Lohnsteuer anmelden und die Lohnbuchhaltung abschließen

Nach der Monatsfreigabe erledigst du zwei zusammengehörige Aufgaben: die Lohnsteuer-Anmeldung abgeben und die Beträge in der Buchhaltung abstimmen. Ein zweiter Import des Lohnaufwands ist dafür nicht nötig.

Dieser Leitfaden beschreibt Normans Lohnabrechnung mit einem Hauptbuch nach SKR03 oder SKR04. Beginne mit dem Beispiel einer Geschäftsführung und zweier Angestellter oder dem Ablauf nur für die Geschäftsführung. Für EÜR-Konten gilt der Einzelunternehmer-Leitfaden.

1. Den Anmeldezeitraum des Arbeitgebers wählen

Öffne in Lohn & Gehalt die Steuermeldungen. Wähle Jahr und maßgeblichen Monat, Quartal oder Jahreszeitraum. Klicke Berechnen und öffne die Anmeldung.

Verwende den für deinen Betrieb geltenden Anmelderhythmus. Wähle nicht allein deshalb ein ganzes Jahr, weil du am Jahresabschluss arbeitest. Die Lohnsteuer-Anmeldung erklärt als Arbeitgeber die einbehaltene Lohnsteuer. Sie ist von der persönlichen Einkommensteuererklärung und der Körperschaftsteuererklärung der Gesellschaft getrennt. ELSTER führt sie als Arbeitgeberformular.

Prüfe Unternehmensangaben, Zeitraum, enthaltene Personen und Monate sowie Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Alle zugrunde liegenden Monate müssen freigegeben sein. Bei einem vollen Quartal mit drei unverändert Beschäftigten prüfst du alle neun Personen-Monatszeilen, nicht nur die Summe des letzten Monats.

2. Vorschau prüfen und Übermittlung vereinbaren

Wähle ELSTER-Testübermittlung und kläre gemeldete Fehler. Dies ist ein Test, keine verbindliche Anmeldung.

Während der aktuellen Beta-Phase wählst du im Übermittlungshinweis Support für die Übermittlung kontaktieren. Eine passende Nachricht lautet:

Bitte prüft die Lohnsteuer-Anmeldung für [Gesellschaft], [Zeitraum] und stimmt die Übermittlung mit mir ab. Die Lohnmonate sind freigegeben, die Vorschau liegt vor. Bitte bestätigt mit mir die Angaben und stellt anschließend Übertragungsergebnis und Zahlungsinformationen bereit.

Stelle die vorbereiteten Unterlagen über den vereinbarten Supportkanal bereit. Das Absenden dieser Anfrage ist noch keine Abgabe. Bestätige Bericht und vereinbarte Übermittlung mit dem Support und bewahre danach das tatsächliche Protokoll für die richtige Gesellschaft und den richtigen Zeitraum auf. Bei Übermittlung über Norman prüfst du auch Status und Zeitstempel. Wird ein anderer vereinbarter Meldeweg genutzt, bewahrst du dessen Nachweis auf; der App-Status aktualisiert sich dadurch nicht zwangsläufig automatisch.

Ein ausstehendes oder ungewisses Ergebnis muss vor einer erneuten Übermittlung geklärt werden. Ein erfolgreiches Test-PDF belegt niemals die verbindliche Abgabe.

3. Die drei Zahlungsarten erledigen

Veranlasse anhand der geprüften Beträge und Fälligkeiten die Zahlungen über deine Bank:

Die Steuerübermittlung zahlt diese Beträge nicht und übermittelt keine SV-Meldungen. Beiträge können vor der endgültigen Monatsabrechnung fällig sein. Nutze den Beitragsplan und dein Meldeverfahren und stimme anschließend die endgültigen Zahlen ab. AAG-Erstattungen sind von diesen Zahlungen getrennt.

4. Bankumsätze in Norman zuordnen

Die Berechnung hat Lohnaufwand und Verbindlichkeiten bereits erfasst. Prüfe nach Bankimport oder Synchronisierung die Verbuchung der Zahlungen und verwende die passende Zahlungsansicht in der Lohnabrechnung. Die regulären Verrechnungskonten sind:

Das sind Verbindlichkeitskonten. Eine bereits abgegrenzte Gehaltszahlung erneut als Gehaltsaufwand zu buchen, würde den Aufwand verdoppeln. Aus Lohnzahlungen entsteht kein Vorsteuerabzug.

Wähle für Gehaltszahlungen unter Dokumente → Auszahlungen abgleichen Person und Monat. Steuerzahlungen gleichst du über die entsprechende Aktion in der Monatsübersicht ab, Kassenzahlungen über den Zahlungsabgleich der jeweiligen Kasse. Ordne nur die zugehörigen Bankumsätze zu. Eine vierteljährliche Steuerzahlung kann mehrere monatliche Verbindlichkeiten ausgleichen.

5. Hauptbuch und Jahresabschluss prüfen

Öffne das Hauptbuch für den Monat und prüfe Gehaltsaufwand, Arbeitgeber-Sozialaufwand und die drei Verbindlichkeitsarten. Kontrolliere anschließend, ob die gebuchten Bankzahlungen die passenden Verbindlichkeiten vermindern. Ein Restbetrag muss zu einer dokumentierten offenen Schuld, einer Zahlung in einem anderen Zeitraum oder einer geklärten Differenz passen.

Öffne GuV und Summen- und Saldenliste für denselben Zeitraum. Die Lohnkosten fließen aus diesen bestehenden Buchungen in den Jahresabschluss. Weder eine Anmeldung noch ein heruntergeladenes PDF erzeugt weiteren Aufwand.

Der monatliche Abschluss ist erreicht, wenn die Abrechnungen freigegeben, erforderliche Übermittlungen belegt, Zahlungen zugeordnet oder Restbeträge erklärt und die Hauptbuchsalden stimmig sind. Wiederhole dies für alle Monate. Danach folgen Jahresabschluss und Unternehmenssteuererklärungen. Jährliche Lohnsteuerbescheinigungen der Beschäftigten und SV-Meldungen bleiben eigene Pflichten; die monatliche Lohnsteuer-Anmeldung erledigt sie nicht mit.