E-Rechnung Software 2026: 7 Tools im Vergleich

Seit Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 und 2028 kommt schrittweise auch die Versandpflicht. Die Frage ist also nicht mehr ob, sondern mit welcher Software du das umsetzt – und genau hier wird es unübersichtlich.

Der Markt ist voll: vom kostenlosen Rechnungstool bis zur teuren Buchhaltungssuite. Doch nicht jedes Programm, das mit „E-Rechnung" wirbt, beherrscht wirklich alles, was zählt: XRechnung und ZUGFeRD erstellen, eingehende E-Rechnungen verarbeiten und alles GoBD-konform archivieren. Dieser Vergleich nimmt 7 Tools für 2026 unter die Lupe und ordnet sie nach Preis, Formaten, Empfang und Buchhaltungsanbindung.

Kurz gesagt

• Kostenlos, Versand + Empfang, Buchhaltung inklusive: Norman – Rechnungen und Buchhaltung 0 €, Steuererklärungen ab 9 €/Monat.
• Größtes Ökosystem: Lexware Office, regulär ca. 8–28 €/Monat – aber der E-Rechnung-Versand ist erst im obersten Tarif enthalten.
• Moderner Allrounder mit DATEV-Export: sevDesk, ab ca. 12,90 €/Monat.
• Nur empfangen: Invoicefetcher oder Normans kostenloser Tarif als günstige Ergänzung.
• Faustregel: Prüfe, ob das Tool XRechnung und ZUGFeRD erstellt und eingehende Rechnungen automatisch ausliest – sonst zahlst du später für Nachrüstung oder ein zweites Programm.

Was eine gute E-Rechnungs-Software können muss

Bevor du Tools vergleichst, solltest du wissen, worauf es ankommt. Eine vollwertige E-Rechnungs-Software erfüllt diese Punkte:

• Beide Formate erstellen: XRechnung (reines XML, Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern) und ZUGFeRD 2.0.1+ (Hybrid aus PDF und eingebettetem XML). Den Unterschied erklären wir im Detail unter XRechnung vs. ZUGFeRD.
• E-Rechnungen empfangen und auslesen: Eingehende XML-Dateien dürfen nicht im Posteingang versanden, sondern müssen automatisch verbucht werden. Wie das genau funktioniert, liest du unter E-Rechnung empfangen.
• EN-16931-Konformität: Nur strukturierte Formate nach dieser Norm gelten als echte E-Rechnung – eine PDF per Mail reicht nicht.
• GoBD-konforme Archivierung: Revisionssicher gespeichert, damit du bei einer Betriebsprüfung sauber dastehst.
• Anbindung an die Buchhaltung: Rechnung schreiben und sie getrennt verbuchen kostet doppelt Zeit. Wer beides in einem Tool hat, spart sich Exporte und Übertragungsfehler.

Ab wann brauchst du welche Funktion?

Die Empfangspflicht gilt bereits – die Versandpflicht kommt gestaffelt nach Umsatz. Dieser Überblick zeigt, ab wann welche Funktion für dich Pflicht wird:

Heißt konkret: Empfangen musst du sofort, spätestens 2028 auch versenden. Die vollständigen Fristen und Ausnahmen stehen im Überblick zur E-Rechnung Pflicht 2026. Wähle die Software am besten so, dass sie beides von Anfang an abdeckt – dann musst du 2027 nicht erneut umsteigen.

Die 7 besten E-Rechnung-Tools 2026 im Vergleich

1. Norman – kostenlos, KI-gestützt, alles in einem

Norman erstellt Rechnungen automatisch im ZUGFeRD-Format nach EN 16931, verarbeitet eingehende E-Rechnungen und ordnet sie direkt der Buchhaltung zu. Das ZUGFeRD-Vertrauenslogo bestätigt die Kompatibilität.

Preis: Rechnungsstellung und Buchhaltung sind dauerhaft kostenlos – ohne Limit und ohne Wasserzeichen. Bezahlt wird nur die Steuerabgabe; der Klein-Plan startet bei 9 €/Monat. Details auf der Preisseite.

Stärken: Versand und Empfang in einem Tool, KI-Belegerkennung, KI-Buchhaltung inklusive. Mehr unter E-Rechnung mit Norman.

2. Lexware Office (ehemals Lexoffice)

Der Marktführer beherrscht XRechnung und ZUGFeRD zuverlässig und ist gut etabliert.

Preis: ab ca. 8 €/Monat netto, mittlere Tarife rund 19 €, oberster Tarif rund 28 €. Achtung: Der E-Rechnung-Versand ist erst im höchsten Tarif enthalten – wer ab 2027 versenden muss, landet also nicht im günstigsten Paket.

3. sevDesk

Integrierte Buchhaltungslösung mit solider E-Rechnungs-Funktion und DATEV-Export.

Preis: Der „Rechnung"-Tarif startet bei rund 12,90 €/Monat netto und deckt den E-Rechnungs-Versand ab, größere Pakete kosten mehr. Eine kostenlose Testphase ist verfügbar; einen reinen Gratis-Generator für einzelne E-Rechnungen bietet sevDesk zusätzlich.

4. FastBill

Schlankes Tool mit Fokus auf Rechnungsstellung und Belegverwaltung.

Preis: Der „Solo"-Tarif startet bei rund 9 €/Monat netto und enthält bereits E-Rechnungs-Erstellung und DATEV-Export; „Pro" ab rund 21 €/Monat.

5. Billomat

API-flexibel und auf wachsende Unternehmen ausgelegt.

Preis: Bezahlte Tarife ab rund 8–19 €/Monat netto, je nach Funktionsumfang höher. Die API-Anbindung ist die eigentliche Stärke für Teams mit eigener IT.

