E-Rechnungspflicht: Ab wann trifft sie dich?

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz strukturierte E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen. Fünf Fragen, und du kennst dein Datum. Stand: 2026.

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Frage 1 von 5

Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG?

Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus. Sie sind dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen – empfangen müssen sie sie trotzdem.

Ja, ich nutze die KleinunternehmerregelungNein, ich weise Umsatzsteuer ausWeiß ich nicht sicher

Alle Fragen im Überblick

Deine Situation

Fünf Fragen zu Status, Kunden und Umsatz.

Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG?
Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus. Sie sind dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen – empfangen müssen sie sie trotzdem.
- Ja, ich nutze die Kleinunternehmerregelung
- Nein, ich weise Umsatzsteuer aus
- Weiß ich nicht sicher
Stellst du Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland?
Die Pflicht gilt nur für inländische B2B-Umsätze. Rechnungen an Privatkunden und ins Ausland sind nicht betroffen.
- Ja, regelmäßig
- Gelegentlich
- Nein, nur Privatkunden oder Ausland
Wie hoch war dein Gesamtumsatz 2026?
Das Jahr 2026 entscheidet über die Stufe 2027. Über 800.000 € heißt: Ausstellungspflicht ab dem 1. Januar 2027.
- Über 800.000 €
- Bis 800.000 €
- Steht noch nicht fest
Wie hoch sind deine Rechnungen typischerweise?
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) dürfen dauerhaft Papier oder PDF bleiben – auch nach 2028.
- Meist über 250 € brutto
- Fast immer unter 250 € brutto
Kannst du heute schon E-Rechnungen empfangen und archivieren?
Gemeint sind XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.1 (außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL). Diese Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für jedes inländische Unternehmen.
- Ja, das läuft
- Nein, noch nicht
- Weiß ich nicht

Alle möglichen Ergebnisse

Ab 1. Januar 2027: Du musst E-Rechnungen ausstellen

Dein Vorjahresumsatz 2026 liegt über 800.000 €, und du rechnest mit inländischen Geschäftskunden ab. Damit endet die Übergangsregelung für dich zum 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 muss jede B2B-Rechnung als strukturierte E-Rechnung nach EN 16931 rausgehen – PDF per E-Mail reicht dann nicht mehr.

Zulässig sind XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.1, nicht die Profile MINIMUM und BASIC-WL
Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise und B2C
Der strukturierte Teil ist 8 Jahre unverändert aufzubewahren (§ 14b UStG)
EDI-Verfahren sind noch bis Ende 2027 zulässig, danach nicht mehr

Norman erzeugt XRechnung und ZUGFeRD aus deinen laufenden Rechnungen und archiviert sie GoBD-konform. Rechnungen sind kostenlos, ohne Limit.

Dieser Test ist eine Orientierung, keine Steuerberatung. Maßgeblich ist dein tatsächlicher Gesamtumsatz 2026 nach § 19 Abs. 3 UStG.

Ab 1. Januar 2028: Du hast ein Jahr mehr Zeit

Dein Umsatz 2026 liegt bei bis zu 800.000 €, deshalb greift für dich die verlängerte Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2027. Bis dahin darfst du weiter Papier oder PDF verschicken. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht unabhängig vom Umsatz.

Empfangen musst du E-Rechnungen aber schon heute – diese Pflicht läuft seit 2025
Deine Geschäftskunden über 800.000 € stellen ab 2027 um: Du bekommst also ab 2027 deutlich mehr E-Rechnungen
Zulässig sind XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.1, nicht die Profile MINIMUM und BASIC-WL
Der strukturierte Teil ist 8 Jahre unverändert aufzubewahren (§ 14b UStG)

Wer früher umstellt, hat den Vorteil auf der Empfangsseite: eingehende E-Rechnungen werden automatisch gelesen und gebucht.

Dieser Test ist eine Orientierung, keine Steuerberatung. Überschreitet dein Umsatz 2026 doch die 800.000 €, gilt die Pflicht schon ab 2027.

Ausstellen musst du nicht – empfangen schon

Für dich greift die Ausstellungspflicht nicht: Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen laut § 34a UStDV dauerhaft die „sonstige Rechnung“ nutzen, und Rechnungen an Privatkunden oder ins Ausland fallen ohnehin nicht unter die Regelung. Die andere Hälfte gilt trotzdem: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und aufbewahren können.

Für den Empfang genügt formal eine E-Mail-Adresse – die Aufbewahrung ist der eigentliche Aufwand
Der strukturierte Teil ist 8 Jahre unverändert aufzubewahren (§ 14b UStG)
Ausstellen darfst du E-Rechnungen freiwillig, viele Geschäftskunden bevorzugen das
Wechselst du später in die Regelbesteuerung, gilt die Ausstellungspflicht ab 2028

Norman empfängt E-Rechnungen, liest sie aus und archiviert sie GoBD-konform. Buchhaltung und Rechnungen sind kostenlos.

Dieser Test ist eine Orientierung, keine Steuerberatung. Die Kleinunternehmereigenschaft entscheidet sich nach § 19 UStG.

Die drei Stufen der E-Rechnungspflicht

Empfangen gilt längst für alle. Ausstellen kommt gestaffelt nach Umsatz.

