GmbH Gründungskosten 2026: Steuerlich absetzen und richtig buchen

Bei der GmbH-Gründung fallen erhebliche Kosten an: Notargebühren, Handelsregistereintragung, Rechts- und Steuerberatung. Viele dieser Ausgaben kannst du als Betriebsausgaben absetzen – aber nur, wenn die GmbH die Kosten überhaupt tragen darf. Und das entscheidet ein einziger Satz im Gesellschaftsvertrag: die Gründungskostenklausel.

Das Wichtigste in Kürze

• Absetzbar sind Gründungskosten nur, wenn die GmbH sie trägt – nicht die Gesellschafter privat. Voraussetzung ist eine Gründungskostenklausel im Gesellschaftsvertrag (§ 4 Abs. 4 EStG).
• 10-Prozent-Regel: Registergerichte akzeptieren die Kostenübernahme durch die Gesellschaft in der Regel bis zu 10 % des Stammkapitals – bei 25.000 € also bis 2.500 €.
• Musterprotokoll deckelt bei 300 €: Bei der vereinfachten Gründung übernimmt die Gesellschaft laut Gesetz höchstens 300 € (bzw. das Stammkapital, falls niedriger). Alles darüber tragen die Gesellschafter.
• Stammkapital ist keine Betriebsausgabe. Die mindestens 25.000 € sind eine Einlage ins Eigenkapital, kein absetzbarer Aufwand.
• Klausel muss die Posten einzeln benennen – eine Pauschale ohne Aufschlüsselung gefährdet den Betriebsausgabenabzug.

Was sind Gründungskosten einer GmbH?

Als Gründungskosten bezeichnet man alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit der Gründung der GmbH entstehen – bevor oder kurz nachdem der Betrieb aufgenommen wird. Typische Posten sind:

• Notarkosten für die Beurkundung des Gesellschaftsvertrags und die Anmeldung zum Handelsregister
• Gerichts- bzw. Registergebühren für die Eintragung ins Handelsregister
• Beratungskosten durch Steuerberater und Rechtsanwalt (Vertragsgestaltung, steuerliche Struktur)
• Kosten für die Eröffnungsbilanz und die erste Buchführung
• IHK-Beiträge und Gewerbeanmeldung

Davon strikt zu trennen ist das Stammkapital. Die mindestens 25.000 € (bei der GmbH) sind keine Ausgabe, sondern eine Einlage, die das Eigenkapital der Gesellschaft bildet. Sie taucht in der Bilanz auf, nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung – und ist deshalb nie eine absetzbare Betriebsausgabe.

Wie hoch sind die Gründungskosten?

Die konkrete Höhe hängt vom Stammkapital, der Zahl der Gesellschafter und davon ab, ob du individuell oder per Musterprotokoll gründest. Die Notargebühren richten sich nach dem Geschäftswert (in der Regel dem Stammkapital) und sind bundesweit einheitlich im Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) geregelt. Als grobe Orientierung für eine Standard-GmbH mit 25.000 € Stammkapital:

Der Haken: Die tatsächlichen Kosten können höher liegen als der Betrag, den die Klausel abdeckt. Bei 25.000 € Stammkapital sind über die 10-Prozent-Regel meist nur 2.500 € durch die Gesellschaft übernehmbar. Liegen deine realen Gründungskosten darüber, trägt den Rest der Gesellschafter privat – und dieser Teil ist für die GmbH nicht absetzbar.

Die Gründungskostenklausel: der entscheidende Satz im Vertrag

Ohne eine ausdrückliche Regelung gilt der gesetzliche Grundsatz: Die Gesellschafter tragen die Gründungskosten selbst. Die GmbH darf sie dann nicht als Betriebsausgabe abziehen. Erst eine sogenannte Gründungskostenklausel (auch Gründungsaufwandsklausel) im Gesellschaftsvertrag verschiebt die Kostentragung auf die Gesellschaft – und macht die Ausgaben damit abziehbar.

