Rechnung kostenlos erstellen 2026: Vorlagen, Tools und was wirklich gratis ist
Diana
Aktualisiert am:
Du willst schnell eine Rechnung schreiben, ohne dafür Geld auszugeben. Klingt simpel — bis du auf die Pflichtangaben nach §14 UStG, fortlaufende Nummernkreise, GoBD-konforme Archivierung und seit 2025 auch die E-Rechnungs-Pflicht stößt. Dieser Leitfaden zeigt dir, welche kostenlosen Optionen 2026 noch funktionieren, wo die Fallen liegen — und wann ein „kostenloses" Tool dich am Ende mehr kostet als gedacht.
Drei Wege, eine Rechnung kostenlos zu erstellen
Wenn du in Google „Rechnung erstellen kostenlos" tippst, bekommst du grob drei Arten von Lösungen vorgeschlagen. Sie unterscheiden sich massiv in dem, was sie wirklich leisten:
Word- oder Excel-Vorlagen: Du lädst eine .docx- oder .xlsx-Datei herunter, trägst Empfänger und Posten ein, exportierst als PDF. Volle Kontrolle, null Komfort, hohes Fehlerrisiko.
Online-Generatoren: Du füllst ein Formular im Browser aus, drückst auf Knopf, lädst ein PDF herunter. Schnell, aber meist ohne Speicherung deiner Daten — beim nächsten Mal fängst du wieder bei null an.
Kostenlose Rechnungssoftware: Echtes SaaS-Tool mit Login, Kundenverwaltung, fortlaufender Nummerierung, Archivierung. Funktioniert wie eine bezahlte Lösung — nur dass der Anbieter mit anderen Modulen Geld verdient (Buchhaltung, Banking, Premium-Features).
Welche Variante für dich Sinn macht, hängt davon ab, wie viele Rechnungen du im Jahr schreibst, ob du Kleinunternehmer bist und ob deine Kunden B2B oder B2C sind.
Rechnungen schreiben, die deine Buchhaltung gleich miterledigen
Mit Norman erstellst du in unter zwei Minuten eine Rechnung, die §14-konform ist, fortlaufend nummeriert wird, GoBD-sicher archiviert und auf Wunsch direkt als XRechnung oder ZUGFeRD-PDF rausgeht. Plus: Jede gestellte Rechnung landet automatisch in deiner EÜR und UStVA — du brauchst kein zweites Tool.
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Was muss auf jeder Rechnung stehen? §14 UStG in Klartext
Egal welches Tool du nutzt — diese Pflichtangaben müssen drauf, sonst ist die Rechnung formal ungültig und dein Kunde darf den Vorsteuerabzug verweigern:
Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (also dir)
Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
Ausstellungsdatum der Rechnung
Eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (kann auch der Rechnungsmonat sein)
Nettoentgelt, getrennt nach Steuersätzen, sowie der entsprechende Steuerbetrag
Der angewandte Steuersatz (19 %, 7 % oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung)
Bei Rechnungen unter 250 Euro brutto gilt die Kleinbetragsregel — hier reichen reduzierte Angaben (siehe unser Artikel zur Kleinbetragsrechnung). Als Kleinunternehmer nach §19 UStG schreibst du keine Umsatzsteuer aus, musst aber explizit auf die Kleinunternehmerregelung hinweisen.
Fortlaufende Rechnungsnummern — das größte Risiko bei Word-Vorlagen
Das Finanzamt verlangt lückenlose, eindeutige Nummernkreise. Wer Rechnungen in Word verwaltet, vergibt die Nummern manuell — und produziert früher oder später Duplikate oder Lücken. Bei einer Betriebsprüfung musst du jede Lücke erklären können. Das ist machbar, aber lästig. Software löst das automatisch.
GoBD: Du musst die Rechnung 10 Jahre unveränderbar aufbewahren
Nach §147 AO sind Rechnungen 10 Jahre aufzubewahren — und zwar so, dass sie nicht nachträglich geändert werden können. Eine PDF-Datei auf deinem Desktop reicht streng genommen nicht, weil sie überschreibbar ist. Cloud-Software mit Versionshistorie und Manipulationsschutz ist hier sicherer als jede lokale Lösung.
