GmbH Betriebsausgaben 2026: Was die GmbH absetzen kann (und was nicht)

Betriebsausgaben sind alle Ausgaben, die betrieblich veranlasst sind – also im wirtschaftlichen Zusammenhang mit der Tätigkeit der GmbH stehen. Sie mindern den steuerlichen Gewinn und damit die Körperschaftsteuer (15 %) plus Solidaritätszuschlag und Gewerbesteuer. Anders als bei Selbstständigen gibt es bei Kapitalgesellschaften keinen Grundfreibetrag – jeder Euro Gewinn wird besteuert. Umso wichtiger ist es, alle zulässigen Betriebsausgaben lückenlos zu erfassen.

Die meisten Betriebsausgaben sind voll abziehbar (Gehälter, Miete, Software, Fahrzeugkosten, Abschreibungen). Einige sind nur teilweise absetzbar (Bewirtung 70 %, Geschenke bis 50 € pro Empfänger und Jahr). Und einige sind gar nicht abziehbar – vor allem Privatausgaben, Bußgelder und die gefürchtete verdeckte Gewinnausschüttung. Entscheidend ist in allen Fällen: betriebliche Veranlassung dokumentieren, Belege vollständig archivieren und Privatanteile sauber abgrenzen.

Welche Ausgaben sind bei einer GmbH voll absetzbar?

Der Großteil der laufenden Kosten mindert den Gewinn in voller Höhe. Die wichtigsten Kategorien:

Die Umsatzsteuer auf diese Eingangsrechnungen ziehst du zusätzlich als Vorsteuer über die Umsatzsteuervoranmeldung ab – sie ist kein Kostenbestandteil, sondern ein durchlaufender Posten.

Was ist nur teilweise absetzbar?

Bei einigen Posten begrenzt § 4 Abs. 5 EStG den Abzug bewusst, weil ein privater Berührungspunkt besteht. Diese Grenzen musst du 2026 kennen:

Beim Geschenk gilt die 50-Euro-Freigrenze hart: Ein einziger Cent darüber, und die gesamte Ausgabe entfällt als Betriebsausgabe – inklusive Vorsteuerabzug. Bei der Bewirtung sind es nur 70 % der Nettokosten, während die Vorsteuer voll gezogen werden darf. Rein interne Bewirtung (z. B. Schulungen im eigenen Haus) bleibt dagegen zu 100 % Betriebsausgabe.

Was ist gar nicht abzugsfähig?

Nicht alles, was die GmbH zahlt, mindert die Steuer. Diese Posten sind komplett vom Abzug ausgeschlossen:

• Privatausgaben, die als Betriebsausgaben getarnt werden: Reisen ohne geschäftlichen Anlass, private Einkäufe über die Firmenkreditkarte
• Verdeckte Gewinnausschüttungen (vGA): überhöhtes Geschäftsführergehalt, unverzinsliche Gesellschafterdarlehen, marktfremde Mietpreise
• Geschenke über 50 € pro Empfänger und Jahr
• Verpflegungskosten ohne Dienstreise
• Bußgelder, Strafen und Ordnungsgelder
• Körperschaft- und Gewerbesteuer selbst (nicht abziehbare Aufwendungen nach § 10 KStG)

Verdeckte Gewinnausschüttung: Das teuerste Risiko

Die verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) ist das häufigste steuerliche Problem bei GmbHs. Eine vGA liegt vor, wenn die GmbH einem Gesellschafter oder einer nahestehenden Person einen Vorteil gewährt, den sie einem fremden Dritten nicht gewähren würde. Das Finanzamt addiert die vGA zum Gewinn zurück und besteuert sie zusätzlich beim Gesellschafter als Kapitalertrag (25 % Abgeltungsteuer plus Soli). Das Ergebnis: doppelte Besteuerung.

Typische Auslöser:

• Geschäftsführer erhält 15.000 € Monatsgehalt, obwohl die Branche 5.000 € zahlt
• GmbH verkauft Ware weit unter Marktpreis an den Gesellschafter
• GmbH gewährt dem Gesellschafter ein zinsloses Darlehen
• Mietvertrag mit dem Gesellschafter zu einem Preis über der ortsüblichen Miete

Der beste Schutz ist der Fremdvergleich: Jede Leistung zwischen GmbH und Gesellschafter muss so ausgestaltet sein, wie sie auch mit einem fremden Dritten vereinbart würde – schriftlich, im Voraus und marktüblich. Mehr zum Thema Geschäftsführergehalt und Angemessenheit findest du im Artikel Geschäftsführer-Gehalt in der GmbH.

