Kleinunternehmer 2025 Leitfaden – Regeln, Umsatzsteuer & Steuern erklärt
Diana
Aktualisiert am:
13.05.2025
Was ist ein Kleinunternehmer?
Ein Kleinunternehmer ist ein Unternehmen, dessen umsatzsteuerpflichtiger Umsatz im Vorjahr unter 25.000 € lag und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 € bleibt. Nach § 19 UStG darf ein Kleinunternehmer Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellen, Umsatzsteuervoranmeldungen überspringen und sich ganz auf die Einkommensteuer konzentrieren.
Zulassungsvoraussetzungen 2025 (§ 19 UStG)
Ab 1. Januar 2025 gelten für die Kleinunternehmerregelung zwei Netto-Umsatzgrenzen anstelle der bisherigen 22 000 €/50 000 € (brutto). Wer diese Limits versteht, weiß sofort, ob er die deutsche Umsatzsteuer einsparen kann.
Grenze | Betrachteter Zeitraum | Bedeutung |
|---|---|---|
25 000 € (netto) | Vorjahr | Lag Ihr umsatzsteuerpflichtiger Umsatz 2024 bei ≤ 25 000 €, haben Sie Hürde 1 gemeistert. |
100 000 € (netto) | Laufendes Jahr | Solange Ihr kumulierter 2025-Umsatz unter 100 000 € bleibt, behalten Sie den Status. Wird das Limit überschritten, muss ab der nächsten Rechnung Umsatzsteuer ausgewiesen werden. |
🇩🇪 Es zählen nur Umsätze, die regulär der deutschen Umsatzsteuer unterliegen. EU-weite B2C-Digitalumsätze und steuerpflichtige Leistungen werden mitgerechnet; reine Ausfuhrlieferungen außerhalb der EU sowie einmalige Anlagenverkäufe bleiben außen vor.
So funktioniert der Zwei-Stufen-Test
Rückblick: Tatsächlichen Umsatz des Vorjahres prüfen. ≤ 25 000 €? → weiter.
Vorausblick: Netto-Umsatz für das laufende Jahr schätzen.
Prognose ≤ 100 000 € → Sie bleiben das ganze Jahr Kleinunternehmer.
Prognose > 100 000 € → Anwendung der Regelung nicht möglich.
Live-Kontrolle: Erreicht der laufende Umsatz während des Jahres 100 000 €, wechseln Sie sofort zur Regelbesteuerung; eine Übergangsfrist gibt es nicht.
Beispiel | Umsatz 2024 | Prognose 2025 | Status ab 1. Jan 2025 | Verlauf während des Jahres |
|---|---|---|---|---|
Freelancer, moderates Wachstum | 18 000 € | 38 000 € | Kleinunternehmer | Bleibt ganzes Jahr steuerbefreit |
Online-Shop, schnelles Scaling | 20 000 € | 92 000 € | Kleinunternehmer | Erreicht Umsatz am 7. Sep → ab 8. Sep mit USt |
Beratungsfirma | 29 000 € | 40 000 € | Kein Kleinunternehmer (Rückblick verfehlt) | Ab Tag 1 USt-Pflicht |
Automatischer Kleinunternehmer-Status für Gründer ab 2025
Durch eine Gesetzeslücke gilt jedes Unternehmen, das ab 1. Januar 2025 gegründet wird, zunächst automatisch als Kleinunternehmer. Der Status bleibt, bis
der laufende Jahresumsatz 100 000 € übersteigt oder
das erste volle Kalenderjahr im Rückblick > 25 000 € Umsatz zeigt.
Gründer-Checkliste
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen; Umsatzsteuer-Felder leer lassen, solange Sie keine USt erheben wollen.
Große Anschaffungen geplant? Erwägen Sie den sofortigen Verzicht (bindend 5 Jahre), um Vorsteuer ziehen zu können.
Umsatz-Tacho im Blick behalten: Buchhaltungs-Tools sollten vorwarnen, wenn 100 000 € näherkommen.
