Vorsteuerüberhang: Definition, Berechnung, Erstattung & Fristen

✍️ Kurz & knapp:

Ein Vorsteuerüberhang entsteht, wenn die Vorsteuer, die du auf betriebliche Einkäufe gezahlt hast, höher ist als die Umsatzsteuer, die du auf deine Verkäufe erhoben hast. In deiner Umsatzsteuervoranmeldung wird dieser Überschuss vom Finanzamt erstattet – oder mit anderen Steuerschulden verrechnet.

Ein Vorsteuerüberhang klingt zunächst nach einem komplizierten Steuerbegriff, ist aber leicht zu verstehen. Er bezeichnet den Fall, dass die bezahlte Vorsteuer auf deine Geschäftsausgaben größer ist als die vereinnahmte Umsatzsteuer aus deinen Verkäufen innerhalb eines bestimmten Abrechnungszeitraums.

Man kann sich die Umsatzsteuer als Geldfluss durch dein Unternehmen vorstellen, nicht als echten Kostenfaktor. Du erhebst Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen und zahlst sie auf deine Einkäufe – am Ende zählt nur die Differenz. Wenn also mehr Umsatzsteuer abgeflossen als eingenommen ist, entsteht ein Überschuss, den das Finanzamt als Vorsteuerüberhang bezeichnet.

In der Praxis bedeutet das: Du hast Anspruch auf eine Erstattung durch das Finanzamt. Diese gleicht deine negative Umsatzsteuerposition aus und wird über deine Umsatzsteuervoranmeldung (USt-VA) abgewickelt. Für viele Selbstständige und kleine Unternehmen ist das eine willkommene Liquiditätsspritze – der Staat zahlt dir zu viel gezahlte Umsatzsteuer zurück.

Die rechtliche Grundlage dafür bildet das Umsatzsteuergesetz (UStG):

• §15 UStG regelt den Vorsteuerabzug, also dein Recht, gezahlte Umsatzsteuer auf betriebliche Ausgaben abzusetzen.

• §18 UStG beschreibt die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung sowie die Verrechnung oder Erstattung von Überschüssen.

Diese Regelungen sorgen für Mehrwertsteuer-Neutralität: Unternehmen tragen die Umsatzsteuer nicht selbst, sondern leiten sie nur weiter. Und wenn das Gleichgewicht zu deinen Gunsten ausfällt, sorgt der Vorsteuerüberhang dafür, dass du dein zu viel gezahltes Geld zurückbekommst.

Wann ein Vorsteuerüberhang entsteht (häufige Szenarien)

Ein Vorsteuerüberhang entsteht nicht zufällig – er hängt immer damit zusammen, wie dein Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum Geld ausgibt und einnimmt. Da die Umsatzsteuer in regelmäßigen Abrechnungszeiträumen (monatlich oder vierteljährlich) berechnet wird, kann ein Ungleichgewicht zwischen Ausgaben und Einnahmen schnell zu einem vorübergehenden Überschuss führen. Hier sind die häufigsten Situationen, in denen das passiert:

1. Investitionsstarke Monate

Wenn du in neue Ausstattung, Werkzeuge, Software oder Warenbestände investierst, zahlst du darauf oft hohe Vorsteuerbeträge. Bleiben deine Verkäufe in diesem Zeitraum gering, übersteigen deine Vorsteuerbeträge leicht die vereinnahmte Umsatzsteuer – es entsteht ein Erstattungsanspruch. Typische Beispiele:

• Anschaffung teurer Hardware oder Einrichtung eines neuen Büros,

• Großeinkauf vor einer umsatzstarken Saison,

• Renovierung oder Modernisierung von Geschäftsräumen.

2. Unternehmensstart oder saisonale Flauten

Gerade Existenzgründer und frisch angemeldete Freiberufler erleben in den ersten Monaten häufig einen Vorsteuerüberhang. Sie haben Anlaufkosten (Website, Laptop, Softwarelizenzen, Werbung), bevor nennenswerte Umsätze entstehen.
Auch saisonale Betriebe – etwa Fotografen oder Berater mit Nebensaison – melden oft Überschüsse, wenn die laufenden Kosten weiterlaufen, aber die Einnahmen sinken.

