Im Journal arbeiten: manuelle Buchungen und Storno

Das Journal im Hauptbuch zeigt alle Buchungen deiner GmbH oder UG in zeitlicher Reihenfolge, mit Soll- und Habenkonto, Betrag, Buchungstext, Quelle und Steuerbehandlung. Es ist die Prüfspur deiner Buchhaltung. Erfasse jede Korrektur als eigene Buchung, damit du und deine Steuerberatung jederzeit sehen, was gebucht und was korrigiert wurde.

Eine Buchung finden und verstehen

1. Wähle das Geschäftsjahr und öffne das Journal.
2. Du kannst nach Konto, nach Buchungstext oder Belegnummer, nach Quelle (Transaktionen, Anfangsbestände, Jahresabschluss, manuelle Buchungen, Lohnabrechnung) oder nach Steuerbehandlung filtern und nach Datum, Betrag oder Belegnummer sortieren.
3. Öffne eine Zeile. Die Buchungsdetails zeigen die Herkunft: eine Bank-, importierte oder manuell erfasste Transaktion, eine Anlagenabschreibung, die Lohnabrechnung, den DATEV-Import, einen Anfangsbestand oder eine manuelle Buchung. Bei einer Transaktion öffnest du die Quelltransaktion direkt.

Jede Buchung hat einen Status. Er lautet Offen, solange das Geschäftsjahr offen ist, und Festgeschrieben, nachdem du den Jahresabschluss gesperrt hast.

Eine Buchung an der Quelle korrigieren

Die meisten Buchungen entstehen aus einer Quelle. Korrigiere die Quelle, dann passt Norman die Buchung an. Gleiche eine solche Buchung nicht mit einer manuellen Buchung aus: Die Quelle bliebe falsch, und sobald jemand sie korrigiert, wirkt die Korrektur doppelt.

Abschlussbuchungen gehören zum Jahresabschluss. Solange er offen ist, korrigierst du eine falsche Abschlussbuchung dort mit einer gegenläufigen Abschlussbuchung.

Eine manuelle Buchung erfassen

Nutze eine manuelle Buchung für eine Korrektur oder Umbuchung, die keine Transaktion abbildet. Einkäufe und Verkäufe erfasst du als Transaktionen, nicht als manuelle Buchungen.

1. Wähle im Journal die Schaltfläche + Manuelle Buchung.
2. Trage Buchungsdatum, Sollkonto, Habenkonto und Betrag ein. Die Konten stammen aus deinem Kontenplan. Mit + Hauptbuchkonto hinzufügen legst du ein unternehmensspezifisches Konto an, das nicht als Transaktionskategorie erscheint.
3. Wähle die Steuerbehandlung. Eine reine Umbuchung hat meist keine. Wirkt sich die Buchung auf die Umsatzsteuer aus, bestimmen Steuerbehandlung, Länderbereich und USt-Satz, wie sie gemeldet wird. Prüfe danach die Umsatzsteuer-Vorschau.
4. Schreibe einen Buchungstext, der die Buchung erklärt, und hänge den Beleg an. Das Formular speichert die Buchung auch ohne Beleg. Nach den GoBD braucht trotzdem jede Buchung einen Beleg oder eine für Dritte nachvollziehbare Erläuterung.
5. Wähle Buchung erstellen. Die Buchung erscheint im Journal, und Erstellt von zeigt, wer sie erfasst hat.

Eine reine Korrektur des Vorsteuerbetrags ist nur für einen dokumentierten Buchungsfehler bei deutscher Vorsteuer möglich. Wähle sie unter Bedeutung des Betrags, buche gegen genau ein Vorsteuerkonto und erläutere den Fehler im Buchungstext. Berichtigungen nach §17 oder §15a UStG unterstützt dieses Formular nicht.

Eine manuelle Buchung braucht ein offenes Geschäftsjahr:

• In einem gesperrten Jahr buchst du die Korrektur in einem offenen Zeitraum.
• In einem aus DATEV übernommenen Jahr gehört der Zeitraum bis zum Übernahmestichtag zum Import. Buche nach dem Stichtag, oder korrigiere die Quelle und führe den Import erneut aus.

Eine manuelle Buchung stornieren

Ändere oder lösche keine gespeicherte Buchung. Nach den GoBD muss die ursprüngliche Buchung nachvollziehbar bleiben. Einen Fehler korrigierst du deshalb mit einem Storno und einer neuen Buchung.

1. Öffne die Buchung im Journal und wähle Stornobuchung erstellen.
2. Bestätige. Norman bucht die Gegenbuchung mit vertauschtem Soll und Haben und demselben Betrag, Datum, derselben Steuerbehandlung und denselben Belegen. Ihr Buchungstext beginnt mit „Storno:“. Beide Buchungen verweisen unter Storno von und Storniert durch aufeinander und heben sich in den Salden und in den Umsatzsteuerwerten auf.
3. Erfasse eine neue manuelle Buchung mit den richtigen Werten.

Gut zu wissen:

• Stornieren kannst du nur manuelle Buchungen, die eine Person erfasst hat. Jede andere Buchung korrigierst du an ihrer Quelle, wie oben beschrieben.
• Eine Buchung lässt sich nur einmal stornieren. Eine Stornobuchung wird nicht erneut storniert. Erfasse stattdessen eine neue Buchung.
• Das Storno übernimmt das ursprüngliche Buchungsdatum. Dieser Zeitraum muss also noch offen sein.

Gesperrte Jahre

Sperrst du den Jahresabschluss, erhalten seine Buchungen den Status Festgeschrieben und ihre endgültigen Journalnummern. Eine festgeschriebene Buchung kann Norman nicht stornieren. Buche die Korrektur im nächsten offenen Geschäftsjahr und stimme sie mit deiner Steuerberatung ab.

Weiter: Jahresabschluss vorbereiten.