Belege Transaktionen zuordnen

Warum eine Transaktion einen Beleg braucht

Zu jeder geschäftlichen Transaktion in deiner Buchhaltung gehört ein Beleg: eine Quittung, eine Eingangsrechnung oder eine deiner eigenen Rechnungen. Der Beleg zeigt, wofür das Geld geflossen ist.

Für den Vorsteuerabzug bei einer Ausgabe brauchst du in der Regel eine ordnungsgemäße Rechnung des Lieferanten. Hebe also die Datei auf, nicht nur die Bankzeile.

Norman behält die Lücke im Blick. Filtere die Transaktionsliste unter Buchhaltung nach Ohne Dokumente, um zu sehen, was noch offen ist.

Drei Wege zum Beleg an der Transaktion

1. Norman ordnet ihn nach einer Banksynchronisierung automatisch zu.
2. Du startest denselben Abgleich selbst mit Belege abgleichen auf der Startseite.
3. Du hängst den Beleg von Hand an der Transaktion an.

Alles, was Norman nicht allein entscheiden kann, wartet auf der Prüfseite auf dich.

Automatischer Abgleich nach der Banksynchronisierung

Jedes Mal, wenn Norman neue Banktransaktionen importiert, prüft es sie gegen die Belege der letzten 60 Tage. Norman verknüpft nur Paare, an denen kein Zweifel besteht. Den Rest überlässt es dir.

Deshalb lohnt sich das frühe Hochladen. Du kannst eine Rechnung Wochen vor der Abbuchung hochladen. Sobald die Zahlung eingeht, verbindet Norman beides.

Belege abgleichen

Öffne die Startseite und klicke auf Belege abgleichen. Norman führt denselben Abgleich auf Zuruf für deine aktuellen Banktransaktionen aus.

Du bekommst eine kurze Zusammenfassung: wie viele Belege Norman verknüpft hat und was übrig bleibt. Die Karte Belegabgleich zeigt auf die beiden offenen Stapel:

• ... Belege brauchen deine Entscheidung öffnet die Prüfseite.
• ... Transaktionen ohne Beleg öffnet die gefilterte Transaktionsliste.

Die unklaren Fälle prüfen

Öffne Belege. Wenn nicht zugeordnete Belege vorliegen, erscheint ein Banner mit ... Belege müssen geprüft werden. Klicke auf Belege prüfen.

Norman zeigt einen Beleg nach dem anderen, mit Vorschau und den Daten, die es aus der Datei gelesen hat. Daneben liegen zwei Tabs:

• Bestehende zuordnen listet vorgeschlagene Transaktionen. Jeder Vorschlag nennt seinen Grund: Betrag passt, Datum passt oder Text passt. Wähle einen aus und klicke auf Bestätigen.
• Transaktion erstellen baut aus dem Beleg eine neue Transaktion. Nutze das für Zahlungen, die in keinem verbundenen Bankkonto auftauchen.

Wenn kein Vorschlag passt, nutze das Suchfeld über der Liste. Es durchsucht die Transaktionen ohne Beleg.

Überspringen geht zum nächsten Beleg. Übersprungene Belege gehen nicht verloren. Sie erscheinen beim nächsten Öffnen der Prüfseite wieder.

Dokument löschen entfernt die Datei endgültig. Das ist die richtige Antwort bei Duplikaten und bei Dateien, die gar keine Belege sind.

Einen Beleg selbst anhängen

Öffne eine Transaktion unter Buchhaltung. Klicke im Abschnitt Beleg auf Zuordnen. Das Panel Beleg anhängen öffnet sich.

Das Panel listet unter Hochgeladene Belege jede Quittung und Rechnungsdatei, die noch nicht zugeordnet ist, die neueste zuerst. Wähle eine Zeile und klicke auf Anhängen.

Fahre mit dem Zeiger über eine Zeile und klicke auf Vorschau, um die Datei vorher anzusehen.

Noch nichts hochgeladen? Nutze Hochladen im Panel. Norman nimmt hier PNG-, JPG-, WEBP-, XML- und PDF-Dateien an. Die neue Datei ist sofort ausgewählt.

Bei einer Einnahme zeigt das Panel zusätzlich Deine Norman-Rechnungen: deine offenen Rechnungen aus Norman, die noch keine Transaktion haben. Norman stellt die drei nächstliegenden nach Betrag und Datum nach vorn. Mit Alle ... anzeigen siehst du den Rest.

