E-Rechnung Umstellung 2027: Der Projektplan für Unternehmen über 800.000 Euro

Über die E-Rechnungspflicht ist viel geschrieben worden – fast alles davon für Selbstständige und Freiberufler. Die Unternehmen mit dem ersten harten Stichtag sind aber andere: Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz macht, muss ab dem 1. Januar 2027 strukturierte E-Rechnungen versenden. Für sie endet die Übergangsregelung ein volles Jahr früher als für alle anderen.

Der Unterschied zwischen „wir können E-Rechnungen empfangen" und „wir können E-Rechnungen ausstellen" wird dabei regelmäßig unterschätzt. Empfangen ist eine Postfach-Frage. Ausstellen ist eine Stammdaten-Frage, und Stammdaten sind der Grund, warum solche Umstellungen scheitern.

Dieser Artikel ist kein weiterer Überblick über die Fristen, sondern ein Projektplan: was in welcher Reihenfolge zu tun ist, wo die Umstellung typischerweise klemmt, und welche Rechnungsarten Sonderfälle sind.

Das Wichtigste in Kürze

• Dein Stichtag ist der 1. Januar 2027, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag. Maßgeblich ist der Umsatz des Rechnungsausstellers, nicht des Empfängers.
• Der Umsatz 2026 entscheidet, nicht der laufende. Wer knapp unter der Grenze liegt, plant trotzdem besser für 2027: Die Zahl steht erst nach dem Jahresabschluss fest, das Projekt braucht aber Vorlauf.
• Der Engpass sind Stammdaten, nicht die Software: fehlende USt-IdNr., unvollständige Empfängeradressen, fehlende Leitweg-IDs bei Behördenkunden.
• EDI läuft mit dem 31. Dezember 2027 aus. Wer heute per EDI fakturiert, hat eine zweite Umstellung vor sich und sollte beide zusammen planen.
• Nicht jede Rechnung wird zur E-Rechnung: Kleinbeträge bis 250 Euro brutto, Fahrausweise, B2C und viele steuerfreie Umsätze bleiben außen vor.
• Plane den Testlauf ins vierte Quartal 2026. Eine E-Rechnung, die dein Kunde ablehnt, ist ein Zahlungsverzug, kein Formfehler.

Erst prüfen: Bist du wirklich in der 2027-Stufe?

Die Schwelle ist der Gesamtumsatz des Vorjahres, also 2026, im Sinne des § 19 Abs. 3 UStG. Drei Punkte, die dabei regelmäßig falsch verstanden werden:

• Es zählt der Umsatz des Ausstellers. Ob dein Kunde groß oder klein ist, spielt für deine Pflicht keine Rolle.
• Es ist der Gesamtumsatz, nicht der B2B-Anteil. Ein Händler mit 600.000 Euro B2C und 300.000 Euro B2B liegt über der Grenze.
• Die Grenze wird einmal geprüft, für das Folgejahr. Sie ist kein laufender Schwellenwert wie die 100.000 Euro bei der Kleinunternehmerregelung.

Wenn du unsicher bist, welche Stufe für dich gilt, geht das schneller über den E-Rechnungspflicht-Check: fünf Fragen, ein Datum.

Der Projektplan in fünf Phasen

Rechne rückwärts vom 1. Januar 2027. Wer im dritten Quartal 2026 beginnt, hat genug Luft für einen echten Testlauf; wer im Dezember beginnt, macht den Testlauf mit echten Kunden.

Phase 1: Bestandsaufnahme

Bevor du über Software redest, brauchst du drei Listen:

• Welche Rechnungsarten stellst du aus? Standardrechnung, Abschlags- und Schlussrechnung, Dauerrechnung, Gutschrift im Gutschriftverfahren, Storno, Kleinbetragsrechnung. Jede Art muss den Weg durch das neue Format finden.
• Wer sind deine Empfänger? Inländische Unternehmen (betroffen), Behörden (betroffen, plus Leitweg-ID), Privatkunden (nicht betroffen), Kunden im Ausland (nicht betroffen).
• Wo entstehen deine Rechnungen heute? Häufig an mehr Stellen als gedacht: Warenwirtschaft, Buchhaltung, ein Abo-Tool, eine Excel-Vorlage im Vertrieb.

