Verpflegungspauschale 2026: 28 €, 14 € und alle Reisekosten

Das Wichtigste in Kürze

• Inland 2026: 28 € für jeden vollen Tag (24 Stunden unterwegs), 14 € für An- und Abreisetage und für Tagesreisen über 8 Stunden (§ 9 Abs. 4a EStG). Für 2027 ist keine Änderung beschlossen.
• Gestellte Mahlzeiten: Frühstück minus 5,60 €, Mittag- oder Abendessen minus je 11,20 €, immer gerechnet vom vollen Tagessatz.
• Dreimonatsfrist: Am selben auswärtigen Ort gibt es die Pauschale nur in den ersten drei Monaten.
• Ausland: eigene Sätze je Land und für manche Städte, zum Beispiel 58 € in Paris und 70 € in der Schweiz für einen vollen Tag.
• Übrige Reisekosten: 0,30 € pro gefahrenem Kilometer, Hotel und Nebenkosten nach Beleg. Für Selbstständige gibt es keine Übernachtungspauschale.
• Abzug: Selbstständige als Betriebsausgabe in der EÜR, GmbH-Geschäftsführer steuerfrei über die GmbH, Arbeitnehmer in der Anlage N.

Verpflegungspauschale 2026: die Sätze im Inland

Am An- und Abreisetag einer Reise mit Übernachtung bekommst du die 14 € unabhängig davon, wie lange du an diesem Tag unterwegs bist. Bei einer Tagesreise zählen die Stunden: Ab mehr als 8 Stunden Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gibt es 14 €, darunter nichts. Belege fürs Essen brauchst du in keinem Fall, und mehr als die Pauschale kannst du auch mit teuren Restaurantrechnungen nicht ansetzen.

Die Sätze gelten seit 2020. Die im Wachstumschancengesetz geplante Erhöhung auf 16 € und 32 € wurde 2024 gestrichen, und für 2027 ist keine Änderung beschlossen (Stand: Oktober 2026).

Voraussetzung ist eine Auswärtstätigkeit: Du arbeitest beruflich außerhalb deiner Wohnung und deiner ersten Tätigkeitsstätte, also beim Kunden, auf der Messe oder auf einer Baustelle. Den Betrag für deine Reise rechnet der kostenlose Verpflegungsmehraufwand-Rechner Tag für Tag aus, auch fürs Ausland.

Kürzung bei gestellten Mahlzeiten

Wird dir unterwegs eine Mahlzeit gestellt, kürzt du die Tagespauschale. Gestellt heißt: Der Arbeitgeber zahlt sie oder ein Dritter auf seine Veranlassung, zum Beispiel das Frühstück im Hotel, das deine GmbH gebucht hat, oder das Mittagessen auf einem Seminar, das der Arbeitgeber bezahlt. Die Kürzung rechnest du immer vom vollen Tagessatz, auch an An- und Abreisetagen:

Die Pauschale sinkt höchstens auf 0 €. Ein Beispiel: Ein voller Reisetag mit gestelltem Frühstück und Abendessen ergibt 28 − 5,60 − 11,20 = 11,20 €. Ein Abreisetag mit gestelltem Frühstück ergibt 14 − 5,60 = 8,40 €.

Selbstständige, die das Hotel selbst bezahlen, rechnen anders. Das Frühstück ist dann nicht gestellt, sondern selbst gekauft. Die Pauschale bleibt voll, aber das Frühstück gehört nicht zu den Übernachtungskosten. Weist das Hotel es nicht gesondert aus, ziehst du 5,60 € pro Frühstück von der Hotelrechnung ab. Wer die volle Pauschale und das Hotel samt Frühstück ansetzt, setzt pro Nacht 5,60 € zu viel an.

Die Dreimonatsfrist

Arbeitest du länger als drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, gibt es die Pauschale ab dem vierten Monat nicht mehr. Die Frist läuft nur, wenn du dort an mindestens drei Tagen pro Woche arbeitest. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen, etwa durch Urlaub, Krankheit oder ein anderes Projekt, lässt die Frist neu beginnen. Fahrt- und Hotelkosten bleiben auch nach drei Monaten abziehbar.

Auslandssätze 2026

Für Reisen ins Ausland gelten die Pauschalen aus dem BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025. Ein Auszug:

Es zählt der Ort, den du vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichst. Bei einer Tagesreise ins Ausland gilt der Satz des letzten Tätigkeitsorts im Ausland. Fehlt ein Land in der Tabelle, gilt der Satz für Luxemburg (63 € und 42 €). Gestellte Mahlzeiten kürzt du wie im Inland, aber mit 20 % und 40 % des jeweiligen Auslandssatzes. Die Übernachtungspauschalen der BMF-Tabelle darf nur ein Arbeitgeber bei der steuerfreien Erstattung nutzen; Selbstständige setzen die echte Hotelrechnung an.

