Beschäftigte anlegen: Geschäftsführer und Angestellte

Jede Person, die du bezahlst, legst du in der Gehaltsabrechnung im Tab Beschäftigte an:

• Geschäftsführer/in hinzufügen für dich oder andere Geschäftsführer:innen;
• + Angestellte/n hinzufügen für jede angestellte Person.

Richte vorher den Arbeitgeber ein.

Das brauchst du pro Person

Für Geschäftsführer:innen ohne Sozialversicherungspflicht entfallen Krankenkasse, Rentenversicherungsnummer und Tätigkeitsschlüssel.

1. Gehalt anlegen

Beide Schaltflächen öffnen das Formular Gehalt anlegen:

• Anzeigename, Monatliches Bruttogehalt und Steuerklasse (1 bis 6). Steuerklasse IV mit Faktor wird nicht unterstützt.
• Gültig ab ist das Eintrittsdatum. Letzter Beschäftigungstag trägst du nur bei einem befristeten oder beendeten Vertrag ein.
• Gehalt im Teilmonat: Beginnt oder endet die Beschäftigung mitten im Monat, wähle Tatsächliche Kalendertage. Norman rechnet das Gehalt dann anteilig nach Kalendertagen.
• Vorname, Nachname, Steuer-ID (11 Ziffern), Geburtsdatum und Anschrift. Für Angestellte sind sie Pflicht, für Geschäftsführer:innen optional.
• IBAN, BIC und Kontoinhaber: dorthin überweist Norman das Nettogehalt, wenn du den Monat aus Norman bezahlst. Du kannst die IBAN auch später ergänzen.
• Kirchensteuer: Keine, Evangelisch (EV) oder Römisch-katholisch (RK), dazu der Kirchensteuersatz von 8 oder 9 Prozent je nach Bundesland.
• Kinderfreibetragszähler, zum Beispiel 0,5 oder 1.

Wähle Gehalt anlegen. Die Person erscheint in der Liste. Mit Profil öffnen → ergänzt du die weiteren Angaben.

2. Geschäftsführer:innen: das Versicherungsprofil

Unter Versicherungsprofil gibt es zwei Möglichkeiten:

Beim zweiten Profil wählst du die Krankenversicherung:

• Privat (PKV) mit der monatlichen Prämie;
• Freiwillig gesetzlich (GKV) mit dem Zusatzbeitrag der Kasse (%) sowie den Kindern unter 25 oder dem Kinderlosenzuschlag zur Pflegeversicherung.

Die Wahl bestimmt die Vorsorgepauschale und damit die Lohnsteuer. Wähle also, wie du tatsächlich versichert bist. Lass die Felder für einen Arbeitgeberzuschuss zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung leer: Ein Monat mit Zuschuss lässt sich nicht freigeben.

Ob du sozialversicherungsfrei bist, hängt von deinem Anteil und deinen Stimmrechten ab. Im Zweifel klärt das ein Statusfeststellungsverfahren der Deutschen Rentenversicherung.

3. Angestellte: das Profil vervollständigen

Öffne das Profil der Person. Für Angestellte füllst du vier Bereiche aus, bevor du den ersten Monat berechnest.

SV-Daten. Unter Versicherungsdaten erfassen:

• Gültig ab Datum: der Monatserste oder bei neuen Beschäftigten der Eintrittstag;
• Krankenkasse und Betriebsnummer der Krankenkasse;
• Zusatzbeitrag (%) und U2-Umlagesatz (%);
• bei Teilnahme an der U1 der U1-Umlagesatz (%);
• PV-Zuschlag für Kinderlose oder die für den PV-Abschlag berücksichtigten Kinder unter 25;
• Beschäftigungsort in Sachsen;
• Nachweis / Referenz und die Quelle.

Bestätige den Standardfall und wähle SV-Daten speichern.

Personalfragebogen. Er enthält Staatsangehörigkeit, Geburtsname, Geburtsort und Geburtsland. Dazu kommen die Tätigkeit / Berufsbezeichnung, der Tätigkeitsschlüssel (9 Stellen) und die Wöchentliche Arbeitszeit (Stunden). Ergänze die Rentenversicherungsnummer mit ihrer Quelle. Hat die Person noch keine, vergibt die Rentenversicherung sie nach der Anmeldung; du trägst sie dann mit der Quelle Externe DSRV-Rückmeldung (manuell erfasst) nach. Wähle Fragebogen speichern.

Arbeitszeitplan. Trage die vertraglichen Stunden je Wochentag ein, mit Gültig ab und einer Vertragsreferenz. Bei einer Fünftagewoche hilft Montag bis Freitag mit je 8 Stunden ausfüllen. Der Plan zählt Urlaubs- und Krankheitstage; ohne ihn lassen sich keine Fehlzeiten erfassen.

Urlaubsanspruch. Trage die Vereinbarten Tage pro Jahr aus dem Vertrag ein und bestätige, dass du sie geprüft hast.

4. Anmeldung vorbereiten und im SV-Meldeportal senden

Jede neue angestellte Person meldest du bei ihrer Krankenkasse an (Abgabegrund 10). Das geht mit der nächsten Abrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach dem Eintritt.

1. Öffne im Profil Anmeldung vorbereiten. Norman sammelt die Angaben aus Arbeitgeberdaten, Personalfragebogen und SV-Daten.
2. Steht dort Angaben für die Weitergabe vollständig, bestätige die Prüfung und wähle Geprüfte Vorbereitung speichern.
3. Lade die Vorbereitung als PDF und übertrage die Angaben ins SV-Meldeportal. Personengruppe und Beitragsgruppe prüfst du dabei selbst; für Angestellte in Vollzeit oder Teilzeit mit voller Versicherungspflicht sind das meist 101 und 1111.

Norman sendet die Anmeldung nicht selbst. Wie das SV-Meldeportal funktioniert, steht unter SV-Meldungen im SV-Meldeportal senden.

Grenzen

Angestellte rechnet Norman nur mit festem Monatsgehalt und voller gesetzlicher Versicherungspflicht ab, mit mehr als 2.000 € und bis 6.450 € brutto im Monat (2025: 6.150 €). Endet ein Vertrag nach höchstens vier Wochen, lässt er sich nicht abrechnen. Minijobs, Midijobs, Mehrfachbeschäftigung, Stundenlöhne und Einmalzahlungen sind nicht abgedeckt.

Spätere Änderungen wie eine Gehaltserhöhung, eine neue Steuerklasse oder einen Austritt erfasst du mit Datum, ohne bestehende Abrechnungen zu ändern. Siehe Eintritt, Austritt und Gehaltsänderungen.

Sind alle Personen angelegt, geht es weiter mit dem ersten Monat.