Schneller Selbst-Check
✅ Umsatz 2024 ≤ 25 000 €
✅ Prognose 2025 ≤ 100 000 €
✅ Keine einzelne Rechnung katapultiert Sie über 100 000 €
Alle Häkchen gesetzt? Dann sind Sie 2025 voll Kleinunternehmer – und die deutsche Umsatzsteuer kann Ihnen (vorerst) egal sein.
Warum zahlen Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer?
Die Kurzform: § 19 UStG befreit sehr kleine Unternehmen von der Rolle als „Steuereintreiber“ des Staates, damit sie sich aufs Geschäft – und aufs Wachstum – konzentrieren können.
Gesetzliche Idee
EU-Kleinunternehmerregelung – Die Mehrwertsteuersystem-Richtlinie erlaubt es Mitgliedstaaten, Mikrounternehmen von der USt zu befreien, wenn der Verwaltungsaufwand höher wäre als die Einnahmen. Deutschland setzt das in § 19 UStG um.
Bürokratie-Light – Ohne Umsatzsteuer entfallen Voranmeldungen, Vorauszahlungen und komplizierte Lieferort-Regeln – ein riesiger Zeitgewinn für Nebenerwerb und Gründer.
(Mehr Hintergründe findest du im eigenen Artikel „Warum du nicht Kleinunternehmer sein solltest“.)
Vor- & Nachteile im Überblick
Wenn du § 19 UStG anwendest | Wenn du darauf verzichtest und USt berechnest |
|---|---|
✅ Rechnungen ohne 19 % / 7 % USt ✅ Keine USt-Voranmeldungen oder Vorauszahlungen ✅ Niedrigere Endpreise für Privatkunden | ✅ Vorsteuerabzug für Laptop, Software & Miete ✅ B2B-Kunden ziehen deine USt ab ✅ Kein plötzlicher Preissprung beim Wachstum |
❌ Kein Vorsteuerabzug – jede Ausgabe ist ~19 % teurer | ❌ Mehr Buchhaltung: USt erfassen, melden, abführen |
❌ B2B-Image: „zu klein“, Kunden verlieren Vorsteuer |
Faustregel:
Viele Privatkunden & geringe Startkosten → Kleinunternehmer bleiben.
Hohe Investitionen oder überwiegend B2B-Geschäft → lieber gleich Regelbesteuerung.
Praxisbeispiel
Grafik-Tablet kostet 1 000 € + 190 € USt
Als Kleinunternehmer: zahlst du 1 190 € – Ende der Geschichte.
Als Regelbesteuerer: holst du dir die 190 € im nächsten Vorsteuerabzug zurück – Netto-Kosten 1 000 €.
Bei ein paar Belegen kaum spürbar; stattest du jedoch ein ganzes Studio aus, macht die Differenz schnell einen spürbaren Posten aus.
Vor- & Nachteile des Kleinunternehmer-Status
✅ Vorteile | ⚠️ Nachteile |
|---|---|
Niedrigere Endpreise – Rechnungen enthalten keine 19 %/7 % USt, Privatkunden sehen nur den Nettobetrag. | Kein Vorsteuerabzug – jedes Notebook, jede SaaS-Gebühr oder Miete kostet rund 19 % mehr, weil du die Steuer nicht zurückholen kannst. |
Weniger Bürokratie – keine monatlichen Voranmeldungen, Vorauszahlungen oder komplizierte EU-Lieferortregeln. | B2B-Image – Geschäftskunden verlieren ihren Vorsteuerabzug und stufen dich evtl. als „zu klein“ ein. |
Einfachere Buchführung – keine USt-Schlüssel, kein Abgleich von Vorsteuer und Umsatzsteuer. | Plötzlicher Preissprung – überschreitest du 100 000 € Umsatz, muss ab der nächsten Rechnung USt drauf – das kann Stammkunden überraschen. |
Stabile Liquidität – du führst nie fremde Steuern für den Staat ab. | 5-Jahres-Bindung – verzichtest du freiwillig auf § 19 UStG, bist du für mindestens fünf Jahre an die Regelbesteuerung gebunden. |
Faustregel:
Überwiegend Privatkunden + geringe Startkosten → bleib Kleinunternehmer.
Vor allem B2B-Kunden oder hohe Investitionen → von Anfang an Regelbesteuerung wählen.
