Eine Kleinbetragsrechnung ist eine vereinfachte Rechnungsart in Deutschland für Transaktionen bis 250 € (brutto). Dank weniger verpflichtender Angaben beschleunigt sie den Geschäftsalltag und erleichtert insbesondere Branchen wie Einzelhandel, Gastronomie oder Dienstleistungen mit vielen Kleinbeträgen. Im Folgenden erfährst du alles über die Regeln und Pflichtangaben für Kleinbetragsrechnungen.
Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung für Beträge bis zu 250 € (inklusive Umsatzsteuer). Sie unterliegt vereinfachten gesetzlichen Vorgaben gemäß der deutschen Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV).
Zweck der Kleinbetragsrechnung
Das vereinfachte Format reduziert den Verwaltungsaufwand bei häufigen, kleinen Transaktionen, wie z. B. dem Kauf von Büromaterial, einem schnellen Restaurantbesuch oder einer kurzen Taxifahrt. Kundendaten sind hierbei nicht erforderlich.
Verpflichtende vs. optionale Angaben
Laut Gesetz (§ 33 UStDV) muss eine gültige Kleinbetragsrechnung folgende Angaben enthalten:
Name und Anschrift des Lieferanten (Verkäufer oder Dienstleister)
Ausstellungsdatum der Rechnung
Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen (Art, Menge oder Umfang)
Gesamtsumme brutto (Netto-Betrag + Umsatzsteuer)
Anzuwendender Umsatzsteuersatz (z. B. 19 % oder 7 %) oder Hinweis auf Steuerbefreiung (z. B. gemäß Kleinunternehmerregelung)
Optionale, aber nicht erforderliche Angaben bei einer Kleinbetragsrechnung:
Name und Anschrift des Kunden
Rechnungsnummer
Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Ausstellers
Leistungsdatum, falls abweichend vom Rechnungsdatum
⚠️ Falls zusätzliche Angaben gemacht werden, müssen diese absolut korrekt sein. Fehlerhafte Zusatzfelder können das Recht des Kunden auf Vorsteuerabzug gefährden.
Beispiele für Kleinbetragsrechnungen
Kleinbetragsrechnungen kommen in folgenden Alltagssituationen häufig vor:
Einzelhandel: Supermärkte, Drogerien, Apotheken, Blumenläden
Gastronomie: Cafés, Restaurants, Bars, Imbissbuden, Bäckereien
Dienstleistungen: Taxifahrten, Friseure, Wäschereien, kleinere Reparaturen, Kleinlieferungen
🧾 Quittungen bis 250 € – wie z. B. Kassenzettel oder Restaurantrechnungen – gelten automatisch als Kleinbetragsrechnungen, wenn sie die minimalen gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Einschränkungen der Kleinbetragsrechnung
Kleinbetragsrechnungen unterliegen insbesondere den Vorschriften des:
Umsatzsteuergesetzes (UStG)
Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV)
Nach diesen Regelungen gelten folgende Einschränkungen:
Maximal 250 € brutto: Die Nettogrenze hängt vom Umsatzsteuersatz ab – bei 19 % USt liegt sie z. B. bei 210,08 €.
Nicht erlaubt in bestimmten Fällen: Kleinbetragsrechnungen dürfen nicht genutzt werden für:
Grenzüberschreitende Verkäufe innerhalb der EU, falls spezielle Regeln gelten (z. B. Versandhandelsregelung).
Innergemeinschaftliche Lieferungen, die gemäß § 6a UStG steuerfrei sind – hier gelten Standardrechnungsanforderungen.
Reverse Charge-Transaktionen gemäß § 13b UStG, bei denen die Steuerpflicht auf den Leistungsempfänger übergeht.
In diesen Fällen ist auch bei Beträgen unter 250 € eine Standardrechnung erforderlich.
Sonderfall Bewirtungsbeleg
Ein Bewirtungsbeleg (z. B. Restaurantquittung) kann als Kleinbetragsrechnung gelten, wenn er 250 € brutto nicht übersteigt. Geschäftliche Bewirtungen unterliegen jedoch zusätzlichen Anforderungen:
Vollständiger Name und Adresse des Restaurants
Datum und Ort der Bewirtung
Aufgelistete Speisen/Getränke mit Preisen
Name(n) aller Teilnehmer
Konkreter Anlass des Treffens (z. B. „Projektbesprechung für Kunde X“, nicht nur „Geschäftsessen“)
Bei Beträgen über 250 € oder besonderen Dokumentationsanforderungen ist eine Standardrechnung notwendig.
Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug
Auch mit einer Kleinbetragsrechnung können Unternehmen die Vorsteuer abziehen, wenn die Rechnung vollständig ist. Wichtige Punkte:
Umsatzsteuer muss numerisch ausgewiesen sein: Formulierungen wie „inklusive gesetzlicher USt“ reichen nicht aus. Es muss z. B. „19 %“ oder „7 %“ angegeben werden.
Sofort prüfen: Neue Belege sollten auf Korrektheit geprüft werden (z. B. Datum, Gesamtsumme), da nachträgliche Korrekturen schwierig sein können.
Vorsteuerabzug geltend machen: Die Umsatzsteuer kann im Rahmen der monatlichen oder vierteljährlichen Meldung abgezogen werden, sofern alle Pflichtangaben vorliegen.
Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten
Nach deutschem Recht (GoBD-Richtlinien) müssen alle Rechnungen, einschließlich Kleinbetragsrechnungen, mindestens 8 Jahre lang aufbewahrt werden. Sie müssen lesbar und unverändert bleiben, egal ob sie physisch oder elektronisch archiviert werden.
Was tun, wenn der Betrag 250 € übersteigt?
Rechnungen über 250 € (brutto) gelten als Standardrechnungen und müssen alle Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG enthalten, darunter:
Name und Anschrift des Empfängers
Fortlaufende Rechnungsnummer
Aufgeschlüsselte Netto-, Umsatzsteuer- und Bruttobeträge
Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung
Gegebenenfalls Skonti oder Rabatte
Bei grenzwertigen Beträgen (z. B. knapp über 250 €) sollte zur Vermeidung von Compliance-Problemen direkt eine Standardrechnung ausgestellt werden.
Wie Norman deinen Rechnungsprozess erleichtert
Norman wurde entwickelt, um den Rechnungsprozess zu vereinfachen. So unterstützt Norman Kleinbetragsrechnungen:
Schnelle Rechnungserstellung: Erstelle eine gesetzeskonforme Rechnung oder Quittung mit minimalem Aufwand.
Automatische Berechnungen: Das System wendet den korrekten Umsatzsteuersatz und die Gesamtsumme an.
Automatisches Zahlungsmanagement: Verfolge, welche Kunden ihre Rechnungen bezahlt haben und welche noch offen sind.
Digitale Archivierung: Sichere deine Rechnungen für die gesetzlich vorgeschriebenen 8 Jahre – kein Papierchaos mehr.
Mit Norman kannst du sowohl Kleinbetrags- als auch Standardrechnungen mühelos erstellen, deine Unterlagen akkurat führen und dich auf mögliche Prüfungen vorbereiten.
Wichtige Erkenntnisse
Maximal 250 € brutto: Gilt nur, wenn die Gesamtsumme (Netto + USt) 250 € nicht überschreitet.
Weniger Pflichtangaben: Name und Anschrift des Ausstellers, Rechnungsdatum, Waren-/Leistungsbeschreibung, Bruttobetrag, USt-Satz und ggf. ein Steuerbefreiungshinweis.
Ausnahmen & Einschränkungen: Nicht erlaubt für grenzüberschreitende Transaktionen, innergemeinschaftliche Lieferungen oder Reverse-Charge-Fälle.
Vorsteuerabzug möglich: Voraussetzung ist eine korrekte Rechnung mit explizitem Umsatzsteuersatz.
Archivierungspflicht: Nach GoBD-Vorgaben 8 Jahre lang digital oder physisch speichern.
Über 250 €: Es gelten die vollständigen Anforderungen für Standardrechnungen.
Mit diesen Richtlinien bleibst du konform mit deutschen Steuergesetzen und sparst Zeit bei der Verwaltung. Und falls du den Prozess automatisieren möchtest, hilft dir Norman dabei, Kleinbetragsrechnungen mühelos zu erstellen und zu verwalten.