Vorsteuerabzug 2026: So holst du dir als GmbH oder Selbstständiger die Mehrwertsteuer zurück

Wer in Deutschland unternehmerisch tätig ist und Umsatzsteuer abführt, hat in der Regel Anspruch auf den Vorsteuerabzug. Das bedeutet: Die Mehrwertsteuer, die du auf Eingangsrechnungen gezahlt hast, kannst du dir vom Finanzamt zurückholen. Klingt simpel – doch in der Praxis gibt es viele Fallstricke. Dieser Artikel erklärt, wer abzugsberechtigt ist, welche Voraussetzungen gelten und was häufig schiefgeht.

Vorsteuerabzug auf einen Blick

• Was: Du ziehst die auf Eingangsrechnungen gezahlte Umsatzsteuer (die Vorsteuer) von deiner eigenen Umsatzsteuerschuld ab (§ 15 UStG).
• Wer: Alle Unternehmer der Regelbesteuerung, GmbH, UG, Einzelunternehmer, Freiberufler, Personengesellschaften. Nicht abzugsberechtigt: Kleinunternehmer (§ 19 UStG) und rein steuerfreie Umsätze (z. B. Ärzte, Versicherungen).
• Voraussetzung: Eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG, bei Beträgen bis 250 € brutto genügt die vereinfachte Kleinbetragsrechnung.
• Wann: In dem Voranmeldungszeitraum, in dem sowohl die Leistung erbracht als auch die Rechnung vorliegt. Der Zahlungszeitpunkt ist irrelevant.
• Häufiger Irrtum: Bei Bewirtungskosten ist die Vorsteuer zu 100 % abziehbar, obwohl nur 70 % als Betriebsausgabe zählen.
• Erstattung: Übersteigt die Vorsteuer die Umsatzsteuer, entsteht ein Vorsteuerüberhang; das Finanzamt zahlt die Differenz meist innerhalb weniger Wochen aus.

Was ist der Vorsteuerabzug?

Der Vorsteuerabzug (§ 15 UStG) erlaubt es Unternehmern, die in Eingangsrechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer von ihrer eigenen Umsatzsteuerschuld abzuziehen. Du zahlst also nur die Differenz ans Finanzamt – oder erhältst Geld zurück, wenn deine Vorsteuer die Ausgangsumsatzsteuer übersteigt.

Beispiel: Du kaufst Büromaterial für 119 € (inkl. 19 € USt). Diese 19 € Vorsteuer ziehst du von deiner Umsatzsteuerschuld ab. Hast du im selben Monat 50 € Ausgangsumsatzsteuer aus Rechnungen an Kunden, zahlst du nur 50 € − 19 € = 31 € ans Finanzamt. Die Umsatzsteuer ist für dich als Unternehmer damit ein durchlaufender Posten – wirtschaftlich belastet sie nur den Endverbraucher.

Wer darf Vorsteuer abziehen?

Abzugsberechtigt sind grundsätzlich alle Unternehmer im Sinne des § 2 UStG, die der Regelbesteuerung unterliegen. Das umfasst:

• GmbH und UG (haftungsbeschränkt)
• Einzelunternehmer und Freiberufler (sofern umsatzsteuerpflichtig)
• Personengesellschaften (OHG, KG, GbR)

Der entscheidende Trennstrich verläuft zwischen Regelbesteuerung und Kleinunternehmerregelung:

Kein Vorsteuerabzug steht außerdem Unternehmen mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen nach § 4 UStG zu (z. B. Ärzte, Versicherungsvermittler). Wer über die Kleinunternehmerregelung nachdenkt oder aus ihr herauswächst, findet die Details im Artikel Kleinunternehmerregelung.

Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug

Damit du Vorsteuer abziehen kannst, müssen alle folgenden Bedingungen erfüllt sein:

1. Du bist Unternehmer im Sinne des § 2 UStG und nicht Kleinunternehmer.
2. Die Leistung wurde für dein Unternehmen erbracht (unternehmerische Verwendung von mindestens 10 %, § 15 Abs. 1 Satz 2 UStG).
3. Du hast eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG.
4. Der leistende Unternehmer hat eine gültige Steuernummer oder USt-IdNr.
5. Die Leistung ist nicht von der Umsatzsteuer befreit (§ 4 UStG).

Wichtig: Eine Rechnung mit fehlenden Pflichtangaben berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Was auf jeder Rechnung stehen muss, erfährst du in unserem Artikel zu Pflichtangaben auf Rechnungen.

Wann darfst du die Vorsteuer ziehen?

