Rechnungsvorlage: Anforderungen 2025 und kostenlose Downloads für Word, Excel, PDF

Schritt-für-Schritt: So schreiben Sie eine rechtssichere Rechnung in Deutschland

Eine Rechnung, die § 14 UStG erfüllt, ist kein Hexenwerk, wenn Sie sich an eine wiederholbare Checkliste halten. Arbeiten Sie die vier Blöcke unten durch – damit decken Sie jeden Pflichtpunkt ab und sind bereit für den E-Rechnungs-Roll-out 2025 bis 2028.

Erforderliche Verkäufer- & Käuferangaben

Die deutsche Gesetzgebung verlangt eine eindeutige Identifizierung beider Parteien:

• Vollständiger Firmenname und Postanschrift von Verkäufer und Käufer

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID (USt-IdNr.) des Verkäufers

• USt-IdNr. des Käufers, wenn das Innergemeinschaftliche-Reverse-Charge-Verfahren greift

Ohne diese Daten verliert Ihr Kunde das Recht auf Vorsteuerabzug – und Ihnen drohen Bußgelder.

Fortlaufende Rechnungsnummer & Ausstellungsdatum

Jede Rechnung braucht eine fortlaufende, niemals wiederverwendete Nummer sowie das Ausstellungsdatum. Viele KMU nutzen Muster wie 2025-06-0001, um Nummern eindeutig und sortierbar zu halten. Weicht das Leistungs- oder Lieferdatum vom Ausstellungsdatum ab, muss es separat aufgeführt werden.

Positionsaufbau, Umsatzsteuersätze und Summen

Listen Sie jede Ware oder Dienstleistung in einer eigenen Zeile mit:

1. Beschreibung (was wurde verkauft)

2. Menge / Umfang

3. Nettopreis je Einheit

4. Nettozwischensumme

Anschließend ausweisen:

• Nettosumme der Rechnung

• Angewendete Umsatzsteuersätze – in der Regel 19 % oder 7 %

• Umsatzsteuerbetrag je Satz

• Zu zahlender Bruttobetrag

Dieses Layout entspricht exakt den Datenblöcken für XRechnung oder ZUGFeRD, sodass Sie beim endgültigen E-Rechnungs-Umstieg nichts neu eingeben müssen.

Schnell-Tipps für einen zügigen Ablauf

• Nummern automatisieren: Lassen Sie Vorlage oder Norman-Modul die Rechnungsnummern fortschreiben, um Duplikate zu vermeiden.

• Stammdaten speichern: Hinterlegen Sie Kundenadressen und Standardpositionen in einer Bibliothek, um Rechnungen blitzschnell zu füllen.

• PDF sperren: Versenden Sie stets ein nicht editierbares PDF, um die Unveränderbarkeit gemäß GoBD zu wahren.

• 8 Jahre archivieren: Bewahren Sie Originaldateien – heute PDF, ab 2027 XML – für die komplette Aufbewahrungsfrist in einem manipulationssicheren Ordner auf.

• Vor Versand prüfen: Ein 30-Sekunden-Check auf fehlende USt-Ids oder falsche Summen verhindert teure Storno- oder Korrekturrechnungen.

Befolgen Sie diese Schritte, und Ihre Rechnungen bestehen jede Betriebsprüfung – und der Wechsel zur voll­ständigen E-Rechnung gelingt später ohne Reibungsverluste.

Ist das Erstellen von Rechnungen in Word erlaubt? – Vorteile, Nachteile & Compliance-Risiken

Ja – das deutsche Steuerrecht verbietet nicht, eine Rechnung in Microsoft Word oder Excel zu entwerfen. Entscheidend ist allerdings das Enddokument, das Sie versenden und archivieren. Eine Word-Datei, die jederzeit überschrieben werden kann, verstößt gegen das GoBD-Gebot der Unveränderbarkeit und kann daher bei einer Betriebsprüfung beanstandet werden. Durch Export in ein PDF wird der Inhalt zwar fixiert, doch nach dem 31. Dezember 2026 (bzw. 31. Dezember 2027 für Unternehmen mit ≤ 800 000 € Umsatz) verlieren selbst PDFs ihre B2B-Gültigkeit, sofern sie nicht als EN 16931-konforme E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) eingebettet sind.

