Pflichtangaben auf der Rechnung 2026: Was muss auf einer Rechnung stehen?

Wenn du als Selbstständiger oder GmbH-Geschäftsführer eine Rechnung schreibst, sind Fehler schnell passiert — und teuer. Eine fehlende Pflichtangabe kann dazu führen, dass dein Auftraggeber die Vorsteuer nicht abziehen darf. Das Finanzamt prüft Rechnungen genau, und bei einer Betriebsprüfung fallen unvollständige Rechnungen sofort auf. Das Umsatzsteuergesetz legt in §14 UStG genau fest, was auf jede Rechnung gehört.

Kurz & knapp: Die Pflichtangaben auf einen Blick

• Wie viele Angaben? Zehn Pflichtangaben nach §14 UStG für jede Rechnung über 250 € brutto.
• Unter 250 € brutto? Dann reicht die Kleinbetragsrechnung mit nur fünf Angaben (§33 UStDV).
• Kleinunternehmer? Keine Umsatzsteuer, aber zwingend der Hinweis „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
• Wichtigste Stolperfallen: fehlender Leistungszeitraum und eine nicht fortlaufende Rechnungsnummer.
• E-Rechnung: Empfangen müssen alle seit dem 1.1.2025. Die Pflicht zum Ausstellen kommt gestaffelt — Papier und PDF bleiben für viele bis Ende 2027 erlaubt.
• Aufbewahren: Rechnungen müssen seit der Reform 2025 nur noch 8 Jahre aufbewahrt werden (vorher 10).

Die 10 Pflichtangaben nach §14 UStG

Jede Rechnung über 250 Euro brutto muss diese zehn Angaben enthalten. Die Tabelle zeigt, worauf es bei jeder einzelnen ankommt:

Wichtig: Das Ausstellungsdatum und der Leistungszeitraum sind nicht dasselbe. Du kannst eine Rechnung im April ausstellen, obwohl die Leistung im März erbracht wurde — der Leistungszeitraum muss aber explizit auf der Rechnung stehen. Fehlt er, ist es der mit Abstand häufigste Beanstandungsgrund bei Betriebsprüfungen.

Ausstellungsdatum vs. Leistungszeitraum

Diese beiden Daten werden ständig verwechselt. Das Ausstellungsdatum ist der Tag, an dem du die Rechnung schreibst. Der Leistungszeitraum ist der Tag (oder Zeitraum), an dem du tatsächlich geliefert oder geleistet hast. Beides muss auf die Rechnung — und zwar getrennt.

Ein zulässiger Standardsatz, wenn beides zusammenfällt, lautet: „Das Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum." Damit erfüllst du die Pflicht aus Punkt 7 sauber, ohne ein separates Feld füllen zu müssen.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Anforderungen nach §33 UStDV. Statt zehn brauchst du nur fünf Angaben:

Die Grenze von 250 Euro bezieht sich auf den Bruttobetrag, also inklusive Umsatzsteuer. Eine Kleinbetragsrechnung ist trotzdem voll vorsteuerabzugsfähig — sie ist nur einfacher.

Die Pflichtangaben in der Praxis

Wie du die zehn Angaben in der richtigen Reihenfolge aufs Papier bringst — vom Kopf über die Positionen bis zu Zahlungsziel und Bankverbindung — zeigt unser Guide Rechnung schreiben Schritt für Schritt, inklusive Zahlungsverzug und Sonderfällen. Wenn du mit Word oder Excel startest, nimm eine Rechnungsvorlage, in der alle Pflichtfelder bereits angelegt sind. Und sobald du regelmäßig Rechnungen stellst, lohnt eine kostenlose Rechnungssoftware: Sie nummeriert lückenlos und setzt den richtigen Steuersatz automatisch.

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Sonderfälle: Kleinunternehmer, Reverse Charge und Gutschrift

Über die zehn Standardangaben hinaus verlangt §14a UStG in bestimmten Situationen einen Zusatz auf der Rechnung. Fehlt er, ist die Rechnung formal fehlerhaft:

Beim Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus und darfst auch keinen Steuersatz nennen — sonst schuldest du die ausgewiesene Steuer trotzdem (unrichtiger Steuerausweis, §14c UStG).

Beim Reverse Charge stellst du eine Nettorechnung ohne deutschen Steuersatz aus. Dein Auftraggeber schuldet die Umsatzsteuer in seinem Land. Auf der Rechnung muss deine USt-IdNr. stehen, nicht die Steuernummer — und der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers".

