Kleinbetragsrechnung 2026: Wer kann sie nutzen und welche Angaben sind Pflicht?

Eine Kleinbetragsrechnung ist eine vereinfachte Rechnung für Beträge bis 250 € brutto (inklusive Umsatzsteuer). Geregelt ist sie in § 33 UStDV. Anders als die reguläre Rechnung nach § 14 UStG verzichtet sie auf einige Pflichtangaben – das spart Zeit, wenn du viele kleine Verkäufe abwickelst.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Grenze liegt bei 250 € brutto (inkl. USt) und ist seit 2017 unverändert – auch 2026 gilt sie weiter.
• Pflicht sind nur fünf Angaben nach § 33 UStDV: Name/Anschrift des Ausstellers, Datum, Menge/Art der Leistung, Bruttobetrag in einer Summe und der Steuersatz.
• Weggelassen werden dürfen u. a. Empfängername, Rechnungsnummer, Steuernummer und der getrennte Ausweis von Netto und USt.
• In vier Fällen ist sie verboten: Reverse Charge, EU-B2B, Versandhandel und innergemeinschaftliche Lieferungen – dann brauchst du eine vollständige Rechnung.
• Dein Kunde kann Vorsteuer ziehen, aber nur wenn der Steuersatz explizit ausgewiesen ist („19 %", nicht „inkl. MwSt.").

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Die 250 € sind ein Bruttobetrag – also inklusive Umsatzsteuer. Bei 19 % USt entspricht das einem Nettobetrag von rund 210,08 €, bei 7 % rund 233,64 €. Liegt die Rechnung auch nur einen Cent über 250 € brutto, gelten die vollen Pflichtangaben nach § 14 UStG.

Diese Umrechnung führt in der Praxis oft zu Fehlern, weil viele mit dem Nettobetrag kalkulieren. Die folgende Tabelle zeigt, wo die Grenze je nach Steuersatz genau liegt:

Merke: Entscheidend ist immer der Brutto-Gesamtbetrag der Rechnung, nicht der einzelne Posten. Drei Positionen zu je 100 € netto ergeben zusammen 357 € brutto – also keine Kleinbetragsrechnung mehr.

Pflichtangaben nach § 33 UStDV

Auf jeder Kleinbetragsrechnung müssen diese fünf Angaben stehen:

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (also deine Firma als Verkäufer)
2. Ausstellungsdatum der Rechnung
3. Menge und Art der gelieferten Ware oder Umfang und Art der Leistung
4. Bruttobetrag in einer Summe (Entgelt + Umsatzsteuer)
5. Anzuwendender Steuersatz (z. B. 19 % oder 7 %) – oder bei Steuerbefreiung ein entsprechender Hinweis

Beispiel-Café-Beleg: „Cappuccino 4,80 €, inkl. 7 % USt" – mehr ist nicht nötig. Die detaillierte Pflichtliste für reguläre Rechnungen findest du in unserem Leitfaden zu den Pflichtangaben auf der Rechnung.

Kleinbetragsrechnung oder vollständige Rechnung?

Ob eine Kleinbetragsrechnung reicht, hängt an zwei Fragen: der Höhe des Betrags und der Art des Geschäfts. Der folgende Entscheidungsbaum bringt beide zusammen:

Direkt gegenübergestellt sehen die beiden Rechnungsarten so aus:

Was darf weggelassen werden?

Im Gegensatz zur regulären Rechnung sind folgende Angaben bei der Kleinbetragsrechnung optional:

• Name und Anschrift des Empfängers
• Rechnungsnummer
• Steuernummer oder USt-IdNr.
• Leistungsdatum (wenn vom Rechnungsdatum abweichend)
• Getrennter Ausweis von Nettobetrag und Umsatzsteuer

Genau dadurch entsteht der Vereinfachungseffekt – an der Bäckereikasse muss niemand die Anschrift jedes Kunden erfassen.

Wer darf Kleinbetragsrechnungen ausstellen?

