Polityka prywatności

Norman AI GmbH (zwana dalej „Norman”, „my” lub „nas”) przykłada dużą wagę do ochrony Państwa danych osobowych. Niniejsza polityka prywatności informuje Państwa o tym, w jaki sposób zbieramy, przetwarzamy i wykorzystujemy Państwa dane, gdy korzystają Państwo z naszej strony internetowej norman.finance oraz z naszej internetowej aplikacji księgowej („Aplikacja”). Stan na: sierpień 2026 r.

1. Nazwa i dane kontaktowe administratora

Administratorem danych jest:

Norman AI GmbH
Kolonnenstr. 8
10827 Berlin

E-mail: support@norman.finance

Dyrektorzy zarządzający: Petr Boiko

2. Zbieranie i przechowywanie danych osobowych oraz rodzaj i cel ich wykorzystania

a) Podczas odwiedzania strony internetowej
Podczas otwierania naszej strony internetowej przeglądarka automatycznie przesyła informacje do naszego serwera. Informacje te są tymczasowo zapisywane w tzw. pliku dziennika (logfile). Następujące informacje są przy tym rejestrowane bez Państwa udziału i przechowywane do czasu ich automatycznego usunięcia: adres IP komputera wysyłającego zapytanie, data i godzina dostępu, nazwa i adres URL pobranego pliku, strona internetowa, z której nastąpił dostęp (referrer URL), używana przeglądarka oraz ewentualnie system operacyjny Państwa komputera, a także nazwa Państwa dostawcy dostępu do internetu. Wymienione dane są przetwarzane w następujących celach: zapewnienie sprawnego nawiązywania połączenia ze stroną internetową, zapewnienie wygodnego korzystania z naszej strony internetowej, ocena bezpieczeństwa i stabilności systemu oraz inne cele administracyjne. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

b) Podczas rejestracji i korzystania z Aplikacji
Jeżeli rejestrują się Państwo w naszej Aplikacji, zbieramy następujące dane: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie), dane przedsiębiorstwa (firma, forma prawna, adres, numer podatkowy (Steuernummer), numer identyfikacyjny VAT (USt-IdNr.)), dane rachunku bankowego (IBAN, BIC) do importu danych bankowych. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w świadczeniu usługi).

c) Dane księgowe
W ramach korzystania z naszej Aplikacji przetwarzamy wprowadzone przez Państwa lub zaimportowane za pośrednictwem interfejsów dane księgowe, w szczególności: faktury przychodzące i wychodzące, dowody księgowe i paragony, transakcje bankowe, wstępne deklaracje VAT (UStVA), analizy ekonomiczne (betriebswirtschaftliche Auswertungen). Dane te są przetwarzane wyłącznie w celu świadczenia naszej usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

d) Podczas korzystania z naszego formularza kontaktowego
W przypadku pytań dowolnego rodzaju oferujemy Państwu możliwość skontaktowania się z nami za pośrednictwem formularza udostępnionego na stronie internetowej. Wymagane jest przy tym podanie ważnego adresu e-mail oraz Państwa imienia i nazwiska. Przetwarzanie danych wprowadzonych do formularza kontaktowego odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w udzielaniu odpowiedzi na zapytania).

e) Przy zawarciu subskrypcji
Jeżeli zawierają Państwo płatną subskrypcję, zbieramy dodatkowo dane płatnicze, które są przetwarzane bezpośrednio przez naszego dostawcę usług płatniczych. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

f) Przy zapisie do newslettera
Jeżeli wyrazili Państwo wyraźną zgodę, regularnie przesyłamy Państwu nasz newsletter zawierający informacje o aktualizacjach produktu, wskazówki podatkowe i oferty. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę mogą Państwo w każdej chwili wycofać.

g) Przy korzystaniu z funkcji AI
Nasza Aplikacja wykorzystuje sztuczną inteligencję do automatycznego przetwarzania dowodów księgowych, kategoryzacji transakcji i tworzenia propozycji podatkowych. Państwa dane księgowe są przy tym przekazywane do naszej infrastruktury AI. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy). Nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO; wszystkie propozycje wygenerowane przez AI wymagają Państwa potwierdzenia.

