Transparenzregister GmbH und UG 2026: Pflicht, Eintragung und Bußgelder
Seit 2021 ist das Transparenzregister ein Vollregister: Jede GmbH und UG muss ihre wirtschaftlich Berechtigten melden. Was 2026 gilt, was 19,80 € pro Jahr kostet – und warum Bußgelder bis 5 Mio. € drohen.
- Kategorie
- Business
- Aktualisiert
- Autor:in
- Diana
Seit 2021 ist das Transparenzregister ein Vollregister: Jede deutsche GmbH und UG muss ihre wirtschaftlich Berechtigten dort melden – auch wenn die Daten bereits im Handelsregister stehen. Wer 2026 gründet oder Anteile umstrukturiert, sollte den Eintrag direkt nach dem Notartermin erledigen, sonst drohen Bußgelder bis 5 Mio. €. So funktioniert es.
Das Wichtigste in Kürze
- Pflicht für alle: Jede GmbH und UG muss ihre wirtschaftlich Berechtigten aktiv ins Transparenzregister melden – auch die Ein-Personen-UG und auch dann, wenn die Gesellschafter schon im Handelsregister stehen.
- Kosten 2026: Die Eintragung ist kostenlos, die jährliche Gebühr des Bundesanzeiger Verlags beträgt 19,80 € pro Gesellschaft (2022 waren es noch 20,80 €).
- Frist: „Unverzüglich" nach Gründung – in der Praxis binnen zwei Wochen nach dem Handelsregistereintrag. Danach nur noch bei Änderungen, keine jährliche Meldung.
- Wirtschaftlich Berechtigter: jede natürliche Person mit mehr als 25 % der Anteile oder Stimmrechte. Gibt es keine, gilt der Geschäftsführer als „fiktiver" wB.
- Bußgeld: bis 100.000 € im Normalfall, bis 5 Mio. € im besonders schweren Fall – mit öffentlicher Nennung auf der Behörden-Website.
Was ist das Transparenzregister?
Das Transparenzregister ist ein elektronisches Verzeichnis, das alle wirtschaftlich Berechtigten deutscher Gesellschaften offenlegt. Es wurde 2017 als Teil des Geldwäschegesetzes (GwG) eingeführt und hat seit August 2021 den Status eines Vollregisters. Die frühere „Mitteilungsfiktion", nach der Daten aus dem Handelsregister automatisch übernommen wurden, gilt nicht mehr – jede Gesellschaft muss aktiv melden.
Ziel des Registers ist die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung: Banken, Notare, Steuerberater und Behörden sollen auf einen Blick erkennen, welche natürliche Person hinter einer Gesellschaft tatsächlich steht. Geführt wird das Register vom Bundesanzeiger Verlag; die Aufsicht liegt beim Bundesverwaltungsamt (BVA).
Wer muss sich eintragen?
Eintragungspflichtig sind alle juristischen Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften:
- GmbH und UG (haftungsbeschränkt) – inklusive Ein-Personen-Gesellschaften
- AG, KGaA, KG, OHG
- eingetragene Vereine, Stiftungen und Genossenschaften
- seit 2024: Gesellschaften bürgerlichen Rechts in eingetragener Form (eGbR)
Wer zum ersten Mal eine GmbH gründet oder eine UG gründet, erledigt den Eintrag direkt nach der Eintragung im Handelsregister. Die Pflicht trifft auch ausländische Gesellschafter: Sitzt ein Anteilseigner im Ausland, muss er seine Daten trotzdem liefern.
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Wirtschaftlich Berechtigter – wer zählt?
Wirtschaftlich Berechtigter (wB) ist jede natürliche Person, die mehr als 25 % der Anteile, mehr als 25 % der Stimmrechte oder vergleichbare Kontrolle ausübt. Hält keine Person diese Schwelle, gilt der Geschäftsführer als „fiktiver wB". Eine GmbH kann mehrere wirtschaftlich Berechtigte haben – die Summe ihrer Anteile darf in der Meldung rechnerisch über 100 % liegen, weil auch Stimmbindungen und mittelbare Beteiligungen zählen.
