Dokumenty zakupu i VAT naliczony

VAT naliczony z zakupów trafia do JPK_V7 z dokumentów w Normanie: faktur zakupu pobranych z KSeF oraz dokumentów, które wgrasz lub dodasz ręcznie. Jak dodawać dokumenty, opisuje artykuł Wydatki, paragony i faktury zakupu.

Przy zakupie środka trwałego w JDG wpisz w rejestrze wartość początkową wraz z VAT, którego nie odliczasz.

Które dokumenty trafiają do JPK_V7

Faktury zakupu z KSeF Norman odczytuje z pliku FA(3): kwoty pochodzą z tego pliku. Data otrzymania to dzień nadania numeru KSeF (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT) i nie można jej zmienić. Udział odliczenia i konto środka trwałego Norman bierze z wydatku, z którym połączysz fakturę. Jeśli wydatek ma inne kwoty niż faktura, zobaczysz to w ewidencji VAT.

Wgrane i ręczne dokumenty trafiają do pliku, gdy:

• to faktura albo paragon z NIP Twojej firmy do 450 zł brutto, czyli faktura uproszczona (art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT); paragon bez NIP firmy albo powyżej 450 zł nie trafia do pliku,
• nie wskazuje innego nabywcy i wskazuje Twoją firmę albo jest zaksięgowany jako wydatek lub rachunek do zapłaty,
• ma numer, datę i kwoty w złotych z polską stawką VAT (23%, 8% lub 5%),
• NIP dostawcy, jeśli jest na dokumencie, to polski NIP; dokument dostawcy zagranicznego rozliczasz jak zakup zagraniczny (zobacz niżej).

Dokument w walucie obcej trafia do pliku, gdy zaksięgujesz go operacją w tej samej walucie. Norman przeliczy go po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego przed datą dokumentu (art. 31a ust. 1 ustawy o VAT), a nie po kursie płatności. Dokument w walucie obcej zaksięgowany w złotych nie trafia do pliku.

Faktura czy paragon

W szczegółach dokumentu, w polu Dokument, wybierz Faktura albo Paragon. Norman ustawia je z odczytanych danych. Paragon z numerem i NIP sprzedawcy Norman oznacza w ewidencji VAT jako dokument, który wygląda na fakturę: sprawdź go i zmień rodzaj. Gdy paragon nie wskazuje NIP Twojej firmy, szczegóły dokumentu pokazują, że VAT z niego nie zostanie odliczony, i podpowiadają, co zrobić. Odliczenie VAT z takiego paragonu na Twoją decyzję opisuje artykuł VAT w Normanie krok po kroku.

Data otrzymania

Zakup trafia do JPK w miesiącu późniejszej z dwóch dat: daty dokumentu i daty otrzymania (art. 86 ust. 10 i 10b pkt 1 ustawy o VAT). W polu Data otrzymania domyślnie jest dzień, w którym dokument trafił do Normana. Jeśli faktura dotarła do Ciebie wcześniej, wpisz prawdziwy dzień: nie wcześniejszy niż data wystawienia i nie późniejszy niż dziś.

Gdy nowa data przenosi zakup do miesiąca albo z miesiąca, za który JPK_V7 jest już złożony, Norman zapyta o potwierdzenie. Zapisz i przygotuj korektę zapisze datę i oznaczy złożony JPK do korekty z gotowym uzasadnieniem. Zostaw datę niczego nie zmieni.

Operacja decyduje, dokument podaje fakty

Z operacji dokumentu (utworzonej z dokumentu, a gdy jej nie ma, z jedynego wydatku połączonego z dokumentem) Norman bierze kraj dostawcy, odwrotne obciążenie, VAT, kwoty netto i VAT, podział na pozycje, udział odliczenia każdej pozycji i konto środka trwałego. Z dokumentu bierze numer, daty, NIP-y, numer KSeF i walutę. Gdy się różnią, ewidencja VAT pokazuje ostrzeżenie, na przykład „Stawka VAT z operacji: dokument ma inną”. Różnicę względem faktury z KSeF Norman pokazuje wyraźniej („Różni się od faktury z KSeF, urząd skarbowy je porównuje”), bo urząd skarbowy porównuje JPK_V7 z KSeF. Kwoty z dokumentu Norman bierze, gdy nie ma operacji z dokumentu, a dokument jest połączony z kilkoma wydatkami albo z jednym niesprawdzonym, oraz gdy wydatek jest w innej walucie.

Jeśli ta sama faktura jest w Normanie dwa razy (z KSeF i wgrana), Norman liczy ją raz, według kopii z KSeF. Faktura dostawcy rozliczającego się metodą kasową trafia do JPK w miesiącu, w którym zostanie zapłacona w całości.