Im Panel suchen

Das Suchfeld nimmt drei Arten von Eingaben an, wie der Platzhalter sagt: Händler, Nummer oder Betrag.

• Händler: Tippe einen beliebigen Teil des Händler- oder Dateinamens.
• Nummer: Tippe die Rechnungs- oder Belegnummer.
• Betrag: Tippe den Betrag in gängiger Schreibweise. Norman versteht Tausendertrennzeichen, deshalb finden 1190, 1.190,00 und 1,190.00 denselben Beleg.

Beleg ersetzen oder entfernen

Wenn eine Transaktion bereits einen Beleg trägt, zeigt der Abschnitt Beleg zwei Schaltflächen:

• Ersetzen öffnet das Panel erneut, damit du einen anderen Beleg wählst.
• Entfernen nimmt den Beleg von der Transaktion.

Entfernen löscht die Datei nicht. Der Beleg kehrt als nicht zugeordnet in deine Belegliste zurück und steht für eine andere Transaktion bereit.

Beide Schaltflächen bleiben inaktiv, solange die Transaktion als Abgeschlossen markiert ist. Schalte Abgeschlossen zuerst aus.

Weitere Dokumente

Eine Transaktion hat einen Hauptbeleg. Dieser Beleg trägt die Buchung: Betrag, Datum und Umsatzsteuer stammen von ihm.

Alles andere gehört unter Weitere Dokumente. Ein Lieferschein, ein Vertrag, eine Auftragsbestätigung oder eine Zahlungsbestätigung sind gute Beispiele. Der Abschnitt erscheint, sobald die Transaktion einen Hauptbeleg hat. Klicke dort auf Zuordnen und wähle eine oder mehrere Dateien, oder lade sie im selben Panel hoch.

Weitere Dokumente werden so gespeichert, wie sie sind. Norman liest sie nicht aus, und sie ändern die Buchung nie.

Daraus folgen zwei Dinge:

• Eine Quittung oder Rechnung, die du als weiteres Dokument anhängst, gilt nicht mehr als nicht zugeordnet. Sie erscheint weder in der Prüfliste noch im Panel.
• Das Entfernen eines weiteren Dokuments nimmt es von der Transaktion. Eine Quittung oder Rechnung aus deiner Belegliste bleibt dort erhalten. Eine Datei, die du direkt als weiteres Dokument hochgeladen hast, wird mit entfernt, weil sie sonst nirgends verwendet wird.

Was als eindeutiger Treffer zählt

Norman verknüpft einen Beleg nur selbst, wenn genau eine Antwort richtig ist. Das bedeutet eines von zwei Dingen:

1. Die Belegnummer steht im Text der Banktransaktion. Sehr kurze Nummern bleiben unberücksichtigt, denn 42 oder 2026 würde fast überall passen.
2. Genau eine Transaktion passt nach Betrag und Datum.

Kleine Betragsabweichungen sind erlaubt, damit Bankgebühren und Kursschwankungen einen Treffer nicht verhindern. Die Datumsregel hängt vom Beleg ab:

• Eine Quittung muss innerhalb eines Tages zur Transaktion liegen.
• Eine Rechnung darf später bezahlt werden. Norman akzeptiert eine Zahlung bis zu 30 Tage nach dem Rechnungsdatum, denn so funktionieren Zahlungsziele.

Wenn zwei Transaktionen gleich gut passen, verknüpft Norman keine davon. Eine falsche Verknüpfung kostet dich mehr als ein kurzer Halt auf der Prüfseite.

Musst du deine Belege hochladen?

Nein. Das Hochladen ist nicht verpflichtend. Du kannst deine Transaktionen kategorisieren, deine Buchhaltung führen und deine Steuererklärungen in Norman abgeben, ohne eine einzige Datei hochzuladen.

Wir empfehlen es dir trotzdem, aus zwei Gründen.

Alles liegt an einem Ort. Deine Belege liegen dort, wo auch deine Buchhaltung liegt. Wenn Jahre später eine Frage auftaucht, suchst du nicht in Mail-Ordnern und auf Festplatten.

Es spart dir Arbeit. Norman liest einen hochgeladenen Beleg aus und übernimmt die gefundenen Daten: Händler, Datum, Betrag und Umsatzsteuer. Diese Daten tippst du nicht mehr selbst ein, und genau sie erlauben Norman, den Beleg für dich einer Transaktion zuzuordnen.

Wo und wie du deine Belege aufbewahrst, entscheidest du selbst. Norman funktioniert in beiden Fällen.

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