Doppelte Kunden zusammenführen

Derselbe Kunde steht manchmal zweimal in deiner Liste, zum Beispiel als „Hansen Design GmbH“ und als „HANSEN DESIGN“. Führe beide zusammen: Ein Kunde bleibt, er übernimmt vom anderen, und der andere verschwindet aus der Liste.

Du findest deine Kunden in der Web-App unter Einnahmen → Kunden.

Duplikate finden

Unter deinen Kunden zeigt Norman Mögliche Duplikate, wenn Kunden eine USt-IdNr. oder einen Namen teilen. Großbuchstaben, Satzzeichen und die Rechtsform zählen beim Namen nicht.

Sind die Kunden in einer Zeile verschiedene Unternehmen, klicke auf Kein Duplikat. Die Zeile verschwindet aus der Liste und kommt nicht wieder. Die Kunden, ihre Buchungen und ihre Rechnungen bleiben unverändert.

Kunden zusammenführen

Es gibt drei Wege:

1. Aus den möglichen Duplikaten: Klicke in der Zeile auf Zusammenführen.
2. Aus der Tabellenansicht: Wähle zwei oder mehr Kunden mit dem Kästchen am Zeilenanfang und klicke auf 2 Kunden zusammenführen. Die Zahl zeigt, wie viele du gewählt hast.
3. Aus einem Kunden: Öffne den Kunden und klicke unten auf Mit anderem Kunden zusammenführen.

Wähle dann den Kunden, den du behältst, und bestätige. Zu jedem Kunden siehst du die Kundennummer, die USt-IdNr., das Land, den Typ und die Zahl der Buchungen und Rechnungen. Norman wählt den Kunden mit den meisten Buchungen vor. Das Zusammenführen lässt sich nicht rückgängig machen.

Was der Kunde übernimmt, den du behältst

• die Buchungen, Rechnungsentwürfe, wiederkehrenden Rechnungen und Regeln der anderen Kunden
• ihre Namen als weitere Namen, damit Norman neue Zahlungen und Belege dem Kunden zuordnet, den du behältst
• Adresse, Ansprechperson, E-Mail und Telefonnummer, wenn seine eigenen noch leer sind

Sein eigener Name, seine USt-IdNr., sein Land und sein Typ bleiben, wie sie sind.

Was beim alten Kunden bleibt

Abgeschlossene Buchungen, Buchungen in einem abgeschlossenen Jahr und ausgestellte Rechnungen ändert Norman nicht. Beim Zusammenführen überspringt Norman sie und zeigt dir, wie viele es waren. Diese Einträge bleiben bei ihrem Kunden. Er bleibt deshalb in deiner Liste und behält seine Kundennummer. Alles andere geht an den Kunden, den du behältst.

Warum Norman ein Zusammenführen manchmal ablehnt

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Zusammenfassende Meldung lesen das Land, den Typ und die USt-IdNr. des Kunden. Unterscheiden sich zwei Kunden in einer dieser Angaben, würde das Zusammenführen Umsatzsteuerwerte ändern. Norman lehnt es dann ab und nennt den Kunden. Gleiche die drei Angaben bei beiden Kunden an und führe sie dann erneut zusammen.

Ein Kunde ohne Buchungen und ohne Entwürfe hat nichts, was einen Wert ändern kann. Ihn kannst du jederzeit zusammenführen.

Was mit der Kundennummer (Debitor) passiert

Die Nummer eines zusammengeführten Kunden wird wieder frei. Der nächste neue Kunde bekommt die niedrigste freie Nummer, sodass keine Lücken bleiben.

Eine Ausnahme gilt für Buchungen, die dein Steuerberater schon in einer DATEV-Datei hat: Sie bleiben auf der alten Nummer, damit sich in diesen Monaten nichts ändert. Diese Nummer vergibt Norman an keinen anderen Kunden.

Bei Lieferanten funktioniert es genauso: Lies dazu Doppelte Lieferanten zusammenführen.