Grundsätzlich jeder Unternehmer. Typisch sind Branchen mit vielen kleinen Verkäufen:

• Einzelhandel (Bäckereien, Apotheken, Kioske, Boutiquen)
• Gastronomie (Cafés, Restaurants, Imbiss, Lieferdienste)
• Dienstleistungen mit kleinen Tickets (Taxi, Friseur, Reinigung, kleine Reparaturen)
• Selbstständige, die einzelne kleine Materialien oder kurze Leistungen abrechnen

Führst du eine UG oder GmbH und schreibst für jede Lieferung unter 250 € eine vollständige Rechnung? Mit der vereinfachten Form sparst du dir spürbar Verwaltungsaufwand. Wie GmbH-Rechnungen darüber hinaus auszusehen haben, klärt unser Artikel zum GmbH-Rechnung schreiben.

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Wann eine Kleinbetragsrechnung NICHT erlaubt ist

In vier Fällen brauchst du auch bei kleinen Beträgen eine vollständige Rechnung:

1. Versandhandel mit besonderen Regeln für grenzüberschreitende EU-Lieferungen (§ 3c UStG)
2. Innergemeinschaftliche Lieferungen an Unternehmer in der EU
3. Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG – z. B. Bauleistungen oder Leistungen an Schuldner der USt
4. Andere Sonderfälle, in denen der Leistungsempfänger die Steuer schuldet

Der gemeinsame Nenner: Sobald der Kunde die Umsatzsteuer schuldet oder eine grenzüberschreitende B2B-Lieferung im Spiel ist, muss die Rechnung eindeutig zugeordnet werden können – dafür braucht es Empfängerdaten und die USt-IdNr. Details zu den B2B-Konstellationen findest du in unserem Artikel zu EU-B2B-Rechnungen.

Sonderfall Bewirtungsbeleg

Ein Restaurant- oder Café-Beleg kann eine Kleinbetragsrechnung sein, solange er unter 250 € brutto bleibt. Willst du die Bewirtung aber als Betriebsausgabe absetzen, verlangt das Finanzamt zusätzliche Angaben, die weit über § 33 UStDV hinausgehen: Anlass der Bewirtung, Namen der Teilnehmer, Datum und Ort. Diese Angaben ergänzt du handschriftlich oder auf einem Eigenbeleg.

Ab 250 € brutto reicht die Vereinfachung nicht mehr: Dann muss der Bewirtungsbeleg zusätzlich deinen Namen als bewirtende Person und eine fortlaufende Rechnungsnummer tragen. Und: Nutzt der Gastrobetrieb eine Registrierkasse, wird nur ein maschinell erstellter, TSE-abgesicherter Beleg anerkannt – ein handgeschriebener Zettel genügt bei Kassenbetrieben nicht mehr.

Sonderfall Fahrausweise

Fahrausweise – Bahn-, Bus- oder Flugtickets – sind ein eigener vereinfachter Rechnungstyp nach § 34 UStDV. Sie gelten auch dann als ordnungsgemäße Rechnung, wenn kein Steuersatz aufgedruckt ist. Steht auf dem Ticket kein Prozentsatz, gilt für den innerdeutschen Personennahverkehr der ermäßigte Satz von 7 %. Für den Vorsteuerabzug reicht der Fahrausweis in diesem Fall aus – ein zusätzlicher Beleg ist nicht nötig.

Vorsteuerabzug aus einer Kleinbetragsrechnung

Dein Kunde darf aus einer Kleinbetragsrechnung Vorsteuer ziehen – aber nur, wenn der Steuersatz korrekt ausgewiesen ist. Eine Formulierung wie „inkl. MwSt." reicht nicht; es muss explizit „19 %" oder „7 %" stehen.

Gelten mehrere Steuersätze (z. B. Restaurantbeleg mit 7 % auf Speisen und 19 % auf Getränke), müssen die Beträge nach Steuersätzen getrennt aufgeführt werden.