6. Papierkram

Freelancer-freundlich mit integrierter Zeiterfassung.

Preis: Free-Tier verfügbar; bezahlte Tarife ab rund 9,90 €/Monat netto.

7. Invoicefetcher

Spezialist für den Empfang und das automatische Auslesen eingehender E-Rechnungen – keine vollwertige Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware.

Preis: Free-Tier für geringe Volumina, danach gestaffelte Pakete.

Zum schnellen Überblick alle sieben Tools nebeneinander:

Für wen welches Tool?

Die richtige Wahl hängt weniger vom Funktionsumfang als von deinem Profil ab. Diese vier Fälle decken die meisten Selbstständigen und kleinen Unternehmen ab:

• Solo-Selbstständige & Freelancer: Norman (kostenlos, Versand + Empfang) oder Papierkram (mit Zeiterfassung).
• Kleine GmbHs: Norman oder sevDesk – beide bringen die Buchhaltung gleich mit.
• Wachsende Unternehmen mit eigener IT: Billomat (API) oder Lexware Office.
• Wer nur empfangen will: Invoicefetcher als günstige Ergänzung oder Normans Gratis-Tarif.

Auch als Kleinunternehmer bist du übrigens nicht von der Empfangspflicht befreit – die Details stehen unter E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Worauf du beim Wechsel achten solltest

• Beide Formate prüfen: Manche Tools erstellen nur ZUGFeRD, aber keine reine XRechnung – ein Problem, wenn du an Behörden fakturierst.
• Versand-Tarif prüfen: Bei einigen Anbietern (z. B. Lexware Office) ist der E-Rechnung-Versand erst im teuersten Paket freigeschaltet. Rechne den Tarif ein, den du ab 2027 wirklich brauchst.
• Empfang testen: Schick dir selbst eine E-Rechnung und prüfe, ob das Tool sie automatisch ausliest.
• Insellösungen vermeiden: Ein separates Rechnungstool plus separate Buchhaltung bedeutet doppelte Pflege. Ein einheitlicher Workflow spart Zeit und Fehler – siehe auch die beste Buchhaltungssoftware für Selbstständige und den Buchhaltungssoftware-Vergleich.
• Kosten gegen Nutzen abwägen: Ein 30-€-Tarif lohnt sich nur, wenn du die Funktionen wirklich brauchst.

E-Rechnung mit Norman

Norman deckt die E-Rechnungspflicht vollständig ab – und kostet für Rechnungen und Buchhaltung nichts:

• ZUGFeRD-konforme Rechnungen automatisch im EN-16931-Format erstellen.
• Eingehende E-Rechnungen automatisch auslesen und der richtigen Kategorie zuordnen.
• GoBD-konforme Archivierung aller Belege – revisionssicher für die Betriebsprüfung.

Die Einrichtung dauert keine 30 Sekunden, und solange du keine Steuererklärung abgibst, zahlst du nichts – eine risikofreiere Probe als jeder 30-Tage-Test.

Häufige Fragen

Welche E-Rechnung-Software ist die beste?

Es gibt keine pauschal beste – es gibt die passende zu deinem Profil. Für Versand, Empfang und Buchhaltung in einem kostenlosen Tool ist Norman stark, für ein großes Integrationsökosystem Lexware Office, für den reinen Empfang genügt ein Spezialist wie Invoicefetcher.

Gibt es kostenlose E-Rechnung-Software?

Ja. Bei Norman sind Rechnungsstellung und Buchhaltung dauerhaft und ohne Limit kostenlos; du zahlst nur, wenn du eine Steuererklärung einreichst. Daneben gibt es kostenlose Online-Generatoren (etwa von sevDesk oder PDF24) für einzelne E-Rechnungen – die erfüllen aber meist keine GoBD-konforme Archivierung und lohnen sich nur für gelegentliche Rechnungen.

Welche Formate muss die Software beherrschen?

Für eine gültige E-Rechnung nach EN 16931 kommen XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD 2.0.1+ (PDF mit eingebettetem XML) infrage. XRechnung ist Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern, ZUGFeRD ist im B2B-Alltag verbreiteter. Ein Tool, das beide erstellt, ist am flexibelsten.

Kann ich E-Rechnungen auch ohne Software empfangen?

Technisch kannst du eine XML-Datei per E-Mail entgegennehmen, aber ohne Software liest sie niemand sinnvoll aus und archiviert sie GoBD-konform. Ein Empfangs-Tool oder eine Komplettlösung wie Norman verbucht eingehende E-Rechnungen automatisch – das spart manuelles Abtippen und Ablegen.

Brauche ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung-Software?

Empfangen musst auch du – die Empfangspflicht seit 2025 gilt unabhängig vom Kleinunternehmerstatus. Ein kostenloses Tool reicht dafür völlig. Mehr dazu unter E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden, ab dem 1. Januar 2028 dann alle übrigen. Empfangen können musst du bereits seit 2025.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist keine Zukunftsmusik mehr, sondern längst Realität. Die gute Nachricht: Du musst dafür nicht viel Geld ausgeben. Tools wie Norman erledigen Versand, Empfang und Archivierung kostenlos und sparen dir den separaten Buchhaltungsexport.

Wähle ein Tool, das beide Formate beherrscht, eingehende Rechnungen automatisch verarbeitet und sich nahtlos in deine Buchhaltung einfügt. Achte auch darauf, dass der E-Rechnung-Versand im gewählten Tarif enthalten ist. Wer Rechnung und Buchhaltung trennt, zahlt am Ende doppelt – an Geld und an Zeit. Starte am besten mit der kostenlosen Variante und teste, ob Versand und Empfang reibungslos funktionieren, bevor die nächsten Fristen 2027 und 2028 greifen.