Krankheit abrechnen und den U-Vermerk prüfen

Eine Krankheit kann das Monatsentgelt, das Unterbrechungsregister und eine gesonderte Sozialversicherungsmeldung betreffen. Beginne mit der Fehlzeit und prüfe danach die einzelnen Ergebnisse. Das Speichern einer Fehlzeit oder eines U-Vermerks übermittelt keine Meldung.

1. Anspruch auf Entgeltfortzahlung prüfen

Bei gewöhnlicher Arbeitsunfähigkeit entsteht der gesetzliche Anspruch grundsätzlich nach vier Wochen ununterbrochener Beschäftigung und besteht für bis zu sechs Wochen. Frühere Zeiten derselben Krankheit können den verbleibenden Anspruch beeinflussen. Eine neue Fehlzeit startet nicht automatisch neue sechs Wochen. Grundlage ist § 3 EntgFG.

Öffne die Fehlzeiten der beschäftigten Person, wähle Krankheit und erfasse:

• Zeitraum und Grund der Fehlzeit.
• Den ursprünglichen Beginn dieser durchgehenden Arbeitsunfähigkeit.
• Bereits angerechnete frühere Tage desselben Anspruchs anhand geprüfter Nachweise.
• Die erforderlichen Bestätigungen zu Anspruch, festem Gehalt und einem vollständig ausgefallenen ersten Tag.
• Eine Nachweisreferenz, über die du die Unterlagen wiederfindest, ohne eine Diagnose einzutragen.

Behalte bei einer Fortsetzung den ursprünglichen Beginn bei und erfasse den Zeitraum lückenlos. Prüfe Vorerkrankungszeiten auch dann, wenn du null bereits verbrauchte Tage einträgst. Ein teilweise gearbeiteter erster Tag gehört nicht zu diesem Ablauf für ganztägige Fehlzeiten.

Arbeitsunfälle, die Begleitung bei stationärer Behandlung und die Betreuung eines schwerstkranken Kindes werden anders behandelt. Wähle den passenden Grund und beachte den Leitfaden zu Fehlzeitarten.

2. Tage ohne Arbeitgeberentgelt prüfen

Norman zeigt, welche Tage innerhalb und außerhalb des geprüften Anspruchs liegen. Bestätige bei unterstützten gewöhnlichen Krankengeldfällen die Kassenleistung, das fehlende Arbeitgeberentgelt und die vereinbarte Kürzung nach Kalendertagen, bevor du rechnest.

Das von der Krankenkasse gezahlte Krankengeld wird nicht zur Auszahlung in Norman addiert. Prüfe gekürztes Brutto, Abzüge und Auszahlung in der Monatsübersicht. Danach folgen die Schritte zur Monatsfreigabe.

Meldet die Berechnung fehlende Nachweise oder eine nicht unterstützte Kombination, kläre zuerst diesen Punkt. Eine andere Fehlzeitart nur zum Freischalten der Berechnung würde die Behandlung in der Abrechnung verändern.

3. Unterbrechungsregister prüfen

Öffne die Dokumente der beschäftigten Person, wähle das Jahr und dann Unterbrechungen (U) prüfen. Das Register verwendet freigegebene Abrechnungen. Fehlende Monate und offene Korrekturen können eine vollständige Prüfung verhindern.

Die steuerliche Regel betrifft Zeiträume mit mindestens fünf aufeinanderfolgenden Arbeitstagen, an denen der Arbeitslohnanspruch im Wesentlichen weggefallen ist; gesetzliche Ausnahmen sind zu beachten. Gezählt werden solche Zeiträume, nicht Krankheitstage. Grundlage ist § 41 EStG.

Öffne je Zeitraum die Prüfung. Trage die tatsächlichen aufeinanderfolgenden Arbeitstage ein, berücksichtige Feiertage und Schichten, bestätige die vollständigen Grenzen und ergänze eine Nachweisreferenz. Kalendertage und das Wochenmuster allein reichen für diese Zählung nicht aus.

Ein durchgehender Zeitraum mit acht maßgeblichen Arbeitstagen innerhalb des Jahres kann beispielsweise einen U-Vermerk ergeben. Daraus werden weder acht U-Vermerke noch allein wegen eines Monatswechsels zwei.

Lass die Prüfung offen, wenn getrennt angezeigte Abschnitte tatsächlich zu einer Unterbrechung gehören. Prüfe am Jahreswechsel auch die Nachweise des Nachbarjahres. Norman kann dafür die Freigabe des angrenzenden Monats verlangen. Leite die Behandlung in der Bescheinigung nicht allein aus den angezeigten Datumsgrenzen ab.

4. Das Jahr gesondert bestätigen

Geprüfte U-Zeiträume ist ein Zwischenstand. Für die jährliche Bestätigung müssen alle Beschäftigungsmonate des Jahres freigegeben und alle angezeigten Zeiträume entschieden sein. Außerdem bestätigst du, dass das Fehlzeitenjournal sämtliche Unterbrechungsgründe des Jahres enthält.

Ändern sich Nachweise oder Entscheidungen, prüfe eine veraltete Bestätigung erneut. Eine U-Prüfung verändert weder Abrechnungsbeträge noch Buchungen. Das Lohnkonto zeigt die Prüfnachweise; die bestätigte Anzahl erzeugt oder übermittelt jedoch keine amtliche Lohnsteuerbescheinigung für Beschäftigte.

5. Meldung an die Krankenkasse gesondert erledigen

Ein voller Kalendermonat ohne Entgeltanspruch bei Krankengeld kann eine Unterbrechungsmeldung auslösen. Die reguläre Frist nach § 9 DEÜV beträgt zwei Wochen nach diesem ersten vollen Monat. Für ein Beschäftigungsende während der Unterbrechung gelten gesonderte Regeln. Normans Hinweis und die U-Prüfung übermitteln diese Meldung nicht.

Zu den fortgezahlten Arbeitgeberaufwendungen: U1/U2-Erstattung vorbereiten.