Für jeden wirtschaftlich Berechtigten werden folgende Angaben erfasst:
- Vor- und Nachname
- Geburtsdatum
- Wohnsitzland
- alle Staatsangehörigkeiten
- Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses (z. B. „GmbH-Anteil 50 %")
Die folgende Übersicht zeigt, wer in typischen Konstellationen gemeldet werden muss:
| Konstellation | Wirtschaftlich Berechtigter |
|---|---|
| Ein-Personen-UG, Alleingesellschafter | Der Gesellschafter (100 %) |
| Zwei Gesellschafter mit je 50 % | Beide einzeln |
| Drei Gesellschafter: 60 %, 30 %, 10 % | Nur die mit 60 % und 30 % |
| Vier Gesellschafter mit je 25 % | Niemand über der Schwelle → Geschäftsführer als fiktiver wB |
| GmbH gehört einer Holding | Die natürliche Person, die die Holding kontrolliert |
Eintragung in 4 Schritten
- Konto auf transparenzregister.de erstellen.
- Gesellschaft suchen oder neu anlegen.
- Wirtschaftlich Berechtigte erfassen – bei mehreren Gesellschaftern jeden über 25 % einzeln.
- Daten freigeben – der Eintrag ist sofort wirksam.
Du brauchst dafür weder Notar noch Steuerberater: Die Meldung kannst du selbst online vornehmen. Bei Änderungen (Anteilsverkauf, neuer Geschäftsführer, Adresswechsel im Gesellschaftsvertrag) muss die Aktualisierung „unverzüglich" erfolgen.
Kosten und Fristen 2026
Die Eintragung selbst ist kostenlos. Pro Jahr fällt jedoch eine Gebühr des Bundesanzeiger Verlags an: 2026 sind das 19,80 € pro Gesellschaft. Die Gebühr wurde 2022 auf 20,80 € angehoben und ab dem Gebührenjahr 2024 wieder auf 19,80 € gesenkt. Gemeinnützige Vereine und Stiftungen sind seit 2024 automatisch befreit, wenn sie im Zuwendungsempfängerregister geführt werden – einen Antrag brauchst du dafür nicht.
| Posten | 2026 |
|---|---|
| Eintragung / Meldung | kostenlos |
| Jahresgebühr pro Gesellschaft | 19,80 € |
| Erstmeldung nach Gründung | „unverzüglich" (Praxis: 2 Wochen) |
| Jährliche Wiederholungsmeldung | nicht erforderlich |
| Meldung bei Änderungen | „unverzüglich" |
Die Erstmeldung muss „unverzüglich" nach Gründung erfolgen – die Praxis liegt bei spätestens zwei Wochen nach Handelsregistereintrag. Eine jährliche Mitteilungspflicht gibt es nicht – du meldest nur bei Änderungen erneut.
Bußgelder – bis zu 5 Mio. €
Verstöße sind Ordnungswidrigkeiten und werden vom Bundesverwaltungsamt geahndet:
| Verstoß | Bußgeld bis zu |
|---|---|
| Einfacher Verstoß | 100.000 € |
| Schwerwiegender oder wiederholter Verstoß | 1 Mio. € |
| Besonders schwerer Fall | 5 Mio. € |
Bestandskräftige Bußgelder werden seit 2018 öffentlich auf der Website des Bundesverwaltungsamts veröffentlicht – Naming and Shaming inklusive. Für geldwäscherechtlich Verpflichtete (etwa Banken) kann das Bußgeld sogar bis zum Zweifachen des gezogenen Vorteils oder 10 % des Jahresumsatzes reichen.