Word vs. Excel vs. PDF – Formatvergleich

Merksatz: Nutzen Sie Word/Excel nur als Zwischenschritt, exportieren Sie heute immer als PDF und planen Sie den Umstieg auf strukturierte E-Rechnungen, bevor das Übergangsfenster schließt.

Wann eine statische Vorlage nicht mehr ausreicht

Das Wachstums­chancen­gesetz schafft „sonstige Rechnungen“ in drei Stufen ab:

1. 01. 01. 2025 – 31. 12. 2026: PDFs dürfen noch ausgestellt werden, wenn der Empfänger zustimmt; E-Rechnungen empfangen müssen Sie jedoch schon.

2. Ab 01. 01. 2027: Unternehmen mit > 800 000 € Umsatz im Jahr 2026 müssen E-Rechnungen ausstellen – PDFs reichen nicht mehr.

3. Ab 01. 01. 2028: Alle Unternehmen sind zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet; unstrukturierte PDFs und Papier fallen weg.

Schiebt Ihr Umsatz oder Kundenprofil Sie in die zweite Welle, rettet eine statische Word-Vorlage Sie nicht mehr – mit Normans kostenloser E-Rechnung fließen Ihre vorhandenen Daten ohne erneutes Abtippen direkt in die XRechnung.

Wie sieht eine vollständig konforme Rechnung aus? (Visuelle Aufteilung)

Stellen Sie sich ein DIN-A4-Dokument vor, das in vier logische Zonen gegliedert ist – jede entspricht exakt dem EN-16931-Datenmodell:

Kopfbereich (oben links)

• Firmenlogo, Rechtsträgername, Anschrift, Steuernummer / USt-ID

• Name und Anschrift des Kunden

Referenzblock (oben rechts)

• Rechnungs-Nr. (z. B. 2025-06-0012)

• Rechnungsdatum (03. Juni 2025)

• Leistungsdatum oder Hinweis „Leistungsdatum = Rechnungsdatum“

Tabellenkörper (Mitte)

Nach der Positionsliste werden die Netto-Zwischensummen, jede USt-Kategorie (Basis & Steuer) sowie die Gesamtbruttosumme automatisch ausgegeben.

Fußbereich (unten)

• Zahlungsziel, z. B. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen auf IBAN DE12 3456 7890 1234 5678 90“

• Optionaler Skonto-Hinweis

• Vollständige Bankverbindung und Geschäftsführer-Angaben

Annotiertes Beispiel

Mit der integrierten Norman-Vorlage können Sie per Klick zwischen 19 %, 7 % oder 0 % (§ 19 UStG) umschalten. Die Software füllt im Hintergrund automatisch alle ZUGFeRD-Tags aus, sodass jedes Feld der Papierrechnung exakt seinem digitalen Zwilling entspricht.

Normans kostenlose E-Rechnung: Machen Sie Ihre Rechnungsstellung zukunftssicher

Das Wachstumschancengesetz schafft „sonstige“ Rechnungen (Papier, reine PDFs) ab und macht die strukturierte E-Rechnung zum Standard. Ab 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen EN-16931-konforme E-Rechnungen empfangen können; Betriebe mit > 800 000 € Umsatz müssen sie ab 1. Januar 2027 ausstellen, alle übrigen Firmen ab 1. Januar 2028.

Norman überspringt für Sie die Lernkurve: Senden Sie voll konforme XRechnungen oder ZUGFeRD-Dateien gratis – ohne Limits, ohne Wasserzeichen.

Ein-Klick-E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) erstellen

• „Rechnung erstellen“ klicken → Daten eingeben → fertig.

