Lohnsteuer anmelden und die Lohnbuchhaltung abschließen

Nach der Monatsfreigabe erledigst du zwei zusammengehörige Aufgaben: die Lohnsteuer-Anmeldung abgeben und die Beträge in der Buchhaltung abstimmen. Ein zweiter Import des Lohnaufwands ist dafür nicht nötig.

Dieser Leitfaden beschreibt Normans Lohnabrechnung mit einem Hauptbuch nach SKR03 oder SKR04. Beginne mit dem Beispiel einer Geschäftsführung und zweier Angestellter oder dem Ablauf nur für die Geschäftsführung. Für EÜR-Konten gilt der Einzelunternehmer-Leitfaden.

1. Den Anmeldezeitraum des Arbeitgebers wählen

Öffne in der Lohnabrechnung die Steuermeldungen. Wähle Jahr und maßgeblichen Monat, Quartal oder Jahreszeitraum. Klicke Berechnen und öffne die Anmeldung.

Verwende den für deinen Betrieb geltenden Anmelderhythmus. Wähle nicht allein deshalb ein ganzes Jahr, weil du am Jahresabschluss arbeitest. Die Lohnsteuer-Anmeldung erklärt als Arbeitgeber die einbehaltene Lohnsteuer. Sie ist von der persönlichen Einkommensteuererklärung und der Körperschaftsteuererklärung der Gesellschaft getrennt. ELSTER führt sie als Arbeitgeberformular.

Prüfe Unternehmensangaben, Zeitraum, enthaltene Personen und Monate sowie Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Alle zugrunde liegenden Monate müssen freigegeben sein. Bei einem vollen Quartal mit drei unverändert Beschäftigten prüfst du alle neun Personen-Monatszeilen, nicht nur die Summe des letzten Monats.

2. Vorschau prüfen und übermitteln

Wähle ELSTER-Testübermittlung und kläre gemeldete Fehler. Dies ist ein Test, keine verbindliche Anmeldung.

Wähle danach Lohnsteuer-Anmeldung übermitteln und bestätige. Norman sendet die verbindliche Anmeldung an ELSTER und bewahrt das Übertragungsprotokoll auf. Die Anmeldung steht dann auf Übermittelt, mit Datum. Bewahre das Protokoll bei deinen Unterlagen auf.

Antwortet ELSTER nicht, steht die Anmeldung auf Bestätigung ausstehend: Norman hat sie gesendet, aber ob das Finanzamt sie erhalten hat, ist unklar. Übermittle sie nicht sofort erneut. Wähle nach ein paar Minuten eine dieser Optionen:

• Nicht angekommen, erneut übermitteln: Die Anmeldung ist nicht angekommen. Zum Beispiel kam weder Bescheid noch Zahlungsaufforderung, und deine Steuerberatung oder das Finanzamt findet sie nicht. Die Anmeldung wird wieder zum Entwurf und du kannst sie erneut übermitteln.
• Angekommen, als abgegeben markieren: Die Anmeldung ist angekommen, zum Beispiel erscheint sie in deinem Steuerkonto. Norman erfasst sie mit dem Datum, das du angibst, als abgegeben, ohne Norman-Protokoll.

In Mein ELSTER oder anderswo abgegeben? Wähle Außerhalb von Norman abgegeben, gib das Datum ein und bestätige, dass du genau diese Beträge abgegeben hast. Norman behandelt den Zeitraum dann als abgegeben: Seine Monate sind gesperrt, und die Anmeldung kann nicht erneut übermittelt werden.

Ein erfolgreiches Test-PDF belegt niemals die verbindliche Abgabe.

3. Die drei Zahlungsarten erledigen

Alle drei kannst du aus Norman in einer Überweisung bezahlen, einmal bei deiner Bank bestätigt. Siehe Gehälter, Beiträge und Lohnsteuer aus Norman bezahlen. Oder du zahlst wie gewohnt über deine Bank.

Die Anmeldung zahlt diese Beträge nicht. Norman sendet auch keine SV-Meldungen: Diese übermittelst du über das SV-Meldeportal. Norman bereitet die Zahlen vor und zeigt die Schritte in der App. Beiträge können vor der endgültigen Monatsabrechnung fällig sein. Speichere dann einen Beitragsplan, zahle dessen Beträge und stimme die endgültigen Zahlen später ab. AAG-Erstattungen sind von diesen Zahlungen getrennt.

4. Bankumsätze in Norman zuordnen

Überweisungen, die du aus Norman gesendet hast, bucht Norman automatisch und ordnet sie zu, sobald sie auf deinem Kontoauszug erscheinen. Dieser Schritt betrifft Zahlungen, die du direkt über deine Bank veranlasst hast.

Die Berechnung hat Lohnaufwand und Verbindlichkeiten bereits erfasst. Prüfe nach Bankimport oder Synchronisierung die Verbuchung der Zahlungen und verwende die passende Zahlungsansicht in der Lohnabrechnung. Die regulären Verrechnungskonten sind:

Das sind Verbindlichkeitskonten. Eine bereits abgegrenzte Gehaltszahlung erneut als Gehaltsaufwand zu buchen, würde den Aufwand verdoppeln. Aus Lohnzahlungen entsteht kein Vorsteuerabzug.

Wähle für Gehaltszahlungen unter Dokumente → Auszahlungen abgleichen Person und Monat. Steuerzahlungen gleichst du über die entsprechende Aktion in der Monatsübersicht ab, Kassenzahlungen über den Zahlungsabgleich der jeweiligen Kasse. Ordne nur die zugehörigen Bankumsätze zu. Eine vierteljährliche Steuerzahlung kann mehrere monatliche Verbindlichkeiten ausgleichen.

5. Hauptbuch und Jahresabschluss prüfen

Öffne das Hauptbuch für den Monat und prüfe Gehaltsaufwand, Arbeitgeber-Sozialaufwand und die drei Verbindlichkeitsarten. Kontrolliere anschließend, ob die gebuchten Bankzahlungen die passenden Verbindlichkeiten vermindern. Ein Restbetrag muss zu einer dokumentierten offenen Schuld, einer Zahlung in einem anderen Zeitraum oder einer geklärten Differenz passen.

Öffne GuV und Summen- und Saldenliste für denselben Zeitraum. Die Lohnkosten fließen aus diesen bestehenden Buchungen in den Jahresabschluss. Weder eine Anmeldung noch ein heruntergeladenes PDF erzeugt weiteren Aufwand.

Der monatliche Abschluss ist erreicht, wenn die Abrechnungen freigegeben, erforderliche Übermittlungen belegt, Zahlungen zugeordnet oder Restbeträge erklärt und die Hauptbuchsalden stimmig sind. Wiederhole dies für alle Monate. Danach folgen Jahresabschluss und Unternehmenssteuererklärungen. Jährliche Lohnsteuerbescheinigungen der Beschäftigten und SV-Meldungen bleiben eigene Pflichten; die monatliche Lohnsteuer-Anmeldung erledigt sie nicht mit.