Geschäftskonto 2025: Guide für Freelancer, Kleinunternehmer und Unternehmen

Wer braucht ein Geschäftskonto – und warum?

Nicht jedes Unternehmen ist gesetzlich verpflichtet, ein Geschäftskonto zu eröffnen. Für viele ist es jedoch Pflicht – und für alle anderen zumindest dringend zu empfehlen.

Gesetzliche Pflicht für Kapitalgesellschaften

Wenn du eine GmbH, UG, AG oder eine andere Kapitalgesellschaft gründest, musst du ein eigenes Geschäftskonto eröffnen. Das Stammkapital wird darauf eingezahlt, und das Konto bildet die finanzielle Basis der Gesellschaft. Ohne ein Geschäftskonto kannst du die Eintragung ins Handelsregister nicht abschließen.

Klare Empfehlung für Freelancer und Einzelunternehmer

Freiberufler, Einzelunternehmer und Kleinunternehmer sind rechtlich nicht verpflichtet, ein Geschäftskonto zu führen. Dennoch gilt: In den AGB vieler Banken ist die Nutzung von Privatkonten für geschäftliche Zwecke untersagt. Ein separates Konto vermeidet:

• Konflikte mit deiner Bank wegen Verstoß gegen die AGB,

• Chaos bei Buchhaltung und Steuererklärung,

• Probleme bei Betriebsprüfungen, wenn private und geschäftliche Zahlungen vermischt sind.

Steuerliche und rechtliche Einordnung

Aus steuerlicher Sicht gilt: Das Geschäftskonto ist dem Betriebsvermögen des Kontoinhabers zuzurechnen. Das bedeutet, dass alle Einnahmen und Ausgaben, die über dieses Konto laufen, unmittelbar mit deinem Unternehmen verbunden sind. Im Falle einer Prüfung kann das Finanzamt das Konto einsehen – eine saubere Trennung von privaten Geldern erleichtert die Compliance erheblich.

👉 Kurz gesagt: Auch wenn du nicht gesetzlich verpflichtet bist – ein Geschäftskonto zu eröffnen ist einer der einfachsten Schritte, um deine Finanzen professionell zu führen und späteren Ärger zu vermeiden.

Wann sollte man ein Geschäftskonto eröffnen?

Der beste Zeitpunkt, ein Geschäftskonto zu eröffnen, ist so früh wie möglich in deiner Selbstständigkeit oder Unternehmensgründung.

Vor der ersten Rechnung

Am besten richtest du dein Geschäftskonto ein, bevor du deine erste Rechnung verschickst. So landen alle Kundenzahlungen von Anfang an auf einem separaten Konto – deine Unterlagen bleiben sauber, und du kannst Einnahmen klar nachverfolgen.

Bei der Gründung einer Kapitalgesellschaft

Für eine GmbH oder UG ist ein Geschäftskonto sofort Pflicht: Das Stammkapital muss darauf eingezahlt werden, bevor die Eintragung ins Handelsregister abgeschlossen werden kann.

Warum ein früher Start entscheidend ist

Mit einem getrennten Konto vermeidest du von Anfang an das Vermischen von privaten und geschäftlichen Mitteln. Das sorgt für:

• klare Buchführung,

• einfachere Umsatzsteuer-Abwicklung,

• weniger Probleme bei Betriebsprüfungen oder Steuererklärungen.

👉 Fazit: Eröffne dein Geschäftskonto vor der ersten Transaktion – so ersparst du dir später mühsames Sortieren und unklare Finanzen.

Wie eröffnet man ein Geschäftskonto in Deutschland (Step-by-Step)?

Ein Geschäftskonto eröffnen ist in Deutschland in den letzten Jahren deutlich einfacher geworden. Die meisten Anbieter ermöglichen heute eine vollständige Kontoeröffnung online. Welche Unterlagen du brauchst, hängt allerdings von deiner Rechtsform ab.

Unterlagen nach Rechtsform

• Freelancer oder Einzelunternehmer: Hier reicht in der Regel ein gültiger Ausweis, ein Adressnachweis und – sobald vorhanden – deine Steuernummer. Dieser Prozess ist am einfachsten und kann oft in weniger als 20 Minuten abgeschlossen werden.

