GmbH Rechnung schreiben 2026: Pflichtangaben, E-Rechnung und häufige Fehler

Als Geschäftsführer einer GmbH bist du verpflichtet, gesetzeskonforme Rechnungen auszustellen. Eine fehlerhafte Rechnung kann dazu führen, dass dein Kunde den Vorsteuerabzug verliert – und du Ärger mit dem Finanzamt bekommst. In diesem Leitfaden erfährst du, welche Pflichtangaben auf eine GmbH-Rechnung gehören, was die E-Rechnung-Pflicht ab 2025 bedeutet und welche Fehler du vermeiden solltest.

Kurz gesagt: Was eine GmbH-Rechnung braucht

Eine GmbH-Rechnung folgt denselben Pflichtangaben nach §14 UStG wie jede andere Unternehmensrechnung – plus den handelsrechtlichen Angaben, die sich aus der Eintragung im Handelsregister ergeben (§35a GmbHG). Das Wichtigste in Kürze:

• Alle §14-Pflichtangaben (Name, Anschrift, Steuernummer/USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuerbetrag).
• Zusätzlich im Briefkopf: Registergericht, HRB-Nummer und alle Geschäftsführer namentlich.
• Umsatzsteuer mit 19 % oder 7 % separat ausweisen – bei EU-B2B greift Reverse Charge.
• Ab 2025 muss deine GmbH E-Rechnungen empfangen können; die Ausstellungspflicht kommt gestaffelt 2027/2028.

Pflichtangaben nach §14 UStG

Jede GmbH-Rechnung muss die in §14 Abs. 4 UStG genannten Angaben enthalten. Fehlt eine davon, ist die Rechnung formal fehlerhaft – und dein Kunde riskiert den Vorsteuerabzug.

GmbH-spezifisch: Angaben im Briefkopf (§35a GmbHG)

Da eine GmbH im Handelsregister eingetragen ist, muss der Briefkopf über die §14-Angaben hinaus zusätzlich aufführen:

• die Rechtsform und den Sitz der Gesellschaft,
• das Registergericht und die Handelsregisternummer (HRB-Nummer),
• alle Geschäftsführer mit vollständigem Namen (bei mehreren: alle),
• bei bestehendem Aufsichtsrat den Vorsitzenden.

Diese Pflicht gilt für alle Geschäftsbriefe – also auch für Rechnungen, Angebote und E-Mails mit Geschäftsinhalt – und ist unabhängig von der Rechnungsstellung. Verstöße können mit einem Zwangsgeld durch das Registergericht geahndet werden. Praktisch heißt das: Ein sauberer Briefkopf mit HRB-Nummer und Geschäftsführerangaben gehört einmal eingerichtet und dann auf jede Rechnung.

E-Rechnung-Pflicht 2025 bis 2028 für die GmbH

Hier gibt es die häufigsten Missverständnisse. Wichtig ist die Trennung zwischen empfangen und ausstellen:

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen – auch GmbHs – strukturierte E-Rechnungen im B2B empfangen können. Diese Pflicht gilt sofort und ohne Übergangsfrist. Das klassische PDF gilt nicht mehr als E-Rechnung; zulässig sind nur maschinenlesbare Formate nach EN 16931, konkret XRechnung und ZUGFeRD.

Für das Ausstellen gelten dagegen gestaffelte Übergangsfristen:

Der Schwellenwert von 800.000 € Vorjahresumsatz entscheidet also nur, ob deine GmbH ein Jahr länger Zeit hat: Große GmbHs müssen ab 2027 ausstellen, alle übrigen spätestens ab 2028. Norman erstellt automatisch ZUGFeRD-konforme E-Rechnungen direkt aus der Buchhaltung – du bist damit schon heute auf jede Stufe vorbereitet.

Fortlaufende Rechnungsnummer – was das bedeutet

Die Rechnungsnummer muss eindeutig und fortlaufend sein – ohne Lücken (§14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Das System darf alphanumerisch sein und mehrere Nummernkreise umfassen, etwa 2026-001 oder GmbH-2026-001. Wichtig ist nur, dass jede Nummer genau einmal vergeben wird und sich die Reihenfolge nachvollziehen lässt.

Eine echte Lücke – etwa eine gelöschte oder übersprungene Nummer – wirkt bei einer Betriebsprüfung wie eine verschwundene Rechnung und lädt zu Nachfragen ein. Wird eine Rechnung storniert, geschieht das deshalb nicht durch Löschen, sondern über eine separate Stornorechnung – die ursprüngliche Rechnungsnummer bleibt erhalten.

