U1- und U2-Erstattungsübersicht vorbereiten

Norman bereitet eine U1- und U2-Erstattungsübersicht aus einem freigegebenen Lohnmonat und deinen erfassten Erstattungsbedingungen vor. Dabei wird kein AAG-Antrag übermittelt, keine Forderung gebucht und kein Zahlungseingang erfasst.

Drei unterschiedliche Beträge auseinanderhalten

Entgeltfortzahlung ist das Arbeitgeberentgelt während einer anspruchsberechtigten Fehlzeit. U1-/U2-Umlagen sind Arbeitgeberbeiträge zum Ausgleichsverfahren. Die Erstattung ist der bei der Kasse beantragte Rückzahlungsbetrag. Umlagesatz und Erstattungssatz gehören in unterschiedliche Felder.

U1 betrifft erstattungsfähige Aufwendungen für die Entgeltfortzahlung bei Krankheit teilnehmender Arbeitgeber, grundsätzlich mit nicht mehr als 30 Beschäftigten nach den gesetzlichen Zählregeln. U2 betrifft bestimmte Mutterschaftsaufwendungen, darunter erstattungsfähiges Entgelt bei Beschäftigungsverbot und der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld. Grundlage ist § 1 AAG.

1. Bedingungen der Krankenkasse erfassen

Öffne in den Arbeitgeberangaben die AAG-Erstattungsbedingungen und erfasse:

1. Ob der Arbeitgeber am Ausgleich für Arbeitsunfähigkeit und Mutterschutz oder nur für Mutterschutz teilnimmt.
2. Den U1-Erstattungssatz der Kasse.
3. Die Behandlung der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung: einbezogen, pauschaler Zuschlag oder ausgeschlossen.
4. Gegebenenfalls den Prozentsatz des Zuschlags.
5. Die Referenz auf den Bescheid oder die Satzung, aus der diese Bedingungen stammen.

Übernimm die für deinen Arbeitgeber und Tarif bestätigten Bedingungen. § 9 AAG erlaubt unterschiedliche Erstattungssätze. Trage deshalb keinen allgemeinen Prozentsatz aus einem Beispiel ein. Haben Beschäftigte Kassen mit unterschiedlichen Bedingungen, prüfe die Anwendbarkeit der auf Arbeitgeberebene gespeicherten Angaben, bevor du die Übersicht verwendest.

Die U1-Umlage in den SV-Details einer Person bleibt eine gesonderte Eingabe. Das Erfassen der Erstattungsbedingungen stellt keine Teilnahme fest und wählt keinen neuen Tarif bei der Kasse.

2. Den zugrunde liegenden Monat freigeben

Erfasse und prüfe die Krankheitsnachweise, berechne den Monat und prüfe und bestätige die Abrechnung. Die Vorbereitung benötigt einen verwendbaren freigegebenen Monat; ein Entwurf reicht nicht aus.

Öffne in der Monatsübersicht die AAG-Erstattung für diesen Monat. Prüfe je Zeile die bezahlten Tage, das fortgezahlte Entgelt, berücksichtigte Arbeitgeberanteile, Bemessungsgrundlage, Erstattungssatz und Betrag. Die angezeigte Berechnung nach Kalendertagen dient der Vorbereitung. Gleiche die Aufteilung mit den geltenden Kassenbedingungen und der tatsächlichen Entgeltfortzahlung ab, besonders bei nur teilweise bezahlten Monaten.

Krankengeldtage, die die Kasse bezahlt, erzeugen keine Arbeitgeberaufwendungen für die Entgeltfortzahlung im U1-Verfahren. Siehe Krankheit und U-Vermerk.

3. Fehlende oder nicht verfügbare Ergebnisse klären

• Monat nicht freigegeben: Schließe zuerst die Monatsprüfung ab.
• Bedingungen oder Referenz fehlen: Ergänze die AAG-Arbeitgeberangaben anhand der Nachweise.
• U1 nicht anwendbar: Prüfe die erfasste Teilnahme. Die Teilnahme nur am Mutterschutzausgleich liefert keine U1-Vorbereitung.
• Keine U1-Umlage für diese Person: Die Übersicht berücksichtigt diese Zeile nicht. Prüfe bei einem unerwarteten Ergebnis die gespeicherten Versicherungs- und Teilnahmenachweise.
• Keine U2-Zeilen: die U2-Seite entsteht aus aktiven Beschäftigungsverboten im freigegebenen Monat. Fehlen erwartete Zeilen, prüfe, ob die Fehlzeit erfasst und aktiv ist.
• Zuschuss zum Mutterschaftsgeld fehlt in U2: der Zuschuss nach § 20 MuSchG wird nicht vorbereitet, weil die Lohnabrechnung dafür keine Entgeltart führt. Beantrage ihn über deinen eigenen Weg; sein Fehlen sagt nichts über den Anspruch.

4. Antrag und Zahlungseingang gesondert bearbeiten

Das Erstattungsverfahren verlangt einen elektronischen Antrag an die zuständige Kasse nach § 2 AAG. Erledige ihn über dein bestehendes Meldeverfahren und bewahre die Rückmeldung auf.

Das Öffnen der Vorbereitung in Norman erledigt diesen Schritt nicht. Prüfe bei einer Zahlung den Kassenbescheid und stimme den tatsächlichen Bankeingang ab. Behandle ihn nicht allein wegen desselben Absenders als Gehaltszahlung oder Rückzahlung zu viel gezahlter Sozialversicherungsbeiträge.