Eine wirksame Klausel muss drei Dinge leisten:

1. Höchstbetrag nennen. Ein konkreter Euro-Betrag, bis zu dem die Gesellschaft die Kosten übernimmt.
2. Einzelposten aufzählen. Notar, Gericht, Veröffentlichungen, Steuer- und Rechtsberatung – aufgeschlüsselt, nicht pauschal. Eine bloße Sammelangabe ohne Nennung der Posten kann der Anerkennung im Wege stehen.
3. Im Rahmen der 10-Prozent-Regel bleiben. Als Faustformel akzeptieren die Registergerichte eine Kostenübernahme bis zu 10 % des Stammkapitals. Höhere Beträge werden bei der Eintragung häufig beanstandet, weil sie faktisch das Stammkapital aushöhlen.

Ein typischer Klauselwortlaut sieht so aus:

„Die Gesellschaft trägt die mit ihrer Gründung verbundenen Kosten (Notar- und Gerichtsgebühren, Kosten der Veröffentlichung sowie Steuer- und Rechtsberatung) bis zu einem Gesamtbetrag von 2.500 €."

Wird die Klausel vergessen, ist sie später nur mit einer notariell beurkundeten Satzungsänderung nachzuholen – teurer und aufwendiger als der eine Satz bei der Gründung. Deshalb: bei der GmbH-Gründung von Anfang an mitdenken.

Musterprotokoll: die 300-Euro-Grenze

Gründest du eine Ein-Personen- oder maximal Drei-Personen-GmbH ohne besondere Regelungen, kannst du das gesetzliche Musterprotokoll nutzen. Das spart Notarkosten, hat aber einen steuerlichen Preis: Das Musterprotokoll übernimmt die Gründungskosten für die Gesellschaft nur bis 300 € – höchstens jedoch bis zur Höhe des Stammkapitals, falls dieses niedriger ist (relevant vor allem bei der UG).

Jeder Euro darüber hinaus geht zulasten der Gesellschafter und ist für die GmbH nicht absetzbar. Wer höhere Gründungskosten steuerlich geltend machen will, braucht daher einen individuellen Gesellschaftsvertrag mit ausformulierter Gründungskostenklausel – nicht das Musterprotokoll.

Sind GmbH-Gründungskosten steuerlich absetzbar?

Ja – sofern die GmbH die Kosten laut Satzung trägt, sind sie als (vorweggenommene) Betriebsausgaben nach § 4 Abs. 4 EStG abziehbar und mindern den zu versteuernden Gewinn. Sie zählen zu den Betriebsausgaben der GmbH und senken damit Körperschaft- und Gewerbesteuer.

Entscheidend sind zwei Bedingungen:

• Die GmbH trägt die Kosten (Klausel vorhanden, Betrag gedeckt) – nicht du persönlich als Privatperson.
• Der Beleg lautet auf die GmbH bzw. die Gründungsgesellschaft und liegt GoBD-konform vor.

Trägt dagegen der Gesellschafter die Kosten selbst, sind sie keine Betriebsausgabe der GmbH. Sie erhöhen stattdessen die Anschaffungskosten seiner Geschäftsanteile und wirken sich steuerlich erst aus, wenn er die Anteile später verkauft – ein deutlich schwächerer und weit hinausgeschobener Effekt.

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Betriebsausgabe oder aktivierungspflichtig?

Nicht jede Gründungsaufwendung landet sofort in der Gewinn- und Verlustrechnung. Zu unterscheiden ist:

• Sofort abziehbarer Aufwand: Notar, Gericht, Beratung, Eröffnungsbilanz – die klassischen Gründungskosten. Sie werden im Gründungsjahr voll als Betriebsausgabe gebucht.
• Aktivierungspflichtige Wirtschaftsgüter: Wird im Zuge der Gründung ein abnutzbares Wirtschaftsgut angeschafft (Ausstattung, Maschinen, Fahrzeuge), gehört es ins Anlagevermögen und wird über die Nutzungsdauer abgeschrieben – siehe GmbH-Abschreibungen und AfA.
• Selbst geschaffene immaterielle Wirtschaftsgüter (z. B. ein selbst entwickelter Markenname oder eigene Software) unterliegen einem Aktivierungsverbot und dürfen nicht angesetzt werden. Fremd bezogene immaterielle Güter dagegen dürfen aktiviert oder direkt als Aufwand gebucht werden.