3. Exporte und Reverse-Charge-Fälle

Manche Leistungen sind umsatzsteuerfrei, obwohl du auf deine Einkäufe weiterhin Vorsteuer zahlst. Das ist häufig der Fall bei:

• Exporten außerhalb Deutschlands, oder

• Leistungen an EU-Kunden unter der Reverse-Charge-Regelung.

Da du auf diese Rechnungen keine Umsatzsteuer erhebst, gibt es nichts, womit du deine Vorsteuer verrechnen könntest – selbst bei stabilen Umsätzen entsteht also ein Vorsteuerüberhang.

4. Zeitliche Unterschiede in der Umsatzsteuererfassung

Die Umsatzsteuer kann nach zwei Methoden erfasst werden:

• Vereinnahmte Entgelte (Ist-Versteuerung) – Umsatzsteuer wird erst fällig, wenn das Geld tatsächlich eingeht.

• Vereinbarte Entgelte (Soll-Versteuerung) – Umsatzsteuer wird schon bei Rechnungsstellung erfasst.

Wenn du die Ist-Versteuerung nutzt und viele Kunden noch nicht bezahlt haben, ist deine vereinnahmte Umsatzsteuer vorübergehend niedriger als die gezahlte Vorsteuer. Diese zeitliche Verschiebung kann kurzfristig zu einem Vorsteuerüberhang führen, der sich später ausgleicht, sobald die Zahlungen eingehen.

5. Abgabehäufigkeit und Erstattungsgeschwindigkeit

Standardmäßig reichen die meisten Kleinunternehmen ihre Umsatzsteuervoranmeldung vierteljährlich ein. Wenn deine Umsatzsteuerzahlungen oder -erstattungen im Vorjahr über 9.000 € lagen (Stand 2025), kannst du zur monatlichen Abgabe wechseln.
Das lohnt sich besonders, wenn du regelmäßig einen Vorsteuerüberhang hast – du erhältst deine Erstattung schneller und verbesserst deine Liquidität.

Wie man einen Vorsteuerüberhang berechnet (Schritt für Schritt)

Die Berechnung eines Vorsteuerüberhangs ist einfach, wenn man das Grundprinzip der Umsatzsteuer versteht: Du vergleichst, wie viel Umsatzsteuer du von Kunden eingenommen hast, mit der Umsatzsteuer, die du an Lieferanten gezahlt hast. Wenn die gezahlte Umsatzsteuer höher ist als die vereinnahmte, schuldet dir das Finanzamt die Differenz.

So gehst du Schritt für Schritt vor:

Schritt 1: Umsatzsteuer addieren (Ausgangsrechnungen)

Addiere zunächst alle Umsatzsteuerbeträge deiner Ausgangsrechnungen im jeweiligen Zeitraum (Monat oder Quartal).
Diese Summe entspricht der Umsatzsteuer, die du aufgrund deiner Verkäufe an das Finanzamt abführen musst.

Beispiel:
Du stellst Rechnungen über 5.000 € netto aus, mit 19 % Umsatzsteuer, also 950 € Umsatzsteuer insgesamt.

Schritt 2: Vorsteuer addieren (Eingangsrechnungen)

Addiere anschließend alle Vorsteuerbeträge, die du auf Eingangsrechnungen bezahlt hast und die nach § 15 UStG abzugsfähig sind.
Dazu zählen etwa Bürobedarf, Software-Abos, Hardware, Werkzeuge oder andere betriebliche Einkäufe.

Beispiel:
Du kaufst eine Kamera für 2.000 € + 19 % USt (380 €)
und Software für 500 € + 19 % USt (95 €).
Deine Gesamtvorsteuer beträgt also 475 € (380 € + 95 €).

Schritt 3: Formel anwenden

Die Berechnung lautet:

Vorsteuerüberhang = Vorsteuer – Umsatzsteuer

Ist das Ergebnis positiv, hast du einen Überschuss, der dir vom Finanzamt erstattet wird.
Ist es negativ, ergibt sich eine Zahllast – du musst Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen.

Beispielrechnung

In diesem Fall ist deine Vorsteuer (475 €) kleiner als deine Umsatzsteuer (950 €),
du musst also 475 € ans Finanzamt zahlen.