Die dritte Liste ist die unangenehme. Jede Quelle, die heute PDFs erzeugt, muss ab dem Stichtag entweder strukturierte Daten liefern oder abgeschaltet werden.

Phase 2: Stammdaten bereinigen

Hier liegt die eigentliche Arbeit. Eine E-Rechnung ist maschinenlesbar, und Maschinen sind bei Pflichtfeldern unnachgiebig, wo ein PDF-Empfänger großzügig war.

Praktisch heißt das: Exportiere deinen Kundenstamm, prüfe auf Lücken in genau diesen Feldern, und kläre die Lücken, bevor du das Format umstellst. Bei Behördenkunden fragst du die Leitweg-ID aktiv ab – niemand schickt sie dir von selbst, und ohne sie weist die Rechnungseingangsplattform die Rechnung ab.

Phase 3: Format festlegen

Für den deutschen B2B-Bereich stehen zwei Formate zur Wahl, beide EN-16931-konform:

• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – ein PDF mit eingebettetem XML. Dein Kunde sieht weiter ein normales PDF, die Maschine liest das XML. Für gemischte Empfängerkreise die pragmatische Wahl.
• XRechnung – reines XML ohne Sichtansicht. Im öffentlichen Sektor Standard, bei Behördenkunden faktisch gesetzt.

Zwei Fallstricke:

• Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht. Sie enthalten keine vollständige Rechnung und gelten umsatzsteuerlich nicht als E-Rechnung. Wer heute MINIMUM einsetzt, weil es für den Buchungsstoff reichte, muss wechseln.
• Bei hybriden Rechnungen ist seit 2025 der XML-Teil der führende. Weichen PDF-Ansicht und XML voneinander ab, gilt das XML. Die beiden Teile aus derselben Quelle zu erzeugen ist deshalb keine Eleganz, sondern Pflicht.

Details zur Wahl stehen im Vergleich XRechnung oder ZUGFeRD.

Phase 4: Übertragungsweg klären

Das Format sagt noch nichts darüber, wie die Rechnung zum Empfänger kommt. Üblich sind drei Wege:

• E-Mail – für den B2B-Versand rechtlich ausreichend und der mit Abstand häufigste Weg. Ein Anhang genügt.
• Peppol – ein Transportnetz, über das viele Behörden und größere Unternehmen empfangen. Der Zugang läuft über einen Access Point.
• Portal-Upload – bei Bundesbehörden über ZRE oder OZG-RE, bei manchen Konzernkunden über deren Lieferantenportal.

Die meisten mittelständischen Aussteller kommen 2027 mit E-Mail aus. Sobald Behörden zu deinen Kunden gehören, lohnt der Blick auf Peppol.

Phase 5: Validieren und testen

Eine formal fehlerhafte E-Rechnung ist keine ordnungsgemäße Rechnung. Für deinen Kunden steht damit der Vorsteuerabzug im Raum, bis eine korrekte Fassung vorliegt – praktisch bedeutet das eine reklamierte Rechnung und verzögerte Zahlung.

Deshalb gehören zwei Schritte vor den Stichtag:

1. Technische Validierung. Prüfe erzeugte Dateien gegen das Schema, zum Beispiel mit dem KoSIT-Validator. Fehler treten typischerweise bei Codelisten, Steuersätzen und Rundungen auf.
2. Fachlicher Testlauf mit echten Kunden. Schicke ab Oktober 2026 an ausgewählte Kunden parallel zur PDF-Rechnung eine E-Rechnung und lass sie bestätigen, dass ihr System sie annimmt. Zwei bis drei Runden sind normal.

Sonderfälle, die im Standardprojekt untergehen

• Abschlags- und Schlussrechnungen. Die Schlussrechnung muss die bereits abgerechneten Abschläge korrekt abziehen. Im XML ist das ein eigener Abschnitt, kein Freitext.
• Gutschriftverfahren. Rechnet dein Kunde ab (Self-Billing), liegt die E-Rechnungspflicht bei ihm – aber du musst die Gutschrift verarbeiten und archivieren können.
• Storno und Korrektur. Das Korrekturdokument verweist über BillingReference auf die Originalrechnung. Details in Stornorechnung und Rechnungskorrektur.
• Dauerrechnungen. Mietverträge und Abos mit einer einmaligen Dauerrechnung brauchen eine Entscheidung: künftig je Periode eine E-Rechnung, oder Vertrag als Rechnungsersatz behalten.
• Kleinbeträge bis 250 Euro brutto. Nach § 33 UStDV dauerhaft ausgenommen. Es lohnt sich trotzdem, sie mitzuziehen, statt zwei Prozesse zu pflegen.

