GmbH Bewirtungskosten 2026: Geschäftsessen absetzen und richtig buchen

Als GmbH-Geschäftsführer wirst du früher oder später Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner zum Essen einladen. Diese Kosten kannst du als Betriebsausgabe absetzen – aber das Steuerrecht kennt klare Regeln, die du einhalten musst, sonst streicht das Finanzamt den Abzug komplett.

Kurz erklärt

• Geschäftliche Bewirtung (Kunden, Lieferanten, Partner) ist nur zu 70 % als Betriebsausgabe abziehbar; 30 % sind steuerlich verloren (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG).
• Betriebliche Bewirtung ausschließlich eigener Mitarbeiter ist dagegen zu 100 % abziehbar.
• GmbH-spezifisch: Ein privat veranlasstes Essen, das die GmbH zahlt, wird zur verdeckten Gewinnausschüttung – teurer als beim Einzelunternehmer.
• Die Vorsteuer ziehst du immer voll (100 %) – auch auf den nicht abziehbaren 30%-Anteil (§ 15 UStG).
• Der Abzug steht und fällt mit dem Bewirtungsbeleg: Ort, Datum, konkreter Anlass, alle Teilnehmer, Höhe, Unterschrift.
• Über 250 € brutto muss die Restaurantrechnung deinen GmbH-Namen tragen; darunter genügt eine Kleinbetragsrechnung.
• Seit dem BMF-Schreiben vom 19. November 2025 ist der rein digitale Nachweis (E-Rechnung + digitaler Eigenbeleg) ausdrücklich erlaubt – Rechnung und Eigenbeleg müssen aber digital verknüpft sein.
• Aufbewahrungsfrist für Bewirtungsbelege: seit 2025 8 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO).

Was sind Bewirtungskosten?

Bewirtungskosten sind Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Dazu zählen Geschäftsessen im Restaurant, Kundenempfänge und Networking-Events mit Verpflegung. Entscheidend ist immer der geschäftliche Anlass – rein private Einladungen sind steuerlich nicht abziehbar.

Wichtig ist die Abgrenzung zu ähnlichen Aufwendungen, für die andere Regeln gelten:

Sobald ein externer Geschäftspartner mit am Tisch sitzt, greift die 70%-Regel – auch wenn eigene Mitarbeiter mitessen.

Die 70%-Regel: geschäftlich vs. betrieblich

Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass sind nur zu 70 % als Betriebsausgabe abzugsfähig – die restlichen 30 % sind steuerlich nicht abziehbar (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Das gilt unabhängig davon, wie eindeutig der geschäftliche Anlass ist. Der Gesetzgeber unterstellt pauschal einen privaten Genussanteil.

Bewirtest du dagegen ausschließlich eigene Arbeitnehmer (z. B. eine interne Teambesprechung mit Essen), liegt eine betriebliche Bewirtung vor – diese ist zu 100 % abziehbar und fällt nicht unter die 70%-Grenze.

Alle weiteren abzugsfähigen GmbH-Ausgaben findest du im Artikel GmbH Betriebsausgaben 2026.

Rechenbeispiel: So viel spart deine GmbH

Ein Geschäftsessen kostet 220 € brutto (200 € netto zzgl. 20 € Umsatzsteuer). Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen der reduzierte Satz von 7 %, für Getränke weiterhin 19 % – im Beispiel ergeben sich daraus 20 € Umsatzsteuer.

• Betriebsausgabe: 70 % von 200 € = 140 € mindern Körperschaft- und Gewerbesteuer.
• Nicht abziehbar: 30 % von 200 € = 60 € – weder bei der Körperschaftsteuer noch bei der Gewerbesteuer.
• Vorsteuer: die vollen 20 € ziehst du bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung ab.

Steuerlich wirksam sind also 140 € Betriebsausgabe plus 20 € Vorsteuer. Nur die 60 € nicht abziehbarer Anteil belasten deine GmbH endgültig.