Wäre es jedoch umgekehrt – etwa, du investierst stark und deine Vorsteuer beträgt 2.000 €, während deine Umsatzsteuer nur 500 € beträgt – dann gilt:

Vorsteuerüberhang = 2.000 € – 500 € = 1.500 €

Du hättest einen Vorsteuerüberhang von 1.500 €, den dir das Finanzamt nach Bearbeitung deiner USt-VA erstattet.

💡 Buchhalterischer Hinweis:
Die Vorsteuer wird auf einem Aktivkonto (Vorsteuerkonto) gebucht, die Umsatzsteuer auf einem Passivkonto (Umsatzsteuerkonto).
Wenn die Vorsteuer höher ist als die Umsatzsteuer, ergibt sich ein Forderungssaldo gegenüber dem Finanzamt – dein Vorsteuerüberhang.

Wann der Vorsteuerüberhang ausgezahlt wird – und wie

Sobald dein Vorsteuerüberhang berechnet ist, musst du nicht bis zum Jahresende warten, um dein Geld zurückzubekommen.
Die Erstattung erfolgt im Rahmen deiner regulären Umsatzsteuervoranmeldung (USt-VA) – also über dasselbe Formular, das du auch nutzt, wenn du Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen musst.

Abgabefristen und Fristverlängerung

Laut § 18 UStG muss die Umsatzsteuervoranmeldung bis zum 10. Tag nach Ende des jeweiligen Voranmeldungszeitraums eingereicht werden – je nach Umsatz entweder monatlich oder vierteljährlich.

Beispiele:

• Umsatzsteuervoranmeldung Januar → fällig am 10. Februar

• USt-VA für das 1. Quartal → fällig am 10. April

Wenn du eine Dauerfristverlängerung beantragst, hast du einen Monat mehr Zeit:
Die Januar-Erklärung ist dann erst am 10. März fällig.
Das ist besonders hilfreich für Selbstständige und kleinere Unternehmen mit unregelmäßigen Ausgaben, die mehr Zeit für die Aufbereitung ihrer Unterlagen benötigen.

Ablauf der Erstattung

Wenn deine eingereichte USt-VA einen Vorsteuerüberhang ausweist, startet das Finanzamt die Erstattung automatisch – du musst keinen separaten Antrag stellen.
Der Betrag wird in der Regel auf dein beim Finanzamt hinterlegtes Geschäftskonto überwiesen.

Es gibt jedoch eine wichtige Ausnahme:
Wenn du andere offene Steuerschulden hast (z. B. Einkommensteuer-Vorauszahlungen, Säumniszuschläge oder Gewerbesteuer), wird dein Überschuss zuerst verrechnet, bevor ein eventueller Restbetrag ausgezahlt wird.

Bearbeitungszeiten und häufige Stolperfallen

Erstattungen werden in der Regel innerhalb weniger Tage bis Wochen bearbeitet.
Bei neuen Unternehmen oder ungewöhnlich hohen Beträgen kann das Finanzamt allerdings eine manuelle Prüfung durchführen, um Belege und Vorsteueransprüche zu überprüfen.

Typische Gründe für Verzögerungen oder Ablehnungen:

• Fehlende oder falsche IBAN → Stelle sicher, dass deine Bankverbindung beim Finanzamt korrekt hinterlegt ist.

• Unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen → Fehlende Umsatzsteuer-ID, falsches Datum oder unklare Leistungsbeschreibung können den Vorsteuerabzug gefährden.

• Häufige hohe Erstattungen → Wiederholte Vorsteuerüberhänge bei geringen Umsätzen können eine Plausibilitätsprüfung auslösen.

• Offene Steuerschulden → Dein Überschuss wird automatisch verrechnet, bevor eine Auszahlung erfolgt.

Voraussetzungen & Dokumentation – damit die Erstattung nicht scheitert

Ein Vorsteuerüberhang wird nicht automatisch erstattet, nur weil du mehr ausgegeben als eingenommen hast.
Die Erstattung ist nur gültig, wenn die gezahlte Umsatzsteuer nach deutschem Steuerrecht abzugsfähig ist.
Damit das Finanzamt deine Rückzahlung nicht verzögert oder ablehnt, müssen deine Belege und Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Wer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist

Du kannst nur dann Vorsteuer (Vorsteuerabzug) geltend machen, wenn du:

• ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen in Deutschland bist (also kein Kleinunternehmer nach § 19 UStG), und

• die betreffenden Einkäufe ausschließlich für umsatzsteuerpflichtige betriebliche Zwecke nutzt (nicht privat oder steuerbefreit).

