Steuerberater: Monat und Jahr abschließen

Bist du mit einem Zeitraum eines Mandanten fertig, schließt du ihn ab. Norman merkt sich die Buchungen und Belege, die er in diesem Moment enthält. Ändert sich danach etwas, siehst du genau, was sich geändert hat.

Welchen Zeitraum du abschließt

Du schließt immer den Umsatzsteuer-Zeitraum des Mandanten ab:

• bei monatlicher UStVA den Monat
• bei vierteljährlicher UStVA das Quartal, auch wenn du gerade einen Monat dieses Quartals gewählt hast
• sonst das Jahr, zum Beispiel bei einem Kleinunternehmer

Der Zeitraum muss vorbei sein. Der laufende Monat bietet noch keinen Abschluss. Wählst du bei einem Mandanten mit monatlicher UStVA ein Quartal oder ein Jahr, siehst du den Stand und die Änderungen seiner abgeschlossenen Monate, und du schließt die Monate einzeln ab. Das gilt für deutsche Mandanten.

So schließt du ab

1. Öffne den Mandanten und wähle im Copilot den Zeitraum.
2. Klicke unter den Karten auf Abschließen.
3. Der Dialog nennt, was noch offen ist: Belege ohne Buchung, Buchungen ohne Beleg und offene Buchungen. Das hält dich nicht auf: Du kannst immer abschließen.
4. Klicke im Dialog auf Abschließen. Der Copilot zeigt dann, dass der Zeitraum abgeschlossen ist, von wem und wann.

Was der Abschluss bewirkt

• Der Abschluss sperrt nichts. Dein Mandant kann weiter buchen, ändern und löschen, und er sieht vom Abschluss nichts.
• Ein später Beleg behält sein Datum, auch in einem abgeschlossenen Monat. Norman verschiebt ihn nicht.
• Der Abschluss ist keine DATEV-Datei. Die Änderungen seit der letzten DATEV-Datei vergleicht Norman weiter mit deiner letzten Datei.

Änderungen nach dem Abschluss

Ändert sich ein abgeschlossener Zeitraum, zeigt der Copilot zum Beispiel 2 Änderungen nach dem Abschluss. Ansehen nennt neue, geänderte und entfernte Buchungen und neue Belege:

• Eine neue Buchung zählt, sobald sie da ist, auch bevor sie abgeschlossen ist.
• Eine Buchung, die erst nach dem Abschluss abgeschlossen wird, zählt als neue Buchung.
• Bei einer GmbH oder UG zählt auch eine manuelle Journalbuchung.
• Ein Beleg ohne Datum zählt nicht, weil er noch zu keinem Zeitraum gehört.
• Hält dein Mandant die Belege für dich geschlossen, lassen die Änderungen alles zu Belegen aus.

Dann hast du zwei Wege:

• Erneut abschließen: Der jetzige Stand gilt, und die Zählung beginnt von vorn.
• Wieder öffnen: Der Zeitraum ist wieder offen, bis du ihn abschließt.

In der Mandantenliste

• Die Spalte Abgeschlossen zeigt das Datum des Abschlusses. Darunter steht die Zahl der Änderungen danach. Ein Klick darauf öffnet den Copilot des Mandanten für diesen Zeitraum.
• Der Filter Abgeschlossen zeigt die Mandanten, deren Zeitraum abgeschlossen ist und seitdem unverändert blieb. Ihre Zeilen stehen in Grau.
• Mit Änderungen nach dem Abschluss steht der Mandant wieder unter Braucht dich.

Das Jahr

Wähle in der Liste oder im Copilot Jahr.

• GmbH und UG: Das Jahr ist abgeschlossen, wenn der Jahresabschluss gesperrt oder übermittelt ist. Seine Monate zeigen sich dann auch als abgeschlossen, auch einer, den du vorher abgeschlossen hast, und sie zählen keine Änderungen mehr. Abschließen oder wieder öffnen kannst du sie hier nicht.
• Selbstständige: Das Jahr ist abgeschlossen, wenn sein letzter Zeitraum abgeschlossen ist und die EÜR und, wo sie fällig ist, die Umsatzsteuererklärung über Norman eingereicht sind. Dafür gibt es keinen eigenen Knopf. Der Copilot nennt, was dem Jahr noch fehlt.