Vorsteuerabzug: 100 % trotz 70%-Regel

Beim Vorsteuerabzug gibt es die für viele überraschende Ausnahme: Die vollständige enthaltene Umsatzsteuer ist als Vorsteuer abziehbar – also auf den gesamten Rechnungsbetrag, nicht nur auf die 70 % (§ 15 UStG). Die 70%-Kürzung betrifft ausschließlich die Ertragsteuern, nicht die Umsatzsteuer.

Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Rechnung mit gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer. Wie der Vorsteuerabzug für GmbH und Selbstständige im Detail funktioniert, erklären wir in unserem separaten Artikel.

Der GmbH-Sonderfall: verdeckte Gewinnausschüttung

Anders als beim Einzelunternehmer trägt bei der GmbH die Gesellschaft die Kosten – nicht der Gesellschafter-Geschäftsführer privat. Genau hier lauert ein GmbH-typisches Risiko: Bucht die GmbH ein Essen als Bewirtung, das in Wahrheit privat veranlasst ist (etwa der Geburtstag des Geschäftsführers oder ein Essen im Freundeskreis), wertet das Finanzamt die Kosten als verdeckte Gewinnausschüttung (vGA).

Das ist doppelt teuer: Die Aufwendung mindert den Gewinn nicht, und zusätzlich versteuert der Gesellschafter den Betrag als Kapitalertrag. Es fallen also Körperschaftsteuer auf Ebene der GmbH und Kapitalertragsteuer (25 % zzgl. Solidaritätszuschlag) auf Ebene des Gesellschafters an. Beim Einzelunternehmer wäre derselbe Vorgang lediglich eine nicht abziehbare Privatentnahme. Deshalb ist der konkrete, nachweisbare geschäftliche Anlass für die GmbH noch wichtiger. Mehr dazu im Artikel verdeckte Gewinnausschüttung.

So bucht die GmbH Bewirtungskosten

Die GmbH ist zur doppelten Buchführung verpflichtet und erfasst Bewirtungskosten – anders als der Selbstständige in der EÜR – auf getrennten Konten für den abziehbaren und den nicht abziehbaren Anteil:

Der abziehbare Anteil mindert Körperschaft- und Gewerbesteuer; der nicht abziehbare Anteil wird außerbilanziell wieder hinzugerechnet. Wie die GmbH-Buchführung insgesamt funktioniert, erklären wir separat. Bist du Einzelunternehmer oder Freiberufler, gelten dieselben 70 %, aber die Buchung läuft über die EÜR – siehe Bewirtungskosten für Selbstständige.

Der Bewirtungsbeleg: diese Pflichtangaben braucht das Finanzamt

Das Finanzamt erkennt Bewirtungskosten nur an, wenn du einen vollständigen Bewirtungsbeleg führst. Fehlt eine Pflichtangabe, ist der gesamte Betriebsausgabenabzug in Gefahr. Diese Angaben müssen zeitnah dokumentiert werden:

Wichtig: Der Kassenbon allein reicht nicht. Du brauchst die maschinell erstellte, registrierte Restaurantrechnung mit Umsatzsteuerausweis plus die zusätzlichen Angaben zu Anlass und Teilnehmern (den eigentlichen Bewirtungsbeleg). Eine handschriftliche Rechnung erkennt das Finanzamt nicht mehr an.

Die 250-€-Grenze: Kleinbetragsrechnung

Wie viele Angaben auf die Restaurantrechnung müssen, hängt vom Betrag ab:

Über 250 € brutto muss der Bewirtungsbetrieb also den vollständigen Namen deiner GmbH auf der Rechnung vermerken. Fehlt er, kannst du den Namen laut Finanzverwaltung selbst ergänzen – aber lass ihn besser gleich vom Restaurant eintragen.

Trinkgeld richtig absetzen

Trinkgeld gehört zu den abziehbaren Bewirtungskosten – aber nur mit Nachweis. Steht das Trinkgeld nicht auf der Rechnung, dokumentierst du es über einen Eigenbeleg, den die Bedienung idealerweise gegenzeichnet. Ein Trinkgeld bis zu einer üblichen Höhe (rund 10 % des Rechnungsbetrags) akzeptiert das Finanzamt in der Regel auch per handschriftlichem Eigenbeleg. Auch das Trinkgeld unterliegt der 70%-Kürzung.