Der Zeitpunkt ist eine der häufigsten Stolperfallen. Du darfst die Vorsteuer in genau dem Voranmeldungszeitraum abziehen, in dem beide Bedingungen zusammentreffen: Die Leistung ist erbracht und dir liegt die ordnungsgemäße Rechnung vor. Erst wenn beides erfüllt ist, entsteht das Abzugsrecht.

Wichtig: Der Zeitpunkt der Bezahlung spielt keine Rolle. Anders als bei der Ist-Versteuerung deiner Ausgangsumsätze zählt für die Vorsteuer, wann Leistung und Rechnung vorliegen – nicht, wann du überweist. Erhältst du eine Dezember-Rechnung erst im Januar, ziehst du die Vorsteuer im Januar.

Zwei Sonderfälle:

• Anzahlungen: Zahlst du vor Erhalt der Leistung eine Anzahlung und hast eine ordnungsgemäße Anzahlungsrechnung, darfst du die Vorsteuer bereits mit der Zahlung ziehen.
• Reverse-Charge (§ 13b UStG): Bei Leistungen ausländischer Unternehmer oder Bauleistungen schuldest du als Leistungsempfänger die Umsatzsteuer – kannst sie im selben Schritt aber als Vorsteuer abziehen. Unterm Strich entsteht keine Belastung, sofern du voll abzugsberechtigt bist.

Die Rechnung muss stimmen – auch die Kleinbetragsrechnung

Ohne korrekte Rechnung kein Vorsteuerabzug. Für kleine Beträge gibt es aber eine wichtige Erleichterung: Rechnungen bis 250 € brutto gelten als Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV und brauchen deutlich weniger Angaben.

Der häufigste Fehler bei Kleinbetragsrechnungen: Der Steuersatz fehlt oder steht nur als „inkl. MwSt." ohne Prozentangabe da. Dann ist der Vorsteuerabzug futsch. Mehr dazu im Artikel Kleinbetragsrechnung.

Rechenbeispiel: So entsteht Zahllast oder Erstattung

Am Ende des Voranmeldungszeitraums stellst du deine Ausgangsumsatzsteuer (aus Rechnungen an Kunden) der Vorsteuer (aus deinen Einkäufen) gegenüber. Die Differenz ist deine Zahllast – oder deine Erstattung.

Ein zweites Szenario zeigt den Vorsteuerüberhang: Kaufst du im Gründungsmonat Ausstattung für 11.900 € (inkl. 1.900 € USt) und hast erst 500 € Ausgangsumsatzsteuer, ergibt sich ein Überhang von 1.400 €, den dir das Finanzamt auszahlt. Gerade in der Anlaufphase mit hohen Investitionen ist der Vorsteuerabzug daher bares Geld wert.

Was ist NICHT vorsteuerabzugsfähig?

§ 15 Abs. 1a und 1b UStG schließen bestimmte Ausgaben ganz oder teilweise vom Vorsteuerabzug aus. Wichtig ist die Trennung zwischen Umsatzsteuer und Einkommensteuer – beide folgen unterschiedlichen Regeln:

Der wichtigste Irrtum: Bei Bewirtungskosten dürfen nur 70 % als Betriebsausgabe den Gewinn mindern – die Vorsteuer ziehst du aber trotzdem zu 100 % ab, sofern die Bewirtung angemessen und ordnungsgemäß belegt ist. Die einkommensteuerliche 70-%-Grenze wirkt sich also nicht auf den Vorsteuerabzug aus. Details zur Bewirtung findest du im Artikel Bewirtungskosten der GmbH.

Bei Geschenken an Geschäftspartner gilt seit 2024 die auf 50 € netto pro Person und Jahr angehobene Freigrenze (zuvor 35 €). Wird sie überschritten, entfällt sowohl der Betriebsausgaben- als auch der Vorsteuerabzug – und zwar rückwirkend für das gesamte Geschenk, nicht nur für den übersteigenden Teil.

Vorsteuerabzug beim Firmenwagen

Die Vorsteuer aus Kauf oder Leasing ist grundsätzlich abziehbar, wenn das Fahrzeug überwiegend unternehmerisch genutzt wird. Bei gemischter Nutzung muss der private Anteil herausgerechnet werden – entweder per Fahrtenbuch oder per 50-%-Schätzung (umsatzsteuerlich). Voraussetzung für den vollen Abzug ist eine unternehmerische Nutzung von mindestens 10 %. Bei einer GmbH gehört ein Firmenwagen grundsätzlich zum Betriebsvermögen; die private Nutzung durch den Geschäftsführer ist als Sachbezug oder verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) zu versteuern.

