Faktury pro forma, dokumenty WZ i faktury cykliczne

Oprócz faktur w Normanie przygotujesz fakturę pro forma i dokument WZ, a powtarzalną sprzedaż ustawisz jako fakturę cykliczną. Firma z Polski nie tworzy w Normanie ofert: ich miejsce zajmuje faktura pro forma.

Faktura pro forma

Faktura pro forma wzywa klienta do zapłaty, zanim wystawisz fakturę. Ma termin płatności, dane do przelewu i kod QR do zapłaty w aplikacji banku. Nie jest fakturą VAT: Norman dopisuje na niej „Dokument nie jest fakturą VAT.”.

1. Otwórz Faktury, kliknij Utwórz i wybierz Faktura pro forma.
2. Uzupełnij klienta, pozycje i Termin płatności tak jak na fakturze. Faktury pro forma mają własną numerację, domyślnie PF-2026-0001.
3. Zapisz fakturę pro forma albo wyślij ją klientowi e-mailem. Wysyłka faktury pro forma e-mailem jest bezpłatna i nie wlicza się do limitu e-maili z fakturami.
4. Gdy klient zapłaci na rachunek połączony z Normanem albo zaimportowany z pliku CSV, Norman dopasuje płatność do faktury pro forma. Płatność otrzymaną inaczej zapiszesz przyciskiem Oznacz jako opłacone. Norman pokaże wtedy komunikat Płatność otrzymana. Wystaw fakturę.
5. Kliknij Wystaw fakturę. Norman utworzy fakturę z pozycjami faktury pro forma i dopisze na niej „Zgodnie z fakturą pro forma” z jej numerem i datą. Faktura pro forma dostanie status Zafakturowana.

Gdy oznaczysz fakturę jako opłaconą, Norman przeniesie na nią płatność faktury pro forma, więc tej samej zapłaty nie policzysz dwa razy.

Faktura pro forma nie trafia do KSeF i nie wpływa na JPK_V7, KPiR ani PIT. Do KSeF i do ewidencji trafia dopiero faktura wystawiona z faktury pro forma.

Zapłata przed dostawą

Jeśli klient zapłacił fakturę pro forma przed dostawą towaru albo wykonaniem usługi, ta zapłata jest zaliczką:

• VAT od zaliczki jest należny za miesiąc jej otrzymania (art. 19a ust. 8 ustawy o VAT),
• fakturę zaliczkową trzeba wystawić w KSeF najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zaliczki (art. 106b ust. 1 pkt 4 i art. 106i ust. 2 ustawy o VAT).

Norman nie wystawia jeszcze faktur zaliczkowych: przypomina o tym komunikat przy opłaconej fakturze pro forma. Fakturę zaliczkową wystaw w Aplikacji Podatnika KSeF.

W JDG zaliczka na poczet dostawy, która nastąpi w kolejnym okresie, nie jest jeszcze przychodem w PIT (art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy o PIT). Przychodem jest sprzedaż z faktury, a Norman liczy ją raz.

Dokument WZ

Dokument WZ potwierdza wydanie towaru. Otwórz Faktury, kliknij Utwórz i wybierz Dokument WZ. Dokumenty WZ mają własną numerację, domyślnie WZ-2026-0001. Dokument WZ nie trafia do KSeF ani do JPK_V7.

Faktura cykliczna

Faktura cykliczna przydaje się przy stałej sprzedaży, na przykład miesięcznej usłudze dla tego samego klienta.

1. Przygotuj fakturę jak zwykle: klient, pozycje, stawki VAT.
2. W ostatnim kroku zaznacz Powtarzaj automatycznie.
3. Ustaw Powtarzanie i Interwał, na przykład co miesiąc.
4. W polu Każda faktura obejmuje wybierz Miniony okres albo Nadchodzący okres.
5. W polu Koniec wybierz Nigdy, W dniu albo Po liczbie faktur.
6. Zapisz.

Norman pokaże daty następnych faktur. W tekstach faktury możesz użyć pól, które każda faktura wypełni swoim okresem. Każda faktura dostaje kolejny numer w chwili utworzenia, a jej termin płatności liczy się od jej daty.

Każda faktura utworzona z faktury cyklicznej jest zwykłą fakturą: trafia do KSeF i do JPK_V7 za swój okres. Jeśli Norman wysyła ją też e-mailem, e-mail wychodzi po przyjęciu faktury przez KSeF, z numerem KSeF w pliku PDF.

Faktury cykliczne są dostępne w płatnych planach.

Zobacz też Wystawianie faktur w Normanie i Przypomnienia o płatności.

Źródła: ustawa o VAT, art. 19a, 106b i 106i, ustawa o PIT, art. 14.