Lohnabrechnung im Einzelunternehmen mit Angestellten

Du betreibst ein Einzelunternehmen oder bist freiberuflich selbstständig und beschäftigst zwei Angestellte. Die Lohnabrechnung betrifft diese beiden Personen. Geld für dich selbst ist eine Privatentnahme und kein drittes Geschäftsführergehalt. Die Gewinn- und Entnahmeregeln in § 4 EStG trennen private Entnahmen von Betriebsausgaben.

Dein Weg: Buchhaltungseinrichtung klären → zwei Abrechnungen erstellen lassen → Lohnsteuer anmelden → Beträge zahlen → Lohnunterlagen in Norman abstimmen.

1. Einrichtung vor dem ersten Monat klären

Teile dem Norman Support mit, dass du ein Einzelunternehmen mit zwei Angestellten führst und ob du eine EÜR erstellst oder bilanzierst. Normans integrierter Ablauf mit Lohnfreigabe und Hauptbuch setzt derzeit einen Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 voraus. Ein gewöhnliches EÜR-Konto ohne diese Einrichtung erhält nicht automatisch die Lohnbuchungen aus dem GmbH-Leitfaden.

Vereinbare, wer die Abrechnung erstellt und die Arbeitgebermeldungen übermittelt. Bis die integrierte Einrichtung für dein Konto bestätigt ist, verwendest du dafür dein bestehendes Lohnbüro oder deine Steuerberatung. Ändere die Rechtsform nicht auf GmbH, um eine Lohnfunktion zu erhalten.

2. Monatliche Lohnunterlagen erhalten

Gib der vereinbarten abrechnenden Stelle die geprüften Personaldaten, Gehälter, aktuellen Steuer- und Versicherungsangaben, Arbeitszeiten und monatlichen Änderungen. Lass dir die beiden Abrechnungen, die Lohnübersicht, die Beträge der Lohnsteuer-Anmeldung, die Kassenbeiträge und Zahlungsanweisungen bereitstellen.

Prüfe, ob beide Angestellten und der richtige Monat enthalten sind. Deine eigenen Entnahmen bleiben getrennt. Gibt es keine Änderungen, bestätigst du dies im monatlichen Ablauf und prüfst das neue Abrechnungspaket.

3. Lohnsteuer anmelden und Beträge zahlen

Lass die zuständige Stelle die Lohnsteuer-Anmeldung über den vereinbarten Weg abgeben und dir den Übertragungsnachweis bereitstellen. Nutzt du Normans begleiteten Weg, beantragst du Prüfung und Übermittlung wie im Abgabe-Leitfaden beschrieben. Prüfe das Ergebnis; eine Vorschau ist keine Abgabe.

Veranlasse Nettogehälter, Finanzamts- und Kassenzahlungen nach den Unterlagen und jeweiligen Fälligkeiten. Kläre gesondert, wer die SV-Meldungen erledigt. Deine persönliche Einkommensteuerzahlung und deine Entnahmen gehören nicht in die Lohnabrechnung der Angestellten.

4. Nachweise in Norman übernehmen

Lade die Lohnübersicht und Belege unter Dokumente hoch. Importiere oder synchronisiere die passenden Zahlungen des Geschäftskontos und ordne die Belege den jeweiligen Umsätzen zu. Verwende die für deine EÜR-Einrichtung abgestimmten Personalkostenkategorien ohne Vorsteuer aus den Lohnzahlungen.

In der gewöhnlichen EÜR-Buchhaltung prüfst du tatsächliche Zahlungen und ihre Zuordnung gegen die Lohnübersicht. Deren Upload allein erzeugt noch keine Aufwendungen. Wurde die Abrechnung stattdessen über eine vereinbarte Hauptbucheinrichtung gebucht, gleichen Zahlungen die erfassten Verbindlichkeiten aus und erzeugen den Aufwand nicht erneut. Bleibe bei einer abgestimmten Methode, damit Lohnübersicht und Bankzahlungen nicht doppelt zählen.

5. Monat abschließen und Jahr vorbereiten

Bewahre die beiden Abrechnungen, den Lohnsteuer-Übertragungsnachweis, Beitragsnachweise und zugeordnete Zahlungen zusammen auf. Prüfe, ob die erfassten Personalkosten auch die maßgeblichen Arbeitgeberbeiträge enthalten und Privatentnahmen sowie persönliche Einkommensteuer getrennt bleiben.

Wiederhole dies monatlich. Gleiche zum Jahresende die Lohnsummen mit dem passenden Buchhaltungsbericht ab und stelle die Unterlagen der Stelle bereit, die EÜR und Einkommensteuererklärung erstellt. Diese Jahreserklärungen sind von den Lohnsteuer-Anmeldungen des Arbeitgebers getrennt. Siehe Kategorien und Belege exportieren.