Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für GmbH und UG: Anleitung 2026

Nach dem Notartermin ist deine GmbH oder UG steuerlich noch unsichtbar. Sichtbar wird sie erst mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Über ihn meldest du die Gesellschaft beim Finanzamt an, und erst danach bekommt sie ihre Steuernummer. Ohne diese Nummer darf sie keine ordnungsgemäßen Rechnungen stellen.

Das Wichtigste in Kürze

• Eigene Formularvariante: „Gründung einer Kapitalgesellschaft“, nicht das Standardformular für Selbstständige.
• Frist: einen Monat nach Aufnahme der Tätigkeit (§ 138 AO), in der Praxis nach der notariellen Beurkundung.
• Nicht auf das Handelsregister warten: Die Vorgesellschaft (GmbH i. G.) ist bereits steuerpflichtig.
• Gewinnermittlung: immer Betriebsvermögensvergleich mit Bilanz, nie EÜR.
• Steuerarten: Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer ab dem ersten Euro, Umsatzsteuer, dazu Lohnsteuer, sobald ein Geschäftsführergehalt fließt.
• Ergebnis: Steuernummer nach etwa 2–6 Wochen, auf Wunsch zusätzlich die USt-IdNr.
• Kosten: das Formular selbst ist kostenlos, ein Steuerberater berechnet dafür üblicherweise 300 € bis 600 €.

Warum Kapitalgesellschaften eine eigene Variante ausfüllen

Der Fragebogen existiert in mehreren Fassungen. Welche du brauchst, hängt an der Rechtsform:

Die Kapitalgesellschafts-Variante ist länger, weil das Finanzamt zwei Ebenen erfassen muss: die Gesellschaft selbst und die Personen dahinter. Wer sie mit dem Wissen aus einem Freiberufler-Guide ausfüllt, übersieht typischerweise die Lohnsteuer und setzt die Gewinnschätzung falsch an.

Wie du überhaupt zur Rechtsform kommst, liest du unter GmbH gründen und UG gründen. Die allgemeine Anleitung für Solo-Selbstständige findest du unter Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.

Wer muss ihn einreichen, und bis wann?

Verpflichtet ist die Gesellschaft, vertreten durch ihre Geschäftsführung. Die Frist beträgt einen Monat nach Aufnahme der Tätigkeit (§ 138 AO).

Der häufigste Irrtum: auf die Eintragung im Handelsregister zu warten. Das ist falsch. Zwischen Beurkundung und Eintragung existiert die Vorgesellschaft (GmbH i. G. beziehungsweise UG i. G.), und sie ist bereits körperschaftsteuerpflichtig. Reicht die Eintragung, wird sie rückwirkend mit der eingetragenen Gesellschaft als identisch behandelt. Praktisch heißt das: Sobald du Verträge schließt, Kosten verursachst oder Umsätze machst, läuft die Frist.

Warten kostet außerdem bares Geld. Ohne Steuernummer keine ordnungsgemäße Rechnung, und Rechnungen, die du später korrigieren musst, kosten dich Zeit und Kundenvertrauen.

Der Fragebogen Abschnitt für Abschnitt

1. Angaben zur Gesellschaft

Firma laut Gesellschaftsvertrag, Sitz, Geschäftsanschrift, Datum der Beurkundung, zuständiges Registergericht und, sofern schon vorhanden, die HRB-Nummer. Hier legst du auch das Wirtschaftsjahr fest. In den allermeisten Fällen ist das Kalenderjahr richtig. Ein abweichendes Wirtschaftsjahr braucht die Zustimmung des Finanzamts und lohnt sich fast nur bei stark saisonalem Geschäft.

2. Gesellschafter und Beteiligungsverhältnisse

Alle Gesellschafter mit Name, Anschrift, Steuer-Identifikationsnummer und Höhe der Beteiligung. Bei Beteiligung juristischer Personen, etwa in einer Holding-Struktur, gibst du die Muttergesellschaft mit Registerdaten an. Die Angaben müssen exakt zur Gesellschafterliste passen, die der Notar zum Handelsregister einreicht, sonst gibt es Rückfragen.

3. Geschäftsführung

Wer vertritt, einzeln oder gemeinsam, und ist die Geschäftsführung vom Selbstkontrahierungsverbot des § 181 BGB befreit. Wichtig ist die Folgefrage: Gibt es einen Anstellungsvertrag und fließt ein Gehalt? Dann ist deine Gesellschaft Arbeitgeberin, auch wenn du der einzige Angestellte bist.

4. Unternehmensgegenstand und Tätigkeit

Beschreibe die tatsächliche Tätigkeit, nicht nur die weite Formulierung aus der Satzung. Das Finanzamt leitet daraus die Gewerbesteuerpflicht und die Zuordnung zum richtigen Bezirk ab. Getrennt davon gilt: Die Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt bleibt trotzdem fällig, die Handelsregistereintragung ersetzt sie nicht.