h) Opcjonalna integracja z Google Sheets
Jeżeli połączą Państwo Google Sheets jako źródło, Google otwiera okno wyboru plików. Norman uzyskuje, w ramach zakresu uprawnień OAuth drive.file, dostęp wyłącznie do tych arkuszy Google, które Państwo tam wyraźnie wybiorą. Przetwarzane są metadane i struktury arkuszy, nazwy arkuszy, zawartość komórek oraz token dostępu OAuth. Norman uzyskuje dostęp do tych danych wyłącznie wtedy, gdy złożą Państwo odpowiednie zapytanie w Aplikacji. Konektor Norman działa wyłącznie w trybie odczytu i nie oferuje funkcji zmiany ani usuwania arkuszy. Dane dostępowe OAuth są przechowywane w postaci zaszyfrowanej. Zawartość wybranych arkuszy jest przekazywana do OpenAI API w celu przygotowania żądanej przez Państwa odpowiedzi i może, w zakresie niezbędnym do udostępnienia funkcji, być przechowywana w powiązanej historii czatu lub sprawy. Dane Google nie są wykorzystywane do celów reklamowych, nie są sprzedawane ani wykorzystywane do trenowania ogólnych modeli AI. Mogą Państwo w każdej chwili odłączyć połączenie w Norman lub cofnąć dostęp na swoim koncie Google. Nasze korzystanie z danych pochodzących z Google APIs podlega zasadom Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), w tym wymogom Limited Use Requirements. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz, w zakresie, w jakim jest to wymagane, art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

i) Opcjonalna integracja z Google Drive
Jeżeli połączą Państwo Google Drive jako źródło, Google otwiera okno wyboru plików. Norman uzyskuje, w ramach zakresu uprawnień OAuth drive.file, dostęp wyłącznie do tych plików z dowodami księgowymi i fakturami, które Państwo tam wyraźnie wybiorą. Przetwarzane są metadane plików, a po wyraźnym wybraniu opcji „Importuj i zaksięguj” (Importieren und buchen) również zawartość plików, a także token dostępu OAuth. Norman przeszukuje wyłącznie metadane wybranych plików i pobiera zawartość pliku dopiero po Państwa wyraźnej decyzji o imporcie. Konektor Norman działa wyłącznie w trybie odczytu i nie oferuje funkcji zmiany ani usuwania plików na Drive. Dane dostępowe OAuth są przechowywane w postaci zaszyfrowanej. Wybrane metadane i zaimportowana zawartość plików mogą być przekazywane do OpenAI API, w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla żądanej przez Państwa funkcji, i mogą być przechowywane w powiązanej historii czatu, dokumentu lub sprawy. Dane Google nie są wykorzystywane do celów reklamowych, nie są sprzedawane ani wykorzystywane do trenowania ogólnych modeli AI. Mogą Państwo w każdej chwili odłączyć połączenie w Norman, połączyć się ponownie w celu zmiany wyboru plików lub cofnąć dostęp na swoim koncie Google. Nasze korzystanie z danych pochodzących z Google APIs podlega zasadom Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), w tym wymogom Limited Use Requirements. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz, w zakresie, w jakim jest to wymagane, art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

j) Opcjonalna integracja z Shopify
Jeżeli połączą Państwo swój sklep Shopify z Norman, przetwarzamy domenę sklepu, przechowywany w postaci zaszyfrowanej token dostępu OAuth, a także udostępnione przez Państwa dane dotyczące zamówień, zwrotów, klientów i kontaktów oraz dane dotyczące wypłat i opłat Shopify Payments. Integracja ma dostęp do Shopify wyłącznie w trybie odczytu i nie zmienia żadnych danych w Państwa sklepie. Przetwarzanie służy wyłącznie importowi i zaksięgowaniu w Norman przychodów, zwrotów, opłat i wypłat Państwa sklepu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Jeżeli odłączą Państwo połączenie, usuwamy dane dostępowe OAuth. W przypadku skutecznego żądania dostępu do danych złożonego za pośrednictwem Shopify udostępniamy wymagane informacje. W przypadku skutecznego żądania usunięcia danych, a także po odinstalowaniu, usuwamy lub anonimizujemy dane specyficzne dla integracji, o ile nie stoją temu na przeszkodzie ustawowe obowiązki przechowywania wynikające z prawa handlowego lub podatkowego. Dokumentacja księgowa podlegająca ustawowemu obowiązkowi przechowywania jest blokowana dla innych celów i usuwana po upływie odpowiedniego okresu.