Vorsteuer in der Buchhaltung (SKR03 / SKR04)

In der doppelten Buchführung wird die abziehbare Vorsteuer auf dem Konto Vorsteuer erfasst:

• SKR03: Konto 1570 – Abziehbare Vorsteuer 19 %
• SKR04: Konto 1400 – Abziehbare Vorsteuer 19 %

Die Vorsteuer wird in der UStVA in der Kennzahl 66 eingetragen. Norman übernimmt diese Buchungen automatisch und bereitet die UStVA direkt vor.

Geltendmachung in der UStVA und Jahreserklärung

Der Vorsteuerabzug wird monatlich oder quartalsweise in der UStVA geltend gemacht. Das Finanzamt erstattet einen etwaigen Vorsteuerüberhang in der Regel innerhalb weniger Wochen. Am Jahresende fasst die Umsatzsteuerjahreserklärung alle Voranmeldungen zusammen.

Tipp: Wenn du als Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung wechselst, kannst du für Anschaffungen im Rahmen der Berichtigung nach § 15a UStG anteilig Vorsteuer nachträglich geltend machen. Mehr zur Kleinunternehmerregelung findest du hier.

Häufige Fehler beim Vorsteuerabzug

• Fehlender Steuersatz oder falsche Rechnung: Ohne korrekte Pflichtangaben verweigert das Finanzamt den Abzug – lass fehlerhafte Rechnungen korrigieren, statt sie zu buchen.
• Bewirtung nur zu 70 % gezogen: Ein Klassiker, der bares Geld kostet – die Vorsteuer ist zu 100 % abziehbar.
• Privatanteil nicht herausgerechnet: Bei gemischt genutzten Gütern muss der private Teil raus, sonst droht bei der Prüfung eine Nachzahlung.
• Falscher Zeitraum: Vorsteuer erst ziehen, wenn Leistung und Rechnung vorliegen – nicht schon bei Bestellung oder Vorauszahlung ohne Anzahlungsrechnung.
• Kleinunternehmer weist Umsatzsteuer aus: Wer als Kleinunternehmer versehentlich USt ausweist, schuldet sie – darf aber selbst keine Vorsteuer ziehen.

Häufige Fragen zum Vorsteuerabzug

Kann ein Kleinunternehmer Vorsteuer abziehen?

Nein. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus und darf im Gegenzug keine Vorsteuer abziehen. Der Vorsteuerabzug ist der zentrale Vorteil der Regelbesteuerung – besonders bei hohen Investitionen kann ein freiwilliger Wechsel sinnvoll sein.

Ist die Vorsteuer bei Bewirtungskosten voll abziehbar?

Ja. Bei angemessenen und ordnungsgemäß belegten Bewirtungskosten ziehst du die Vorsteuer zu 100 % ab. Die 70-%-Grenze betrifft ausschließlich den einkommensteuerlichen Betriebsausgabenabzug, nicht die Umsatzsteuer.

Ab wann darf ich die Vorsteuer geltend machen?

Sobald die Leistung erbracht ist und dir eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt – im entsprechenden Voranmeldungszeitraum. Wann du bezahlst, ist unerheblich. Bei Anzahlungen genügt eine Anzahlungsrechnung plus geleistete Zahlung.

Brauche ich für den Vorsteuerabzug immer eine vollständige Rechnung?

Für Beträge bis 250 € brutto reicht die vereinfachte Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Sie muss den Steuersatz enthalten, kommt aber ohne Empfängeranschrift, Rechnungsnummer und Steuernummer aus.

Wie schnell erstattet das Finanzamt einen Vorsteuerüberhang?

In der Regel innerhalb weniger Wochen nach Eingang der UStVA. Bei auffällig hohen Erstattungen – etwa im Gründungsjahr – kann das Finanzamt Belege anfordern, was die Auszahlung verzögert.

Fazit

Der Vorsteuerabzug ist einer der größten finanziellen Vorteile der Regelbesteuerung – vorausgesetzt, deine Rechnungen sind korrekt, der Zeitpunkt stimmt und du kennst die Ausnahmen wie die 100-%-Regel bei Bewirtung. Norman erkennt Vorsteuerbeträge automatisch aus deinen Eingangsrechnungen, bucht sie auf das richtige Konto und trägt sie in die UStVA ein. Mit der KI-Buchhaltung von Norman sparst du dir mühsames manuelles Erfassen. Für Selbstständige empfiehlt sich zusätzlich die Steuerautomatisierung für Selbstständige.