VAT w Normanie krok po kroku: dokumenty, księgowanie, JPK_V7 i przykłady

Ten przewodnik jest dla właściciela JDG albo sp. z o.o., który jest czynnym podatnikiem VAT i prowadzi ewidencję w Normanie. Pokazuje całą drogę od dokumentu do złożonego JPK_V7, a na końcu typowe przypadki. Szczegóły każdego kroku znajdziesz w artykułach, do których prowadzą linki.

Transakcje i dokumenty

W Normanie pracujesz z dwoma rodzajami danych:

• Transakcje to ruchy pieniędzy: wpływy i wydatki z połączonego rachunku bankowego (także płatności kartą firmową), z wyciągu CSV albo dodane ręcznie, na przykład zapłata gotówką. Zobacz Bank i import wyciągów CSV.
• Dokumenty to faktury i paragony: faktury sprzedaży wystawione w Normanie, faktury pobrane z KSeF, pliki PDF i zdjęcia, które przesyłasz, oraz dokumenty przekazane e-mailem na adres firmy, który widzisz na stronie Dokumenty przy Przekazuj paragony na. Zobacz Wydatki, paragony i faktury zakupu.

VAT do JPK_V7 Norman bierze tylko z dokumentów. Sama transakcja, na przykład płatność kartą bez faktury, nie tworzy w JPK_V7 ani VAT należnego, ani naliczonego. Transakcje służą do księgowania przychodów i kosztów (KPiR, księgi spółki, PIT, CIT) oraz do sprawdzenia, czy faktury są zapłacone.

Skąd się bierze VAT w JPK_V7

VAT należny: sprzedaż

• Faktury wystawione w Normanie i ich korekty. Z tokenem KSeF Norman wysyła je do KSeF, a numer KSeF trafia do pliku. Zobacz Wysyłka faktur do KSeF.
• Faktury sprzedaży wystawione poza Normanem, które Norman pobrał z KSeF.

Faktura trafia do JPK_V7 w miesiącu dostawy lub wykonania usługi, a gdy nie podaje tej daty, w miesiącu wystawienia (art. 19a ust. 1 ustawy o VAT). Korektę Norman ujmuje w miesiącu jej wystawienia. Data zapłaty nie ma znaczenia. Faktura pro forma nie jest fakturą VAT i nie trafia do JPK_V7.

VAT naliczony: zakupy

Faktury zakupu z KSeF. Z tokenem KSeF Norman pobiera je sam. Trafiają do JPK_V7 także wtedy, gdy nie połączysz ich jeszcze z płatnością. Jeśli faktura z KSeF nie dotyczy firmy albo nie odliczasz z niej VAT, ustaw w szczegółach dokumentu Odliczany VAT na Brak (0%).

Przesłane dokumenty (plik, zdjęcie, e-mail) trafiają do JPK_V7, gdy:

• dokument wskazuje NIP Twojej firmy jako nabywcy: paragon bez tego NIP nie trafi do pliku, faktura z NIP innego nabywcy też nie,
• kwoty są w złotych, z polską stawką VAT (23%, 8% albo 5%) i kwotą VAT,
• dokument ma numer i datę,
• NIP dostawcy, jeśli jest na dokumencie, to polski NIP (zakupy od dostawców zagranicznych opisujemy niżej),
• dokument nie jest zaksięgowany jako przychód ani na koncie bez VAT.

Jeśli ta sama faktura jest w Normanie dwa razy, z KSeF i z przesłania, Norman liczy ją raz, według kopii z KSeF. Więcej w artykule Dokumenty zakupu i VAT naliczony.

VAT naliczony odliczasz na podstawie faktury (art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT). Dlatego paragon bez NIP firmy nie daje odliczenia.

Kiedy odliczysz VAT

Prawo do odliczenia powstaje w okresie, w którym dostawca wykonał dostawę lub usługę, ale nie wcześniej niż w okresie, w którym otrzymałeś fakturę (art. 86 ust. 10 i 10b pkt 1 ustawy o VAT). Norman ujmuje zakup w miesiącu późniejszej z dwóch dat:

• faktura z KSeF: data dostawy z faktury (a gdy jej brak, data wystawienia) i data otrzymania, czyli dzień nadania numeru KSeF (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT),
• przesłany dokument: data dokumentu i dzień, w którym dokument trafił do Normana.