3. Okres przechowywania danych osobowych

Przechowujemy Państwa dane osobowe tylko tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celów, w których zostały zebrane, lub o ile istnieją ustawowe okresy przechowywania. Dokumentacja księgowa podlega wynikającym z prawa handlowego i podatkowego okresom przechowywania wynoszącym odpowiednio 8 lub 10 lat (§ 147 AO (niemiecka ordynacja podatkowa), § 257 HGB (niemiecki kodeks handlowy)). Po upływie okresu przechowywania dane są rutynowo usuwane.

4. Przekazywanie danych

Państwa dane osobowe nie są przekazywane osobom trzecim w celach innych niż wymienione poniżej. Przekazujemy Państwa dane osobowe osobom trzecim wyłącznie wtedy, gdy: wyrazili Państwo na to wyraźną zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), przekazanie jest niezbędne do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), istnieje prawny obowiązek przekazania (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), przekazanie jest niezbędne do ochrony prawnie uzasadnionych interesów i nie ma podstaw do przypuszczenia, że mają Państwo nadrzędny, zasługujący na ochronę interes w nieprzekazywaniu swoich danych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

W zakresie, w jakim przetwarzamy dane osobowe jako podmiot przetwarzający w imieniu naszych klientów, obowiązuje nasza umowa powierzenia przetwarzania danych (AVV) zgodnie z art. 28 RODO, dostępna pod adresem https://norman.finance/de/avv

5. Pliki cookie i zgoda

Nasza strona internetowa używa plików cookie. Pliki cookie to małe pliki tekstowe, które są zapisywane na Państwa urządzeniu końcowym w związku z odwiedzinami naszych stron internetowych. Technicznie niezbędne pliki cookie są stosowane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W przypadku wszystkich pozostałych plików cookie (analitycznych, marketingowych) uzyskujemy Państwa zgodę zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO za pośrednictwem naszego banera zgody na pliki cookie. Mogą Państwo w każdej chwili wycofać zgodę ze skutkiem na przyszłość.

6. Narzędzia analityczne i marketingowe

a) Google Analytics 4
Korzystamy z Google Analytics 4, usługi analizy internetowej świadczonej przez Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia („Google”). Google Analytics używa plików cookie, które umożliwiają analizę sposobu korzystania przez Państwa ze strony internetowej. Informacje generowane przez plik cookie na temat korzystania przez Państwa z tej strony internetowej są z reguły przesyłane do serwera Google w UE i tam przechowywane. W przypadku aktywacji anonimizacji IP na tej stronie internetowej Państwa adres IP jest skracany przez Google na terytorium państw członkowskich UE. Korzystanie odbywa się na podstawie Państwa zgody zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

b) Google Ads i śledzenie konwersji
Korzystamy z Google Ads, aby za pomocą materiałów reklamowych na zewnętrznych stronach internetowych zwracać uwagę na nasze oferty. Na podstawie danych z kampanii reklamowych możemy ustalić, jak skuteczne są poszczególne działania reklamowe. Realizujemy w ten sposób interes polegający na wyświetlaniu Państwu reklam, które są dla Państwa interesujące, na uatrakcyjnieniu dla Państwa naszej strony internetowej oraz na zapewnieniu rzetelnego rozliczania kosztów reklamy. Podstawą prawną jest Państwa zgoda zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

c) Microsoft Clarity
Używamy Microsoft Clarity, aby zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają z naszej strony internetowej. Clarity rejestruje przy tym zachowania użytkowników (kliknięcia, przewijanie, ruchy myszy) oraz tworzy nagrania sesji i mapy cieplne (heatmaps). Podstawą prawną jest Państwa zgoda zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

