Bewirtungskosten Selbstständige 2026: 70-%-Regel, Bewirtungsbeleg und EÜR-Buchung

Du lädst Kunden zum Mittagessen ein, triffst dich mit potenziellen Auftraggebern im Café oder besprichst Projektdetails beim Geschäftsessen? Diese Bewirtungskosten kannst du als Selbstständiger oder Freiberufler steuerlich absetzen, aber nur, wenn du die Spielregeln des Finanzamts kennst. Wir zeigen dir die 70-%-Regel, die Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg und die häufigsten Fehler, die teuer werden können.

Kurz erklärt

• Geschäftliche Bewirtung (Kunden, Auftraggeber, Partner) ist nur zu 70 % als Betriebsausgabe abziehbar; 30 % sind steuerlich verloren (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG).
• Bewirtest du ausschließlich eigene Mitarbeiter, sind die Kosten zu 100 % abziehbar.
• Die Vorsteuer ziehst du immer voll (100 %), auch auf den nicht abziehbaren 30-%-Anteil (§ 15 UStG). Als Kleinunternehmer entfällt der Vorsteuerabzug.
• Der Abzug steht und fällt mit dem Bewirtungsbeleg: konkreter Anlass, alle Teilnehmer, Datum, Höhe, Unterschrift.
• Über 250 € brutto muss die Restaurantrechnung deinen Namen und deine Anschrift tragen; darunter genügt eine Kleinbetragsrechnung.
• Seit dem BMF-Schreiben vom 19. November 2025 ist der rein digitale Nachweis (E-Rechnung + digitaler Eigenbeleg) ausdrücklich erlaubt.
• Aufbewahrungsfrist: seit 2025 8 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO), zuvor waren es zehn.

Was zählen zu Bewirtungskosten?

Bewirtungskosten sind alle Aufwendungen für Speisen, Getränke und Nebenleistungen (zum Beispiel Trinkgeld oder Garderobengebühr), die du im Rahmen eines geschäftlichen Anlasses übernimmst. Maßgebend ist § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG. Typische Beispiele:

• Geschäftsessen mit Kunden, Partnern oder Lieferanten
• Networking-Events mit Verpflegung, wenn du Gastgeber bist
• Vertragsverhandlungen im Restaurant
• Bewirtung von Geschäftspartnern bei einem Workshop oder Seminar

Rein private Einladungen oder Geburtstagsfeiern sind nicht absetzbar. Auch wenn der Anlass überwiegend privat ist (selbst wenn ein paar Kunden mit am Tisch sitzen), verlierst du den vollen Abzug.

Wichtig ist die Abgrenzung zu ähnlichen Aufwendungen, für die andere Regeln gelten:

Die 70-%-Regel: Wie viel kannst du absetzen?

Bei Geschäftsessen mit externen Personen (Kunden, potenzielle Auftraggeber, Geschäftspartner) gilt eine wichtige Einschränkung: Du darfst nur 70 % der Nettokosten als Betriebsausgabe abziehen. Die restlichen 30 % gelten als private Lebenshaltung und sind steuerlich verloren. Der Gesetzgeber unterstellt pauschal einen privaten Genussanteil, unabhängig davon, wie eindeutig geschäftlich das Essen war.

Sonderfall Mitarbeiterbewirtung: Bewirtest du ausschließlich eigene Mitarbeiter (Team-Lunch, internes Strategiemeeting), greift die 70-%-Regel nicht. Diese Kosten sind zu 100 % als Betriebsausgabe abziehbar. Auch reine Aufmerksamkeiten wie Kaffee, Wasser oder Kekse beim Kundenmeeting im eigenen Büro sind keine Bewirtung; sie laufen ohne 30-%-Kürzung als Betriebsausgabe durch.