Dodawaj więc dokumenty na bieżąco: faktura z września przesłana w październiku trafi do JPK_V7 za październik.

Ustawa pozwala też odliczyć VAT w jednym z trzech kolejnych okresów, a przy rozliczeniu kwartalnym w jednym z dwóch kolejnych kwartałów (art. 86 ust. 11 ustawy o VAT). W JDG Norman nie ma pola do wyboru późniejszego okresu: miesiąc wynika z dat dokumentu. W sp. z o.o. wybierzesz go na rachunku (zobacz niżej).

Faktura z KSeF od dostawcy rozliczającego się metodą kasową trafia do JPK_V7 w miesiącu, w którym zapłacisz ją w całości.

Ile VAT odliczysz

W szczegółach dokumentu, w polu Odliczany VAT, wybierz:

• Jak wynika z konta księgowania (domyślnie),
• W całości (100%),
• Połowa (50%): pojazd używany także prywatnie (art. 86a ust. 1 ustawy o VAT),
• Brak (0%): na przykład usługi gastronomiczne i noclegowe (art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT) albo zakupy wyłącznie do sprzedaży zwolnionej,
• Według proporcji (art. 90): zakup do sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej.

Domyślnie Norman odlicza 50% VAT od paliwa i eksploatacji pojazdu oraz 0% od posiłków służbowych. W sp. z o.o. 50% od kosztów pojazdów i 0% od reprezentacji. Usługi noclegowe nie mają ustawienia domyślnego: przy hotelu wybierz Brak (0%) sam. Ustawienie na dokumencie ma pierwszeństwo przed kategorią.

VAT, którego nie odliczasz, Norman dolicza do kosztu w KPiR (art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy o PIT) albo zostawia na koncie kosztów w księgach spółki.

Proporcja (art. 90)

Jeśli obok sprzedaży opodatkowanej masz sprzedaż zwolnioną z art. 43, ustaw proporcję w Konto → Podatki, sekcja VAT, część Proporcja odliczenia VAT, przyciskiem Ustaw proporcję. Norman liczy ją z obrotu poprzedniego roku z Twoich faktur i zaokrągla w górę do pełnego procentu (art. 90 ust. 3 i 4). Możesz wpisać własny obrót albo proporcję szacunkową (art. 90 ust. 8 i 9). Zakupy do obu rodzajów sprzedaży oznacz na dokumentach jako Według proporcji (art. 90). Po roku Norman wykaże korektę odliczenia w pierwszym JPK_V7 następnego roku (art. 91).

Gdy firma ma sprzedaż zwolnioną, Norman przygotuje JPK_V7 dopiero po zaznaczeniu na stronie raportu: Potwierdzam, że VAT odliczany w tym pliku uwzględnia sprzedaż zwolnioną firmy (art. 90).

Zakupy od dostawców zagranicznych

Gdy zagraniczny dostawca nie naliczył VAT, VAT rozliczasz Ty. W szczegółach transakcji uzupełnij Kraj dostawcy, Rodzaj sprzedaży (towary albo usługi) i numer VAT dostawcy z UE. Norman wykaże wtedy w tym samym miesiącu VAT należny i naliczony: import usług (art. 28b i art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT) albo wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów. Jeśli dostawca naliczył zagraniczny VAT, wybierz Naliczono zagraniczny VAT: dokument nie trafi do JPK_V7. Import towarów i pozostałe przypadki opisuje artykuł Dokumenty zakupu i VAT naliczony.

Księgowanie co miesiąc

1. Transakcje. Połącz rachunek bankowy albo zaimportuj wyciąg CSV. Wydatki gotówką dodaj ręcznie.
2. Dokumenty. Dodaj token KSeF, przesyłaj faktury i paragony albo przekazuj je e-mailem. W aplikacji mobilnej możesz zrobić zdjęcie dokumentu.
3. Połączenia. Norman sam proponuje transakcję do dokumentu. Sprawdź propozycje w Dokumenty → Przejrzyj dokumenty. Zobacz Dopasowanie płatności i dokumentów.
4. Kategoria i stawka. W każdej transakcji ustaw Kategoria i Stawka VAT (23%, 8%, 5%, 0%, zw, np albo oo). Stawka transakcji służy księgowaniu: VAT do JPK_V7 i tak pochodzi z dokumentu.
5. Zakończ. Gdy transakcja ma kategorię, stawkę i dokument, zaznacz Zakończone. Do zaliczki na PIT i składki zdrowotnej Norman bierze tylko zakończone transakcje i zapisy w KPiR. W JDG potwierdź też wystawione faktury w KPiR: zobacz KPiR, ewidencja przychodów i różnice kursowe.

