KPiR, ewidencja przychodów i różnice kursowe

JDG prowadzi w Normanie księgę przychodów i rozchodów (KPiR) na skali i podatku liniowym albo ewidencję przychodów na ryczałcie. Z tych zapisów Norman liczy zaliczki na PIT, składki ZUS i roczne zeznanie. Spółka z o.o. prowadzi księgi rachunkowe: zobacz Pierwsze kroki: sp. z o.o..

Potwierdź wystawione faktury

Wystawione faktury trafiają do sekcji Faktury do sprawdzenia.

1. Kliknij Sprawdź i zaksięguj.
2. Potwierdź Data ujęcia, czyli datę powstania przychodu zgodnie z dokumentem. Nie czekaj na płatność.
3. Kliknij Potwierdź zapis.

Dopóki faktura z danego roku nie jest potwierdzona, Norman nie liczy zaliczki na PIT ani składek. Gdy zmienisz treść faktury, trzeba ją potwierdzić ponownie.

Dodaj dokument

Kliknij Dodaj dokument i uzupełnij:

• Data ujęcia, Numer dokumentu, Opis,
• Kolumna KPiR 2026: 9 Sprzedaż, 10 Pozostałe przychody, 12 Towary i materiały, 13 Koszty uboczne zakupu, 14 Wynagrodzenia, 15 Pozostałe wydatki,
• Kwota podatkowa (PLN): bez VAT, który odliczasz, i bez kosztów niepodatkowych,
• Powiązany dokument: połącz plik, aby jego późniejsza płatność nie została policzona drugi raz.

Składek ZUS nie dodawaj jako dokumentu: Norman rozlicza je z zatwierdzonych operacji.

Korektę wpisz ze znakiem minus lub plus, z przyczyną korekty w polu Uwagi / przyczyna korekty. Zapisów, które wpływają na zaliczkę oznaczoną jako zapłaconą, nie można zmienić.

Popraw błędnie ujęty przychód

Gdy przychód trafił do ewidencji z błędem, otwórz menu ⋯ przy zapisie. To, co możesz zrobić, zależy od źródła przychodu.

Faktura w KSeF, wystawiona w Normanie albo pobrana z KSeF, zostaje w ewidencji, bo istnieje w KSeF. Zmienia ją tylko faktura korygująca. Zobacz Faktury korygujące (KOR).

• Wystaw korektę do zera: dla duplikatu albo faktury wystawionej przez pomyłkę. Wybierz przyczynę i kliknij Wyślij korektę do KSeF. Norman wyśle fakturę korygującą (KOR). Gdy KSeF ją przyjmie, korekta trafi do ewidencji w miesiącu korygowanej faktury i wyzeruje jej przychód, bo poprawia błąd (art. 14 ust. 1o ustawy o PIT). Do tego czasu przy zapisie widać „czeka na przyjęcie w KSeF”, a PIT za ten miesiąc czeka na korektę.
• Zmień datę przychodu: gdy data wykonania usługi na fakturze jest błędna, na przykład skopiowana z poprzedniej faktury. Podaj datę i powód. Przychód powstaje w dniu wykonania usługi, najpóźniej w dniu wystawienia faktury albo zapłaty (art. 14 ust. 1c ustawy o PIT). Norman zapisze datę i powód w Uwagach, przeliczy zaliczkę na PIT i składkę zdrowotną i zachowa tę datę także wtedy, gdy faktura ponownie przyjdzie z KSeF. Jeśli nabywca potrzebuje poprawnej daty na samej fakturze, wystaw jej korektę w KSeF. Przywróć datę z faktury cofa zmianę.

Przychód z wgranego dokumentu albo operacji (bez numeru KSeF): kliknij Usuń z ewidencji i wybierz powód: to nie mój przychód, duplikat, zwrot lub reklamacja, dokument testowy albo inny. Zapis zostaje w ewidencji jako usunięty, z informacją, kto, kiedy i dlaczego go usunął. Nie wchodzi do PIT, ZUS, sum ani rocznego JPK. Dokument i operacja zostają w Normanie. Przywróć do ewidencji cofa usunięcie.

Faktura wystawiona w Normanie i niewysłana do KSeF: Popraw fakturę otwiera ją. Poprawisz albo anulujesz ją jak każdą fakturę.

W miesiącu, za który zaliczka na PIT jest złożona albo zapłacona, nie usuniesz zapisu ani nie zmienisz jego daty: najpierw skoryguj rozliczenie. Korekta do zera faktury z takiego miesiąca czeka tam na Twoje potwierdzenie.

Norman oznacza fakturę, której daty wyglądają na skopiowane z innej, na przykład „Sprawdź datę usługi: taka sama jak na fakturze 2/07/2026”:

• data usługi przypada w miesiącu przed wystawieniem faktury i jest taka sama jak na innej fakturze dla tego nabywcy z tymi samymi pozycjami i kwotą,
• albo termin płatności jest przed datą wystawienia.