Häufige Falle: Du trägst auf einer Kleinbetragsrechnung freiwillig den Kundennamen ein – aber falsch, z. B. ohne richtige Rechtsform oder ohne Anschrift. Das kann den Vorsteuerabzug deines Kunden gefährden. Faustregel: entweder ganz weglassen oder vollständig korrekt.

Kleinbetragsrechnung als Kleinunternehmer

Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG, weist du gar keine Umsatzsteuer aus. Statt eines Steuersatzes gehört dann auf die Kleinbetragsrechnung ein Hinweis wie:

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben.

Damit erfüllst du die Anforderung „Hinweis auf Steuerbefreiung" aus § 33 UStDV. Der Kunde kann aus dieser Rechnung allerdings auch keine Vorsteuer ziehen.

E-Rechnung & Kleinbetragsrechnung 2026

Seit dem 1. Januar 2025 musst du im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können; ab 2027/2028 wird die Ausstellung schrittweise Pflicht. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind ausdrücklich von der E-Rechnungspflicht ausgenommen (§ 33 UStDV i. V. m. § 14 UStG). Sie dürfen weiterhin als Papierbon oder PDF ausgegeben werden.

Trotzdem lohnt es sich, auch kleine Belege digital zu erfassen – schon wegen der GoBD-konformen Aufbewahrung von 8 Jahren. Mit Normans kostenlosem Rechnungstool stellst du Kleinbetragsrechnungen genauso einfach digital aus wie reguläre Rechnungen – inklusive automatischer Verbuchung in der EÜR oder doppelten Buchführung.

Fehler korrigieren

Bei einer regulären Rechnung schreibst du eine Stornorechnung. Bei der Kleinbetragsrechnung reicht häufig ein neuer Beleg, sofern die Änderung sauber dokumentiert ist. Die genauen Spielregeln stehen in unserem Leitfaden zu Stornorechnungen und Rechnungskorrekturen.

Häufige Fragen zur Kleinbetragsrechnung

Ist die 250-€-Grenze brutto oder netto?

Brutto. Die 250 € verstehen sich inklusive Umsatzsteuer. Bei 19 % USt darfst du also netto maximal 210,08 € abrechnen, bei 7 % maximal 233,64 €.

Muss ich eine Kleinbetragsrechnung ausstellen?

Nein, die vereinfachte Form ist ein Wahlrecht, keine Pflicht. Du darfst auch bei Kleinbeträgen freiwillig eine vollständige Rechnung nach § 14 UStG schreiben – etwa wenn dein Geschäftskunde das ausdrücklich wünscht.

Braucht eine Kleinbetragsrechnung eine Rechnungsnummer?

Nein. Die fortlaufende Rechnungsnummer gehört zu den Angaben, die bei der Kleinbetragsrechnung ausdrücklich entfallen dürfen. Für deine eigene Buchhaltung ist eine interne Belegnummer trotzdem sinnvoll.

Darf ich mehrere Kleinbetragsrechnungen ausstellen, um die 250-€-Grenze zu umgehen?

Nein. Zusammenhängende Leistungen dürfen nicht künstlich in mehrere Belege unter 250 € gesplittet werden. Maßgeblich ist der wirtschaftlich einheitliche Vorgang – wird er aufgeteilt, wertet das Finanzamt das als Gestaltungsmissbrauch.

Gilt die Kleinbetragsgrenze auch für Gutschriften?

Ja. Rechnet der Leistungsempfänger im Gutschriftverfahren ab, gelten dieselben Grenzen und Vereinfachungen wie bei einer normalen Rechnung.

Fazit

Die Kleinbetragsrechnung ist ein nützliches Werkzeug bei vielen kleinen Transaktionen: weniger Pflichtangaben, kein Kundenname, kein getrenntes Ausweisen von Netto und USt. Merken musst du dir nur die fünf Pflichtfelder nach § 33 UStDV und die vier Ausnahmen (EU-B2B, Reverse Charge, Versandhandel, innergemeinschaftliche Lieferungen). Und denk daran: auch bei der vereinfachten Form bleibt die 8-Jahres-Aufbewahrungspflicht nach GoBD bestehen.