E-Rechnung 2026: Warum kostenlose Generatoren ein Verfallsdatum haben
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das heißt: Auch wenn du selbst noch PDFs verschickst, muss dein E-Mail-Postfach strukturierte XRechnungen oder ZUGFeRD-Dateien lesen können. Bis Ende 2026 dürfen kleinere Unternehmen noch reine PDF- oder Papierrechnungen versenden — ab 2027 wird das für die meisten B2B-Beziehungen Pflicht.
Was bedeutet das für „kostenlose" Rechnungslösungen?
Word-Vorlagen produzieren reine PDFs. Sie erfüllen nicht die Anforderung an strukturierte XML-Daten. Ab 2027 nicht mehr B2B-tauglich.
Die meisten kostenlosen Online-Generatoren exportieren ebenfalls nur PDFs. XRechnung oder ZUGFeRD ist meist eine Premium-Funktion.
Kostenlose Software (wie Norman) bietet XRechnung und ZUGFeRD oft auch im Gratis-Plan an, weil das Format inzwischen Standard ist.
Den vollständigen Überblick zur Pflicht findest du in unserem Artikel zur E-Rechnung-Pflicht 2026. Wer noch heute eine Word-Rechnung schreibt, sollte die Lösung spätestens dieses Jahr wechseln.
Rechnung kostenlos mit Word oder Excel: Wann es reicht — und wann nicht
Eine Word-Vorlage ist die direkteste Variante. Du brauchst kein Konto, keine Internetverbindung, keine Datenfreigabe. Aber: Sie passt nur, wenn du sehr wenige Rechnungen schreibst und dir des Aufwands bewusst bist.
Geeignet, wenn:
Du als Kleinunternehmer maximal 5–10 Rechnungen pro Jahr stellst
Du keinen Vorsteuerabzug brauchst
Du deine Buchhaltung sowieso an einen Steuerberater abgibst, der mit Belegen arbeitet
Du die Rechnungsnummern manuell sauber verwaltest
Nicht geeignet, wenn:
Du mehr als 1 Rechnung pro Monat schreibst (zu fehleranfällig)
Deine Kunden B2B sind und ab 2027 E-Rechnungen erwarten
Du die UStVA selbst machst und die Daten manuell übertragen müsstest
Du mehrere Kunden mit wiederkehrenden Beträgen abrechnest
Eine kostenlose Word-Vorlage findest du in unserem Artikel Rechnung Vorlage. Sie ist §14-konform aufgebaut und kann sofort genutzt werden.
Online-Generatoren: Schnell, aber meist ohne Speicherung
Browser-Generatoren wie sie von verschiedenen Buchhaltungsanbietern als Lead-Magnet angeboten werden, sind praktisch für die schnelle Einzelrechnung. Du füllst ein Formular aus, klickst auf „PDF generieren", fertig.
Was du dabei wissen solltest:
Kein Login = keine Historie. Beim nächsten Mal fängst du wieder bei null an. Stammdaten deiner Kunden musst du jedes Mal neu eintippen.
Keine Rechnungsnummer-Verwaltung. Du musst dir selbst merken, welche Nummer als nächstes kommt.
Keine Archivierung. Das PDF ist nur in deinem Download-Ordner — GoBD-Pflicht erfüllst du damit nicht automatisch.
Datenschutz prüfen. Manche Generatoren senden deine Eingaben an externe Server. Lies das Kleingedruckte.
Für eine Notrechnung okay. Für regelmäßige Selbstständigkeit zu unsicher.
Kostenlose Rechnungssoftware: Was es 2026 wirklich gibt
Hier wird die Landschaft interessanter. Echte SaaS-Tools mit dauerhaft kostenlosem Tarif sind selten — und die wenigen, die es gibt, finanzieren sich über andere Module oder Banking-Provisionen.
Norman
Rechnungsstellung und Buchhaltung sind im Basis-Plan dauerhaft kostenlos — ohne Limit auf Anzahl der Rechnungen, Kunden oder Belege. XRechnung und ZUGFeRD sind inklusive, GoBD-konforme Archivierung läuft im Hintergrund. Bezahlt wird nur, wenn du Steuererklärungen direkt einreichst (UStVA, EÜR, etc.). Für viele Selbstständige reicht der kostenlose Plan dauerhaft. Mehr dazu auf der Norman-Rechnungsseite.
