Norman
Wróć do centrum pomocy
Faktury i KSeF

Wysyłka faktur do KSeF: statusy, UPO i kod QR

Które faktury Norman wysyła do KSeF, co oznaczają statusy, gdzie pobrać UPO i kiedy klient dostaje e-mail z fakturą.

Aktualizacja

Gdy firma ma NIP i token KSeF, Norman wysyła fakturę do KSeF zaraz po jej wystawieniu, jako dokument FA(3). Nie musisz niczego klikać. Jak wystawić fakturę, opisuje artykuł Wystawianie faktur w Normanie.

Które faktury trafiają do KSeF

  • Wystawione faktury (nie szkice) z datą od dnia, od którego KSeF jest obowiązkowy dla Twojej firmy: od 1 kwietnia 2026 r., a dla największych firm od 1 lutego 2026 r.
  • Faktury korygujące i anulowanie faktury przyjętej przez KSeF, jako FA(3) KOR. Zobacz Faktury korygujące w KSeF.

Nie trafiają: faktury pro forma, dokumenty WZ i faktury z datą sprzed obowiązku KSeF. Faktur zaliczkowych Norman nie wysyła do KSeF: wystaw je w Aplikacji Podatnika KSeF.

Statusy

Status widzisz na liście faktur i przy fakturze.

StatusZnaczenie
WysyłanieNorman właśnie wysyła fakturę.
WysłanoKSeF ma fakturę i ją przetwarza. Zwykle trwa to kilka minut.
ZaakceptowanoKSeF nadał numer. Numer KSeF zobaczysz przy fakturze.
BłądNorman albo KSeF odrzucił fakturę. Przyczyna jest w podpowiedzi przy statusie.
Poza KSeFOznaczono ją jako wystawioną poza KSeF w raporcie JPK.
Lista faktur w Normanie z kolumną KSeF i statusem Zaakceptowano przy dwóch fakturach
Kolumna KSeF na liście faktur pokazuje status każdej faktury.

Faktury w KSeF (statusy Wysyłanie, Wysłano, Zaakceptowano) nie można edytować ani usunąć. Zmiany wprowadzasz fakturą korygującą.

Gdy faktura ma status Błąd

  1. Najedź na status i przeczytaj przyczynę.
  2. Popraw dane faktury.
  3. Kliknij ikonę Ponów wysyłkę do KSeF.

Najczęstsze przyczyny po stronie Normana:

  • sprzedaż zwolniona z VAT bez podstawy prawnej: uzupełnij Podstawa prawna zwolnienia z VAT (art. 113 ust. 1 lub 9 albo punkt art. 43 ust. 1 ustawy o VAT);
  • dostawa towarów do firmy z UE ze stawką 0% bez numeru VAT UE nabywcy;
  • stawka 0% dla konsumenta z UE: nalicz polski VAT;
  • faktura w walucie obcej, dla której NBP nie opublikował jeszcze kursu: Norman wyśle ją ponownie sam.

Jeśli przyczyna mówi, że KSeF poprosił Normana o odczekanie, nie klikaj ponownej wysyłki. Norman wyśle fakturę sam.

UPO i plik XML

Gdy KSeF przyjmie fakturę, Norman zapisuje jej Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Pobierzesz je opcją Pobierz UPO w menu faktury i w jej szczegółach. Tam też pobierzesz plik XML faktury z KSeF.

Szczegóły faktury: status KSeF Zaakceptowano z numerem KSeF oraz opcje Wyślij fakturę e-mailem, Pobierz, Pobierz XML i Pobierz UPO
Numer KSeF widać pod statusem. Pod danymi faktury są Pobierz XML i Pobierz UPO.

Kod QR i e-mail do klienta

Po przyjęciu przez KSeF Norman tworzy PDF faktury ponownie: z numerem KSeF i kodem QR do weryfikacji (KOD I). Podgląd faktury w przeglądarce nie pokazuje kodu QR, ma go tylko PDF.

Jeśli wysyłasz fakturę e-mailem, wiadomość czeka na przyjęcie przez KSeF. W historii e-maili zobaczysz Czeka na KSeF. Klient dostaje fakturę z numerem KSeF i kodem QR w PDF. Jeśli KSeF odrzuci fakturę albo nie przyjmie jej w ciągu dwóch dni, e-mail nie zostanie wysłany, a Ty dostaniesz powiadomienie. Popraw wtedy fakturę i wyślij e-mail ponownie.

Ostatni krok wystawiania faktury: opcje Wyślij do klienta z informacją, że faktura trafia najpierw do KSeF, Powtarzaj automatycznie i Przypominaj o płatności
Przy opcji Wyślij do klienta Norman przypomina, że e-mail wyjdzie dopiero po przyjęciu faktury przez KSeF.

Faktury pobierane z KSeF

  • Faktury sprzedaży wystawione w Aplikacji Podatnika KSeF trafiają do Normana jako wystawione. Faktura o tym samym numerze co faktura w Normanie zostaje z nią połączona.
  • Faktury zakupu trafiają do dokumentów, z numerem KSeF i kontrahentem rozpoznanym po NIP.

Postaw na AI księgowość z Normanem

Połącz KSeF i bank, a operacje trafią do Normana same. Norman przygotowuje rozliczenia na podstawie Twoich dokumentów, a Ty je sprawdzasz.

Załóż konto