XRechnung erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung 2026

Was ist eine XRechnung?

Eine XRechnung ist ein rein maschinenlesbares XML-Format für elektronische Rechnungen, das auf dem europäischen Standard EN 16931 basiert. Anders als eine PDF-Rechnung enthält sie keine für Menschen sichtbare Darstellung – nur strukturierte Daten, die Empfängersysteme automatisch verarbeiten können. Seit 2020 ist sie Pflicht für Rechnungen an Bundesbehörden, und ab 2025 müssen alle deutschen Unternehmen in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen.

Das Format wird in zwei technischen Varianten angeboten: XRechnung-UBL (Universal Business Language) und XRechnung-CII (Cross-Industry Invoice). Beide erfüllen den gleichen Standard – du kannst frei wählen, welche Variante deine Software unterstützt.

Für wen gilt die XRechnung-Pflicht?

Die Pflicht läuft in zwei Stufen ab:

• B2G (Business to Government): Rechnungen an Bundesbehörden müssen seit November 2020 als XRechnung eingereicht werden. Viele Bundesländer und Kommunen haben eigene Fristen gesetzt – die meisten folgen bis Ende 2025.

• B2B (Business to Business): Ab 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Die Sendepflicht gilt ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle anderen.

Kleinunternehmer im Sinne des §19 UStG sind zunächst von der Sendepflicht ausgenommen, müssen aber trotzdem in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Mehr zur gesetzlichen Grundlage findest du in unserem Artikel zur E-Rechnung-Pflicht 2026.

Rechnungen direkt aus Norman versenden – mit XRechnung und ZUGFeRD

Norman erstellt und versendet E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format automatisch – du gibst deine Rechnungsdaten ein, der Rest passiert im Hintergrund.

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Schritt für Schritt: XRechnung erstellen

1. Leitwegsnummer des Empfängers erfragen

Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber brauchst du zwingend die Leitwegsnummer – eine eindeutige Routing-ID, die den Empfänger im PEPPOL-Netzwerk oder auf dem zentralen Rechnungseingangsportal des Bundes (OZG-RE) identifiziert. Ohne sie wird die Rechnung abgewiesen. Frage sie beim Auftraggeber an, bevor du die Rechnung erstellst. Für B2B-Rechnungen entfällt dieses Feld.

2. Pflichtangaben zusammenstellen

Bevor du mit der Software arbeitest, solltest du alle Pflichtfelder griffbereit haben. Fehlende Angaben führen zur Ablehnung beim Validator. Die vollständige Liste:

3. Format wählen: XRechnung oder ZUGFeRD?

Wenn du eine rein lesbare Kopie brauchst oder dein Kunde lieber eine PDF erhält, ist ZUGFeRD die bessere Wahl – eine hybride Datei aus sichtbarer PDF und eingebettetem XML. Öffentliche Auftraggeber akzeptieren in der Regel beide Formate. Den genauen Unterschied erklären wir im Artikel XRechnung vs. ZUGFeRD.

4. Rechnung in der Software erstellen

Die einfachste Methode ist die Nutzung von Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware, die XRechnung nativ unterstützt. Du gibst die Rechnungsdaten wie gewohnt ein – die Software generiert die XML-Datei im Hintergrund und stellt sicher, dass alle Pflichtfelder korrekt befüllt sind.

Alternativen für Gelegenheitsnutzer: Der kostenlose XRechnung-Generator der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) erlaubt die manuelle Eingabe und erzeugt valides XML, ohne dass du Code schreiben musst. Für Entwickler gibt es Bibliotheken wie mustangproject (Java) oder das phpdocgen-Äquivalent für PHP.

5. XRechnung validieren

Bevor du die Rechnung sendest, solltest du sie mit dem offiziellen KoSIT-Validator prüfen (validator.kosit.de). Der Validator prüft:

• Technische XML-Konformität

• Einhaltung der EN 16931-Pflichtfelder

• CIUS (Core Invoice Usage Specification) für Deutschland

Gute Software führt diese Validierung intern durch und lässt gar keine fehlerhafte Datei entstehen. Wenn du aber selbst XML erstellst oder einen Generator nutzt, ist dieser Schritt Pflicht.

6. XRechnung übermitteln

Wie du die Rechnung überträgst, hängt vom Empfänger ab:

• Bundesbehörden: Über das Onlinezugangsgesetz-Rechnungseingangsportal (OZG-RE) oder das PEPPOL-Netzwerk

• Bundesländer und Kommunen: Über das jeweilige Landesportal (z. B. ZRE für Bundeslieferanten, landesspezifische Portale für Bayern, NRW, etc.)

• B2B-Empfänger: Per E-Mail als .xml-Anhang oder über PEPPOL, wenn der Empfänger daran angeschlossen ist

XRechnung mit Software erstellen: Was leisten die Tools?

Für den regelmäßigen Einsatz lohnt sich eine Buchhaltungslösung, die XRechnung automatisch generiert. Zum Vergleich der gängigsten Anbieter – Lexoffice, sevDesk, FastBill und Norman – empfehlen wir unseren E-Rechnung-Software-Vergleich. Kurz zusammengefasst:

Norman ist direkt mit der Rechnungsstellung verknüpft – du schreibst deine Rechnung wie gewohnt, und das System generiert im Hintergrund die konforme XML-Datei. Kein separater Export-Schritt, kein Validator-Tool.

Häufige Fehler beim Erstellen einer XRechnung

Falsche oder fehlende Leitwegsnummer

Der häufigste Grund für Ablehnung bei B2G-Rechnungen. Die Leitwegsnummer muss exakt so eingetragen werden, wie sie der Auftraggeber mitgeteilt hat – keine Leerzeichen, kein abweichendes Format.

Nicht korrekte Steuernummer

In der XRechnung muss entweder die Steuernummer (im Format des Bundeslandes) oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben sein.

Falsche MwSt.-Codes

XRechnung verwendet standardisierte UNCL5305-Codes für MwSt.: S für Standardsatz (19 %), R für ermäßigten Satz (7 %), Z für Nullsatz, AE für Reverse Charge. Nutzt deine Software diese Codes falsch, schlägt die Validierung fehl.

Ungültige Datumsformate

XRechnung verlangt Datumsangaben im ISO 8601-Format (YYYY-MM-DD). Das deutsche Format (20.04.2026) wird abgewiesen.

Fehlende Bankverbindung

IBAN ist in der XRechnung kein optionales Feld – ohne Zahlungsdaten gilt die Rechnung als unvollständig.

XRechnung für Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer nach §19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus. In der XRechnung trägst du deshalb den Steuerkategorie-Code E (Exempt from tax) ein – das ist die offizielle UNCL5305-Kennung für steuerbefreite Umsätze. Zusätzlich muss im Freitextfeld BT-120 der Hinweis stehen: "Steuerbefreit gemäß §19 UStG". Das VATEX-Code-Feld BT-121 bleibt bei rein nationaler Befreiung leer – es gibt keinen eigenen EU-VATEX-Code für die deutsche Kleinunternehmerregelung. Software mit Kleinunternehmer-Modus befüllt diese Felder automatisch. Mehr dazu im Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Fazit

Eine XRechnung erstellen ist kein Hexenwerk – wenn du die richtigen Tools nutzt und die Pflichtfelder kennst. Für gelegentliche B2G-Rechnungen reicht der KoSIT-Generator. Wer regelmäßig Rechnungen stellt, spart sich Zeit und Fehler mit Software, die die XML-Erzeugung, Validierung und Übermittlung direkt integriert. Die Wahl der richtigen Software entscheidet dabei oft, wie viel Aufwand du wirklich hast.