• GbR oder andere Personengesellschaften: Jeder Gesellschafter muss sich identifizieren. Zusätzlich verlangt die Bank den Gesellschaftsvertrag, damit klar ist, wer das Konto nutzen darf.

• UG oder GmbH: Hier ist mehr Papierkram nötig. Du musst den Gesellschaftsvertrag, die Gesellschafterliste und einen Handelsregisterauszug (oder eine Bestätigung, dass sich die Gesellschaft noch „in Gründung“ befindet) vorlegen. Der Geschäftsführer muss sich persönlich identifizieren, und eine deutsche Geschäftsadresse ist erforderlich.

Ablauf und Prüfungen

Die Identifizierung erfolgt meist digital per VideoIdent über Smartphone oder Laptop. Manche Banken bieten auch noch PostIdent in einer Postfiliale an. In beiden Fällen musst du deinen Ausweis vorzeigen und deine persönlichen Daten bestätigen.

Jeder Anbieter führt KYC-Prüfungen (Know Your Customer) durch, um Geldwäsche-Regeln einzuhalten. Ein SCHUFA-Check wird häufig von klassischen Banken verlangt, viele Fintechs verzichten aber darauf – vor allem bei Freelancern und kleinen Unternehmen.

Sind alle Unterlagen geprüft, wird das Geschäftskonto freigeschaltet – bei digitalen Banken oft noch am selben Tag, bei traditionellen Instituten dauert es meist ein paar Tage.

👉 Kurz gesagt: Dokumente vorbereiten, Identität bestätigen, und schon hast du dein Geschäftskonto schneller als gedacht eröffnet.

Kostenstruktur – warum Geschäftskonten „teurer“ wirken

Auf den ersten Blick erscheinen Geschäftskonten oft teurer als private Girokonten. Während viele Privatkonten mit „0 € pro Monat“ werben, starten Business-Tarife in der Regel bei 6–12 € monatlich – bei klassischen Banken auch deutlich höher. Der Grund liegt darin, wie Unternehmen ihre Konten nutzen: mehr Transaktionen, komplexere Leistungen und zusätzliche Compliance-Anforderungen.

Die meisten Anbieter arbeiten mit zwei Preismodellen:

• Pauschaltarif (Flat-Fee): ein fester Monatsbetrag mit inkludierten Leistungen.

• Pay-per-Transaction: das Basiskonto ist kostenlos, aber jede Überweisung, Kartenzahlung oder Abhebung verursacht Gebühren.

Welche Variante günstiger ist, hängt von deinem Geschäft ab: Ein Freelancer mit wenigen Rechnungen im Monat zahlt deutlich weniger als ein Einzelhändler, der täglich Bargeld einzahlen muss.

Welche Leistungen treiben die Kosten hoch?

• SEPA-Echtzeitüberweisungen

• Mehrere Karten für dich oder dein Team

• Unterkonten (oft „Spaces“ oder „Pockets“ genannt)

• Bargeldabwicklung: Fintechs bieten das meist gar nicht an, klassische Banken verlangen pro Einzahlung einen Prozentsatz.

• Internationale Überweisungen (SWIFT): wichtig, wenn du Kunden im Ausland hast.

Es stimmt: Geschäftskonten sind im Schnitt teurer als Privatkonten. Aber: Alle Kosten sind als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar. Für viele Unternehmer überwiegt der Nutzen – klare Trennung, einfachere Buchhaltung, professionelles Auftreten – die paar Euro mehr pro Monat.

Gibt es kostenlose Geschäftskonten?

Ja, Anbieter wie Vivid Freelance Standard oder N26 Business Standard werben mit einem 0-€-Plan. Doch Vorsicht: Ganz ohne Kosten ist es selten. Gebühren fallen oft bei Bargeldeinzahlungen, Zusatzkarten oder internationalen Zahlungen an.

👉 Fazit: Ein komplett kostenloses Geschäftskonto gibt es praktisch nicht – aber viele günstige Optionen, wenn dein Bedarf einfach ist.