5. Gründungsform und Gründungskosten

Bargründung oder Sachgründung, Musterprotokoll oder individueller Vertrag, Neugründung oder Umwandlung aus einem bestehenden Einzelunternehmen. Gib hier auch die Gründungskosten an, soweit die Satzung sie der Gesellschaft auferlegt: Nur dann sind sie bei ihr abziehbar. Details dazu unter Gründungskosten absetzen.

6. Voraussichtlicher Umsatz und Gewinn

Das folgenreichste Feld. Du schätzt Umsatz und Gewinn für das Gründungsjahr und das Folgejahr. Daraus setzt das Finanzamt die Vorauszahlungen auf Körperschaft- und Gewerbesteuer fest.

Rechne den Gewinn nach Abzug des Geschäftsführergehalts. Genau hier passiert der klassische Fehler: Gründer tragen den erwarteten Rohgewinn ein und vergessen, dass ihr eigenes Gehalt Betriebsausgabe der Gesellschaft ist. Ergebnis sind Vorauszahlungen auf einen Gewinn, den es nie gab.

Auf diesen Gewinn fallen rund 15 % Körperschaftsteuer plus 5,5 % Solidaritätszuschlag darauf sowie die Gewerbesteuer deiner Gemeinde an. Anders als Einzelunternehmer haben Kapitalgesellschaften keinen Gewerbesteuer-Freibetrag von 24.500 €, sie zahlen ab dem ersten Euro Gewerbeertrag.

Zu niedrig geschätzt bedeutet Nachzahlung plus rückwirkend angehobene Vorauszahlungen, oft im selben Quartal. Zu hoch geschätzt bindet Liquidität, die du im ersten Jahr dringender brauchst. Beide Richtungen lassen sich später formlos beim Finanzamt korrigieren, sobald sich die Zahlen anders entwickeln.

7. Gewinnermittlung und Eröffnungsbilanz

Für Kapitalgesellschaften ist die Frage schon beantwortet: Sie sind Formkaufleute nach § 6 HGB und damit buchführungs- und bilanzierungspflichtig. Die Einnahmenüberschussrechnung steht nicht zur Wahl. Zum Gründungsstichtag brauchst du eine Eröffnungsbilanz, und laufend eine doppelte Buchführung.

8. Umsatzsteuer

Drei Entscheidungen stehen an:

• Regelbesteuerung oder Kleinunternehmerregelung. § 19 UStG hängt am Umsatz, nicht an der Rechtsform, eine UG darf also grundsätzlich Kleinunternehmerin sein. Sinnvoll ist es selten: Du verlierst den Vorsteuerabzug auf Notar, Gründungskosten, Hardware und laufende Ausgaben, und B2B-Kunden ziehen die Umsatzsteuer ohnehin. Mehr zur Abwägung unter Kleinunternehmerregelung.
• Soll- oder Ist-Versteuerung. Bei der Ist-Versteuerung führst du die Umsatzsteuer erst ab, wenn dein Kunde bezahlt hat. Das schont die Liquidität und ist bis 800.000 € Vorjahresumsatz auf Antrag möglich.
• USt-IdNr. Setze das Häkchen gleich, wenn du Leistungen aus dem EU-Ausland beziehst oder dorthin verkaufst, auch bei Cloud-Diensten wie AWS oder Google. Sonst musst du sie später separat beantragen.

Die geschätzte Zahllast bestimmt außerdem den Rhythmus deiner Umsatzsteuervoranmeldung. Neugegründete Gesellschaften starten seit 2021 in der Regel vierteljährlich statt monatlich, diese Erleichterung gilt bis einschließlich 2026.

9. Anmeldung als Arbeitgeber

Sobald ein Geschäftsführergehalt fließt, braucht die Gesellschaft eine Betriebsnummer und meldet Lohnsteuer an. Im Fragebogen gibst du die Zahl der Beschäftigten an, einschließlich Gesellschafter-Geschäftsführer und Minijobber. Die Lohnsteuer-Anmeldung erfolgt monatlich, vierteljährlich oder jährlich, je nach abzuführender Lohnsteuer. Wie sich Gehalt und Ausschüttung gegeneinander rechnen, zeigt Gehalt oder Gewinnausschüttung.

10. Bankverbindung und Vollmachten

Das Geschäftskonto der Gesellschaft, nicht dein privates. Ein SEPA-Lastschriftmandat ist freiwillig, verhindert aber Säumniszuschläge durch vergessene Überweisungen. Arbeitest du mit einem Steuerberater, trägst du hier die Empfangsvollmacht ein.

So reichst du den Fragebogen ein

Die elektronische Übermittlung ist seit 2021 Pflicht, Papier gibt es nur im Härtefall.

Mit Norman, geführt und kostenlos. Norman blendet die Freiberufler-Abschnitte aus und zeigt nur die Felder, die für GmbH und UG gelten. Du beantwortest Fragen zu Gesellschaftern, Geschäftsführung, Stammkapital und Planzahlen, Norman überträgt sie in die richtigen Formularfelder und übermittelt die Anmeldung per ELSTER ans Finanzamt. Du brauchst kein eigenes ELSTER-Zertifikat. Details zum Ablauf findest du auf der Seite GmbH und UG beim Finanzamt anmelden.