Sp. z o.o.: sprawdzenie rachunków

W spółce z pełną księgowością faktura kosztowa z polskim VAT trafia do JPK_V7 dopiero po sprawdzeniu. Otwórz rachunek w Rachunki, kliknij Sprawdź i zaksięguj i w sekcji VAT w JPK potwierdź:

• NIP dostawcy,
• Data powstania obowiązku VAT u dostawcy i Data otrzymania faktury,
• Odliczany VAT,
• opcjonalnie Miesiąc ujęcia w ewidencji JPK: przy rozliczeniu miesięcznym jeden z 3 kolejnych miesięcy, przy kwartalnym miesiąc w jednym z 2 kolejnych kwartałów (art. 86 ust. 11).

Dopóki rachunek z polskim VAT nie jest sprawdzony, Norman nie przygotuje pliku i wskaże ten rachunek.

Sprzedaż

• Wystawiaj faktury w Normanie. Na każdej pozycji wybierz Stawka VAT: 23%, 8%, 5%, 0%, zw (zwolnione), np (poza terytorium kraju) albo oo (odwrotne obciążenie z art. 145e: obrót giełdowy gazem, energią i uprawnieniami do emisji). Przy zw wskaż podstawę prawną zwolnienia. Zobacz VAT na fakturze.
• Faktura pro forma to wezwanie do zapłaty. Zapłata przed dostawą jest zaliczką, od której VAT jest należny za miesiąc jej otrzymania (art. 19a ust. 8). Norman nie wystawia faktur zaliczkowych: zobacz Faktury pro forma, dokumenty WZ i faktury cykliczne.
• Sprzedaży bez faktury, na przykład zarejestrowanej na kasie fiskalnej, Norman nie wykazuje w JPK_V7.

Miesięcznie czy kwartalnie

Częstotliwość ustawisz w Konto → Podatki, sekcja VAT, tak jak zgłosiłeś ją w urzędzie skarbowym:

• JPK_V7M: plik i VAT co miesiąc,
• JPK_V7K: ewidencja co miesiąc, deklaracja i VAT co kwartał.

W pierwszych 12 miesiącach jako czynny podatnik VAT rozliczasz się miesięcznie (art. 99 ust. 3 i 3a ustawy o VAT). Termin to 25. dzień miesiąca po okresie, a gdy wypada w weekend lub święto, następny dzień roboczy. VAT płacisz na mikrorachunek podatkowy. Zobacz Ustawienia podatkowe i Płacenie podatków i ZUS.

Złożenie JPK_V7

1. Otwórz Podatki i na karcie JPK_V7M (VAT) z miesiącem (albo JPK_V7K) kliknij Sprawdź.
2. Kliknij Podgląd i pobierz XML. Jeśli czegoś brakuje, Norman wypisze dokumenty i przyczyny. Popraw je i sprawdź kwoty: VAT należny, VAT naliczony i VAT do zapłaty.
3. Jeśli Norman o to poprosi, wpisz Nadwyżka VAT z poprzedniej deklaracji (P_39), na przykład w pierwszym miesiącu w Normanie.
4. Gdy VAT naliczony przewyższa należny, zdecyduj o nadwyżce (zobacz niżej).
5. W sekcji Wyślij JPK wybierz sposób podpisu: Dane autoryzujące (tylko JDG), Profil Zaufany albo Podpis kwalifikowany. Zaznacz Dane i kwoty w raporcie są sprawdzone. i kliknij Wyślij JPK do urzędu skarbowego.
6. Norman pobierze UPO i zapisze je przy raporcie. Zapłać VAT do terminu.