Das richtige Geschäftskonto wählen: Ein einfacher Entscheidungsrahmen

Bei Dutzenden von Anbietern und unterschiedlichen Preismodellen ist es leicht, den Überblick zu verlieren. Am besten konzentrierst du dich auf ein paar entscheidende Faktoren, um schnell zur passenden Wahl zu kommen.

5 Filter für eine schnelle Entscheidung

1. Rechtsform: Manche Geschäftskonten sind nur für Freelancer und Einzelunternehmer verfügbar, andere auch für UG, GmbH oder Partnerschaften.

2. Bargeld: Musst du regelmäßig Ein- oder Auszahlungen machen, oder läuft dein Business fast ausschließlich digital?

3. Transaktionsvolumen: Achte darauf, wie viele SEPA-Überweisungen kostenlos sind und was jede zusätzliche Buchung kostet.

4. Karten & Rollen: Brauchst du mehrere physische oder virtuelle Karten – oder sogar rollenbasierten Zugriff für Teammitglieder?

5. Skalierung: Kann das Konto mitwachsen, wenn du Nutzer, Unterkonten oder SWIFT-Überweisungen brauchst?

Unsere Empfehlungen auf einen Blick

• Freelancer oder Kleinunternehmer: Starte schlank mit Vivid Freelance Standard. Das Konto ist kostenlos, einfach und reicht für ein paar Rechnungen im Monat völlig aus. Ein Upgrade ist jederzeit möglich.

• UGs, GmbHs oder Teams: Setze auf Qonto. Hier werden mehr Rechtsformen unterstützt, es gibt Teamzugänge, und das Konto wächst problemlos mit deinem Unternehmen mit.

• Bargeldintensive Unternehmen oder mit Kreditbedarf: Eine klassische Bank wie Commerzbank oder die Hybridlösung FYRST sind hier die bessere Wahl. Beide bieten Filialzugang, Bargeldeinzahlungen und Kredite, die Fintechs nicht haben.

👉 Merke: Stimme dein Geschäftskonto auf deine Rechtsform und deine täglichen Banking-Gewohnheiten ab – dann wird schnell klar, welches Konto wirklich passt.

Banking & Buchhaltung: sauber bleiben (und Steuerstress vermeiden)

Ein Geschäftskonto ist keine reine Formalität – es ist die Basis für eine saubere Buchhaltung. Je früher du deine Finanzen trennst, desto einfacher wird es, wenn die Steuererklärung ansteht.

Starte deshalb von Anfang an mit einem eigenen Geschäftskonto. Jede Kundenzahlung, Lieferantenrechnung oder Steuerüberweisung sollte darüber laufen. Wichtig: Nutze bei Überweisungen immer einen konsistenten Verwendungszweck, damit Zahlungen eindeutig Rechnungen zugeordnet werden können.

Gewöhne dir an, deine Bankdaten monatlich zu exportieren und mit Belegen abzugleichen. Auch wenn du deine Steuern selbst machst, stellst du so sicher, dass nichts verloren geht – und im Falle einer Prüfung sind deine Unterlagen sofort griffbereit.

Wer noch einen Schritt weiter gehen will, kann Prozesse automatisieren: Viele moderne Anbieter erlauben es, das Geschäftskonto mit einer Buchhaltungssoftware zu verbinden. So werden Zahlungen, Belege und sogar Steuerberichte im Hintergrund automatisch abgeglichen.

Wie Norman dein Geschäftskonto noch besser macht

Das richtige Geschäftskonto zu eröffnen ist der erste Schritt. Der zweite ist, es clever in deine Finanzprozesse einzubinden. Wenn du dein Geschäftskonto per sicherem Open-Banking mit Norman verbindest, werden alle Transaktionen automatisch importiert, kategorisiert und mit Rechnungen abgeglichen.

Die Umsatzsteuer wird im Hintergrund erkannt, deine EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung werden vorbefüllt, und du weißt jederzeit, wo du stehst.

Anstatt CSV-Dateien herunterzuladen oder Zahlungen manuell zu taggen, erhältst du Buchhaltung in Echtzeit – ohne Tabellen-Chaos. Egal ob Freelancer mit ein paar Rechnungen oder wachsende GmbH: Mit einem eigenen Geschäftskonto, das du mit Norman verknüpfst, werden deine Bankdaten automatisch zu fertigen Steuerreports – und du bleibst compliant, ohne Extraaufwand.