Wie melde ich mich (oder den Verzicht) beim Finanzamt an?
Die Entscheidung für – oder gegen – die Kleinunternehmerregelung fällt im „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ auf ELSTER. Dreh- und Angelpunkt ist Seite 17 „Umsatzsteuer“.
Schritt-für-Schritt: In 10 Minuten Kleinunternehmer-Status beantragen
Schritt | ELSTER-Ansicht | Ihr To-do |
|---|---|---|
1 | Dashboard → Formulare & Leistungen → Alle Formulare → Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen | Formular öffnen, zuständiges Finanzamt wählen. |
2 | Seiten 1–16 | Stammdaten, Bank, Tätigkeitsbeschreibung ausfüllen. |
3 | Seite 17 – „Angaben zur Anmeldung der Umsatzsteuer“ | • Feld 122: erwarteten Netto-Umsatz für das laufende Jahr eintragen.• Feld 123: Häkchen setzen, um die Kleinunternehmerregelung zu beantragen. |
4 (Verzicht) | Gleiches Blatt, Feld 124 | Nur ankreuzen, wenn Sie freiwillig verzichten und ab Tag 1 USt erheben wollen. Entscheidung bindet mindestens 5 Jahre. |
5 | Schlussseite | Alles prüfen, absenden. ELSTER liefert ein PDF-Protokoll – speichern! |
⏩ Ab 1. Januar 2025 gelten Neugründungen automatisch als Kleinunternehmer. Lassen Sie Felder 123/124 leer, bleibt der Status bestehen, bis Sie 100 000 € überschreiten oder das Folgejahr > 25 000 € Umsatz zeigt.
Den Fragebogen stressfrei einreichen
Keine Lust auf Zertifikate? Normans Gratis-Assistent übermittelt den Fragebogen in ca. 8 Minuten – ohne ELSTER-Konto.
So einfach geht’s:
E-Mail eingeben – kein Zertifikat nötig.
Fragen in Alltagssprache beantworten – Norman mappt alles auf die ELSTER-Felder.
„An Finanzamt senden“ klicken – XML wird signiert, PDF-Beleg landet im Postfach.
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Status später ändern
Situation | Aktion | Auswirkung |
|---|---|---|
Umsatz über 100 000 € im laufenden Jahr | Ab der nächsten Rechnung USt ausweisen; ggf. USt-IdNr beantragen. | Pflichtwechsel, keine Bindungsfrist. |
Freiwilliger Verzicht bei Anmeldung (Feld 124) | Fragebogen mit Verzicht absenden. | 5 Jahre an Regelbesteuerung gebunden; Rückkehr erst bei Unterschreiten der Grenzen. |
Als Kleinunternehmer gestartet, später USt gewünscht | Ein-Zeiler ans Finanzamt: „Ich verzichte ab auf § 19 UStG.“ | Gleiche 5-Jahres-Bindung ab angegebenem Datum. |
Situation | Aktion | Folge |
|---|---|---|
Umsatz > 100 000 € während des Jahres | Ab der nächsten Rechnung USt ausweisen; ggf. USt-IdNr beantragen. | Pflicht-Wechsel, keine Bindungsfrist. |
Freiwilliger Verzicht bei Anmeldung (Feld 124) | Fragebogen mit Verzicht absenden. | 5 Jahre an Regelbesteuerung gebunden; Rückkehr erst nach Unterschreiten der Grenzen. |
Nachträglicher Wechsel zu USt | Ein-Zeiler ans Finanzamt: „Ich verzichte ab auf § 19 UStG.“ | Gleiche 5-Jahres-Bindung startet. |
Nach dem Absenden vergibt das Finanzamt Ihre Steuernummer. Bei Wahl der Regelbesteuerung kommt in wenigen Wochen zusätzlich die USt-IdNr – beide Angaben gehören auf jede Rechnung.
❗ Auch Kleinunternehmer können eine USt-IdNr anfordern. Sie ändert nichts an Ihrer Steuerfreiheit, ermöglicht jedoch reibungslose Geschäfte mit EU-Kunden – daher klare Empfehlung.
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Steuerfahrplan: Wann muss ein Kleinunternehmer seine Steuern abgeben?