d) X Ads (śledzenie konwersji i retargeting)
Korzystamy z X Ads, usługi reklamowej X Internet Unlimited Company, One Cumberland Place, Fenian Street, Dublin 2, D02 AX07, Irlandia („X”). W tym celu na naszej stronie internetowej osadzony jest piksel X. Dzięki temu możemy mierzyć, czy po kliknięciu jednej z naszych reklam na X odwiedzili Państwo naszą stronę internetową i wykonali na niej określoną czynność (np. rejestrację), oraz wyświetlać Państwu na X reklamy dopasowane do zainteresowań (retargeting). Przetwarzane są przy tym w szczególności Państwa adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, odwiedzane przez Państwa strony oraz identyfikator kliknięcia X (twclid), który przy kliknięciu reklamy jest dołączany do docelowego adresu URL. W zakresie wyświetlania reklam i pomiaru ich skuteczności jesteśmy wspólnie z X współadministratorami w rozumieniu art. 26 RODO. Podstawą prawną jest Państwa zgoda zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO. W zakresie, w jakim dane są przekazywane do X Corp. w USA, odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych UE. Więcej informacji znajdą Państwo w polityce prywatności X: https://x.com/de/privacy

7. Inne narzędzia

a) Intercom
Używamy Intercom (Intercom, Inc., 55 2nd Street, San Francisco, CA 94105, USA) do komunikacji z klientami, czatu na żywo i wsparcia. Jeżeli korzystają Państwo z naszego czatu, wprowadzane przez Państwa treści, adres e-mail i dane o korzystaniu są przekazywane do Intercom. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy/działania przed zawarciem umowy) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w sprawnej komunikacji z klientami). Przekazywanie danych do USA odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych UE.

b) Resend
Do wysyłki wiadomości e-mail transakcyjnych (np. potwierdzeń rejestracji, powiadomień dotyczących faktur i powiadomień systemowych) korzystamy z Resend (Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA). Przetwarzane są przy tym Państwa imię i nazwisko oraz adres e-mail. Wysyłka odbywa się za pośrednictwem regionu UE usługi Resend (Irlandia). Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy). W zakresie, w jakim dane są przekazywane do USA, odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych UE.

8. Programy partnerskie

Uczestniczymy w programach partnerskich, w ramach których osoby trzecie (np. Capterra, G2) polecają nasze usługi. Mogą być przy tym stosowane pliki cookie w celu pomiaru skuteczności poleceń. Podstawą prawną jest Państwa zgoda zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

9. Dostawca usług płatniczych

Do obsługi płatności korzystamy z dostawcy usług płatniczych Stripe (Stripe, Inc., 354 Oyster Point Blvd, South San Francisco, CA 94080, USA). Państwa dane płatnicze (dane kart kredytowych, polecenia zapłaty SEPA) są zbierane i przetwarzane bezpośrednio przez Stripe. Otrzymujemy wyłącznie potwierdzenie statusu płatności. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy). Przekazywanie danych do USA odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych UE. Więcej informacji znajdą Państwo w polityce prywatności Stripe: https://stripe.com/de/privacy

10. Wysyłka newslettera i komunikacja

Jeżeli subskrybują Państwo nasz newsletter, wykorzystujemy Państwa adres e-mail do regularnego przesyłania aktualizacji produktu, wskazówek podatkowych oraz informacji o naszych usługach. Zapis odbywa się w procedurze double opt-in. Podstawą prawną jest Państwa zgoda zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Mogą Państwo w każdej chwili zrezygnować z newslettera za pomocą linku rezygnacji zamieszczonego w każdej wiadomości e-mail lub wysyłając wiadomość e-mail na adres support@norman.finance.

