E-Rechnung für Kleinunternehmer: Gilt die Pflicht auch für dich?

Die E-Rechnungspflicht hat seit Anfang 2025 alle deutschen Unternehmen erfasst — auch Kleinunternehmer. Wenn du unter die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG fällst, fragst du dich vielleicht: Betrifft mich das überhaupt? Die Antwort ist ja. Zwar gelten einige Erleichterungen, aber die Grundpflichten sind für dich genauso bindend wie für jeden anderen Unternehmer in Deutschland.

Was ist die E-Rechnungspflicht in Deutschland?

Das Wachstumschancengesetz hat §14 UStG geändert und eine stufenweise Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich eingeführt. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist kein simples PDF — es muss ein strukturiertes, maschinell lesbares Datenformat sein. Zulässige Formate sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML-Datensatz).

Die wichtigste Unterscheidung: Empfangen und Senden werden separat geregelt.

Diese Fristen gelten für inländische Umsätze zwischen zwei Unternehmern. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) und grenzüberschreitende Geschäfte fallen nicht darunter. Eine ausführliche Erklärung aller Fristen und Ausnahmen findest du im Artikel E-Rechnungspflicht 2026: Was für Selbstständige gilt.

Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?

Ja — die E-Rechnungspflicht unterscheidet nicht zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern und Kleinunternehmern. Als Kleinunternehmer bist du Unternehmer im Sinne des Steuerrechts, auch wenn du keine Umsatzsteuer berechnest. Das bedeutet konkret:

Du musst E-Rechnungen empfangen können — seit dem 1. Januar 2025.

Für das Senden von E-Rechnungen gilt die gleiche Übergangsfrist wie für alle anderen. Da die meisten Kleinunternehmer einen Vorjahresumsatz unter 800.000 € haben, liegt deine persönliche Sendepflicht erst ab dem 1. Januar 2028. Bis dahin kannst du weiterhin PDFs oder Papierrechnungen senden — aber nur mit ausdrücklicher Zustimmung deines Geschäftspartners. Viele Unternehmen fordern schon jetzt strukturierte Rechnungen, weil sie ihre eigene Buchhaltung automatisieren wollen. Wer frühzeitig umstellt, spart sich später den Stress.

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E-Rechnungen empfangen — seit Januar 2025 Pflicht

Seit dem 1. Januar 2025 musst du in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. In der Praxis ist das weniger kompliziert, als es klingt.

Was "empfangen können" konkret bedeutet:

• Du hast eine E-Mail-Adresse, an die der Rechnungssteller XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien schicken kann.

• Du oder deine Software kann die Datei öffnen und die strukturierten Daten auslesen.

• Du archivierst eingehende Rechnungen GoBD-konform — unveränderbar, revisionssicher, 10 Jahre lang.

Eine "Empfangsadresse" ist dabei meist deine reguläre Geschäfts-E-Mail. Viele Rechnungssteller schicken ZUGFeRD-PDFs, die wie normale PDFs aussehen, aber strukturierte Daten enthalten. Wenn du diese Adresse kommunizierst und eine Software nutzt, die ZUGFeRD verarbeiten kann, bist du compliant.

Was du nicht brauchst: Ein spezielles B2B-Portal oder eine eigene PEPPOL-Adresse. Für den Großteil der deutschen B2B-Transaktionen reicht E-Mail-Versand mit dem strukturierten Anhang vollständig aus.

E-Rechnungen senden — die Fristen für Kleinunternehmer

Die Übergangsfrist für das Senden läuft gestaffelt:

Bis 31. Dezember 2026: Du kannst weiterhin PDFs oder Papierrechnungen senden, wenn dein Geschäftspartner damit einverstanden ist. Dieses Einverständnis kann stillschweigend bestehen oder explizit vereinbart werden.

Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € müssen strukturierte E-Rechnungen senden. Als Kleinunternehmer liegst du fast immer unter dieser Grenze — für dich ändert sich vorerst noch nichts.

Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt für alle deutschen Unternehmer im B2B-Bereich — also auch für dich als Kleinunternehmer, sofern du Rechnungen an andere Unternehmen stellst.

Wichtige Ausnahme für B2C: An private Endkunden musst du keine E-Rechnung senden — weder jetzt noch ab 2028. Wenn du ausschließlich an Privatpersonen rechnest, bist du von der Sendepflicht vollständig ausgenommen. Die Empfangspflicht (gegenüber deinen Lieferanten) bleibt davon unberührt.

Ausnahmen: Wann gilt die Pflicht nicht?

Die E-Rechnungspflicht hat einen klar definierten Anwendungsbereich. Als Kleinunternehmer ist es wichtig zu verstehen, wann du herausfällst:

1. B2C-Transaktionen: Rechnungen an Privatpersonen sind vollständig ausgenommen. Du kannst weiterhin PDFs, Papierrechnungen oder jedes andere Format verwenden.

