ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Anleitung, Profile und Tools für 2026
Diana
Aktualisiert am:
Seit 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — und ab 2027 auch versenden. ZUGFeRD ist dafür eines der zwei zugelassenen Formate (neben XRechnung) und für die meisten B2B-Rechnungen die praktischere Wahl, weil eine Datei sowohl ein lesbares PDF als auch eine strukturierte XML-Datei enthält.
Diese Anleitung zeigt dir, was ZUGFeRD eigentlich ist, welches Profil du brauchst, wie du eine ZUGFeRD-Rechnung erstellst und welche Tools das automatisch erledigen.
Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" und ist ein hybrides E-Rechnungsformat. Das heißt: Du bekommst eine ganz normale PDF-Datei, in der unsichtbar eine XML-Datei (UN/CEFACT Cross Industry Invoice) eingebettet ist.
Der Vorteil: Menschen können das PDF wie gewohnt öffnen und lesen. Buchhaltungssoftware liest gleichzeitig die XML aus und bucht die Rechnung automatisch. Du musst nicht zwei separate Dateien verschicken.
Das aktuelle Format ist ZUGFeRD 2.3, basierend auf der europäischen Norm EN 16931. In Frankreich heißt derselbe Standard Factur-X — er wurde gemeinsam mit dem französischen FNFE-MPE entwickelt und ist technisch identisch.
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ZUGFeRD oder XRechnung — was ist der Unterschied?
Beide sind nach § 14 UStG zugelassene E-Rechnungsformate, unterscheiden sich aber in einem entscheidenden Punkt:
Format — Hybrid (PDF/A-3 + XML) — Reines XML
Für Menschen lesbar? — Ja, im PDF — Nein, nur mit Viewer
Typischer Einsatz — B2B — Behörden (Bund, einige Länder)
Pflichtfeld Leitwegsnummer — Nein — Ja
Übermittlung — Per E-Mail reicht — Oft über Portal (z. B. ZRE, OZG-RE)
Faustregel: Schreibst du an einen Bundesbehörden-Kunden, brauchst du in der Regel eine XRechnung. Schreibst du an ein anderes Unternehmen, ist ZUGFeRD meist die bessere Wahl, weil dein Kunde das PDF auch ohne Spezialsoftware öffnen kann.
Die ZUGFeRD-Profile im Überblick
ZUGFeRD hat sechs Profile mit unterschiedlichem Detailgrad. Nicht jedes Profil gilt als gültige E-Rechnung — das ist der häufigste Fehler beim Einstieg.
MINIMUM und BASIC WL — nicht E-Rechnung-konform
Beide Profile enthalten nur Kopfdaten (Absender, Empfänger, Gesamtbetrag), aber keine Rechnungspositionen. Sie sind nach § 14 UStG keine ordnungsgemäßen E-Rechnungen und taugen nur als interne Belege oder für Buchungshilfen. Wer eine Rechnung mit nur diesen Profilen verschickt, riskiert den Verlust des Vorsteuerabzugs beim Empfänger.
BASIC
Enthält Kopfdaten plus Rechnungspositionen, ist aber technisch nur eine Teilmenge der EN 16931 — manche Pflichtfelder fehlen. Für die deutsche E-Rechnungspflicht reicht BASIC nicht aus.
EN 16931 (früher COMFORT)
Das Standardprofil für die deutsche E-Rechnungspflicht. Enthält alle nach EN 16931 geforderten Felder. Das ist das Profil, das du in 95 % aller Fälle nutzen solltest.
EXTENDED
Erweitert EN 16931 um zusätzliche Felder, z. B. detaillierte Lieferadressen, Rabattstrukturen oder branchenspezifische Angaben. Sinnvoll für Großunternehmen mit komplexen Buchungsregeln, für Solo-Selbstständige und kleine Firmen Overkill.
XRECHNUNG
Seit ZUGFeRD 2.1 gibt es das Profil XRECHNUNG. Es enthält eine vollwertige XRechnung als XML im PDF. Praktisch, wenn du an Bundesbehörden lieferst und trotzdem ein lesbares PDF beilegen möchtest.
ZUGFeRD-Rechnung erstellen — Schritt für Schritt
1. Pflichtangaben zusammenstellen
Eine ZUGFeRD-Rechnung muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie jede andere Rechnung nach § 14 UStG:
Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
Leistungszeitraum oder Lieferdatum
Menge, Art und Beschreibung der Leistung
Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag
Bei Kleinunternehmern: Hinweis auf § 19 UStG
IBAN/BIC und Zahlungsziel
2. Profil wählen
Für B2B-Rechnungen in Deutschland: EN 16931. Punkt. Alles andere führt entweder zu Ärger mit dem Finanzamt (BASIC, MINIMUM, BASIC WL) oder ist unnötig komplex (EXTENDED).