Manuell über ELSTER. Konto anlegen (die Freischaltung dauert bis zu zwei Wochen, weil der Aktivierungscode per Post kommt), unter „Formulare & Leistungen“ die Variante „Gründung einer Kapitalgesellschaft“ wählen, ausfüllen und übermitteln. Rechne mit 2–6 Wochen bis zur Steuernummer.

Über den Steuerberater. Fachlich die bequemste Variante und bei Holdingstrukturen, Sacheinlagen oder ausländischen Gesellschaftern auch die sinnvollste. Üblich sind 300 € bis 600 € für die Erstellung. Für eine normale Ein-Personen-GmbH ist das Geld, das du dir sparen kannst.

Häufige Fehler, und wie du sie vermeidest

• Auf das Handelsregister warten. Die Vorgesellschaft ist bereits steuerpflichtig, die Monatsfrist läuft ab Aufnahme der Tätigkeit.
• Gewinn vor Geschäftsführergehalt schätzen. Führt zu Vorauszahlungen auf einen Gewinn, den es nicht gibt.
• Gewerbesteuer-Freibetrag einplanen. Die 24.500 € gelten nur für Einzelunternehmen und Personengesellschaften, nicht für GmbH und UG.
• Kleinunternehmerregelung reflexhaft wählen. Kostet dich den Vorsteuerabzug auf Notar- und Gründungskosten, gerade im teuersten Jahr.
• Arbeitgeber-Abschnitt überspringen. Wer ein Geschäftsführergehalt zahlt, ohne Lohnsteuer anzumelden, sammelt Nachzahlungen und Säumniszuschläge.
• USt-IdNr vergessen. Der spätere Einzelantrag kostet zusätzliche Wochen, in denen du im EU-Handel blockiert bist.
• Gewerbeanmeldung für erledigt halten. Handelsregistereintragung und Gewerbeanmeldung sind zwei verschiedene Vorgänge, beide sind fällig.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich den Fragebogen vor der Handelsregistereintragung einreichen?

Ja, wenn deine Gesellschaft bereits tätig ist. Die Vorgesellschaft ab notarieller Beurkundung ist körperschaftsteuerpflichtig, und die Monatsfrist des § 138 AO knüpft an die Aufnahme der Tätigkeit an, nicht an die Eintragung.

Was kostet der Fragebogen für eine GmbH?

Das Formular selbst kostet nichts, weder bei ELSTER noch bei Norman. Kosten entstehen nur, wenn du einen Steuerberater beauftragst, üblich sind 300 € bis 600 €.

Brauche ich dafür einen Steuerberater?

Nein. Der Fragebogen gehört nicht zu den Vorbehaltsaufgaben, du darfst ihn selbst einreichen. Bei Holdingstrukturen, Sachgründungen, Umwandlungen oder ausländischen Gesellschaftern ist eine Beratung trotzdem sinnvoll.

Kann eine UG die Kleinunternehmerregelung nutzen?

Grundsätzlich ja, § 19 UStG stellt auf den Umsatz ab, nicht auf die Rechtsform. In der Praxis lohnt es sich selten, weil der Vorsteuerabzug auf Gründungs- und Betriebskosten entfällt und Geschäftskunden die Umsatzsteuer ohnehin erstattet bekommen.

Wie lange dauert es bis zur Steuernummer?

Üblicherweise 2 bis 6 Wochen nach Übermittlung, abhängig vom Finanzamt. Bis dahin kannst du keine ordnungsgemäßen Rechnungen stellen, reiche deshalb früh ein.

Was ist der Unterschied zur Anmeldung als Einzelunternehmer?

Die Kapitalgesellschafts-Variante erfasst zusätzlich Gesellschafter, Geschäftsführung, Stammkapital, Gründungskosten und die Eröffnungsbilanz. Statt Einkommensteuer fällt Körperschaftsteuer an, die Gewerbesteuer greift ohne Freibetrag, und mit dem Geschäftsführergehalt kommt die Lohnsteuer dazu.

Kann ich meine Gewinnschätzung später ändern?

Ja. Ein formloses Schreiben ans Finanzamt genügt, um die Vorauszahlungen anzupassen. Tu das aktiv, sobald sich abzeichnet, dass die Realität deutlich von der Schätzung abweicht.

Fazit

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist für Kapitalgesellschaften umfangreicher, aber keine Spezialistenarbeit. Entscheidend sind drei Felder: eine Gewinnschätzung nach Abzug des Geschäftsführergehalts, eine bewusste Umsatzsteuer-Wahl und die Anmeldung als Arbeitgeber, sobald ein Gehalt fließt. Wer diese drei sauber setzt, startet ohne überraschende Vorauszahlungen und ohne Nachzahlungsbescheid im zweiten Jahr.