Was ändert sich 2026? Eingeschränkter öffentlicher Zugang
Nach dem EuGH-Urteil vom 22. November 2022 (C-37/20) ist der unbeschränkte öffentliche Zugang zum Register europarechtswidrig. Seither dürfen das deutsche Register nur noch Behörden, geldwäscherechtlich Verpflichtete (z. B. Banken, Steuerberater) und Personen mit „berechtigtem Interesse" einsehen. Ein berechtigtes Interesse haben etwa Journalisten und Nichtregierungsorganisationen bei Recherchen zu Geldwäsche. Deine eigenen Daten kannst du weiterhin per Selbstauskunft prüfen. Die Mitteilungspflicht der Gesellschaften besteht aber unverändert weiter – an deiner Eintragungspflicht ändert die Zugangsbeschränkung nichts.
Typische Fehler, die teuer werden
- „Steht doch schon im Handelsregister." Die Mitteilungsfiktion ist seit 2021 abgeschafft – du musst trotzdem aktiv melden.
- Änderung vergessen. Ein Anteilsverkauf oder Geschäftsführerwechsel muss „unverzüglich" nachgetragen werden, nicht erst zum Jahresende.
- Fiktiven wB übersehen. Wenn niemand über 25 % hält, muss der Geschäftsführer eingetragen werden – nicht „niemand".
- Rechnung ignoriert. Die 19,80 € kommen jährlich per Post oder E-Mail vom Bundesanzeiger Verlag; unbezahlt landet der Fall im Mahnverfahren.
Norman übernimmt den laufenden Compliance-Stack
Das Transparenzregister ist eine einmalige Pflicht. Was bleibt, ist die laufende GmbH-Buchhaltung, die Umsatzsteuervoranmeldung, Jahresabschluss und Lohn. Norman automatisiert genau diese Aufgaben:
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Häufige Fragen zum Transparenzregister
Muss meine GmbH ins Transparenzregister, wenn die Gesellschafter schon im Handelsregister stehen?
Ja. Seit August 2021 ist die frühere Mitteilungsfiktion abgeschafft. Jede GmbH und UG muss ihre wirtschaftlich Berechtigten aktiv melden, unabhängig davon, ob die Daten bereits im Handelsregister stehen.
Was kostet das Transparenzregister 2026?
Die Meldung ist kostenlos. Für die Führung des Registers erhebt der Bundesanzeiger Verlag eine Jahresgebühr von 19,80 € pro Gesellschaft. Gemeinnützige Organisationen können befreit sein.
Gilt die Pflicht auch für eine Ein-Personen-UG?
Ja. Auch bei nur einem Gesellschafter musst du diese Person als wirtschaftlich Berechtigten (100 % der Anteile) melden. Die Größe der Gesellschaft spielt keine Rolle.
Was passiert, wenn ich die Eintragung vergesse?
Ein fehlender oder verspäteter Eintrag ist eine Ordnungswidrigkeit. Das Bußgeld reicht von bis zu 100.000 € im Normalfall bis 5 Mio. € im besonders schweren Fall – und bestandskräftige Bußgelder werden öffentlich genannt.
Muss ich jedes Jahr eine Meldung machen?
Nein. Nach der Erstmeldung meldest du nur bei Änderungen erneut (etwa Anteilsverkauf oder Geschäftsführerwechsel). Die Jahresgebühr von 19,80 € fällt aber unabhängig davon jedes Jahr an.
Brauche ich für die Eintragung einen Notar oder Steuerberater?
Nein. Die Meldung kannst du selbst online auf transparenzregister.de vornehmen. Ein Konto, die Gesellschaftsdaten und die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten genügen.
Fazit
Die Eintragung ins Transparenzregister ist 2026 für jede GmbH und UG Pflicht und muss nach Gründung oder Anteilsänderung sofort erledigt werden. Die jährliche Gebühr beträgt 19,80 € – bei Versäumnis drohen Bußgelder bis zu fünf Millionen Euro. Setze den Eintrag direkt auf die Liste nach dem Notartermin und halte die Daten bei jeder Veränderung im Gesellschafterkreis aktuell.
Nach dem Notartermin: Compliance ohne Papierkram
Das Transparenzregister ist einmal erledigt – Buchhaltung, UStVA und Jahresabschluss bleiben. Norman automatisiert die laufende GmbH-Buchhaltung GoBD-konform und kostenlos.