Erfüllst du diese Voraussetzungen, kannst du die auf deinen Lieferantenrechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer gemäß § 15 UStG als Vorsteuer abziehen – also mit der Umsatzsteuer aus deinen eigenen Verkäufen verrechnen.

Rechnungsanforderungen nach § 14 und § 15 UStG

Damit dein Vorsteuerabzug anerkannt wird, müssen die Eingangsrechnungen formell korrekt sein.
Jede Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift von Lieferant und Leistungsempfänger,

• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten,

• Fortlaufende Rechnungsnummer,

• Rechnungsdatum und Leistungsdatum,

• Klare Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen,

• Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag,

• Gesamtbetrag (Bruttobetrag).

Fehlt eine dieser Angaben oder ist sie fehlerhaft, kann das Finanzamt deinen Vorsteuerabzug ablehnen – und damit auch die Erstattung deines Vorsteuerüberhangs verzögern oder kürzen.

Häufige Stolperfallen bei der Erstattung

Auch erfahrene Selbstständige und kleine Unternehmen verlieren durch kleine Fehler regelmäßig Teile ihres Vorsteuerüberhangs. Achte daher besonders auf folgende Punkte:

• Private oder nicht betriebliche Ausgaben:
  Aufwendungen, die überwiegend privat sind (z. B. Smartphone, Möbel im häuslichen Arbeitszimmer), sind nicht vorsteuerabzugsfähig.

• Gemischt genutzte Wirtschaftsgüter ohne Aufteilung:
  Wenn du z. B. Laptop oder Auto sowohl privat als auch beruflich nutzt, musst du die Kosten anteilig aufteilen – nur der betriebliche Anteil ist abzugsfähig.

• Verspätete oder fehlerhafte Rechnungsberichtigungen:
  Erhältst du eine korrigierte Rechnung nach Abgabe deiner USt-VA, musst du diese nachträglich anpassen, um den Vorsteuerabzug zu sichern.

• Fehlender Zahlungsnachweis (bei Barzahlungen):
  Das Finanzamt kann einen Zahlungsbeleg verlangen, um sicherzustellen, dass die Rechnung tatsächlich beglichen wurde.

Besondere Fälle, die du kennen solltest

Die meisten Vorsteuerüberhänge entstehen durch einfache Unterschiede zwischen gezahlter und vereinnahmter Umsatzsteuer.
Es gibt jedoch einige Sonderfälle, die beeinflussen, wann und wie ein Überschuss entsteht – und was danach damit passiert.
Wenn du diese Feinheiten kennst, vermeidest du Überraschungen und kannst deine Liquidität gezielter steuern.

1. Ist- vs. Soll-Versteuerung (vereinnahmte vs. vereinbarte Entgelte)

Das deutsche Umsatzsteuerrecht erlaubt zwei unterschiedliche Besteuerungsarten, die bestimmen, wann Umsatzsteuer erfasst wird:

• Vereinnahmte Entgelte (Ist-Versteuerung):
  Die Umsatzsteuer wird erst dann erklärt, wenn Geld tatsächlich geflossen ist – also bei Zahlungseingang oder -ausgang.
  Diese Methode ist besonders bei Freiberuflern und Kleinunternehmen nach § 20 UStG verbreitet.
  → Folge: Wenn Kunden später zahlen, verzögert sich deine Umsatzsteuerabgabe, während du die Vorsteuer bereits mit Zahlung der Eingangsrechnungen geltend machen kannst. Dadurch entsteht oft ein vorübergehender Vorsteuerüberhang.

• Vereinbarte Entgelte (Soll-Versteuerung):
  Die Umsatzsteuer wird zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung erfasst – unabhängig davon, ob die Zahlung schon erfolgt ist.
  → Folge: Umsatz- und Vorsteuer werden gleichzeitig erfasst, wodurch zeitliche Unterschiede entfallen – aber auch weniger Flexibilität bei der Liquiditätssteuerung besteht.

Die Wahl der Methode beeinflusst also, wie häufig und wann ein Vorsteuerüberhang auftritt. Viele kleine Unternehmen bevorzugen die Ist-Versteuerung, da sie Umsatzsteuerzahlungen auf spätere Zeitpunkte verschiebt, bis Einnahmen tatsächlich eingehen.