• Norman befüllt die XML automatisch mit Ihren Vorlagen­daten (Verkäufer, Käufer, USt-Zeilen, Summen).

• Eine menschenlesbare PDF/A-3-Kopie reist im Container mit, damit Empfänger keine Spezialsoftware brauchen.

• Alles basiert auf dem EN-16931-Datenmodell, das Behörden und B2B-Partner jetzt verlangen.

Smart Invoicing

• Auto-Reminder: Norman erinnert Kunden automatisch an fällige Rechnungen – kein Nachhaken nötig.

• Wiederkehrende Rechnungen: Wöchentliche oder monatliche Rechnungen einmal anlegen, dann laufen sie von selbst.

• Intelligente Nummerierung: Fortlaufende Rechnungsnummern werden automatisch erzeugt und verhindern Duplikate.

• USt-Leitplanken: Versand nur mit 19 %, 7 % oder einem gültigen 0 %-Grund (§ 19 UStG, innergemeinschaftliche Lieferung, Export) – Ihr Compliance-Schutznetz.

In wenigen Minuten von Vorlagen zu Norman wechseln

1. Alte Rechnungen hochladen, damit Norman die Daten einliest.

2. Branding einmalig festlegen – Logo, Farben, Zahlungsfuß – und als Standard speichern.

3. Kostenlose E-Rechnungen versenden.

Ab diesem Moment sind Sie den Fristen 2025–2028 voraus – Sie fakturieren schneller, sicherer und dauerhaft kostenlos mit Norman. Jetzt registrieren und Ihre erste E-Rechnung verschicken!

FAQ

Wie erstelle ich als Kleinunternehmer eine Rechnung in Deutschland?

Selbst wenn Sie von der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) profitieren, müssen alle Standardangaben enthalten sein (Verkäufer- und Käuferdaten, Rechnungsdatum, fortlaufende Nummer, Positionsliste, Summen). Der einzige Unterschied ist der verpflichtende Hinweis ­*„Keine Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG ausgewiesen.“* – und die Umsatzsteuer­spalten bleiben auf Null. Eine fertige „Kleinunternehmer-Vorlage“ in unserem Download-Paket enthält den Wortlaut bereits, sodass Sie in unter einer Minute fakturieren können.

Kann ich nach 2025 noch PDFs per E-Mail versenden?

Ja – mit Einschränkungen. Ab 1. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) empfangen können. Unstrukturierte PDFs dürfen Sie nur versenden, wenn der Empfänger ausdrücklich zustimmt – und nur bis:

• 31. Dezember 2026 – allgemeine Übergangsfrist

• 31. Dezember 2027 – zusätzliches Jahr für Betriebe mit einem Umsatz von ≤ 800 000 € im Jahr 2026

Nach Ablauf Ihrer Frist muss jede inländische B2B-Rechnung eine strukturierte E-Rechnung sein. Mit Normans kostenlosem One-Click-Generator gelingt der Umstieg mühelos.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Papier- und elektronische Rechnungen müssen nach § 147 AO und den GoBD acht volle Kalenderjahre lesbar, unverändert und schnell zugänglich bleiben. Die Frist zählt ab Jahresende des Ausstellungsjahres – eine Rechnung vom 3. Juni 2025 darf also frühestens am 1. Januar 2034 vernichtet werden.

Fazit

Eine strukturierte Rechnungsvorlage stellt sicher, dass jede Rechnung – ob mit Umsatzsteuer oder § 19 UStG, als PDF oder zukunftssichere E-Rechnung – der deutschen Steuerprüfung standhält. Laden Sie unser kostenloses Vorlagen-Bundle herunter, sammeln Sie Leads über das Ein-Feld-Formular und testen Sie Normans gebührenfreie E-Rechnung, um dem Roll-out 2025 – 2028 voraus zu sein. Jetzt Vorlagen sichern, bei Norman registrieren und Ihren Cashflow in wenigen Minuten zukunftssicher machen!