Firmenfahrzeug: Privatnutzung richtig behandeln

Nutzt der Geschäftsführer den GmbH-Wagen privat, entsteht ein geldwerter Vorteil, der als Sachbezug zu versteuern ist. Die Fahrzeugkosten selbst bleiben vollständig Betriebsausgaben der GmbH – nur der Privatanteil wird dem Gehalt zugerechnet. Für die Bewertung gibt es zwei Methoden:

Die 0,25 %-Regel für Elektro-Dienstwagen gilt 2026 bis zu einem Bruttolistenpreis von 100.000 € (2025 von 70.000 € angehoben), darüber greift die 0,5 %-Regel. Ein E-Auto als Firmenwagen ist damit steuerlich deutlich attraktiver als ein Verbrenner. Alle Details erklärt der Artikel Firmenwagen in der GmbH versteuern.

Abschreibung und GWG: Anschaffungen richtig verteilen

Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens werden nicht sofort voll abgesetzt, sondern über ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben (AfA) – ein Laptop etwa über drei Jahre, Büromöbel über dreizehn. Eine Ausnahme bilden geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG):

• Anschaffungskosten bis 800 € netto: sofort im Jahr der Anschaffung voll als Betriebsausgabe absetzbar
• zwischen 250,01 € und 800 €: Wahlrecht zwischen Sofortabzug und Poolabschreibung (Sammelposten über fünf Jahre)
• über 800 €: reguläre Abschreibung über die Nutzungsdauer

Die 800-Euro-Grenze bezieht sich auf den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer. Wie du die Grenze optimal nutzt und wann sich der Sammelposten lohnt, zeigt der Artikel GWG-Grenze und Sofortabschreibung.

Buchhaltung: Betriebsausgaben korrekt erfassen

Für die steuerliche Anerkennung gilt: keine Buchung ohne Beleg. Jede Betriebsausgabe braucht eine ordentliche Rechnung oder einen Kassenbeleg mit Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Namen und Adressen beider Parteien, Leistungsbeschreibung sowie Betrag und Umsatzsteuer.

Für GmbHs gilt doppelte Buchführung (Bilanzierung) – ein Kassenbuch reicht nicht. Die GoBD verlangen zudem eine zeitnahe, unveränderbare und geordnete Ablage. Mehr zu den Buchführungspflichten erklärt GmbH Buchhaltung 2026. Tools wie Norman helfen, Belege per Foto zu erfassen, automatisch zu kategorisieren und für die Steuererklärung aufzubereiten – inklusive sauberer Trennung von Privatanteilen.

Häufige Fragen

Kann eine GmbH das Geschäftsführergehalt voll absetzen? Ja, sofern das Gehalt angemessen ist und ein schriftlicher Anstellungsvertrag vorliegt. Der überhöhte Teil eines unangemessen hohen Gehalts wird als verdeckte Gewinnausschüttung behandelt und ist nicht abziehbar.

Sind Bewirtungskosten zu 100 % absetzbar? Nein. Bei der Bewirtung von Geschäftspartnern sind nur 70 % der Nettokosten Betriebsausgabe, die Vorsteuer aber zu 100 %. Rein interne Bewirtungen (z. B. betriebliche Schulungen) sind zu 100 % abziehbar.

Bis zu welcher Grenze sind Geschenke absetzbar? Bis 50 € netto pro Empfänger und Jahr. Es handelt sich um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag: Wird sie auch nur um einen Cent überschritten, entfällt der Abzug für das gesamte Geschenk.

Kann die GmbH Anschaffungen sofort absetzen? Nur geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 € netto sind im Anschaffungsjahr voll absetzbar. Teurere Anlagegüter werden über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben.

Sind Steuern eine Betriebsausgabe der GmbH? Körperschaft- und Gewerbesteuer sind nach § 10 KStG nicht abziehbar. Abziehbar bleiben dagegen betriebliche Nebensteuern und die als Vorsteuer verrechenbare Umsatzsteuer.

Fazit

Betriebsausgaben richtig zu erfassen und abzugrenzen ist für GmbH-Geschäftsführer entscheidend – nicht nur für die Steueroptimierung, sondern auch um vGA-Risiken zu vermeiden. Die wichtigste Regel: betriebliche Veranlassung dokumentieren, Privatanteile sauber trennen, Abzugsgrenzen bei Bewirtung, Geschenken und GWG einhalten und Belege lückenlos archivieren. Weitere Hebel zeigt der Artikel GmbH-Steuern sparen 2026. Eine laufende, saubere Buchhaltung mit Norman ist dabei die Grundlage – sie sorgt dafür, dass am Jahresende kein abzugsfähiger Euro liegen bleibt.