Eine Geschäftsführung und zwei Angestellte abrechnen

Du führst eine GmbH oder UG, beziehst ein Geschäftsführergehalt und beschäftigst zwei Angestellte. Dieser Ablauf führt von drei Gehaltsprofilen zum freigegebenen Monat, zur Lohnsteuer-Anmeldung und zur abgestimmten Buchhaltung.

Dein Weg: Arbeitgeber → Beschäftigte → Abrechnung → Steuermeldungen → Monat bezahlen → Hauptbuch. Die Lohnabrechnung ist Teil des Max-Tarifs und steht der Inhaberin oder dem Inhaber des Unternehmens und seiner Steuerberatung offen.

Für eine Gesellschaft mit nur einem bezahlten Geschäftsführer gibt es einen kürzeren Ablauf. Bei einem Einzelunternehmen mit Angestellten unterscheiden sich Inhaberentnahmen und Buchhaltung.

Unser Beispiel

Alle drei Personen sind den ganzen Monat beschäftigt und erhalten feste Gehälter. Es gibt keine Fehlzeiten, Sonderzahlungen oder sonstigen Sonderfälle. Die Angestellten sind bestätigt gesetzlich pflichtversichert. Der Versicherungsstatus der Geschäftsführung wurde gesondert geklärt.

Norman berechnet die Abzüge je Person anhand ihrer Steuer- und Versicherungsdaten. Die 12.000 € sind das Brutto, nicht der Überweisungsbetrag an das Team oder das Finanzamt.

1. Die Gesellschaft einmalig einrichten

Öffne die Lohnabrechnung in der richtigen Gesellschaft und wähle Arbeitgeber. Erfasse die abgefragten Arbeitgebernummern, Versicherungs- und Umlageangaben sowie Kontaktdaten anhand deiner Bescheide. Jedes Feld erklärt Arbeitgeber einrichten.

Prüfe Steuernummer, Bundesland und Anschrift der Gesellschaft. Außerdem muss der Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 eingerichtet sein, damit die Lohnbuchungen in dieselbe Buchhaltung wie der Jahresabschluss fließen.

Halte die Anmeldungen der Beschäftigten und aktuelle Steuer- und Versicherungsnachweise bereit. Das Erfassen dieser Angaben in Norman meldet das Beschäftigungsverhältnis nicht selbst bei den Behörden an.

2. Die drei Personen anlegen

Wähle unter Beschäftigte für dich Geschäftsführer/in hinzufügen und anschließend zweimal Angestellte/n hinzufügen. Erfasse jeweils vereinbartes Brutto, Beschäftigungsbeginn, persönliche Angaben und Steuerdaten.

Ergänze bei den Angestellten die SV-Daten aus den bestätigten Kassensätzen und Teilnahmenachweisen sowie die vertragliche Arbeitszeit. Wähle für die Geschäftsführung das bestätigte Versicherungsprofil. Die Bezeichnung Geschäftsführer bedeutet nicht automatisch Sozialversicherungsfreiheit.

Prüfe, ob alle drei Profile im Beispielmonat aktiv sind. Du hast jetzt ein Geschäftsführerprofil und zwei Angestelltenprofile. Alle Felder und Profilbereiche erklärt Beschäftigte anlegen.

3. Den Monat berechnen und freigeben

Öffne Abrechnung, wähle Monat und Jahr und starte Monat berechnen. Im Beispiel bleibt das Fehlzeitenjournal leer, weil niemand abwesend war.

Prüfe die drei Zeilen. Das Brutto muss zusammen 12.000 € ergeben. Kontrolliere außerdem je Person Steuern, Arbeitnehmerbeiträge und Auszahlung sowie die gesamten Arbeitgeberkosten. Letztere enthalten zusätzlich zum Brutto die angezeigten Arbeitgeberbeiträge und Umlagen.

Bestätige deine Prüfung und wähle Monat freigeben. Öffne anschließend Dokumente, wähle nacheinander jede Person und prüfe ihre Lohnabrechnung. Damit ist die Gehaltsberechnung für den Monat abgeschlossen.

4. Lohnsteuer-Anmeldung vorbereiten und abgeben

Öffne Steuermeldungen, wähle Jahr und den für deine Gesellschaft geltenden Anmeldezeitraum und klicke Berechnen. Bei monatlicher Abgabe wählst du den Beispielmonat. Bei vierteljährlicher Abgabe gibst du zunächst alle drei Monate frei und wählst dann das Quartal.

Prüfe die Lohnsteuer-Anmeldung. In diesem Beispiel mit durchgehender Beschäftigung müssen alle drei Personen einschließlich der Geschäftsführung enthalten sein. Die Anmeldung fasst die einbehaltene Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer zusammen. Sie überweist nicht die Bruttogehälter an das Finanzamt.

Wähle ELSTER-Testübermittlung und prüfe das Ergebnis. Wähle danach Lohnsteuer-Anmeldung übermitteln und bewahre das Übertragungsprotokoll auf. Antwortet ELSTER nicht, wartet die Anmeldung auf deine Bestätigung; der Leitfaden zu Abgabe und Buchhaltung erklärt, wie du sie klärst.

5. Beträge zahlen und zuordnen

Trage zuerst unter Beschäftigte die IBAN jeder Person ein. Wähle dann unter Abrechnung Monat bezahlen. Die drei Nettogehälter, die Krankenkassenbeiträge und die Lohnsteuer gehen als eine Überweisung raus, die du einmal bei deiner Bank bestätigst; siehe Gehälter, Beiträge und Lohnsteuer aus Norman bezahlen. Sobald die Überweisungen auf deinem Kontoauszug erscheinen, bucht Norman sie und ordnet sie zu.

Zahlst du einzelne Beträge direkt über deine Bank, ordnest du sie in den Gehalts-, Steuer- und Kassenzahlungsansichten zu; die Konten stehen im Leitfaden zu Abgabe und Buchhaltung. SV-Meldungen laufen über das SV-Meldeportal; Norman bereitet die Zahlen vor. Siehe SV-Meldungen im SV-Meldeportal senden.

6. Die Lohnbuchungen kontrollieren

Öffne das Hauptbuch für den Monat. Die Berechnung erzeugt Gehaltsaufwand, Arbeitgeber-Sozialaufwand und die zugehörigen Verbindlichkeiten. Die Freigabe schützt dieses geprüfte Ergebnis. Die Steueranmeldung ist ein gesonderter Schritt. Du importierst die Lohnabrechnungen nicht erneut, um den Aufwand zu erzeugen.

Im Beispiel beträgt der Gehaltsaufwand vor Arbeitgeberbeiträgen 12.000 €. Geschäftsführergehalt und Angestelltengehälter stehen auf ihren jeweiligen Aufwandskonten. Die Bankzahlungen gleichen Verbindlichkeiten aus und erzeugen nicht noch einmal 12.000 € Gehaltsaufwand.

Der Monat ist erledigt, wenn die drei Abrechnungen stimmen, die Steuerübermittlung nachgewiesen ist und tatsächliche Zahlungen zu den fälligen Beträgen passen oder einen offenen Saldo erklären. Wiederhole diesen Ablauf monatlich. Zum Jahresende folgen Hauptbuchprüfung und Jahresabschluss. Die Lohnkosten sind bereits in dieser Buchhaltung enthalten.