Archivierung nicht vergessen

Mit dem Versand ist es nicht getan. Der strukturierte Teil der E-Rechnung ist acht Jahre lang unverändert aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Nach der zweiten GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 genügt die Archivierung der XML-Komponente, sofern die übrigen GoBD-Anforderungen erfüllt sind.

Ein PDF-Ausdruck ersetzt das Original nicht, und ein Ordner auf dem Netzlaufwerk erfüllt die Unveränderbarkeit nicht. Wer bisher PDFs abgelegt hat, braucht hier eine bewusste Entscheidung. Was GoBD-konform konkret heißt, steht in GoBD-konforme Buchhaltung.

Zeitplan: rückwärts vom 1. Januar 2027

Häufige Fragen

Zählt für die 800.000 Euro mein Umsatz oder der meines Kunden?

Deiner. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr 2026 nach § 19 Abs. 3 UStG. Die Größe des Empfängers spielt für deine Ausstellungspflicht keine Rolle.

Wir liegen knapp unter 800.000 Euro. Sollen wir trotzdem umstellen?

In der Regel ja. Die Zahl steht erst mit dem Jahresabschluss fest, das Projekt braucht aber Monate Vorlauf. Kommt der Umsatz 2026 doch über die Grenze, gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2027 – ohne Nachfrist. Und spätestens 2028 bist du ohnehin dran.

Reicht es, wenn wir PDFs per E-Mail verschicken?

Nein, nicht ab deinem Stichtag. Ein PDF ist eine „sonstige Rechnung", unabhängig vom Versandweg. Erst ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach EN 16931 erfüllt die Anforderung. Ein PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD ab 2.0.1) erfüllt sie dagegen.

Müssen wir Peppol nutzen?

Nein. Für den B2B-Versand genügt E-Mail. Peppol wird relevant, wenn deine Kunden darüber empfangen – vor allem Behörden und größere Unternehmen mit angebundenen Eingangsplattformen.

Was passiert mit unseren EDI-Verbindungen?

EDI-Verfahren sind noch bis zum 31. Dezember 2027 zulässig. Danach müssen auch diese Rechnungen der Norm EN 16931 entsprechen. Wer EDI im Einsatz hat, plant die beiden Umstellungen sinnvollerweise zusammen.

Wie testen wir, ob unsere E-Rechnungen ankommen?

In zwei Stufen: zuerst technisch gegen das Schema validieren, zum Beispiel mit dem KoSIT-Validator, dann fachlich mit ausgewählten Kunden im Parallelbetrieb. Plane dafür das vierte Quartal 2026 ein, nicht den Dezember.

Was passiert, wenn wir den Stichtag verpassen?

Eine Rechnung im falschen Format ist umsatzsteuerlich keine ordnungsgemäße Rechnung. Für deinen Kunden steht damit der Vorsteuerabzug im Raum, bis du korrekt nachlieferst. Das praktische Risiko ist deshalb weniger ein Bußgeld als eine reklamierte Rechnung und verspätete Zahlung.

Fazit

Die Umstellung auf E-Rechnung ist kein IT-Projekt, sondern ein Stammdatenprojekt mit einem IT-Anteil. Wer im dritten Quartal 2026 mit der Bestandsaufnahme beginnt, hat Zeit für das, woran solche Vorhaben tatsächlich hängen: unvollständige Kundendaten, fehlende Leitweg-IDs und Rechnungsarten, an die im ersten Entwurf niemand gedacht hat.

Der Rest ist Werkzeug. Mit Norman entstehen XRechnung und ZUGFeRD direkt aus deinen laufenden Rechnungen, inklusive Validierung, Korrekturlogik und GoBD-konformer Ablage des XML-Originals – ohne separates Compliance-Projekt daneben.