Wysyłka faktur do KSeF: statusy, UPO i kod QR
Które faktury Norman wysyła do KSeF, co oznaczają statusy, gdzie pobrać UPO i kiedy klient dostaje e-mail z fakturą.
Aktualizacja
Gdy firma ma NIP i token KSeF, Norman wysyła fakturę do KSeF zaraz po jej wystawieniu, jako dokument FA(3). Nie musisz niczego klikać.
Które faktury trafiają do KSeF
- Wystawione faktury (nie szkice) z datą od dnia, od którego KSeF jest obowiązkowy dla Twojej firmy: od 1 kwietnia 2026 r., a dla największych firm od 1 lutego 2026 r.
- Faktury korygujące i anulowanie faktury przyjętej przez KSeF, jako FA(3) KOR. Zobacz Faktury korygujące w KSeF.
Nie trafiają: oferty, dokumenty WZ i faktury z datą sprzed obowiązku KSeF. Faktur zaliczkowych Norman nie wysyła do KSeF: wystaw je w Aplikacji Podatnika KSeF.
Statusy
Status widzisz na liście faktur i przy fakturze.
| Status | Znaczenie |
|---|---|
| Wysyłanie | Norman właśnie wysyła fakturę. |
| Wysłano | KSeF ma fakturę i ją przetwarza. Zwykle trwa to kilka minut. |
| Zaakceptowano | KSeF nadał numer. Numer KSeF zobaczysz przy fakturze. |
| Błąd | Norman albo KSeF odrzucił fakturę. Przyczyna jest w podpowiedzi przy statusie. |
| Poza KSeF | Oznaczono ją jako wystawioną poza KSeF w raporcie JPK. |
Faktury w KSeF (statusy Wysyłanie, Wysłano, Zaakceptowano) nie można edytować ani usunąć. Zmiany wprowadzasz fakturą korygującą.
Gdy faktura ma status Błąd
- Najedź na status i przeczytaj przyczynę.
- Popraw dane faktury.
- Kliknij ikonę Ponów wysyłkę do KSeF.
Najczęstsze przyczyny po stronie Normana:
- sprzedaż zwolniona z VAT bez podstawy prawnej: uzupełnij Podstawa prawna zwolnienia z VAT (art. 113 ust. 1 lub 9 albo punkt art. 43 ust. 1 ustawy o VAT);
- dostawa towarów do firmy z UE ze stawką 0% bez numeru VAT UE nabywcy;
- stawka 0% dla konsumenta z UE: nalicz polski VAT;
- faktura w walucie obcej, dla której NBP nie opublikował jeszcze kursu: Norman wyśle ją ponownie sam.
Jeśli przyczyna mówi, że KSeF poprosił Normana o odczekanie, nie klikaj ponownej wysyłki. Norman wyśle fakturę sam.
UPO i plik XML
Gdy KSeF przyjmie fakturę, Norman zapisuje jej Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Pobierzesz je opcją Pobierz UPO w menu faktury i w jej szczegółach. Tam też pobierzesz plik XML faktury z KSeF.
Kod QR i e-mail do klienta
Po przyjęciu przez KSeF Norman tworzy PDF faktury ponownie: z numerem KSeF i kodem QR do weryfikacji (KOD I). Podgląd faktury w przeglądarce nie pokazuje kodu QR, ma go tylko PDF.
Jeśli wysyłasz fakturę e-mailem, wiadomość czeka na przyjęcie przez KSeF. W historii e-maili zobaczysz Czeka na KSeF. Klient dostaje fakturę z numerem KSeF i kodem QR w PDF. Jeśli KSeF odrzuci fakturę albo nie przyjmie jej w ciągu dwóch dni, e-mail nie zostanie wysłany, a Ty dostaniesz powiadomienie. Popraw wtedy fakturę i wyślij e-mail ponownie.
Faktury pobierane z KSeF
- Faktury sprzedaży wystawione w Aplikacji Podatnika KSeF trafiają do Normana jako wystawione. Faktura o tym samym numerze co faktura w Normanie zostaje z nią połączona.
- Faktury zakupu trafiają do dokumentów, z numerem KSeF i kontrahentem rozpoznanym po NIP.
Czego Norman jeszcze nie robi
- Nie obsługuje trybu offline KSeF ani kodu KOD II.
- Nie wysyła faktur zaliczkowych.
- Nie wysyła faktury z krajowym odwrotnym obciążeniem za usługi.
- W aplikacji mobilnej zobaczysz status, ponowisz wysyłkę i pobierzesz UPO, ale nie ma tam pobierania z KSeF, faktur zaległych ani podstawy prawnej zwolnienia.