Wenn du in Deutschland ein Unternehmen führst – egal ob als Selbstständiger oder als Geschäftsführer eines wachsenden Unternehmens – musst du höchstwahrscheinlich eine Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) abgeben. Diese verpflichtende Voranmeldung teilt dem Finanzamt mit, wie viel Umsatzsteuer du berechnet hast und wie viel Vorsteuer du abziehen kannst. Ergibt sich daraus eine Schuld, zahlst du die Differenz. Falls die Vorsteuer höher ist, bekommst du eine Rückerstattung.
Dieser Leitfaden erklärt dir die Grundlagen, wichtige Fristen und gibt Tipps, wie du deine Umsatzsteuervoranmeldung sicher meistern kannst.
Wer muss eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?
Alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen
Grundsätzlich gilt: Wer Rechnungen mit Umsatzsteuer ausstellt, muss eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Dazu gehören Freiberufler, kleine Unternehmen und größere Firmen.Kleinunternehmer
Wenn du nach §19 UStG als Kleinunternehmer giltst (Jahresumsatz unter bestimmten Schwellenwerten), stellst du keine Rechnungen mit Umsatzsteuer aus und musst daher in der Regel keine monatliche oder quartalsweise UStVA einreichen. Es gibt jedoch Ausnahmen, in denen du dennoch eine UStVA abgeben musst.Startups & neue Unternehmen
Neu gegründete Unternehmen müssen je nach geschätzter Umsatzsteuerpflicht monatlich oder quartalsweise melden. Kläre unbedingt mit deinem Finanzamt, welcher Meldezeitraum für dich gilt.
Monatliche vs. quartalsweise Meldung: Was gilt für dich?
Monatliche Meldung
Wenn deine Umsatzsteuerschuld im Vorjahr eine bestimmte Schwelle überschritten hat, musst du monatlich melden.Vierteljährliche Meldung
Lag deine Umsatzsteuerschuld unter dieser Schwelle, darfst du quartalsweise melden. Das gilt auch für viele neu registrierte Unternehmen im ersten Jahr.Nur jährliche Meldung
Falls du weniger als einen Minimalbetrag an Umsatzsteuer schuldest und das Finanzamt dich davon befreit, reicht eine jährliche Meldung aus. Dies ist jedoch selten. Kläre deinen Status immer mit dem Finanzamt.
❗️ Tipp: Überprüfe jährlich deine tatsächliche Umsatzsteuerschuld, um zu prüfen, ob du zwischen monatlicher und quartalsweiser Meldung wechseln kannst.
Wichtige Fristen
Abgabetermin
Die Umsatzsteuervoranmeldung muss bis zum 10. Tag des Folgemonats nach deinem Meldezeitraum abgegeben werden. Die Januar-Meldung ist beispielsweise bis zum 10. Februar fällig.Zahlungsfrist
Die Zahlung ist ebenfalls bis zum selben Datum fällig. Bei Banküberweisungen gibt es meist eine Schonfrist bis etwa zum 13. des Monats.Wochenenden & Feiertage
Fällt der 10. auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag.
Verpasste Fristen können zu Strafen, Säumniszuschlägen und verstärkter Prüfung durch das Finanzamt führen.
Dauerfristverlängerung: Mehr Zeit gewinnen
Eine Dauerfristverlängerung gibt dir einen Monat mehr Zeit für die Abgabe und Zahlung. Das ist besonders hilfreich bei komplexer Buchhaltung oder wenn du mehr Zeit für das Sammeln von Unterlagen benötigst.
So beantragst du sie
Reiche einen elektronischen Antrag vor der ersten Frist des Jahres ein. Eine Begründung ist nicht erforderlich.Sondervorauszahlung
Monatliche Melder müssen einen Teil der Umsatzsteuer des Vorjahres (meist 1/11) als Sicherheitsleistung vorauszahlen. Für quartalsweise Melder ist dies in der Regel nicht nötig.
Die Dauerfristverlängerung bleibt gültig, bis sie von dir oder dem Finanzamt widerrufen wird.
Ist-Versteuerung: Ein Schub für deinen Cashflow
Standardmäßig verwenden Unternehmen die Soll-Versteuerung – du schuldest Umsatzsteuer, sobald du eine Rechnung ausstellst. Wenn du jedoch selbstständig bist (alle Freiberufler und Gewerbetreibende unter 600k Umsatz) oder ein Unternehmen mit einem Umsatz unter bestimmten Schwellenwerten, kannst du die Ist-Versteuerung beantragen. Das bedeutet, du schuldest die Umsatzsteuer erst, wenn dein Kunde dich bezahlt.