Umsatzsteuer auf GmbH-Rechnungen richtig ausweisen

Eine GmbH ist grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig und weist 19 % (Regelsteuersatz) oder 7 % (ermäßigter Steuersatz) aus. Netto-, Steuer- und Bruttobetrag sind separat anzugeben. So sieht die Aufschlüsselung konkret aus:

Erbringst du Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern, greift das Reverse-Charge-Verfahren – dann weist du keine Umsatzsteuer aus, sondern setzt einen Hinweis wie „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" und beide USt-IdNr. auf die Rechnung. Der korrekte Ausweis der Umsatzsteuer ist zugleich Voraussetzung für den Vorsteuerabzug deines Kunden: Ist der Steuerbetrag falsch oder fehlt er, verliert der Kunde sein Abzugsrecht – und du schuldest die zu hoch ausgewiesene Steuer trotzdem (§14c UStG).

Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto (§33 UStDV) gelten vereinfachte Anforderungen. Der Unterschied im Überblick:

Auch als GmbH darfst du diese Vereinfachung nutzen – etwa für kleine Barverkäufe. Sobald der Bruttobetrag 250 € überschreitet, sind alle §14-Pflichtangaben zwingend.

Häufige Fehler bei GmbH-Rechnungen

Diese Fehler führen häufig zum Verlust des Vorsteuerabzugs beim Empfänger oder zu Nachfragen des Finanzamts:

• Fehlende oder falsche USt-IdNr. oder Steuernummer
• Kein Leistungsdatum angegeben – das Ausstellungsdatum allein reicht nicht
• Fehlende Geschäftsführer-Angaben oder HRB-Nummer im Briefkopf
• PDF statt strukturierter E-Rechnung, obwohl der Empfänger nur E-Rechnungen akzeptiert
• Lücken in der Rechnungsnummernfolge oder Mehrfachvergabe von Nummern
• Umsatzsteuer trotz Reverse Charge ausgewiesen (führt zur Steuerschuld nach §14c UStG)

Rechnungen aufbewahren – 10 Jahre, GoBD-konform

Ausgestellte und erhaltene Rechnungen sind als Buchungsbelege 10 Jahre aufzubewahren (§147 AO, §257 HGB). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Elektronische Rechnungen müssen dabei im Originalformat, unveränderbar und maschinell auswertbar gespeichert werden – ein ausgedrucktes PDF einer E-Rechnung genügt nicht. Diese GoBD-Anforderungen gelten für jede GmbH; Details findest du in unserem Leitfaden zu den Aufbewahrungsfristen für die GmbH.

FAQ

Muss auf einer GmbH-Rechnung der Geschäftsführer stehen? Ja. Nach §35a GmbHG müssen alle Geschäftsführer im Briefkopf namentlich genannt werden – zusammen mit Registergericht und HRB-Nummer. Das gilt für jeden Geschäftsbrief, also auch für Rechnungen.

Muss meine GmbH bereits E-Rechnungen ausstellen? Empfangen: ja, seit 1. Januar 2025. Ausstellen: erst ab 2027 (bei über 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. ab 2028 für alle GmbHs. Bis dahin bleibt das PDF mit Zustimmung des Kunden zulässig.

Reicht die Steuernummer oder brauche ich die USt-IdNr.? Für rein inländische Rechnungen genügt eine von beiden. Sobald du an Unternehmen im EU-Ausland fakturierst, brauchst du zwingend die USt-IdNr.

Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt? Die Rechnung ist formal fehlerhaft. Dein Kunde kann die Vorsteuer nicht ziehen, bis du eine korrigierte Rechnung ausstellst. Bei falsch ausgewiesener Umsatzsteuer schuldest du zusätzlich den zu hohen Betrag (§14c UStG).

Fazit

GmbH-Rechnungen müssen zahlreiche Pflichtangaben enthalten und ab 2027/2028 als strukturierte E-Rechnungen ausgestellt werden. Wer hier Fehler macht, riskiert den Vorsteuerabzug des Kunden und Bußgelder. Mehr zur GmbH-Buchhaltung und den allgemeinen Rechnungspflichtangaben erfährst du in unseren verwandten Artikeln. Norman erstellt automatisch GoBD-konforme ZUGFeRD-Rechnungen – entdecke die KI-Buchhaltung von Norman.

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