E-Rechnung Pflicht 2026: Was du jetzt wissen musst

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können — das ist keine Kann-Option, sondern gesetzliche Pflicht. Die Sendepflicht folgt in Stufen bis 2028. Wer jetzt nichts tut, riskiert Probleme bei der Betriebsprüfung und verliert unter Umständen den Vorsteuerabzug. Dieser Artikel erklärt, was gilt, wann es gilt und was du konkret tun musst.

Was ist eigentlich eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung im Sinne des deutschen Steuerrechts (§ 14 Abs. 1 UStG) ist keine PDF-Datei. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Dokument in einem standardisierten Format. Ein simples PDF — auch wenn es per E-Mail verschickt wird — gilt weiterhin als „sonstige Rechnung" und erfüllt die Anforderungen ab den gesetzlichen Fristen nicht.

In Deutschland sind derzeit zwei Formate zugelassen:

• XRechnung: Reines XML-Format. Für Menschen nicht direkt lesbar, aber vollständig strukturiert und von Software automatisch verarbeitbar. Pflichtformat für Rechnungen an Bundesbehörden seit 2020.

• ZUGFeRD: Hybrid-Format — ein normales PDF mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Du siehst die Rechnung wie gewohnt als PDF, im Hintergrund steckt die maschinenlesbare Struktur. Gilt als E-Rechnung gemäß EN 16931.

Beide Formate entsprechen der europäischen Norm EN 16931, die als Basis für die deutsche Regelung gilt. Andere proprietäre Formate (z.B. EDI-Verfahren nach § 14 Abs. 3 UStG) können noch bis Ende 2027 genutzt werden, danach nur noch EN-16931-konforme Formate.

Weitere Details zu den Formaten findest du im E-Rechnung Leitfaden auf norman.finance.

Für wen gilt die E-Rechnung-Pflicht?

Die Pflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze — also Geschäfte zwischen zwei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, die beide ihren Sitz in Deutschland haben. Konkret betrifft das:

• Einzelunternehmer und Freiberufler, die Leistungen an andere Unternehmen abrechnen

• GmbHs und UGs, die B2B-Rechnungen stellen

• Gesellschafter, die Leistungen an ihre eigene GmbH verrechnen

Nicht betroffen sind:

• B2C-Rechnungen: Rechnungen an Privatpersonen sind ausgenommen

• Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis 250 Euro (brutto) nach § 33 UStDV

• Fahrausweise und vergleichbare Belege

• Umsätze, die nach § 4 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind (z.B. Ärzte, Versicherungen)

• Rechnungen ins Ausland (grenzüberschreitende Umsätze)

Wichtig für Kleinunternehmer: Auch wer die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) nutzt und keine Mehrwertsteuer ausweist, ist von der Empfangspflicht betroffen — muss aber zunächst keine E-Rechnungen senden, solange die Übergangsfristen gelten. Mehr dazu weiter unten.

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Zeitplan: Die drei Phasen der E-Rechnungs-Pflicht

Das Wachstumschancengesetz (März 2024) hat die E-Rechnung-Pflicht in drei Stufen eingeführt:

Fazit zum Zeitplan: Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 — das ist jetzt. Die Sendepflicht kommt gestaffelt ab 2027. Wer jedoch früh umstellt, vermeidet Stress und kann direkt von der automatisierten Verarbeitung profitieren.

Welche Formate sind zugelassen?

Zugelassen sind alle Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis bedeutet das für den deutschen Markt:

• XRechnung (Version 3.0+): Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber; wird zunehmend auch im B2B eingesetzt. Rein XML-basiert.

• ZUGFeRD (ab Version 2.0, Profil EN 16931 oder höher): Hybrid-Format, das für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen die einfachste Umstellung darstellt, da es wie ein normales PDF aussieht.

Nicht zugelassen sind ab 2028: reine PDFs, Word-Dokumente, eingescannte Papierrechnungen und proprietäre EDI-Formate ohne EN-16931-Basis.

Auf der Webseite erechnung-e-abrechnung findest du eine detaillierte Erklärung, wie sich XRechnung und ZUGFeRD unterscheiden.

Ausnahmen von der E-Rechnung-Pflicht

Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein. Die wichtigsten Ausnahmen im Überblick:

Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV)

Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro brutto sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Du kannst diese weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung ausstellen.

B2C-Rechnungen

Rechnest du an Privatpersonen ab? Dann gilt die Pflicht nicht. Die Regelung betrifft ausschließlich B2B-Umsätze zwischen zwei inländischen Unternehmen.

Steuerbefreite Umsätze (§ 4 UStG)

Wer umsatzsteuerbefreite Leistungen erbringt (z.B. Ärzte, Heilpraktiker, Versicherungsmakler, bestimmte Bildungsanbieter), ist nicht von der E-Rechnung-Pflicht betroffen.