2. Reverse-Charge-Verfahren und innergemeinschaftliche Geschäfte

Ein weiterer Grund für Vorsteuerüberhänge kann das Reverse-Charge-Verfahren sein – also die Umkehr der Steuerschuldnerschaft vom Lieferanten auf den Leistungsempfänger.

Das betrifft zwei Hauptbereiche:

• Inländisches Reverse Charge: z. B. bei Bau- oder Subunternehmerleistungen, bei denen der Leistungsempfänger sowohl Umsatzsteuer als auch Vorsteuer in seiner USt-VA ausweist.

• Innergemeinschaftliche Erwerbe und grenzüberschreitende Dienstleistungen: Beim Einkauf von Waren oder Leistungen aus dem EU-Ausland weist der Lieferant keine deutsche Umsatzsteuer aus. Stattdessen meldest du selbst Umsatzsteuer und Vorsteuer in gleicher Höhe.

In beiden Fällen heben sich die Beträge in der Regel gegenseitig auf – der Effekt ist also neutral.
Doch in Monaten mit geringen Umsätzen oder zeitlich verschobenen Rechnungen kann auch hier ein kleiner Vorsteuerüberhang entstehen.

Exporte außerhalb der EU sind dagegen steuerfrei (nullbesteuert). Du erhebst keine Umsatzsteuer, zahlst aber weiterhin Vorsteuer auf deine betrieblichen Einkäufe – dadurch kann ebenfalls schnell ein Vorsteuerüberhang entstehen.

3. Verrechnung und Vortrag von Guthaben

Wenn deine USt-VA einen Vorsteuerüberhang ausweist, hast du zwei Möglichkeiten, diesen im Formular zu behandeln:

1. Erstattung beantragen
   – Das Finanzamt überweist den Überschuss direkt auf dein hinterlegtes Geschäftskonto.

2. Mit nächster Vorauszahlung verrechnen (Guthaben vortragen)
   – Der Überschuss wird automatisch mit zukünftigen Umsatzsteuerschulden verrechnet.

Ein Vortrag kann sinnvoll sein, wenn du im nächsten Zeitraum höhere Umsätze (und damit Zahllasten) erwartest.
Eine Erstattung verbessert dagegen sofort deine Liquidität.

Hast du andere offene Steuerverbindlichkeiten (z. B. Einkommensteuervorauszahlungen oder Säumniszuschläge), wird dein Guthaben vom Finanzamt automatisch verrechnet. Die Details dazu findest du im Abrechnungsbescheid.

So hilft dir Norman, deinen Vorsteuerüberhang stressfrei zu bekommen

Die Umsatzsteuervoranmeldung und die Erstattung eines Vorsteuerüberhangs müssen kein bürokratischer Albtraum sein. Mit Norman läuft die Berechnung und Einreichung deiner USt-VA vollautomatisch – damit du fristgerecht, rechtssicher und liquide bleibst.

Automatische Umsatzsteuervoranmeldung (USt-VA) – direkt über ELSTER

Norman erstellt und übermittelt deine Umsatzsteuervoranmeldung automatisch über die offizielle ELSTER-Schnittstelle der Finanzverwaltung.
Du erhältst automatische Erinnerungen vor jedem Abgabetermin (am 10. des Monats oder Quartals) und kannst deine Daten jederzeit einsehen.

Kein separates Einloggen in Elster, keine Tabellen, keine Formulare – Norman berechnet deine Umsatzsteuerposition und reicht sie vollständig digital ein.

Bank- & Belegabgleich – intelligente Erkennung der Vorsteuer

Norman verbindet sich direkt mit deinem Geschäftskonto und analysiert deine Belege und Rechnungen automatisch. So erkennt das System:

• Vorsteuerbeträge auf allen abzugsfähigen Ausgaben,

• Beleg-Zuordnungen zu Banktransaktionen,

• Reverse-Charge-Fälle (z. B. EU-Einkäufe, ausländische Rechnungen, Subunternehmerleistungen).

Dadurch ist dein Vorsteuerüberhang immer korrekt berechnet, auch in komplexeren Fällen.
Norman übernimmt den gesamten Prozess – von der Berechnung über die Abgabe der USt-VA bis zur automatischen Erstattungsanforderung beim Finanzamt.

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