Digital und E-Rechnung: was das BMF-Schreiben 2025 fordert

Mit der E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Geschäft seit dem 1. Januar 2025 hat das Bundesfinanzministerium die Nachweisregeln aktualisiert. Das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 ergänzt das frühere Schreiben von 2021 und stellt klar: Der Nachweis darf vollständig digital erfolgen.

• Restaurants dürfen die Bewirtungsrechnung als E-Rechnung ausstellen.
• Der Eigenbeleg (mit Anlass und Teilnehmern) darf digital erstellt oder digitalisiert werden – autorisiert per elektronischer Signatur oder elektronischer Freigabe, unveränderbar gespeichert.
• Digitaler Eigenbeleg und digitale Rechnung müssen digital verknüpft werden, z. B. über einen eindeutigen Index, Barcode oder ein Dokumentenmanagementsystem.

Es gilt der Grundsatz „einmal digital, immer digital“: Wer den Beleg digital erfasst, muss ihn durchgängig digital und revisionssicher aufbewahren – ein späteres Ausdrucken ersetzt die geordnete digitale Ablage nicht. Wie du Belege GoBD-konform digital verwaltest, erklärt unser Artikel Belege digitalisieren und aufbewahren.

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

Die meisten Streichungen bei der Betriebsprüfung entstehen nicht durch böse Absicht, sondern durch formale Lücken:

Bewirtungskosten sind bei GmbH-Betriebsprüfungen ein Dauerbrenner – dauerhaft hohe Bewirtungsaufwendungen können sogar eine Betriebsprüfung auslösen. Umso wichtiger ist eine saubere Dokumentation.

Bewirtungsbelege digital erfassen mit Norman

Mit der KI-Buchhaltung von Norman fotografierst du Bewirtungsbelege per Smartphone – die KI liest Betrag, Datum und Ort automatisch aus, bucht die 70 % korrekt als Betriebsausgabe und zieht die volle Vorsteuer. Rechnung und digitaler Eigenbeleg bleiben revisionssicher verknüpft und GoBD-konform archiviert. So erfüllst du die Vorgaben des BMF-Schreibens 2025, ohne selbst rechnen zu müssen.

Häufige Fragen zu GmbH-Bewirtungskosten

Wie viel Prozent der Bewirtungskosten kann eine GmbH absetzen? Bei geschäftlichem Anlass 70 % als Betriebsausgabe, die restlichen 30 % sind steuerlich nicht abziehbar. Die Vorsteuer ziehst du dagegen zu 100 %.

Sind Bewirtungskosten für eigene Mitarbeiter auch nur zu 70 % abziehbar? Nein. Bewirtest du ausschließlich eigene Arbeitnehmer, liegt eine betriebliche Bewirtung vor – sie ist zu 100 % abziehbar. Sobald ein externer Partner mitisst, greift die 70%-Regel.

Reicht der Kassenbon als Bewirtungsbeleg? Nein. Du brauchst eine maschinell erstellte, registrierte Restaurantrechnung mit Umsatzsteuerausweis plus die Angaben zu Anlass und Teilnehmern. Ein reiner Kassenbon genügt nicht.

Wie lange muss ich Bewirtungsbelege aufbewahren? Als Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO), zuvor waren es zehn Jahre.

Kann ich Bewirtungskosten rein digital nachweisen? Ja. Seit dem BMF-Schreiben vom 19. November 2025 sind E-Rechnung und digitaler Eigenbeleg zulässig, wenn beide digital und unveränderbar verknüpft archiviert werden.

Fazit

Bewirtungskosten sind bei GmbH-Betriebsprüfungen ein häufiges Thema. Wer die 70%-Regel versteht, den vollen Vorsteuerabzug nutzt, vollständige Belege führt und die Dokumentation seit 2025 durchgängig digital hält, vermeidet Nachzahlungen. Mehr zur Steueroptimierung für GmbH und UG findest du auf unserer Produktseite.