3. Mit Software als PDF/A-3 erzeugen
Eine ZUGFeRD-Rechnung muss zwingend ein PDF/A-3 sein — nur dieser Standard erlaubt das Einbetten einer XML-Datei. PDF/A-1 oder normales PDF reichen nicht.
Manuell mit Word und Adobe ist das in der Praxis nicht zu schaffen. Du brauchst Software, die das automatisch erledigt. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
4. ZUGFeRD validieren
Bevor du die erste Rechnung verschickst, prüfe sie mit einem Validator:
Mustangproject — kostenloser Open-Source-Validator (Java)
KoSIT-Validator — der offizielle Validator vom Bund
Validator des FeRD — direkt vom Standardisierungsgremium
Eine gute Buchhaltungssoftware validiert automatisch beim Erstellen, sodass du diesen Schritt nicht manuell machen musst.
5. Per E-Mail versenden
ZUGFeRD-Rechnungen darfst du ganz normal per E-Mail verschicken. Es braucht weder einen besonderen Übertragungsweg noch eine Signatur. Wichtig: Vereinbare mit deinem Kunden im Vorfeld (oder per AGB), dass elektronische Rechnungen akzeptiert werden.
Welche Software erstellt ZUGFeRD-Rechnungen?
Praktisch alle gängigen Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme können ZUGFeRD inzwischen — die Unterschiede liegen im Detail (welche Profile, automatische Validierung, Preis):
Norman — KI-natives Rechnungstool, ZUGFeRD und XRechnung kostenlos, ohne Mengenlimit
Lexoffice — Marktführer, ZUGFeRD ab dem mittleren Tarif
sevDesk — Buchhaltung + ZUGFeRD/XRechnung im selben Paket
FastBill — Solides Rechnungstool, ZUGFeRD in allen Plänen
Papierkram — Schlanke Lösung, ZUGFeRD verfügbar
Mustangproject — Open-Source-Bibliothek, ideal für Entwickler
Wenn du noch unentschlossen bist, hilft der E-Rechnungs-Software-Vergleich 2026 bei der Auswahl. Wer aktuell Lexoffice nutzt und überlegt zu wechseln, findet dort auch eine direkte Gegenüberstellung.
Häufige Fehler beim ZUGFeRD-Erstellen
Falsches Profil: MINIMUM, BASIC WL oder BASIC gelten nicht als ordnungsgemäße E-Rechnung. Immer EN 16931 oder höher.
PDF/A-1 statt PDF/A-3: Nur PDF/A-3 erlaubt eingebettete XML. Ein normales PDF mit angehängter XML ist keine ZUGFeRD-Rechnung.
PDF und XML stimmen nicht überein: Wenn im PDF 100 € steht und in der XML 110 €, gilt rechtlich die XML. Der Empfänger bucht die falsche Summe.
Vorab keine Validierung: Eine fehlerhafte ZUGFeRD-Datei sieht aus wie ein normales PDF — der Fehler fällt erst beim Empfänger oder Steuerberater auf.
Vergessen, die Einwilligung des Empfängers einzuholen: Auch wenn elektronische Rechnungen Pflicht werden, brauchst du formal die Zustimmung deines Kunden zum elektronischen Versand (außer bei B2B ab 2025, dort gilt sie als gegeben).
ZUGFeRD und Kleinunternehmer — gilt das auch für mich?
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist du seit 2025 von der Pflicht zum Versand elektronischer Rechnungen befreit (Wachstumschancengesetz). Du darfst weiterhin PDF oder Papier verschicken.
Empfangen musst du E-Rechnungen jedoch trotzdem — und ZUGFeRD ist hier praktisch, weil sich die Datei wie ein normales PDF öffnen lässt. Mehr Details dazu im Beitrag E-Rechnung für Kleinunternehmer. Wenn du freiwillig ZUGFeRD verschicken möchtest (z. B. weil dein Kunde es will), spricht nichts dagegen.
Fazit
ZUGFeRD ist für die meisten Selbstständigen und kleinen Unternehmen die bessere Wahl gegenüber XRechnung, weil das hybride Format keine Spezialsoftware beim Empfänger voraussetzt. Wichtig ist nur das richtige Profil (EN 16931) und ein PDF/A-3-Container.
Die gute Nachricht: Sobald deine Software einmal eingerichtet ist, läuft das Erzeugen einer ZUGFeRD-Rechnung genauso schnell wie eine normale PDF-Rechnung — du klickst auf „Rechnung erstellen", und die Software erledigt PDF/A-3, XML, Validierung und Versand automatisch.