	Seit 1.1.2025	Ab 1.1.2027	Ab 1.1.2028
E-Rechnungen empfangen	Pflicht für alle inländischen Unternehmen	Pflicht	Pflicht
E-Rechnungen ausstellen (B2B)	Freiwillig: Papier und PDF weiter erlaubt	Pflicht ab 800.000 € Vorjahresumsatz (2026)	Pflicht für alle, unabhängig vom Umsatz
Kleinunternehmer (§ 19 UStG)	Empfangen ja, ausstellen nein	Dauerhaft befreit vom Ausstellen	Dauerhaft befreit vom Ausstellen
EDI-Verfahren	Zulässig	Noch zulässig, letztes Jahr	Nicht mehr zulässig
Rechnungen bis 250 € brutto	Papier oder PDF erlaubt	Weiter erlaubt (§ 33 UStDV)	Weiter erlaubt (§ 33 UStDV)
Rechnungen an Privatkunden (B2C)	Nicht betroffen	Nicht betroffen	Nicht betroffen

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Die sechs Punkte, die deine Frist bestimmen

Erst der Status, dann der Umsatz, dann das Format.

800.000 € Umsatz 2026

Die Schwelle für die Stufe 2027 ist dein Gesamtumsatz im Vorjahr 2026. Liegst du darüber, endet die Übergangsregelung für dich am 31. Dezember 2026. Bis 800.000 € hast du ein Jahr länger Zeit.

Nur inländisches B2B

Die Pflicht greift bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden, an juristische Personen ohne Unternehmereigenschaft und ins Ausland fallen nicht darunter.

Kleinunternehmer sind befreit

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen dauerhaft keine E-Rechnungen ausstellen: § 34a UStDV erlaubt ihnen ausdrücklich die „sonstige Rechnung“. Die Empfangspflicht gilt aber auch für sie, und zwar seit dem 1. Januar 2025.

XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.1

Zulässig ist jedes strukturierte Format nach EN 16931. In Deutschland sind das XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – ausdrücklich nicht die Profile MINIMUM und BASIC-WL, die keine vollständige Rechnung enthalten.

PDF ist keine E-Rechnung

Ein PDF per E-Mail bleibt eine „sonstige Rechnung“, auch wenn es digital verschickt wird. Entscheidend ist der maschinenlesbare, strukturierte Datensatz, nicht der Versandweg.

8 Jahre unveränderbar archivieren

Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist acht Jahre lang in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren (§ 14b UStG). Nach der GoBD-Änderung vom Juli 2025 genügt die Archivierung der XML-Komponente.

So bereitest du dich vor

Drei Schritte, unabhängig davon, ob dein Datum 2027 oder 2028 ist.

Empfang klären

Diese Pflicht läuft seit 2025. Prüfe, ob eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien bei dir ankommen, ausgelesen und revisionssicher abgelegt werden. Eine E-Mail-Adresse reicht formal für den Empfang, nicht für die Aufbewahrung.

Umsatz 2026 feststellen

Dein Gesamtumsatz 2026 entscheidet, ob du zum 1. Januar 2027 oder erst 2028 ausstellen musst. Liegst du nah an den 800.000 €, plane für die frühere Frist.

Ausgang auf E-Rechnung umstellen

Mit Norman entstehen XRechnung und ZUGFeRD direkt aus deinen laufenden Rechnungen, ohne separates Compliance-Projekt. Eingehende E-Rechnungen werden erkannt, gebucht und GoBD-konform archiviert.

Unsicher, ab wann es dich trifft?

Fünf Fragen, und du hast dein Datum: 2027, 2028 oder gar nicht.

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Häufige Fragen

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht 2027 genau?

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 € lag, B2B-Rechnungen als strukturierte E-Rechnung ausstellen. Für alle übrigen inländischen Unternehmen gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2028. Die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 für alle.

Was zählt zu den 800.000 Euro?

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres, also 2026, nach § 19 Abs. 3 UStG. Es geht um den Umsatz des Rechnungsausstellers, nicht des Empfängers. Liegst du 2026 darunter, greift für dich die verlängerte Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2027.

Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Ein PDF gilt als „sonstige Rechnung“, unabhängig davon, ob es per E-Mail oder auf Papier zugeht. Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach EN 16931. Ein PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD ab 2.0.1) erfüllt die Anforderung dagegen.

Welche Formate sind zulässig?

Alle Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ausdrücklich nicht ausreichend sind die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL, weil sie keine vollständige Rechnung abbilden. Andere Formate sind zulässig, wenn beide Seiten zustimmen und sich die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben korrekt extrahieren lassen.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Der mit dem Jahressteuergesetz 2024 eingefügte § 34a UStDV erlaubt Kleinunternehmern nach § 19 UStG ausdrücklich, ihre Rechnungen weiterhin als „sonstige Rechnung“ zu übermitteln, also auf Papier oder als PDF. Diese Befreiung ist nicht befristet. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber wie jedes andere inländische Unternehmen, und zwar seit dem 1. Januar 2025.

Welche Rechnungen sind von der Pflicht ausgenommen?

Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV), Rechnungen an Privatkunden (B2C), Rechnungen an juristische Personen ohne Unternehmereigenschaft, Umsätze ins Ausland sowie viele nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Leistungen.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG). Aufzubewahren ist mindestens der strukturierte Teil, und zwar unversehrt in seiner ursprünglichen Form. Nach der zweiten GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 genügt die Archivierung der strukturierten Datenkomponente, sofern die übrigen GoBD-Anforderungen erfüllt sind.

Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?

Eine Rechnung, die ab dem Stichtag nicht im vorgeschriebenen Format ausgestellt wird, ist umsatzsteuerlich keine ordnungsgemäße Rechnung. Für deinen Kunden kann das den Vorsteuerabzug gefährden, bis eine korrekte E-Rechnung vorliegt. Praktisch ist das Risiko also weniger ein Bußgeld als eine Rechnung, die dein Kunde beanstandet.