Grenzüberschreitende Umsätze

Die Pflicht gilt nur für inländische B2B-Umsätze. Rechnungen an ausländische Unternehmen (EU oder Drittland) sind ausgenommen.

Fahrausweise und gleichartige Belege

Tickets, Fahrausweise und vergleichbare Belege sind per Gesetz ausgenommen.

Was passiert, wenn du die Pflicht nicht einhältst?

Das Gesetz sieht keine direkte Bußgeldregelung für das Ausstellen einer Nicht-E-Rechnung vor — zumindest nicht in der bisherigen Fassung. Das größere Risiko liegt woanders:

• Vorsteuerabzug des Empfängers: Erhält dein Geschäftspartner ab 2027 (bzw. 2028) eine PDF-Rechnung statt einer E-Rechnung, kann ihm das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug verweigern. Das ist ein erhebliches Risiko für deine Kundenbeziehungen.

• Vertragsrechtliche Konsequenzen: Manche Auftraggeber — insbesondere größere Unternehmen — werden ab 2027 nur noch E-Rechnungen akzeptieren. Ohne E-Rechnung kein Zahlungseingang.

• Öffentliche Auftraggeber: An Bundesbehörden ist XRechnung bereits seit November 2020 Pflicht. Viele Landesbehörden haben ebenfalls auf E-Rechnung umgestellt.

Wie stellst du auf E-Rechnungen um?

Die Umstellung ist technisch weniger aufwändig, als sie klingt. Die meisten modernen Buchhaltungsprogramme und Rechnungstools unterstützen XRechnung und ZUGFeRD bereits. Das musst du tun:

1. Empfang sicherstellen (sofort): Richte eine E-Mail-Adresse oder ein Postfach ein, das E-Rechnungen entgegennehmen kann. Dein Buchhaltungsprogramm sollte E-Rechnungen (XML) einlesen und buchen können.

2. Rechnungstool prüfen: Erstellt dein aktuelles Tool ZUGFeRD- oder XRechnung-konforme Dateien? Falls nicht, wechsle rechtzeitig — spätestens bis Ende 2026.

3. Lieferanten informieren: Teile deinen Lieferanten mit, in welchem Format du E-Rechnungen empfangen möchtest, und gib ggf. eine dedizierte E-Mailadresse an.

4. Archivierung: E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden — die XML-Originaldatei muss unveränderbar gespeichert bleiben.

Norman erstellt automatisch ZUGFeRD-konforme E-Rechnungen und empfängt eingehende E-Rechnungen direkt in der Rechnungsverwaltung. Du musst nichts konfigurieren.

E-Rechnung und Kleinunternehmer: Was gilt für dich?

Als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) bist du von der Empfangspflicht betroffen — das heißt, du musst in der Lage sein, E-Rechnungen von deinen Lieferanten entgegenzunehmen.

Bei der Sendepflicht profitierst du von der Übergangsregelung: Da dein Jahresumsatz definitionsgemäß unter der Grenze liegt (ab 2025: < 25.000 € netto, ab 2027 voraussichtlich angepasst [VERIFY aktuellen Schwellenwert]), fällst du in die Gruppe der Unternehmen mit Umsatz ≤ 800.000 €. Du hast also bis Ende 2027 Zeit.

Dennoch: Wer frühzeitig umstellt, hat einen klaren Vorteil. Immer mehr Auftraggeber — auch mittelständische Unternehmen — verlangen E-Rechnungen als Standard. Wer das Format noch nicht beherrscht, riskiert spätere Zahlungsverzögerungen. Mehr zu den steuerlichen Besonderheiten für Kleinunternehmer findest du auf der Kleinunternehmer-Seite.

Zusammenfassung: Das Wichtigste auf einen Blick

• Empfangspflicht gilt seit 1. Januar 2025 — alle inländischen Unternehmen (B2B)

• Sendepflicht ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 €

• Sendepflicht ab 1. Januar 2028 für alle Unternehmen

• Zugelassene Formate: XRechnung und ZUGFeRD (beide EN 16931-konform)

• Ausnahmen: B2C, Kleinbetragsrechnungen ≤ 250 €, steuerbefreite Umsätze, grenzüberschreitende Umsätze

• PDFs bleiben bis Ende 2026 übergangsweise erlaubt (mit Einverständnis des Empfängers)

Die E-Rechnung ist kein bürokratisches Ärgernis, sondern die Grundlage für automatisierte Buchhaltung. Wer jetzt umstellt, spart langfristig Zeit und vermeidet Fehler. Wenn du noch kein Tool nutzt, das E-Rechnungen erstellt und empfängt, ist jetzt der richtige Zeitpunkt zum Wechseln.