Warum es hilft
Es kann deinen Cashflow erheblich verbessern, indem es die Zeitspanne zwischen Rechnungsstellung und tatsächlichem Zahlungseingang verkürzt.So beantragen
Reiche einen formellen Antrag bei deinem örtlichen Finanzamt ein. Wenn genehmigt, zeigt deine monatliche oder vierteljährliche UStVA nur die Beträge, die du tatsächlich von Kunden erhalten hast.
Schritte zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung
Sammle deine Unterlagen
Sammle alle Rechnungen, die du verschickt hast (Ausgangsrechnungen) und alle Rechnungen, die du erhalten hast (Eingangsrechnungen) für den Zeitraum.Berechne Umsatzsteuer und Vorsteuer
Umsatzsteuer (Output VAT): Die Summe der Umsatzsteuer, die du auf Verkäufe berechnet hast.
Vorsteuer (Input VAT): Die Summe der Umsatzsteuer, die du auf Einkäufe bezahlt hast.
Ermittle deine Verbindlichkeit
Ziehe deine Vorsteuer von deiner Umsatzsteuer ab. Der resultierende Saldo ist das, was du dem Finanzamt schuldest – oder was sie dir schulden, wenn du mehr Vorsteuer als Umsatzsteuer hast.Elektronisch einreichen
Du kannst alle Steuererklärungen kostenlos über Elster oder mithilfe von Buchhaltungssoftware einreichen, die die Umsatzsteuer- und Steuerberechnungen vereinfacht.Zahle pünktlich
Richte eine Lastschrift ein oder stelle sicher, dass du Gelder vor dem Fälligkeitsdatum überweist.
Häufige Fehler und wie man sie vermeidet
Verspätete Einreichung & Zahlung
Behalte deine Fristen immer im Auge. Verspätete Einreichungen können zu Gebühren oder erhöhter Überprüfung führen.Vergessen von Nullperioden
Selbst wenn du keine Umsätze oder null Umsatzsteuer für einen Meldezeitraum hast, bist du immer noch verpflichtet, eine null-Meldung einzureichen.Falsche Rechnungsdetails
Stelle sicher, dass deine Rechnungen den deutschen Anforderungen entsprechen (vollständige Adresse, Steuernummer oder USt-IdNr., korrekter Steuersatz). Fehler können deine Vorsteueransprüche gefährden.Änderungen der Steuersätze ignorieren
Einige Waren oder Dienstleistungen können mit 7% anstelle von 19% besteuert werden. Oder die Rate ändert sich im neuen Jahr. Überprüfe Klassifikationen, wenn du in neue Produkte oder Dienstleistungen einsteigst.
Fehler korrigieren: Berichtigte Voranmeldung
Hast du versehentlich eine Verkaufsrechnung vergessen? Eine falsche Zahl eingegeben? Du kannst Fehler mit einer berichtigten Voranmeldung (korrigierte Einreichung) beheben. Dies erfolgt normalerweise elektronisch über denselben Kanal. Warte nicht bis zur jährlichen Umsatzsteuererklärung – reiche Korrekturen umgehend ein, um größere Probleme zu vermeiden.
Mit Norman die UStVA vereinfachen
Norman macht Buchhaltung und Steuererklärungen für Selbstständige und kleine Unternehmen in Deutschland mühelos. Unsere Automatisierungslösungen ermöglichen dir:
Keine Fristen mehr verpassen durch automatische Erinnerungen
Einfache Erfassung von Einnahmen und Ausgaben
Reduzierung manueller Fehler und Zeitersparnis
Immer aktuell mit schnellen Updates zu neuen Vorschriften
Fazit
Die Umsatzsteuervoranmeldung muss weder stressig noch zeitaufwendig sein. Mit dem richtigen Verständnis für Fristen und Vorschriften sowie den passenden Tools kannst du dich einfach an die Anforderungen des Finanzamts halten und Strafen vermeiden.
Bereit für stressfreie Buchhaltung? Entdecke, wie Norman deine Umsatzsteuermeldung automatisieren und dir das ganze Jahr über den Rücken freihalten kann.