Wysłać plik może właściciel firmy z potwierdzonym adresem e-mail i płatnym planem. Jeśli Norman pokaże, że wysyłka z Normana jest niedostępna, pobierz plik XML, wyślij go w aplikacji Ministerstwa Finansów Klient JPK_WEB i oznacz raport jako przesłany. Wszystkie kroki opisuje artykuł JPK_V7: jak Norman go przygotowuje i wysyła.

Możesz też włączyć przygotowanie przez Podatki → Autopilot podatkowy, zakładka Wysyłka JPK, przycisk Zarządzaj wysyłką. Norman przygotuje zakończony okres, a Ty sprawdzisz dokumenty i kwoty i klikniesz Zatwierdź i wybierz autoryzację. Samo zatwierdzenie niczego nie wysyła.

Nadwyżka VAT: przeniesienie albo zwrot

Domyślnie Norman przenosi nadwyżkę na następny okres. Na stronie otwartego raportu możesz zamiast tego wybrać Zwróć na rachunek, całość albo część, i Termin (art. 87 ustawy o VAT):

• 40 dni: termin podstawowy (ust. 2),
• 25 dni na rachunek VAT (ust. 6a),
• 25 dni, zapłacone faktury zakupu (ust. 6),
• 15 dni, kasy online (ust. 6d i 6e),
• 180 dni, brak sprzedaży opodatkowanej (ust. 5a): tylko gdy w okresie nie było sprzedaży opodatkowanej.

Terminy 25 dni (zapłacone faktury) i 15 dni wymagają m.in. 12 miesięcy jako czynny podatnik VAT i nadwyżki z poprzednich deklaracji do 3000 zł. Norman sprawdza to, co widzi, a resztę warunków potwierdzasz sam. Zwrot trafi na rachunek zgłoszony urzędowi skarbowemu (w CEIDG albo NIP-1, widoczny na białej liście).

Korekta

Norman koryguje tylko JPK_V7, który sam złożył. Na stronie złożonego raportu kliknij Złóż korektę: Norman przygotuje cały plik od nowa z aktualnych dokumentów i pokaże kwoty złożone obok skorygowanych. Uzasadnienie korekty jest wymagane, gdy wynika z niej nadpłata wyższa niż 10 000 zł (art. 81 § 2b Ordynacji podatkowej). JPK_V7 złożony poza Normanem korygujesz samodzielnie.

Przykłady

1. Faktura zakupu z KSeF. Norman pobierze ją sam. Trafi do JPK_V7 w miesiącu późniejszej z dat: dostawy i nadania numeru KSeF. Połącz ją z płatnością, ustaw kategorię i zaznacz Zakończone. Jeśli zakup nie dotyczy firmy, ustaw Odliczany VAT na Brak (0%).

2. Zakup kartą firmową z fakturą PDF. Płatność kartą pojawi się w transakcjach z banku. Przekaż fakturę e-mailem na adres firmy albo prześlij ją w Dokumenty. Norman zaproponuje połączenie z płatnością. Sprawdź, czy faktura ma NIP Twojej firmy. Trafi do JPK_V7 w miesiącu późniejszej z dat: daty faktury i dnia przesłania.

3. Paragon ze sklepu bez NIP. Paragon bez NIP nabywcy nie jest fakturą, więc nie odliczysz z niego VAT i nie trafi do JPK_V7. Ustaw w nim Odliczany VAT na Brak (0%): wtedy w KPiR koszt będzie liczony razem z VAT. Czy sam paragon wystarczy jako dowód kosztu, zależy od przepisów o KPiR, które zmieniły się w 2026 roku (Dz.U. 2025 poz. 1299): zapytaj księgowego.

4. Paragon z NIP firmy do 450 zł. Taki paragon jest fakturą uproszczoną (art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT) i Norman wykaże go w JPK_V7, gdy odczyta na nim NIP Twojej firmy. Sprzedawcy objęci KSeF mogą wystawiać takie paragony do 31 grudnia 2026 r. (art. 145n ustawy o VAT). Norman nie sprawdza limitu 450 zł: przy wyższej kwocie potrzebujesz faktury. Jeśli masz w Normanie paragon i fakturę do tego samego zakupu, ustaw przy paragonie Odliczany VAT na Brak (0%), aby VAT nie był odliczony dwa razy.