2. Grenzüberschreitende Transaktionen: Die Sendepflicht gilt nur für inländische Umsätze (Deutschland–Deutschland). Rechnungen an EU-Kunden oder Drittstaaten fallen nicht darunter — dort gelten andere Regelungen.

3. Kleinbetragsrechnungen (≤ 250 € brutto): Rechnungen bis 250 € Gesamtbetrag sind von der strukturierten E-Rechnungspflicht beim Senden ausgenommen. Die Empfangspflicht gilt hingegen für alle Beträge.

4. Bestimmte steuerbefreite Umsätze: Einige spezifisch befreite Leistungen — etwa Heilbehandlungen nach §4 Nr. 14 UStG — sind ausgenommen. Für die meisten Kleinunternehmer ist diese Ausnahme nicht relevant.

Was die Ausnahmen nicht abdecken: Du kannst die Empfangspflicht nicht umgehen, weil du selbst nur B2C-Kunden hast. Sobald du Einkäufe bei deutschen Unternehmen tätigst, müssen diese dir möglicherweise bereits strukturierte E-Rechnungen ausstellen.

Welches Format: XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide Formate sind gesetzlich zulässig — es gibt keine Vorschrift, welches Kleinunternehmer verwenden müssen.

XRechnung ist ein reines XML-Dokument: maschinenlesbar, aber nicht für Menschen gedacht. Es ist der Pflichtstandard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Behörden, Kommunen, Bundesbehörden). Wer für die öffentliche Hand arbeitet, braucht XRechnung — alle anderen können wählen. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung findest du hier: XRechnung erstellen: Anleitung für Selbstständige.

ZUGFeRD kombiniert ein normales PDF mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Du kannst die Rechnung öffnen, lesen und ausdrucken wie gewohnt — die Software deines Geschäftspartners liest gleichzeitig die strukturierten Daten automatisch aus. Für Kleinunternehmer, die hauptsächlich mit privaten Unternehmenskunden arbeiten, ist ZUGFeRD die praktischere Wahl.

Eine Übersicht der besten Tools für E-Rechnungen findest du im E-Rechnung Software-Vergleich 2026.

Was muss auf der E-Rechnung eines Kleinunternehmers stehen?

Deine E-Rechnung enthält alle Pflichtangaben wie jede andere Rechnung — mit einem wichtigen Zusatz:

• Name und Anschrift beider Parteien

• Steuernummer (oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls vorhanden)

• Rechnungsdatum und Rechnungsnummer

• Datum der Leistungserbringung oder Lieferung

• Beschreibung der Leistung oder Ware

• Nettobetrag und Hinweis auf fehlende Umsatzsteuer

Kleinunternehmer-spezifischer Pflichthinweis: Da du keine Umsatzsteuer ausweist, muss auf der Rechnung stehen: "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Im strukturierten XML der E-Rechnung wird der Umsatzsteuersatz auf 0 % gesetzt und mit dem entsprechenden Befreiungscode versehen. Gute Rechnungssoftware für Kleinunternehmer übernimmt das automatisch.

Hinweis: Seit dem 1. Januar 2025 ist kein ausführlicher Freistellungsgrund mehr erforderlich — der bloße Verweis auf §19 UStG reicht aus.

Was du jetzt konkret tun solltest

1. Empfangsbereitschaft herstellen (sofort): Teile deinen Lieferanten mit, an welche E-Mail-Adresse sie E-Rechnungen schicken sollen. Stelle sicher, dass deine Buchhaltungssoftware XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten kann.

2. GoBD-konforme Archivierung einrichten: Eingehende E-Rechnungen müssen unveränderbar gespeichert und 10 Jahre aufbewahrt werden. Papierausdruck allein reicht bei E-Rechnungen nicht aus.

3. Sendepflicht vorbereiten (bis 2028): Du hast Zeit bis Ende 2027, aber viele Kunden fordern bereits strukturierte Rechnungen. Wer jetzt auf eine E-Rechnungs-fähige Software umsteigt, spart sich später den Druck.

4. B2C-Anteil prüfen: Rechnest du ausschließlich an Privatpersonen? Dann entfällt die Sendepflicht komplett. Prüfe trotzdem, ob du von deinen Lieferanten bereits E-Rechnungen empfängst und diese korrekt archivierst.

Wie Norman das alles für Kleinunternehmer automatisiert — von der E-Rechnung-Erstellung über den Versand bis zur GoBD-konformen Archivierung — siehst du direkt im Vergleich: Norman vs. Lexoffice: Was kann was?

Fazit

Die E-Rechnungspflicht gilt für Kleinunternehmer — ohne Ausnahme und ohne Rabatt. Seit Januar 2025 musst du strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Das Senden wird erst ab 2028 verpflichtend für die meisten Kleinunternehmer. Statt bis zur Deadline zu warten, lohnt sich die frühzeitige Umstellung: Viele deiner Geschäftskunden werden strukturierte Rechnungen schon bald aktiv einfordern — unabhängig von der gesetzlichen Pflicht.