Beispiel: die ersten drei Abrechnungsmonate von Oktober bis Dezember

Dieses Beispiel zeigt drei Monate Gehaltsabrechnung von Anfang an. Die Zahlen sind ausgedacht; deine Steuern und Beiträge berechnet Norman aus euren tatsächlichen Daten.

Die Ausgangslage

Die Wolf Digital GmbH in Berlin rechnet ab Oktober 2026 in Norman ab.

Die Lohnsteuer liegt deutlich über 5.000 € im Jahr. Deshalb meldet die GmbH die Lohnsteuer monatlich an.

Vorher: einmal einrichten

1. Unter Arbeitgeber trägt Jana die Betriebsnummer, die Berufsgenossenschaft und sich selbst als Ansprechperson ein. Als Umlagen wählt sie Arbeitsunfähigkeit und Mutterschutz (Standard), weil die GmbH weniger als 30 Beschäftigte hat. Siehe Arbeitgeber einrichten.
2. Unter Beschäftigte legt sie sich mit Geschäftsführer/in hinzufügen an. Sie trägt 6.000 €, Gültig ab 1. Oktober 2026 und ihre Steuerdaten ein. Als Versicherungsprofil wählt sie Keine Sozialversicherung (beherrschender GGf) und Privat (PKV) mit ihrer Monatsprämie.
3. Sie registriert die GmbH im SV-Meldeportal, mit dem ELSTER-Organisationszertifikat der GmbH aus „Mein Unternehmenskonto“ und der Betriebsnummer. Im Oktober braucht sie das Portal noch nicht, ab November schon.

Oktober: nur die Geschäftsführerin

1. Unter Abrechnung wählt Jana Oktober 2026 und Monat berechnen. Die Ansicht zeigt eine Zeile mit 6.000 € brutto, ihren Steuern und der Auszahlung. Sozialversicherung fällt nicht an.
2. Sie prüft die Zahlen und die Lohnabrechnung, setzt den Haken bei Ich habe Personen, Beträge und Gehaltsabrechnungen für diesen Monat geprüft und wählt Monat freigeben.

3. Unter Steuermeldungen wählt sie den Zeitraum 10 · Oktober, dann Berechnen, die ELSTER-Testübermittlung und Lohnsteuer-Anmeldung übermitteln. Frist ist der 10. November.
4. Mit Monat bezahlen überweist sie ihr Nettogehalt und die Lohnsteuer in einem Auftrag. Die Lohnsteuer kann sie auch abwählen und später mit einem Ausführungsdatum bis zum 10. November bezahlen.

Im SV-Meldeportal ist im Oktober nichts zu tun: Es gibt noch keine versicherungspflichtige Person.

November: Max fängt am 16. an

Max anlegen. Unter Beschäftigte wählt Jana + Angestellte/n hinzufügen und trägt diese Angaben ein:

• 4.200 €, Gültig ab 16. November 2026 und unter Gehalt im Teilmonat Tatsächliche Kalendertage;
• Steuer-ID, Geburtsdatum, Anschrift und seine IBAN.

Dann vervollständigt sie sein Profil:

• SV-Daten gültig ab 16. November, mit seiner Krankenkasse, deren Betriebsnummer und Zusatzbeitrag sowie den Umlagesätzen;
• den Personalfragebogen mit Tätigkeitsschlüssel und Rentenversicherungsnummer;
• den Arbeitszeitplan mit Montag bis Freitag je 8 Stunden;
• den Urlaubsanspruch mit den 28 Tagen aus seinem Vertrag.

Siehe Beschäftigte anlegen.

Anmelden. Unter Anmeldung vorbereiten speichert Jana die geprüfte Vorbereitung und überträgt die Angaben ins SV-Meldeportal (Abgabegrund 10). Das geht mit der Novemberabrechnung, spätestens sechs Wochen nach dem 16. November.

Abrechnen. Der November hat 30 Tage, Max ist 15 davon beschäftigt. Norman rechnet sein Gehalt anteilig: 4.200 € × 15 / 30 = 2.100 € brutto. Lohnsteuer und Beiträge folgen aus diesem Teilmonat. Jana berechnet und prüft den Monat und gibt ihn frei, bevor der Beitragsnachweis fällig ist.

Beiträge melden und zahlen.

• Unter SV-Beiträge → stehen die Beiträge für Max' Krankenkasse.
• Jana sendet den Beitragsnachweis über das SV-Meldeportal. Er muss der Kasse am 24. November um 0 Uhr vorliegen, also spätestens am 23. November.
• Die Beiträge müssen bis zum 26. November auf dem Konto der Kasse sein.
• Wäre der Monat bis dahin nicht freigegeben, würde sie einen Beitragsplan speichern und dessen Schätzung melden und zahlen.

Bezahlen und anmelden.

• Mit Monat bezahlen gehen die Nettogehälter von Jana und Max sowie die Beiträge an die Krankenkasse in einer Überweisung raus.
• Die Lohnsteuer-Anmeldung für November übermittelt sie bis zum 10. Dezember und zahlt die Lohnsteuer bis dahin.

Dezember: Gehaltserhöhung und Urlaub

Gehaltserhöhung. Die Gesellschafterversammlung erhöht Janas Gehalt ab Dezember auf 6.500 €. Jana öffnet ihr Profil, wählt Gehaltsverlauf und trägt ein:

• Änderung gültig ab Monat: Dezember 2026;
• Neues Monatsbrutto (EUR): 6.500.

Mit Gehaltsänderung speichern ist die Änderung erfasst. Gehaltsänderungen gelten immer ab dem Monatsersten. Oktober und November bleiben, wie sie freigegeben wurden.

Urlaub. Max nimmt vom 21. bis 23. Dezember Urlaub. Jana erfasst unter Abwesenheiten einen Bezahlten Urlaub. Sein Gehalt ändert sich nicht, die Tage zählen auf seinen Urlaubsanspruch.

Abrechnen und melden.

• Jana berechnet den Dezember: Ihre Zeile zeigt 6.500 €, Max' Zeile das volle Gehalt von 4.200 €.
• Sie gibt den Monat frei, sendet den Beitragsnachweis und zahlt die Beiträge. Wegen der Feiertage liegen die Termine im Dezember früher; die Krankenkassen veröffentlichen sie im Fälligkeitskalender.
• Die Lohnsteuer-Anmeldung für Dezember ist am 11. Januar 2027 fällig, weil der 10. Januar ein Sonntag ist.

Nach dem Jahreswechsel

• Bis zum 15. Februar 2027 sendet Jana für Max die Jahresmeldung (Abgabegrund 50) über das SV-Meldeportal.
• Die Lohnsteuerbescheinigungen 2026 für beide müssen bis Ende Februar 2027 übermittelt werden. Norman bereitet sie zur Prüfung vor, übermittelt sie aber noch nicht. Plane die Übermittlung rechtzeitig, zum Beispiel mit deiner Steuerberatung.

Was Jana jeden Monat tut

Beschäftigte aktualisieren → Monat berechnen und freigeben → Beitragsnachweis über das SV-Meldeportal → Monat bezahlen → Lohnsteuer anmelden. Die Fristen stehen in der Übersicht unter Gehaltsabrechnung in Norman: hier starten.