Im Gegensatz zu regulären Umsatzsteuerpflichtigen haben Kleinunternehmer nur eine gesetzliche Steuererklärung pro Jahr—das Einkommenssteuerpaket, das ihre EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) beinhaltet. Einige Selbstständige müssen quartalsweise Einkommenssteuervorauszahlungen leisten. Wer und wie viel zu zahlen ist, entscheidet das Finanzamt.
Im Gegensatz zu regelbesteuerten Unternehmern hat ein Kleinunternehmer pro Jahr nur eine verpflichtende Steuererklärung – die Einkommensteuererklärung mit der Anlage EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung). Manche Selbstständige müssen zudem vierteljährliche Einkommensteuer-Vorauszahlungen leisten; Höhe und Pflicht legt das Finanzamt fest.
Quartal | Gesetzliche Frist * |
|---|---|
Q1 – ESt-Vorauszahlung | 10. März |
Q2 – ESt-Vorauszahlung | 10. Juni |
Q3 – ESt-Vorauszahlung | 10. September |
Q4 – ESt-Vorauszahlung | 10. Dezember |
* Fällt der 10. Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag.
Jährliche Erklärungen
Erklärung | Inhalt | Normale Abgabefrist (Selbstabgabe) | Mit Steuerberater |
|---|---|---|---|
Einkommensteuererklärung | Persönliche Daten + Anlage EÜR | 31. Juli des Folgejahres (z. B. 2024 → 31. Juli 2025) | Ende Februar des zweitfolgenden Jahres (z. B. 2024 → 28. Feb 2026) |
Gewerbesteuererklärung | Nur wenn ein Gewerbe betrieben wird (Freiberufler sind befreit) | Wie oben | Wie oben |
Umsatzsteuer | Keine – Kleinunternehmer sind seit 2024 von monatlichen/jährlichen USt-Erklärungen befreit. Ausnahme: Reverse-Charge zwingt zu einer einmaligen USt-Meldung für diesen Zeitraum. | entfällt | entfällt |
Wichtige Zusatz-Erinnerungen
Reverse-Charge oder EU-OSS-Umsätze? Die dazugehörige USt-Meldung bis zum 10. des Folgemonats abgeben.
Krankenkassen-Bescheinigung: Viele Kassen verlangen bis 30. April den Vorjahresgewinn – meist reicht die vorläufige EÜR.
Aufbewahrung: Belege 8 Jahre lang aufheben, auch ohne laufende USt-Erklärungen.
Fazit: Merken Sie sich 10. März, 10. Juni, 10. September, 10. Dezember für eventuelle Vorauszahlungen und 31. Juli für die Jahreserklärung. Wer diese fünf Termine im Blick behält, bleibt als Kleinunternehmer stets auf der sicheren Seite beim Finanzamt.
Wo trage ich Kleinunternehmer-Einkünfte in der Steuererklärung ein?
Erste Station: Anlage EÜR
Was gehört wohin? | Zeile / Feld |
|---|---|
Gesamte Umsätze als Kleinunternehmer – immer den Bruttobetrag eintragen, da keine USt getrennt wurde | Zeile 12 „Betriebseinnahmen als umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer (§ 19 Abs. 1 UStG)“ |
Sonstige Betriebseinnahmen (z. B. Anlagenverkäufe, private Pkw-Nutzung) | Zeilen 16–23 |
Betriebsausgaben | Überall Bruttobeträge eintragen – kein Vorsteuerabzug möglich |
Gut zu wissen: Steht Ihr Umsatz in Zeile 12, erkennt das Finanzamt automatisch die Anwendung des § 19 UStG und erwartet keine USt-Erklärung für dieses Jahr.
Gewinn, nicht Umsatz, weiterleiten
Nach Fertigstellung der EÜR melden Sie nur den Gewinn/Verlust in Ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung:
Wenn Sie … sind | Formular | Zeile |
|---|---|---|
Freiberufler / Freier Beruf | Anlage S | Zeile 4 (weitere Tätigkeiten: Zeile 5) |
Gewerbetreibender / Einzelunternehmer | Anlage G | Zeile 4 (weitere Betriebe: Zeilen 5–6) |
Ein eigenes „Kleinunternehmer“-Kästchen gibt es in Anlage S/G nicht; das Finanzamt gleicht Ihren Gewinn mit der beigefügten EÜR ab.