Lexoffice „Rechnung & Auftrag"
Lexoffice hatte lange einen kostenlosen XS-Tarif für 1 Rechnung pro Monat — der ist 2024 weggefallen. Aktuell kostet der günstigste Plan ab ca. 10 €/Monat. Für die Funktionsunterschiede siehe unseren Norman vs. Lexoffice Vergleich.
sevDesk
sevDesk hat keinen dauerhaft kostenlosen Plan, sondern nur eine 14-Tage-Testphase. Ab da rund 9–17 €/Monat. Details im sevDesk-Vergleich.
Accountable
Bietet einen kostenlosen Einstiegsplan, der aber stark eingeschränkt ist (limitierte Rechnungen, kein UStVA-Versand). Ab dem Pro-Tarif rund 20 €/Monat. Vollständiger Accountable-Vergleich.
Sorted
Ähnlich wie Accountable: kostenlose Basisversion mit Werbung, Pro-Plan ab ca. 20 €/Monat. Siehe Sorted-Vergleich.
Wer einen breiteren Überblick über alle Rechnungs-Tools möchte: Im Artikel Rechnungsprogramm für Selbstständige haben wir 7 Tools mit Funktionen und Preisen verglichen.
Die Wahrheit über „kostenlos": Achte auf diese drei Fallen
Falle 1: Limitierte Rechnungsanzahl
„Kostenlos" heißt bei vielen Anbietern: 3 Rechnungen pro Monat, dann zahlt's du. Wenn du mehr abrechnest, lohnt sich das nicht. Lies die Tarifgrenze, bevor du dich anmeldest.
Falle 2: Werbung auf der Rechnung
Ein paar Online-Generatoren drucken ein dezentes „Erstellt mit Tool X" auf jede Rechnung. Bei B2C okay, bei B2B unprofessionell. Prüfe vor dem ersten Versand das PDF im Detail.
Falle 3: Datenexport ist Premium
Wenn du später wechseln willst, brauchst du deine Rechnungsdaten als CSV oder DATEV-Export. Bei manchen Tools ist das eine Pro-Funktion. Du bist dann faktisch eingesperrt.
Wann ist „kostenlos" wirklich genug?
Eine ehrliche Einschätzung:
Kleinunternehmer mit unter 22.000 € Jahresumsatz und wenigen Rechnungen: Eine ordentliche kostenlose Software (Norman, eingeschränkte Tarife bei Accountable/Sorted) reicht oft dauerhaft.
Freiberufler mit 20–100 Rechnungen pro Jahr: Kostenlose Software ist machbar, wenn sie auch Buchhaltung und UStVA mit abdeckt. Sonst zahlst du am Ende für ein zweites Tool.
Wachsendes Solo-Business mit B2B-Kunden: Ab hier brauchst du E-Rechnungs-Versand, Mahnwesen, evtl. wiederkehrende Rechnungen. Prüfe genau, ob ein kostenloser Plan das abdeckt.
UG, GmbH oder Team: Hier ist „kostenlos" selten realistisch, weil du doppelte Buchführung, Mehrnutzer-Zugang und Steuerberater-Schnittstelle brauchst. Bezahlte Software ist hier meist die richtige Antwort.
Fazit: Kostenlos schreiben — aber nicht um jeden Preis
Eine Rechnung kostenlos zu erstellen ist 2026 immer noch möglich, aber die Auswahl wird enger. Word-Vorlagen funktionieren nur bei sehr geringem Volumen und werden mit der E-Rechnungs-Pflicht zum Risiko. Online-Generatoren taugen für die einmalige Notlösung, nicht für regelmäßige Selbstständigkeit. Echte kostenlose Software gibt es — sie ist meist die beste Wahl, weil sie Compliance, Archivierung und (idealerweise) Buchhaltung gleich mit erledigt.
Der Maßstab sollte nicht „was kostet das Tool", sondern „was kostet mich der Aufwand und das Risiko, wenn ich am falschen Ende spare". Eine kostenlose Software, die §14, GoBD und E-Rechnung von Haus aus erfüllt, ist fast immer die richtige Antwort — egal wie wenig Rechnungen du schreibst.