11. Osadzanie usług i treści osób trzecich

Na naszej stronie internetowej korzystamy z treści i usług zewnętrznych dostawców w celu udostępnienia określonych funkcji. Może to obejmować przekazanie Państwa adresu IP danemu zewnętrznemu dostawcy. Odbywa się to w ramach naszego prawnie uzasadnionego interesu w optymalnej prezentacji naszej strony internetowej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub na podstawie Państwa zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

12. Usługi hostingowe

Nasza strona internetowa jest hostowana przez Vercel Inc. (340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA). Aplikacja działa w infrastrukturze chmurowej na terenie UE: do usług bazodanowych, uwierzytelniania i przechowywania danych wykorzystujemy Supabase (Supabase Pte. Ltd., 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapur 049513); przetwarzanie odbywa się przy tym wyłącznie w centrach danych w UE (Frankfurt nad Menem). Vercel przetwarza wyżej wymienione dane dostępowe w naszym imieniu. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy). W zakresie, w jakim dane są przekazywane do państw trzecich, odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych UE lub ram ochrony danych UE-USA (EU-U.S. Data Privacy Framework). Pełną i aktualną listę naszych podmiotów podprzetwarzających znajdą Państwo pod adresem https://norman.finance/de/sub-processors

13. Usługi AI i przetwarzania dokumentów

Do automatycznego rozpoznawania i przetwarzania dowodów księgowych wykorzystujemy modele AI, które analizują przesłane przez Państwa dokumenty. Treść dokumentów jest przy tym przekazywana w postaci zaszyfrowanej do naszej infrastruktury AI. Przetwarzanie odbywa się wyłącznie w celu ewidencjonowania dowodów księgowych i kategoryzacji księgowań. Nie wykorzystujemy Państwa danych do trenowania modeli AI. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).

14. Prawa osób, których dane dotyczą

Mają Państwo prawo: zgodnie z art. 15 RODO żądać informacji o przetwarzanych przez nas Państwa danych osobowych, zgodnie z art. 16 RODO niezwłocznie żądać sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia przechowywanych przez nas Państwa danych osobowych, zgodnie z art. 17 RODO żądać usunięcia przechowywanych przez nas Państwa danych osobowych, zgodnie z art. 18 RODO żądać ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych, zgodnie z art. 20 RODO otrzymać swoje dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub żądać ich przesłania innemu administratorowi, zgodnie z art. 7 ust. 3 RODO w każdej chwili wycofać udzieloną nam zgodę, zgodnie z art. 77 RODO wnieść skargę do organu nadzorczego. Właściwym organem nadzorczym jest: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (Berliński Pełnomocnik ds. Ochrony Danych i Wolności Informacji), Friedrichstr. 219, 10969 Berlin.

15. Prawo sprzeciwu

Jeżeli Państwa dane osobowe są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionych interesów zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, mają Państwo prawo, zgodnie z art. 21 RODO, wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych, o ile istnieją ku temu przyczyny związane z Państwa szczególną sytuacją lub sprzeciw dotyczy marketingu bezpośredniego. W tym ostatnim przypadku przysługuje Państwu ogólne prawo sprzeciwu, które realizujemy bez konieczności wskazywania szczególnej sytuacji. Jeżeli chcą Państwo skorzystać z prawa do wycofania zgody lub prawa sprzeciwu, wystarczy wysłać wiadomość e-mail na adres support@norman.finance.

16. Bezpieczeństwo danych

Podczas odwiedzin strony internetowej stosujemy powszechnie używany protokół SSL (Secure Socket Layer) w połączeniu z najwyższym poziomem szyfrowania obsługiwanym przez Państwa przeglądarkę. Wszystkie dane przetwarzane w Aplikacji są przechowywane i przesyłane w postaci zaszyfrowanej. Stosujemy odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa, aby chronić Państwa dane przed przypadkową lub celową manipulacją, częściową lub całkowitą utratą, zniszczeniem lub nieuprawnionym dostępem osób trzecich.

17. Aktualność i zmiany niniejszej polityki prywatności

Niniejsza polityka prywatności jest aktualnie obowiązująca i ma stan na sierpień 2026 r. W związku z dalszym rozwojem naszej strony internetowej i ofert lub w związku ze zmianą wymogów prawnych lub urzędowych może okazać się konieczna zmiana niniejszej polityki prywatności. Aktualną w danym momencie politykę prywatności można w każdej chwili pobrać i wydrukować z naszej strony internetowej.