XRechnung vs. ZUGFeRD 2026: Unterschiede, Pflichten und welches Format du brauchst

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Wer mit anderen Unternehmen Geschäfte macht, muss Rechnungen in einem strukturierten Format ausstellen und empfangen können. Die zwei häufigsten Formate: XRechnung und ZUGFeRD. Viele Geschäftsführer und Selbstständige fragen sich, welches Format sie benötigen – und was der Unterschied ist. Hier ist die Antwort.

Kurz und knapp: XRechnung oder ZUGFeRD?

• XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne sichtbare PDF-Ansicht. Pflicht bei Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber (B2G).
• ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein normal aussehendes PDF mit eingebettetem XML. Die pragmatische Wahl für die meisten B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen.
• Beide entsprechen dem europäischen Standard EN 16931 und sind für die E-Rechnungspflicht gültig. Ein einfaches PDF ohne strukturiertes XML zählt dagegen nicht als E-Rechnung.
• Für die Praxis gilt: Schreibst du an Behörden, nimm XRechnung. Schreibst du an Unternehmen, ist ZUGFeRD meist bequemer – dein Kunde sieht ein lesbares PDF, deine Software liest die Daten automatisch.

Was ist XRechnung?

XRechnung ist ein rein maschinenlesbares XML-Format für elektronische Rechnungen. Es enthält alle Rechnungsdaten strukturiert in einer XML-Datei – ohne menschenlesbare Darstellung. XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber und war schon seit 2020 für B2G-Rechnungen (Business-to-Government) an Bundesbehörden verpflichtend. XRechnung entspricht dem europäischen Standard EN 16931 und kann nicht wie ein normales PDF „angeschaut" werden – es muss in kompatibler Software verarbeitet werden. Die aktuell gültige Version ist XRechnung 3.0.2.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronischer Rechnungen Deutschland) ist ein hybrides Format: Es besteht aus einem PDF mit eingebettetem XML. Die Rechnung sieht für den Menschen wie ein normales PDF aus, enthält aber gleichzeitig alle Daten maschinenlesbar im XML-Format. Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.4 (in Kraft seit Januar 2026); im Juni 2026 wurde bereits ZUGFeRD 2.5 veröffentlicht. ZUGFeRD entspricht dem europäischen Standard EN 16931 und ist technisch identisch mit dem französischen Factur-X-Standard – eine ZUGFeRD-Rechnung wird also auch in Frankreich verstanden.

XRechnung vs. ZUGFeRD: Die Unterschiede im direkten Vergleich

Der entscheidende Unterschied liegt in der Darstellbarkeit: ZUGFeRD zeigt dem Empfänger ein gewohntes PDF, während XRechnung ohne passende Software gar nicht lesbar ist. Rechtlich sind beide gleichwertig, solange das eingebettete XML dem Standard EN 16931 entspricht.

Welches Format brauchst du? Die Entscheidung in einem Blick

Die Faustregel: Der Empfänger bestimmt das Format. An Behörden führt kein Weg an XRechnung vorbei. Im normalen B2B-Geschäft hast du die freie Wahl – und ZUGFeRD ist meist die komfortablere Option, weil dein Kunde die Rechnung auch ohne Spezialsoftware öffnen kann.

ZUGFeRD-Profile: Welche zählen für die E-Rechnungspflicht?

ZUGFeRD ist nicht gleich ZUGFeRD. Das Format kennt sechs Profile mit unterschiedlichem Datenumfang. Nur die Profile mit vollständigem Rechnungsinhalt erfüllen die Norm EN 16931 – und damit die E-Rechnungspflicht.

Wichtig: Achte darauf, dass deine Software mindestens das Profil EN 16931 erzeugt. Die schlankeren Profile Minimum und Basic WL berechtigen den Empfänger nicht zum Vorsteuerabzug, weil sie keine vollständige Rechnung enthalten.

Wer muss welches Format verwenden?