Gründungskosten richtig buchen

In der Praxis werden die meisten Gründungskosten direkt als Aufwand gebucht. Für Notar-, Rechts- und Beratungskosten ist das Konto „Rechts- und Beratungskosten" vorgesehen (4950 nach SKR03 bzw. 6825 nach SKR04). Gerichts- und Registergebühren sowie die Gewerbeanmeldung laufen üblicherweise über ein Konto für sonstige betriebliche Aufwendungen.

Wichtig ist eine lückenlose, GoBD-konforme Belegsammlung: Ohne ordnungsgemäße Nachweise erkennt das Finanzamt die Kosten möglicherweise nicht an. Erfasse jeden Gründungsbeleg – vom Notar bis zur Handelsregister-Rechnung – von Anfang an sauber, damit die erste GmbH-Buchhaltung und Steuererklärung vollständig sind.

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Häufige Fragen

Sind die Gründungskosten einer GmbH steuerlich absetzbar?

Ja, aber nur, wenn die GmbH die Kosten laut Gesellschaftsvertrag trägt. Ohne Gründungskostenklausel tragen die Gesellschafter die Kosten privat, und die GmbH kann sie nicht als Betriebsausgabe abziehen. Mit passender Klausel sind sie nach § 4 Abs. 4 EStG abziehbar.

Was ist eine Gründungskostenklausel?

Eine Regelung im Gesellschaftsvertrag, mit der die GmbH die Kosten ihrer eigenen Gründung übernimmt – bis zu einem genannten Höchstbetrag und mit einzeln aufgeführten Posten (Notar, Gericht, Beratung). Erst diese Klausel macht die Kosten für die Gesellschaft absetzbar.

Wie hoch dürfen die von der GmbH getragenen Gründungskosten sein?

Als Faustformel akzeptieren Registergerichte eine Kostenübernahme bis zu 10 % des Stammkapitals – bei 25.000 € also bis 2.500 €. Nutzt du das Musterprotokoll, sind es gesetzlich höchstens 300 €.

Ist das Stammkapital eine Betriebsausgabe?

Nein. Das Stammkapital von mindestens 25.000 € ist eine Einlage ins Eigenkapital der GmbH, keine Ausgabe. Es erscheint in der Bilanz, mindert aber nicht den Gewinn und ist deshalb nicht absetzbar.

Kann ich Gründungskosten absetzen, wenn ich sie vor der Eintragung bezahlt habe?

Ja. Kosten, die zwischen Beurkundung und Eintragung anfallen (in der Phase der sogenannten Vor-GmbH), sind absetzbar, sofern die Gesellschaft sie laut Klausel übernimmt. Die Belege sollten auf die GmbH in Gründung lauten.

Fazit

Ob die Gründungskosten deiner GmbH absetzbar sind, entscheidet sich nicht beim Finanzamt, sondern beim Notar: nur mit einer sauber formulierten Gründungskostenklausel im Gesellschaftsvertrag – Höchstbetrag genannt, Posten einzeln aufgeführt, innerhalb der 10-Prozent-Regel – trägt die GmbH die Kosten und kann sie als Betriebsausgaben abziehen. Stammkapital und das Musterprotokoll oberhalb von 300 € bilden die Ausnahmen. Wer die Klausel früh mitdenkt und jeden Beleg von Beginn an GoBD-konform erfasst, holt das Maximum aus der Gründung heraus. Norman erfasst deine Gründungsbelege automatisch, ordnet sie dem richtigen Konto zu und bereitet sie für die erste Steuererklärung auf. Weiter geht es mit GmbH gründen, GmbH Betriebsausgaben und GmbH Abschreibungen.