Hauptbuch prüfen und Buchhaltung exportieren

Das Hauptbuch zeigt die vollständigen doppischen Buchungen deiner GmbH oder UG. Dazu gehören nicht nur operative Transaktionen, sondern auch Eröffnungs-, Migrations-, Anlagen-, Gehalts- und Abschlussbuchungen.

Das Jahr Schritt für Schritt prüfen

1. Wähle das richtige Geschäftsjahr. Ein falscher Zeitraum kann einen vorhandenen Saldo unsichtbar erscheinen lassen.
2. Filtere im Journal nach Kontocode, Beschreibung oder Buchungsquelle. Öffne die Herkunftsdetails einer Zeile, um ihre Entstehung zu verstehen. Wie du eine Buchung korrigierst, steht unter manuelle Buchungen und Storno.
3. Prüfe unter Konten (SuSa) Soll, Haben und Salden. Vergleiche sie nach einer Migration mit der endgültigen SuSa deiner bisherigen Steuerberatung.
4. Kontrolliere unter Offene Posten (OP) Kunden, Lieferanten und offene Beträge. Prüfe die Zuordnung von Dokumenten und Zahlungen.
5. Prüfe im Kassenbuch Barbewegungen und den laufenden Saldo. Das ist nicht der Saldo einer verbundenen Bank.
6. Kontrolliere Gewinn & Verlust und Bilanz. Untersuche unerwartete negative Salden, fehlende Konten und Abweichungen von den Vorunterlagen.

Ein Geschäftsvorfall kann mehrere Hauptbuchzeilen erzeugen. Zusammengehörende Soll-/Habenzeilen sind keine doppelten Banktransaktionen. Umgekehrt werden zwei unabhängig importierte operative Transaktionen nicht allein dadurch richtig, dass das Hauptbuch ausgeglichen ist.

Ausgestellte Rechnungen und ihre Zahlungen

• Eine ausgestellte Rechnung bucht Norman sofort: Debitor an Erlöse und Umsatzsteuer, am Ende der Leistung. Unter Offene Posten (OP) steht sie beim Kunden, bis Geld kommt.
• Die Zahlung bucht Bank an Debitor am Tag des Geldeingangs. Kommt das Geld im selben Monat wie die Leistung, bucht Norman einen Eintrag: Bank an Erlöse und Umsatzsteuer.
• Eine Zahlung vor der Leistung bucht Norman auf Erhaltene Anzahlungen (SKR04 3272 bei 19 %, 3260 bei 7 %, sonst 3250; SKR03 1718, 1711, 1710), die Umsatzsteuer gleich mit. Am Ende der Leistung bucht Norman die Anzahlung auf die Erlöse um.
• Im DATEV-Export steht jede Zeile im Monat ihres Datums. Beleg ist die Rechnung.

Die wichtigen Einzelwerte abstimmen

Vergleiche Bank und Kasse mit den Nachweisen, Kunden-/Lieferantenposten mit den Unterlagen und Anlagevermögen mit dem Anlagenverzeichnis. Prüfe bei ungewöhnlichen Buchungen Quelle und Datum.

Fehlt ein Konto in der Auswertung, unterscheide keine Buchung in diesem Zeitraum von ausgeblendetes Konto im Kontenplan. Eine Änderung am Kontenstamm ersetzt keinen fehlenden Anfangsbestand.

Für die Steuerberatung exportieren

1. Wähle im Journal DATEV exportieren, um den Buchungsstapel herunterzuladen.
2. Nutze unter Konten (SuSa) DATEV exportieren für das Paket aus Summen-/Saldenliste und Kontenbeschriftungen.
3. Prüfe den Zeitraum und ergänze die im Dialog geforderten DATEV-Berater- und Mandantennummern.
4. Lade das Paket herunter und stimme mit deiner Steuerberatung ab, welche Dateien benötigt werden. Halte Originalbelege bereit.
5. Für ein Prüfungsarchiv nutze GoBD exportieren und prüfe die Option zum Einschließen der Belegdateien.

Diese Hauptbuchexporte sind von reinen Transaktionsexporten getrennt. Ein Export übermittelt keine Steuererklärung und sperrt die Bücher nicht. Er bedeutet auch nicht, dass deine Steuerberatung das Paket bereits erhalten oder eingelesen hat.

Weiter: Im Journal arbeiten: manuelle Buchungen und Storno.