hat dein Kunde noch keine E-Mail-Adresse, sagt dir Norman das im letzten Schritt. Klicke auf E-Mail-Adresse hinzufügen. Unter An kannst du auch eine andere Adresse eintragen, nur für diese Rechnung. Weitere Empfänger, zum Beispiel die Buchhaltung deines Kunden, trägst du nach einem Klick auf CC ein, durch Kommas getrennt. Bei einer wiederkehrenden Rechnung bekommen sie jede Rechnung der Serie.

Ist die Karte eingeschaltet, gibt es Als Entwurf speichern nicht. Einen Entwurf sendet Norman nie.

Dein Text als Vorlage

Norman füllt Betreff und Nachricht in der Sprache der Rechnung vor, nicht in der Sprache deiner Oberfläche. Hast du eine eigene Vorlage gespeichert, nimmt Norman sie. Sonst nimmt Norman seinen Standardtext.

• Änderst du beim Senden Betreff oder Nachricht, erscheint Als Standard speichern. Ein Klick speichert den Text als Vorlage für diese Art von Dokument in dieser Sprache.
• Unter Rechnungen → Einstellungen → E-Mails → Vorlagen siehst und bearbeitest du alle Vorlagen: für Rechnungen, Angebote, Stornorechnungen, Rechnungskorrekturen, Lieferscheine und jede Stufe der Zahlungserinnerungen. Wähle oben die Sprache: Deutsch oder Englisch. Mit Standardtext wiederherstellen kehrst du zu Normans Text zurück.

Speicherst du ihn nicht als Standard, gilt der geänderte Text nur für diese E-Mail.

Variablen im Text

Tippe # im Betreff oder in der Nachricht, um eine Variable einzufügen. Norman setzt beim Senden die Werte der Rechnung ein:

• Rechnungsnummer
• Kundenname
• Firmenname: der Name deines Unternehmens
• Rechnungsbetrag, zum Beispiel „1.190,00 €“ auf einer deutschen Rechnung
• Offener Betrag: was noch zu zahlen ist
• Rechnungsfälligkeitsdatum und Rechnungsausstellungsdatum, zum Beispiel „15.10.2026“
• Vollständiger Name: dein Name

Beträge und Daten schreibt Norman so, wie die Sprache der Rechnung sie schreibt. Für wiederkehrende Rechnungen gibt es zusätzlich Platzhalter für den Zeitraum, zum Beispiel {month}. Lies Wiederkehrende Rechnungen einrichten.

Was dein Kunde bekommt

• Die E-Mail kommt von „Dein Firmenname via Norman“. Antwortet dein Kunde, geht die Antwort an die E-Mail-Adresse auf deiner Rechnung.
• Oben steht dein Logo, darunter deine Nachricht und eine Übersicht mit Betrag, Fälligkeit und deiner Bankverbindung.
• Ist die Online-Zahlung für die Rechnung aktiv, steht in der E-Mail Jetzt bezahlen. Damit bezahlt dein Kunde direkt.
• Die Rechnung hängt als PDF an. Sind deine Rechnungsdaten vollständig, ist das PDF zugleich eine E-Rechnung. Lies E-Rechnung erstellen, versenden und empfangen.
• In der Fußzeile stehen Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. deines Unternehmens. Bei einer UG oder GmbH auch Sitz, Registergericht, Registernummer und Geschäftsführung aus den Vorlageneinstellungen.

Eine Kopie an dich

Mit Eine Kopie an mich senden bekommt die E-Mail-Adresse deines Unternehmens eine eigene Kopie der E-Mail. Soll der Haken immer gesetzt sein, schalte unter Rechnungen → Einstellungen → E-Mails die Option Eine Kopie jeder E-Mail an meine Adresse senden ein.

Sehen, ob die E-Mail ankam

Öffne die Rechnung. Der Abschnitt E-Mails in der Seitenleiste zeigt jede E-Mail an deinen Kunden mit Empfänger, Zeit und Status:

• Wird gesendet: Der E-Mail-Dienst hat noch nicht geantwortet. Norman versucht es weiter und schreibt dir, wenn es nicht klappt.
• Gesendet: Norman hat die E-Mail abgeschickt.
• Zugestellt: Der Mailserver deines Kunden hat sie angenommen.
• Unzustellbar oder Als Spam markiert: Die E-Mail kam nicht an. Norman schreibt dir dann per E-Mail und in der Norman-App.
• Nicht gesendet: Norman nennt den Grund, zum Beispiel eine fehlende E-Mail-Adresse. Steht dort, dass unklar ist, ob die E-Mail angekommen ist, frag bei deinem Kunden nach, bevor du sie noch einmal sendest.

Der Status aktualisiert sich von selbst, solange eine E-Mail unterwegs ist.

Wenn die E-Mail nicht ankommt

• Prüfe die E-Mail-Adresse des Kunden und bitte ihn, im Spam-Ordner nachzusehen.
• Prüfe, ob deine E-Mail-Adresse bestätigt ist und dein Tarif den Versand enthält.
• Sendet eine wiederkehrende Rechnung nicht, schreibt dir Norman, warum. Die Rechnung ist trotzdem ausgestellt. Sende sie dann wie oben beschrieben.

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