• Rechnungen an Bundesbehörden (B2G): XRechnung ist Pflicht. ZUGFeRD wird nur akzeptiert, wenn das eingebettete XML dem XRechnung-Profil entspricht.
• B2B-Rechnungen ab 2025: Müssen EN-16931-konform sein. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD (Profile EN 16931 oder Extended) erfüllen diese Anforderung.
• Für die meisten GmbH und Selbstständige im B2B-Bereich: ZUGFeRD ist die pragmatischere Wahl – du erhältst gleichzeitig ein PDF, das du verschicken, anzeigen und archivieren kannst.
• Rechnungen an Privatpersonen (B2C): Hier gilt keine E-Rechnungspflicht. Ein klassisches PDF genügt.

Als Kleinunternehmer nach §19 UStG musst du zwar selbst keine E-Rechnungen ausstellen, aber sie seit 2025 empfangen und archivieren können.

E-Rechnungspflicht: Zeitplan für GmbH und Selbstständige

Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ausnahmslos für alle inländischen Unternehmen. Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten dagegen gestaffelte Übergangsfristen – abhängig vom Vorjahresumsatz.

Empfehlung: Jetzt mit ZUGFeRD oder XRechnung anfangen, bevor die Pflicht zur Ausstellung eintritt. Wer frühzeitig auf konforme Software umstellt, vermeidet den Zeitdruck und übt den Umgang mit dem neuen Format in Ruhe.

So erstellst du konforme E-Rechnungen

Die einfachste Lösung ist Software, die E-Rechnungen direkt erzeugt – du musst dich dann nicht mit XML-Strukturen beschäftigen. Für XRechnung gibt es zudem den offiziellen KoSIT-Validator, mit dem du Dateien vor dem Versand prüfen kannst. Bei der Auswahl hilft unser E-Rechnungs-Software-Vergleich.

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für beide Formate: XRechnung erstellen und ZUGFeRD-Rechnung erstellen.

Häufige Fragen zu XRechnung und ZUGFeRD

Ist ZUGFeRD eine E-Rechnung?

Ja – sofern das eingebettete XML mindestens dem Profil EN 16931 entspricht. Dann gilt eine ZUGFeRD-Rechnung als vollwertige E-Rechnung im Sinne der Norm EN 16931 und erfüllt die E-Rechnungspflicht. Die Profile Minimum und Basic WL genügen dagegen nicht.

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein. Ein normales PDF ohne eingebettete strukturierte Daten ist rechtlich eine „sonstige Rechnung", keine E-Rechnung. Erst das maschinenlesbare XML – wie bei ZUGFeRD oder XRechnung – macht aus einem PDF eine gültige E-Rechnung.

Kann ich eine XRechnung öffnen und lesen?

Nicht ohne Hilfsmittel. Eine XRechnung ist reines XML und wird ohne Viewer nur als Code angezeigt. Zum Lesen brauchst du eine kompatible Software oder einen XRechnung-Viewer. ZUGFeRD umgeht dieses Problem, weil die PDF-Ansicht immer sichtbar ist.

Welches Format soll ich als Selbstständiger nutzen?

Für Rechnungen an andere Unternehmen ist ZUGFeRD in der Regel am praktischsten: Dein Kunde erhält ein lesbares PDF, du erfüllst gleichzeitig die Pflicht. Nur wenn du an Behörden fakturierst, brauchst du XRechnung.

Ist ZUGFeRD international gültig?

ZUGFeRD ist technisch identisch mit dem französischen Factur-X. Eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931 wird daher auch in Frankreich als konforme E-Rechnung akzeptiert. Für andere EU-Länder gilt: Der EN-16931-Kern ist der gemeinsame Nenner.

Fazit

XRechnung und ZUGFeRD sind die zwei dominierenden E-Rechnungsformate in Deutschland. Für B2G-Rechnungen an Bundesbehörden ist XRechnung vorgeschrieben; im B2B-Bereich ist ZUGFeRD die pragmatische Wahl. Wichtig: Beide müssen dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen, und ein einfaches PDF genügt nicht. Norman unterstützt beide Formate – du erstellst deine Rechnung wie gewohnt, und das konforme E-Rechnungsformat wird automatisch generiert.