Typischer Ablauf
EÜR erstellen → Umsätze unbedingt in Zeile 12 eintragen.
Gewinn in Anlage S (Zeile 4) oder Anlage G (Zeile 4) übertragen.
Beides an die Einkommensteuererklärung anhängen (Frist 31. Juli; mit Steuerberater Ende Februar des übernächsten Jahres).
Reverse-Charge-Ausnahme: Bei einer einzelnen Reverse-Charge-Rechnung (z. B. Google Ads) eine einmalige USt-Voranmeldung abgeben – hat keinen Einfluss auf die EÜR-Zeilen.
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Wie viel Steuern zahle ich als Kleinunternehmer?
Auch ohne Umsatzsteuer fallen weiterhin Einkommensteuer und – in manchen Fällen – Gewerbesteuer an. Hier die wichtigsten Rechenregeln und eine schnelle Orientierung.
Einkommensteuer – Tariftabelle 2025
Zu versteuerndes Einkommen (Alleinstehende) | Grenzsteuersatz |
|---|---|
0 € – 12.096 € | 0 % – Grundfreibetrag, dieser Teil bleibt steuerfrei |
12.097 € – 17.443 € | 14 % → 24 % (gleitender Anstieg) |
17.444 € – 68.480 € | 24 % → 42 % (Hauptzone) |
68.481 € – 277.825 € | 42 % fixer Satz |
ab 277.826 € | 45 % („Reichensteuer“) |
Quelle: § 32a EStG, Fassung 2025.
So wird gerechnet
Gewinn = Einnahmen – Ausgaben laut EÜR.
Persönliche Abzüge (Krankenversicherung, Rente, Sonderausgaben) abziehen.
Verbleibendes zu versteuerndes Einkommen in die Tabelle einsetzen.
Solidaritätszuschlag (5,5 %) nur, wenn die Einkommensteuer > ca. 19.950 € liegt (Singles).
Beispiel: Gewinn 30.000 € → zu versteuernd 30.000 € → ca. 4.200 € ESt, 0 € Soli → effektiver Satz ≈ 14 %.
Gewerbesteuer – erst ab 24.500 € Gewinn
Freiberufler und Land-/Forstwirte: befreit.
Gewerbetreibende (Einzelunternehmer, GbR, UG, GmbH) haben einen Freibetrag von 24.500 €.
Formel:
(Gewinn – 24.500 €) × 3,5 % = Steuermessbetrag
× Hebesatz der Kommune (z. B. 400 %).
Beispiel: Gewinn 35.000 €, Stadt mit Hebesatz 400 % →
(35.000 – 24.500) × 3,5 % = 367,50 € → × 400 % = 1.470 € Gewerbesteuer (wird später auf die ESt angerechnet).
Keine USt, kein Vorsteuerabzug
Nach § 19 UStG stellst du keine Umsatzsteuer in Rechnung, kannst aber auch keine Vorsteuer aus Einkäufen ziehen – jede Anschaffung kostet effektiv rund 19 % mehr. Große Investitionen daher gut timen.
Daumenregeln
Gewinn | Einkommensteuer | Gewerbesteuer | Gesamtbelastung |
|---|---|---|---|
< 12.096 € | 0 € | 0 € | 0 € |
20.000 € (Freiberufler) | ≈ 1.100 € | – | ≈ 1.100 € |
40.000 € (Gewerbe, Hebesatz 350 %) | ≈ 5.900 € | ≈ 1.400 € | ≈ 18 % effektiv |
Tipp: Nutze den Rechner unten, um Abzüge (z. B. Krankenversicherung) und deinen örtlichen Hebesatz einzubeziehen.
Verlust oder Verzicht auf den Kleinunternehmer-Status
Den Kleinunternehmerstatus können Sie jederzeit aufgeben.
