Księgowość firmy: KPiR, ewidencja przychodów, pełna księgowość i kasa fiskalna
Jaką ewidencję prowadzi JDG, a jaką spółka z o.o., kiedy potrzebujesz kasy fiskalnej, dlaczego płatności powyżej 15 000 zł muszą iść przez konto i jak sprawdzić rachunek na białej liście.
Aktualizacja
Rodzaj ewidencji zależy od formy prowadzenia firmy i formy opodatkowania. Do tego dochodzą zasady o kasie fiskalnej i o płatnościach przez konto.
Jaka ewidencja
| Kto | Ewidencja |
|---|---|
| JDG na skali albo podatku liniowym | podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR) |
| JDG na ryczałcie | ewidencja przychodów |
| JDG, spółka cywilna i spółka jawna osób fizycznych z przychodami netto za poprzedni rok od 2 500 000 euro | pełna księgowość (księgi rachunkowe) |
| Spółka z o.o., także w organizacji | pełna księgowość, zawsze |
Firma, która ma środki trwałe, prowadzi też ich ewidencję. Czynny podatnik VAT prowadzi ewidencję VAT i wysyła ją w pliku JPK_V7.
Księgi i dokumenty przechowujesz do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli zwykle przez 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku.
Kasa fiskalna
Kasę fiskalną (kasę rejestrującą) potrzebujesz, gdy sprzedajesz osobom prywatnym, które nie prowadzą działalności. Do końca 2027 roku obowiązują zwolnienia, między innymi:
- limit 20 000 zł: sprzedaż osobom prywatnym w poprzednim roku nie przekroczyła 20 000 zł netto. Nowa firma liczy limit proporcjonalnie do okresu sprzedaży w roku. Po przekroczeniu limitu zwolnienie traci moc po 2 miesiącach od końca miesiąca, w którym go przekroczyłeś;
- płatność przez bank: usługa, za którą klient zapłacił w całości na Twoje konto, a z dokumentów wynika, czego dotyczyła zapłata. Podobnie wysyłkowa sprzedaż towarów opłaconych w całości przelewem.
Bez względu na obroty kasę muszą mieć między innymi: gastronomia stacjonarna, fryzjerzy i kosmetyczki, naprawa samochodów i wymiana opon, przewóz osób i taksówki, usługi prawnicze, usługi doradców podatkowych oraz lekarze i dentyści (chyba że usługę świadczysz w całości na odległość, a klient płaci przelewem), a także sprzedawcy elektroniki, perfum, alkoholu, wyrobów tytoniowych i paliw. Pełna lista jest w rozporządzeniu w sprawie zwolnień z kas rejestrujących.
Płatności przez konto i biała lista
- Płatność z inną firmą musi przejść przez rachunek płatniczy, jeśli jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł, nawet przy płatności w ratach.
- Jeśli zapłacisz powyżej 15 000 zł gotówką albo na rachunek czynnego podatnika VAT spoza białej listy, nie zaliczysz tego wydatku do kosztów. Przy płatności na rachunek spoza listy możesz tego uniknąć, zawiadamiając urząd skarbowy (ZAW-NR) w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu.
- Przed przelewem powyżej 15 000 zł sprawdź rachunek dostawcy w Wykazie podatników VAT (biała lista) na podatki.gov.pl.
- Mechanizm podzielonej płatności (split payment) jest obowiązkowy, gdy faktura przekracza 15 000 zł brutto i obejmuje towary lub usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT, na przykład elektronikę, paliwa albo roboty budowlane.
W Normanie
Norman prowadzi KPiR albo ewidencję przychodów dla JDG oraz księgi rachunkowe sp. z o.o. Zobacz KPiR, ewidencja przychodów i różnice kursowe, Księgi rachunkowe sp. z o.o., Środki trwałe i amortyzacja i Wydatki i dokumenty.
To ogólna informacja o przepisach na 2026 rok. Czy potrzebujesz kasy fiskalnej, sprawdź w rozporządzeniu albo z księgowym.
Źródła: ustawa o PIT, art. 22p i 24a, ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym, art. 15, ustawa o rachunkowości, art. 2, ustawa o VAT, art. 96b, 108a i 111, rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, Prawo przedsiębiorców, art. 19, Ordynacja podatkowa, art. 70, 86 i 117ba, Wykaz podatników VAT.