Rechenbeispiel: So viel bleibt übrig

Du zahlst 119 € brutto für ein Geschäftsessen. Das sind 100 € netto plus 19 € Umsatzsteuer. So teilt sich der Betrag steuerlich auf:

Netto belastet dich das Essen also nur mit 30 € (dem nicht abziehbaren Anteil), denn 70 € mindern deinen Gewinn und 19 € holst du dir über die Vorsteuer zurück.

Vorsteuerabzug: 100 % bei korrektem Beleg

Anders als die einkommensteuerliche 70-%-Regel kannst du die volle Vorsteuer (100 %) ziehen, auch auf den nicht abziehbaren 30-%-Anteil (§ 15 UStG). Voraussetzung: Du hast eine ordnungsgemäße Rechnung. Bei Beträgen über 250 € brutto gelten die vollen Pflichtangaben einer Rechnung, inklusive deines Namens und deiner Anschrift. Diese musst du dir vom Restaurant auf den Beleg drucken oder eintragen lassen.

Bist du Kleinunternehmer, entfällt der Vorsteuerabzug; dafür buchst du den vollen Bruttobetrag und ziehst davon 70 % als Betriebsausgabe ab. Aus 119 € werden dann 83,30 € abziehbar (70 % von 119 €).

Bewirtungsbeleg: Pflichtangaben 2026

Der Bewirtungsbeleg ist Pflicht und muss seit 2023 maschinell und elektronisch vom Kassensystem des Restaurants erzeugt werden (BMF-Schreiben vom 30.06.2021). Handschriftliche oder vom Wirt nachträglich gedruckte Belege erkennt das Finanzamt nicht mehr an.

Auf der Vorderseite (vom Restaurant) müssen stehen:

• Name und Anschrift der Gaststätte
• Datum der Bewirtung (maschinell aufgedruckt)
• Aufgliederung der Speisen und Getränke (nicht nur „Speisen und Getränke")
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID der Gaststätte
• Fortlaufende Rechnungsnummer aus dem Kassensystem
• Bruttobetrag, Nettobetrag und ausgewiesene Umsatzsteuer

Auf der Rückseite ergänzt du handschriftlich (oder digital im Eigenbeleg):

• Anlass der Bewirtung (konkret, zum Beispiel „Vertragsverhandlung Projekt XY", nicht nur „Geschäftsessen")
• Namen aller Teilnehmer inklusive dir selbst
• Höhe des Trinkgelds, separat ausgewiesen
• Datum und deine Unterschrift

Die Angabe „Geschäftsessen mit Kunden" reicht dem Finanzamt nicht. Du musst den konkreten Bezug zu deiner unternehmerischen Tätigkeit darlegen.

Digital nachweisen: das BMF-Schreiben 2025

Mit der E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Geschäft seit dem 1. Januar 2025 hat das Bundesfinanzministerium die Nachweisregeln aktualisiert. Das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 ergänzt das Schreiben von 2021 und stellt klar: Der Nachweis darf vollständig digital erfolgen.

• Die Bewirtungsrechnung darf als E-Rechnung oder digitalisierter Beleg vorliegen.
• Der Eigenbeleg (mit Anlass und Teilnehmern) darf digital erstellt oder digitalisiert werden, autorisiert per elektronischer Freigabe und unveränderbar gespeichert.
• Digitaler Eigenbeleg und digitale Rechnung müssen digital verknüpft werden, etwa über einen eindeutigen Index oder ein Dokumentenmanagementsystem.

Es gilt „einmal digital, immer digital": Wer den Beleg digital erfasst, muss ihn durchgängig revisionssicher digital aufbewahren; ein späteres Ausdrucken ersetzt die geordnete digitale Ablage nicht.