E-Rechnungspflicht: Der Zeitplan bis 2028

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland strukturierte E-Rechnungen empfangen können — im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Die Pflicht zum Ausstellen kommt aber gestaffelt. Bis dahin bleiben Papier und PDF im B2B-Bereich unter Bedingungen erlaubt (eine PDF nur mit Zustimmung des Empfängers):

Die zehn Pflichtangaben bleiben dabei dieselben — sie müssen in der E-Rechnung nur maschinenlesbar im eingebetteten XML enthalten sein. Reine B2C-Rechnungen an Privatkunden sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Mehr dazu auf der E-Rechnungs-Seite von Norman.

Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?

Fehlt eine Pflichtangabe, ist die Rechnung formal fehlerhaft — und dein Auftraggeber darf die ausgewiesene Vorsteuer zunächst nicht abziehen. Bei einer Betriebsprüfung wird das nachträglich aufgerollt, oft mit Zinsen.

Die gute Nachricht: Eine fehlerhafte Rechnung lässt sich berichtigen, und zwar in der Regel rückwirkend auf das ursprüngliche Rechnungsdatum, solange die Rechnung schon die Mindestangaben (Aussteller, Empfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt, gesondert ausgewiesene Steuer) enthielt. Eine Rechnungskorrektur oder Stornorechnung ist also kein Drama — aber sie kostet Zeit und Nerven, die du dir mit einer von Anfang an korrekten Rechnung sparst.

Häufige Fehler bei Rechnungen

• Leistungszeitraum fehlt — nur das Rechnungsdatum ist angegeben
• Rechnungsnummer fehlt oder ist nicht fortlaufend
• Falsche oder fehlende Steuernummer (besonders nach Ummeldung beim Finanzamt)
• Kein Hinweis auf Steuerbefreiung (Kleinunternehmer, Reverse Charge, §4 UStG)
• Leistungsbeschreibung zu allgemein — „Beratung" statt „Strategieberatung für Projekt X, März 2026"
• Umsatzsteuer als Kleinunternehmer trotzdem ausgewiesen — dann schuldest du sie (§14c UStG)

Häufig gestellte Fragen

Muss auf jeder Rechnung eine Steuernummer stehen?

Ja — entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Eine von beiden reicht. Nur die Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro kommt ohne aus.

Ist die Rechnungsnummer wirklich Pflicht?

Ja, bei jeder Rechnung über 250 Euro. Sie muss einmalig und fortlaufend sein — Lücken oder Dopplungen sind ein klassischer Prüfungsbefund. Das Format ist frei wählbar, etwa 2026-001 oder RE-2026-042.

Darf ich als Privatperson ohne Gewerbe eine Rechnung schreiben?

Ja. Privatpersonen dürfen Rechnungen ausstellen und müssen weder eine fortlaufende Rechnungsnummer noch eine Steuernummer angeben. Sinnvoll ist der Hinweis „Privatverkauf — nicht umsatzsteuerpflichtig". Wer das aber regelmäßig mit Gewinnabsicht tut, wird gewerblich und muss ein Gewerbe anmelden.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz nur noch 8 Jahre statt früher 10 — sowohl Ausgangs- als auch Eingangsrechnungen. Die kürzere Frist gilt für alle Belege, deren alte 10-Jahres-Frist Anfang 2025 noch nicht abgelaufen war.

Reicht eine PDF-Rechnung 2026 noch aus?

Im B2B-Bereich ja, bis Ende 2026 — eine PDF allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers. Für Rechnungen an Privatkunden (B2C) bleibt die PDF dauerhaft erlaubt. Erst ab 2028 ist die strukturierte E-Rechnung im B2B für alle Pflicht.

Was muss auf einer Kleinunternehmer-Rechnung stehen?

Dieselben Angaben wie sonst, aber ohne Umsatzsteuer und Steuersatz — dafür mit dem Hinweis „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Statt der USt-IdNr. genügt die Steuernummer.

Fazit

Die zehn Pflichtangaben nach §14 UStG sind nicht kompliziert — aber man muss sie kennen und konsequent einhalten. Die häufigsten Fehler bleiben der fehlende Leistungszeitraum und die nicht-fortlaufende Rechnungsnummer; beide können bei einer Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug deines Kunden gefährden. Wer von Anfang an mit einer Software arbeitet, die die Pflichtangaben automatisch setzt, spart sich die Korrekturen — und ist auf die E-Rechnungspflicht ab 2027/2028 bereits vorbereitet.