Norman niczego nie zmienia sam. Sprawdź datę i w razie potrzeby kliknij Zmień datę przychodu.

Status faktury nie zmienia przychodu: faktura niezapłacona albo nieściągalna nadal jest przychodem. Zmniejsza go tylko korekta.

Ryczałt: stawki kategorii przychodów

Na ryczałcie ustaw stawkę dla każdej kategorii przychodów w sekcji Stawki ryczałtu dla kategorii przychodów. Stawka zależy od rodzaju działalności, z której pochodzi przychód. Bez stawki Norman nie policzy zaliczki i wskaże kategorię, której jej brakuje. Jedna faktura ma jedną stawkę.

Dokumenty w walutach obcych

Fakturę lub dokument w walucie obcej (EUR, USD, GBP, CHF) Norman przelicza na złote po średnim kursie NBP (tabela A) z ostatniego dnia roboczego przed datą dokumentu (art. 11a ust. 1 ustawy o PIT). Przy zapisie zobaczysz kwotę w walucie, kurs, jego datę i numer tabeli.

Jeśli NBP nie opublikował jeszcze kursu, zapis ma status Czeka na kurs NBP, a Norman zaksięguje go, gdy kurs się pojawi. Do tego czasu nie policzy zaliczki za ten okres.

Korekta faktury w walucie obcej przyjmuje kurs korygowanej faktury, więc tę fakturę trzeba zaksięgować najpierw.

Różnice kursowe

Gdy dokument w walucie obcej zostanie opłacony operacją połączoną z tym dokumentem, Norman sam księguje zrealizowaną różnicę kursową (art. 24c ustawy o PIT) z dniem zapłaty:

• dodatnią w kolumnie 10 (pozostałe przychody),
• ujemną w kolumnie 15 (pozostałe wydatki).

Dokument Norman wycenia po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego przed datą dokumentu (art. 11a ust. 1 ustawy o PIT). Zapłatę z rachunku w złotych wycenia po kursie faktycznie zastosowanym przez bank, czyli według kwoty w złotych, którą bank pobrał albo uznał za kwotę w walucie (art. 24c ust. 4 ustawy o PIT). Średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem zapłaty Norman stosuje tylko wtedy, gdy faktycznego kursu nie da się ustalić, na przykład przy zapłacie gotówką w walucie obcej albo z rachunku walutowego. Różnica między tymi wartościami to zrealizowana różnica kursowa. Jeśli miesiąc jest już rozliczony, zmiana różnicy kursowej czeka na Ciebie jako propozycja korekty w pierwotnym miesiącu i liczy się dopiero po potwierdzeniu. Na ryczałcie dodatnia różnica jest przychodem po stawce faktury, a ujemna zmniejsza przychód.

Takie zapisy mają oznaczenie Różnica kursowa, nie można ich edytować i są wyliczane z płatności: nie dodawaj ich ponownie.

Płatności, z których Norman nie może wyliczyć różnicy (zaliczka przed datą przychodu, zwrot, płatność w innej walucie, płatność w złotych w częściach), trafiają do sekcji Różnice kursowe do wpisania. Kliknij Dodaj różnicę i dodaj ją jako dokument z datą zapłaty.

Remanent wpisujesz w rocznym zeznaniu PIT-36 lub PIT-36L.

Eksportuj księgę

Kliknij Eksportuj obok Przejdź do podatków i wybierz:

• Okres: miesiąc wybrany na stronie, cały rok albo Własny zakres w ramach jednego roku.
• Format: PDF do druku, Excel (XLSX), CSV albo plik JPK_PKPIR lub JPK_EWP (XML).

PDF ma układ wzoru KPiR albo ewidencji przychodów z rozporządzeń obowiązujących od 2026 roku, z danymi firmy i podsumowaniem pod każdą stroną: sumą strony, przeniesieniem z poprzedniej strony i sumą od początku roku (KPiR) albo od początku miesiąca (ewidencja). Excel ma kwoty i daty jako liczby, z sumą każdego miesiąca.

Eksport obejmuje zatwierdzone zapisy księgi. Faktury do sprawdzenia i propozycje czekające na Twoje potwierdzenie nie są w nim ujęte. Jeśli księga w Normanie zaczyna się w trakcie roku, a wybrany okres obejmuje wcześniejsze miesiące, PDF i Excel zaczynają się od wiersza z sumami z ksiąg prowadzonych przed Normanem.

Plik JPK służy do przekazania księgi, gdy zażąda jej urząd skarbowy (art. 193a Ordynacji podatkowej). Norman go nie wysyła. Do JPK_PKPIR podaj wartość spisu z natury na początek roku i na koniec okresu: wpisz 0, jeśli nie masz towarów ani materiałów.