Auslöser | Zeitpunkt | Was ist zu tun? | Bindungsfrist |
|---|---|---|---|
Umsatz über 25.000 € im vorangegangenen Kalenderjahr | 1. Januar des Folgejahres | Ab Tag 1 des neuen Jahres Rechnungen mit USt ausstellen | Keine Sperrfrist – sinkt der Umsatz später unter beide Grenzen, können Sie zurückkehren |
Umsatz erreicht 100.000 € im laufenden Jahr | Sofort – USt auf der nächsten Rechnung; frühere Rechnungen bleiben USt-frei | USt-IdNr beantragen/aktivieren, ab diesem Monat reguläre Voranmeldungen abgeben | Keine Sperrfrist – bleibt der Umsatz im Folgejahr ≤ 25.000 €, ist eine Rückkehr möglich |
Freiwilliger Verzicht (Vorsteuer zurückholen) | Jederzeit – Häkchen in Feld 124 des ELSTER-Fragebogens oder Einzeiler ans Finanzamt | Ab gewähltem Datum USt auf allen Rechnungen; Voranmeldungen abgeben | Fünf volle Kalenderjahre (§ 19 Abs. 2 UStG) |
EU-Umsätze gesamt > 100.000 € (seit 2025 EU-weit addiert) | Sobald insgesamt 100.000 € in der EU überschritten werden | Gleiche Schritte wie beim inländischen 100-k-Überschreiten; B2C ggf. über OSS melden | Wie oben |
Sofortiger Wechsel bei 100 k € – was ändert sich?
Rechnung anpassen – 19 % bzw. 7 % USt und Ihre USt-ID ausweisen.
ELSTER – ab dem betroffenen Zeitraum vierteljährliche USt-Voranmeldung einreichen.
Preise – B2C-Kunden früh informieren; evtl. einen Teil der USt schlucken, um Preisschock zu vermeiden.
Buchführung – Vorsteuer ab jetzt erfassen, um sie abziehen zu können.
Für bereits ausgestellte Rechnungen vor Überschreiten der Grenze wird keine USt nacherhoben – es gilt nur für zukünftige Umsätze.
Rückkehr zur Kleinunternehmerregelung
Umsatz fällt in einem späteren Jahr wieder unter 25.000 €? → Automatische Wiedereinstufung ab 1. Januar des Folgejahres – vorausgesetzt, Sie befinden sich nicht mehr in der freiwilligen 5-Jahres-Bindung.
Fünf Jahre Bindungsfrist abgelaufen? → Einfaches Schreiben vor 31. Dezember ans Finanzamt schicken und ab dem Folgejahr erneut § 19 UStG anwenden.
FAQs & schnelle Antworten
Kleinunternehmer was ist das?
Ein Kleinunternehmer ist ein Unternehmen, dessen umsatzsteuerpflichtiger Umsatz im Vorjahr unter 25.000 € netto lag und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 € netto bleibt. Sind beide Grenzen eingehalten, erlaubt § 19 UStG, Rechnungen ohne Umsatzsteuer zu stellen.
Warum zahlen Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer?
§ 19 UStG setzt die EU-„Small-Business“-Option um: Bei sehr niedrigen Umsätzen wäre der Verwaltungsaufwand höher als der Steuerertrag. Deshalb verzichtet Deutschland auf die USt – verweigert im Gegenzug aber auch den Vorsteuerabzug.
Kleinunternehmer wann Steuererklärung?
Pflicht ist nur die jährliche Einkommensteuererklärung mit Anlage EÜR. Abgabefrist: 31. Juli des Folgejahres (bzw. Ende Februar des zweitfolgenden Jahres mit Steuerberater). USt-Voranmeldungen entfallen, außer bei einem einzelnen Reverse-Charge-Fall.
Kleinunternehmer wo in der Steuererklärung angeben?
Brutto-Umsätze gehören in Anlage EÜR, Zeile 12 („Betriebseinnahmen als umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer“). Den daraus resultierenden Gewinn übertragen Sie in Anlage S (Freiberufler) bzw. Anlage G (Gewerbe).
Kleinunternehmer wie viel Steuer?
Es fällt nur Einkommensteuer an: 0 % bis 12.096 €, danach progressiv 14 %–45 %. Gewerbesteuer wird nur erhoben, wenn Sie ein Gewerbe betreiben und der Gewinn über 24.500 € liegt; Freiberufler sind befreit.