Czego brakuje w danym miesiącu, sprawdzisz na stronie raportu JPK, w zakładce Ewidencja VAT, w części Poza tym miesiącem.

Odliczany VAT

W szczegółach dokumentu, w polu Odliczany VAT, wybierz:

• Jak wynika z konta księgowania (domyślnie),
• W całości (100%),
• Połowa (50%): pojazd używany także prywatnie (art. 86a),
• Brak (0%): na przykład usługi gastronomiczne i noclegowe albo zakupy do sprzedaży zwolnionej,
• Według proporcji (art. 90): zakup do sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej. Proporcję ustawisz w Konto → Podatki, sekcja VAT, część Proporcja odliczenia VAT: zobacz VAT w Normanie krok po kroku.

Domyślnie Norman odlicza 50% VAT od paliwa i eksploatacji pojazdu oraz 0% od usług gastronomicznych. W sp. z o.o. 0% od reprezentacji i 50% od kosztów pojazdów. Ustawienie na dokumencie ma pierwszeństwo przed kategorią.

W KPiR koszt jest księgowany bez odliczonego VAT i z VAT, którego nie odliczasz. Koszty samochodu z 50% odliczeniem VAT liczą się w 75%, razem z nieodliczonym VAT.

Zakupy zagraniczne i odwrotne obciążenie

W szczegółach operacji uzupełnij Kraj dostawcy (Polska, W Unii Europejskiej, Poza Unią Europejską), Rodzaj sprzedaży (towary lub usługi) oraz numer VAT dostawcy. Norman sam rozlicza VAT należny i naliczony w tym samym miesiącu dla:

• usług od firmy z UE (import usług, art. 28b),
• usług od firmy spoza UE,
• towarów od firmy z UE (wewnątrzwspólnotowe nabycie, WNT),
• towarów od sprzedawcy zagranicznego niezarejestrowanego do VAT w Polsce (art. 17 ust. 1 pkt 5).

Domyślna stawka to 23%, chyba że w księgowaniu podasz inną polską stawkę. Udział odliczenia dotyczy tylko VAT naliczonego: VAT należny Norman wykazuje w całości.

Jeśli dostawca naliczył zagraniczny VAT, w polu Czy naliczono VAT? wybierz Naliczono zagraniczny VAT. Dokument nie trafi wtedy do JPK.

Towary z art. 17 ust. 1 pkt 5

Na dokumencie, w polu VAT od tego zakupu, wybierz opcję dla towarów od sprzedawcy zagranicznego niezarejestrowanego do VAT w Polsce. Krajowe odwrotne obciążenie dla usług zniknęło w 2019 roku. Jeśli faktura z KSeF jest oznaczona jako odwrotne obciążenie, a nie dotyczy takich towarów, poproś sprzedawcę o korektę.

Import towarów

VAT od importu towarów wynika z dokumentu celnego. Na fakturze dostawcy, w polu VAT od tego zakupu, wybierz:

• Import towarów, VAT zapłacony w urzędzie celnym, albo
• Import towarów rozliczany w deklaracji (art. 33a),

i uzupełnij Numer dokumentu celnego, Data dokumentu celnego, Podstawa opodatkowania z dokumentu celnego (PLN) oraz VAT z dokumentu celnego (PLN). Import trafia do JPK w miesiącu daty dokumentu celnego. Przy rozliczeniu w deklaracji (art. 33a) ten sam VAT jest też VAT należnym, a rozliczenie kwartalne nie przysługuje: ustaw JPK miesięczny.

Gdy plik JPK jest wstrzymany

Jeśli zakupowi brakuje danych, Norman wstrzymuje plik i wypisuje do 10 dokumentów z informacją, czego brakuje: dokumentu celnego, rodzaju zakupu (towary czy usługi), numeru VAT UE dostawcy, numeru dokumentu albo kwoty. Uzupełnij dane albo przygotuj plik poza Normanem.

Sp. z o.o.

W spółce każdy rachunek z polskim VAT musi być sprawdzony (NIP, daty, prawo do odliczenia i jego udział), zanim trafi do JPK. Kopia z KSeF musi się zgadzać z rachunkiem. W księgach spółki zakupy zagraniczne, odwrotne obciążenie i import trafiają do sprawdzenia: Norman nie tworzy dla nich automatycznie zapisów VAT należnego i naliczonego.

W księgach spółki Norman odlicza VAT tylko z dokumentów, które trafiają do JPK_V7. Przy paragonie bez NIP firmy, paragonie powyżej 450 zł albo wydatku bez dokumentu cała kwota brutto trafia na konto kosztów. Zakup środka trwałego zaksięgowany na koncie 010, 020 albo 080 i powiązany ze środkiem z ewidencji Norman wykazuje w JPK_V7 jako nabycie środka trwałego (K_40 i K_41): zobacz Środki trwałe i amortyzacja.