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

• Bargeldzahlung ohne Bewirtungsbeleg: Der Abzug wird komplett gestrichen.
• Vergessene Teilnehmernamen: Auch wenn du allein mit einer Kundin warst: Beide Namen müssen auf den Beleg.
• Pauschaler Anlass: „Mittagessen" oder „Kundengespräch" ohne konkreten Geschäftsbezug wird abgelehnt.
• Eigene Familienmitglieder als „Geschäftspartner": Der Finanzbeamte erkennt das. Halte privat und beruflich strikt getrennt.
• Trinkgeld vergessen: Trinkgeld ist Teil der Bewirtungskosten und ebenfalls zu 70 % abziehbar, aber nur, wenn separat dokumentiert.
• Beleg nur fotografiert und Original weggeworfen: Bei Papierbelegen unter der digitalen Regel gilt „einmal digital, immer digital"; sorge für eine saubere, verknüpfte Ablage.

So buchst du Bewirtungskosten in der EÜR

In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ordnest du Bewirtungskosten meist auf zwei Konten zu: in SKR03 das Konto 4650 (Bewirtungskosten, 70 % abziehbar) und 4654 (nicht abziehbarer Anteil 30 %). In SKR04 sind es die Konten 6640 und 6644. Die Vorsteuer wird vollständig als Eingangsumsatzsteuer gebucht.

Wenn du Bewirtungsbelege mit der KI-Buchhaltung von Norman erfasst, splittet das System den Betrag automatisch in den abziehbaren und nicht abziehbaren Anteil, ordnet die Vorsteuer richtig zu und legt den Beleg GoBD-konform ab; du fotografierst ihn nur mit dem Handy.

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Bewirtungskosten vs. Reisekosten

Reist du zu einem Kundentermin und isst dort allein im Restaurant? Das sind keine Bewirtungskosten, sondern fallen unter die Verpflegungspauschale auf Geschäftsreisen (14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit, 28 € bei einem vollen Reisetag). Erst wenn du dort einen Kunden zum Essen einlädst, wird daraus eine Bewirtung mit 70-%-Regel. Der Unterschied ist wichtig: Die Verpflegungspauschale ziehst du ohne Beleg als Tagespauschale, die Bewirtung nur mit vollständigem Bewirtungsbeleg.

Bewirtungskosten als GmbH oder UG

Für die GmbH gilt grundsätzlich dieselbe 70-%-Regel, allerdings mit anderen Konten und zusätzlichen Anforderungen an die Geschäftsführerverantwortung. Details findest du im Artikel GmbH Bewirtungskosten.

Häufige Fragen (FAQ)

Wie viel Prozent der Bewirtungskosten sind absetzbar? Bei Geschäftsessen mit externen Partnern 70 % der Nettokosten als Betriebsausgabe. Bewirtest du nur eigene Mitarbeiter, sind es 100 %. Die Vorsteuer ist in beiden Fällen zu 100 % abziehbar.

Kann ich Bewirtungskosten ohne Beleg absetzen? Nein. Ohne ordnungsgemäßen, maschinell erzeugten Bewirtungsbeleg mit Anlass und Teilnehmern streicht das Finanzamt den Abzug vollständig, auch bei Barzahlung.

Zählt das Trinkgeld zu den Bewirtungskosten? Ja, Trinkgeld ist Teil der Bewirtungskosten und ebenfalls zu 70 % abziehbar. Voraussetzung: Du weist es separat auf dem Beleg aus, idealerweise vom Restaurant quittiert.

Wie lange muss ich Bewirtungsbelege aufbewahren? Als Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO), zuvor waren es zehn Jahre.

Kann ich Bewirtungskosten rein digital nachweisen? Ja. Seit dem BMF-Schreiben vom 19. November 2025 sind E-Rechnung und digitaler Eigenbeleg zulässig, wenn beide digital und unveränderbar verknüpft archiviert werden.

Fazit

Bewirtungskosten sind eine der wertvollsten Betriebsausgaben für Selbstständige, vorausgesetzt, du dokumentierst sauber. Die 70-%-Regel und der vollständige, maschinell erzeugte Bewirtungsbeleg sind Pflicht. Wer Belege per App erfasst, spart sich bei jedem Geschäftsessen 5 bis 10 Minuten Verwaltung und vermeidet Stress bei der Betriebsprüfung. Probier Norman kostenlos aus und lass die KI die Buchung übernehmen.