FAQ

Kann ich statt eines Geschäftskontos ein privates Konto nutzen?

Rein technisch ja – aber fast alle Banken verbieten das ausdrücklich in ihren AGB. Selbst wenn die Bank es zunächst toleriert: Viele eingehende Zahlungen können eine Überprüfung oder sogar Kündigung des Kontos auslösen. Außerdem macht die Vermischung von privaten und geschäftlichen Umsätzen Buchhaltung und Steuererklärung unnötig kompliziert.

Wer muss gesetzlich ein Geschäftskonto haben?

Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG oder AG sind verpflichtet, ein eigenes Geschäftskonto zu führen. Freelancer und Einzelunternehmer sind nicht dazu verpflichtet – profitieren aber von der klaren Trennung der Finanzen, einer einfacheren Umsatzsteuer-Abwicklung und einem professionelleren Auftritt gegenüber Kunden.

Wo finde ich den „Zahlungsempfänger“ auf dem Kontoauszug?

Auf jedem Kontoauszug ist der Zahlungsempfänger neben den Transaktionsdetails aufgeführt. Wenn du Kontoinhaber bist, erscheint hier dein Unternehmensname. Wichtig: Verwende bei Überweisungen stets einen eindeutigen Verwendungszweck, damit Zahlungen korrekt zugeordnet werden können – das hilft Kunden und deinem Steuerberater gleichermaßen.

Welches Geschäftskonto ist wirklich kostenlos?

Mehrere Anbieter werben mit 0 € Monatsgebühr – Vivid Freelance Standard ist ein typisches Beispiel. Aber „kostenlos“ bedeutet nicht, dass keine Kosten entstehen: Für Bareinzahlungen, zusätzliche Karten oder Auslandsüberweisungen können dennoch Gebühren anfallen. Prüfe daher immer genau, welche Leistungen im Gratistarif enthalten sind und wo versteckte Kosten entstehen können.

Sind die Kosten für ein Geschäftskonto steuerlich absetzbar?

Ja. Monatliche Grundgebühren, Transaktionskosten oder Kartengebühren zählen zu den Betriebsausgaben. Sie können in der EÜR oder in der Jahresbilanz abgesetzt werden – das Finanzamt beteiligt sich also indirekt an den Kosten.

Wie lange dauert die Eröffnung?

Für Freelancer und Einzelunternehmer bei digitalen Banken kann die Kontoeröffnung oft noch am selben Tag erledigt sein – vorausgesetzt, die Unterlagen sind vollständig und die VideoIdent-Prüfung läuft reibungslos.
Bei UGs, GmbHs oder anderen eingetragenen Gesellschaften dauert es länger, da die Bank Gründungsdokumente und Gesellschafterstrukturen prüfen muss. Rechne hier mit einigen Tagen bis zu zwei Wochen.

Fazit – wähle mit Bedacht, nicht nur nach „0 € im Monat“

Das richtige Geschäftskonto zu wählen bedeutet nicht, einfach dem niedrigsten Preis hinterherzujagen. Entscheidend ist, welches Konto wirklich zu deinem Arbeitsalltag passt.

• Wenn du Freiberufler oder Kleinunternehmer bist, reicht ein kostenloses Konto bei Vivid zum Start völlig aus.

• Wenn du planst, eine UG oder GmbH zu gründen oder Funktionen für Teams und Skalierung benötigst, machen Anbieter wie Qonto mehr Sinn.

• Wenn dein Geschäft stark auf Bareinzahlungen angewiesen ist oder Zugang zu Krediten braucht, bleibt eine traditionelle Bank wie die Commerzbank oder FYRST die bessere Wahl.

Überlege dir: Welche Rechtsform hast du? Wie sehen deine täglichen Transaktionen aus? Brauchst du Bargeldeinzahlungen oder internationale Überweisungen?
Mit diesen Fragen im Hinterkopf wird schnell klar, welches Geschäftskonto am besten zu dir passt.