5. Faktura za wrzesień przesłana w październiku. W JDG Norman uzna dzień przesłania za datę otrzymania i ujmie fakturę w JPK_V7 za październik. Jeśli otrzymałeś ją we wrześniu, odliczenie w październiku mieści się w art. 86 ust. 11. W sp. z o.o. wpisz prawdziwą Data otrzymania faktury. Gdy JPK_V7 za wrzesień jest już złożony, wybierz późniejszy Miesiąc ujęcia w ewidencji JPK albo złóż korektę. Faktura z KSeF z numerem nadanym we wrześniu trafia do września: jeśli ten okres jest złożony, złóż korektę.

6. Paliwo i samochód. Paliwo i eksploatacja pojazdu mają domyślnie 50%. Przy zakupie albo leasingu samochodu używanego także prywatnie ustaw 50% na dokumencie sam. Jeśli samochód służy wyłącznie firmie, prowadzisz ewidencję przebiegu i złożyłeś VAT-26 (art. 86a ust. 3, 4 i 12), wybierz W całości (100%).

7. Restauracja i hotel. VAT od usług gastronomicznych i noclegowych nie podlega odliczeniu (art. 88 ust. 1 pkt 4). Posiłki służbowe mają domyślnie 0%. Przy hotelu wybierz Brak (0%) sam, bo kategoria podróży odlicza VAT w całości.

8. Subskrypcja oprogramowania od firmy zagranicznej. Podaj dostawcy numer VAT UE firmy (PL i NIP). Faktura przyjdzie bez VAT, często w euro albo dolarach. W transakcji ustaw Kraj dostawcy, Rodzaj sprzedaży: usługi i numer VAT dostawcy z UE. Norman wykaże import usług w miesiącu daty faktury: VAT należny i naliczony po 23%, po przeliczeniu kursem NBP. Przy pełnym odliczeniu nie płacisz z tego tytułu VAT. Jeśli dostawca doliczył zagraniczny VAT, wybierz Naliczono zagraniczny VAT.

9. Sprzedaż polskiej firmie. Wystaw fakturę w Normanie dla klienta z NIP. Norman wyśle ją do KSeF, a jej numer KSeF trafi do JPK_V7 w miesiącu dostawy. Gdy klient zapłaci pełną kwotę, Norman sam połączy wpłatę z fakturą.

10. Sprzedaż osobie prywatnej. Fakturę dla konsumenta wystawisz w Normanie i Norman wykaże ją w JPK_V7. Dla konsumenta KSeF nie jest obowiązkowy. Sprzedaży na kasie fiskalnej Norman nie wykazuje: jeśli ją masz, przygotuj JPK_V7 z jej udziałem poza Normanem, na przykład z księgowym. Czy potrzebujesz kasy, opisuje artykuł Księgowość firmy.

11. Jedna faktura zapłacona w dwóch ratach. VAT wynika z faktury, a nie z płatności: faktura trafia do JPK_V7 raz, w swoim miesiącu. Płatności częściowych Norman nie dopasuje sam: połącz je z fakturą ręcznie. Wyjątek: faktura z KSeF od dostawcy na metodzie kasowej trafi do JPK_V7 dopiero po zapłacie całości.

12. Błąd w złożonym JPK_V7. Popraw dokument w Normanie (dodaj brakującą fakturę, zmień odliczenie) i na stronie złożonego raportu kliknij Złóż korektę. Jeśli korekta zmienia nadwyżkę przeniesioną do kolejnej złożonej deklaracji, Norman poprosi o korektę także tamtej.

Czego Norman nie robi

• Nie wykazuje w JPK_V7 sprzedaży bez faktury, na przykład z kasy fiskalnej.
• Nie obsługuje firmy, która sama rozlicza VAT metodą kasową (art. 21).
• Nie sprawdza limitu 450 zł dla paragonu z NIP.
• W JDG nie pozwala wybrać późniejszego okresu odliczenia (art. 86 ust. 11).
• Nie wystawia faktur zaliczkowych i nie wysyła VAT-UE: zobacz VAT-UE i VAT-UEK.
• Nie koryguje JPK_V7 złożonego poza Normanem.

Norman to oprogramowanie. Jeśli nie wiesz, czy możesz odliczyć VAT z danego zakupu, zapytaj księgowego.