Alle Reisekosten 2026 im Überblick

Die Verpflegungspauschale ist einer von vier Bausteinen der Reisekosten. Alle vier sind voll abziehbar, wenn die Reise beruflich veranlasst ist:

Geschäftsreise oder Arbeitsweg? Die 0,30 € pro Kilometer gelten für jede Strecke einer Geschäftsreise, hin und zurück. Der tägliche Weg zur eigenen Betriebsstätte ist dagegen keine Reise: Dafür gilt die Entfernungspauschale, seit 2026 einheitlich 0,38 € ab dem ersten Kilometer, aber nur für die einfache Strecke. Die Abgrenzung mit Beispielen steht im Beitrag Pendlerpauschale für Selbstständige.

Reise mit Urlaub: Hängst du an eine Messe zwei private Tage an, zählen nur die beruflichen Tage. Hin- und Rückfahrt teilst du nach dem Verhältnis von beruflichen zu privaten Tagen auf, wenn die Reise nicht klar überwiegend beruflich ist.

Essen mit Kunden ist keine Verpflegung, sondern Bewirtung: zu 70 % abziehbar und nur mit Bewirtungsbeleg. Mehr dazu unter Bewirtungskosten absetzen.

Beispiel: eine Geschäftsreise komplett abgerechnet

Eine selbstständige Beraterin fährt von Montag 7 Uhr bis Mittwoch 19 Uhr mit dem eigenen Auto zu einem Kunden nach Hamburg, 280 km einfach. Sie zahlt zwei Hotelnächte für zusammen 238 €, Frühstück inklusive und nicht gesondert ausgewiesen, und 24 € Parkgebühren.

Die Pauschale bleibt voll, weil sie das Frühstück selbst bezahlt hat. Bei einem persönlichen Steuersatz von 30 % spart die Reise rund 142 € Einkommensteuer.

Dieselbe Reise als GmbH-Geschäftsführer: Bucht und bezahlt die GmbH das Hotel mit Frühstück, ist das Frühstück gestellt. Die GmbH erstattet steuerfrei 56 € − 2 × 5,60 € = 44,80 € Verpflegung und 168 € Kilometergeld (§ 3 Nr. 16 EStG). Hotel und Parken trägt die GmbH direkt als Betriebsausgabe. Das ist fast immer besser als der Werbungskostenabzug: Die GmbH spart Körperschaft- und Gewerbesteuer, und der Geschäftsführer bekommt das Geld ohne Lohnsteuer. In der Anlage N wirkt eine Ausgabe nur, soweit alle Werbungskosten über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 € liegen.

Buchung in SKR03 und SKR04

Selbstständige bezahlen Reisen meist privat oder per Karte; die Pauschalen ohne Beleg buchst du gegen Privateinlagen. Der Gesellschafter-Geschäftsführer ist steuerlich Arbeitnehmer, deshalb nutzt die GmbH die Arbeitnehmer-Konten.

Für jede Reise hältst du fest: Datum und Uhrzeiten, Ziel, beruflicher Anlass und bei Autofahrten die Kilometer. Belege bewahrst du 8 Jahre auf (§ 147 AO), die Reiseaufstellung als Teil der Buchhaltung ebenso.

Warum sich saubere Reisekosten lohnen

Reisekosten sind einer der größten Posten kleiner Unternehmen. In unserem Kostenstruktur-Report über die Betriebsausgaben von Selbstständigen bis UG und GmbH (Juli 2025 bis Juni 2026) machen Reisekosten rund 12 % aller Ausgaben aus, der zweitgrößte Block nach Subunternehmern mit rund 17 %. Rund 4 von 10 Betrieben hatten in zwölf Monaten mindestens eine Reiseausgabe. Die Daten stammen von digital arbeitenden Betrieben; Reisekosten schwanken stark mit der Saison.

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Am häufigsten geht Geld verloren, weil Reisetage gar nicht gebucht werden: Die Pauschale hat keinen Beleg, also erinnert dich auch kein Beleg an sie.

Expertenmeinung

Erfasse die Pauschale und mach es dir nicht zu kompliziert: Die Sätze stehen fest, du musst nur deine Reisetage sauber festhalten.

So erledigst du das mit Norman

In Norman buchst du die Verpflegungspauschale kostenlos, ohne Beleg und mit den amtlichen Sätzen für 2025 und 2026:

1. Öffne Buchhaltung, wähle Transaktion hinzufügen und dann Manuell erstellen.
2. Wähle Ausgaben und die Kategorie Reise Verpflegungspauschale.
3. Gib die Reisedaten und das Ziel ein. Norman füllt die Reisetage und die vollen Tage aus und zeigt den Abzug, für Deutschland und jedes Land der BMF-Tabelle.
4. Für die Fahrt wählst du die Kategorie Nutzung des Privatwagens, Typ Geschäftsreise, und gibst die gefahrene Strecke ein. Hotel- und Parkbelege fotografierst du in der App.
5. Norman bucht die Pauschalen als Privateinlage ohne Umsatzsteuer, und sie landen in der eigenen Zeile deiner EÜR. Der Steuer-Autopilot schlägt dir außerdem Verpflegungspauschalen für Reisen vor, die du noch nicht erfasst hast.

Die Buchhaltung ist im kostenlosen Tarif enthalten. Die EÜR erstellt Norman aus deinen Buchungen, und du reichst sie ab Klein für 9 € im Monat bei jährlicher Zahlung direkt aus der App ein. Für UG und GmbH ist die vollständige doppelte Buchführung ebenfalls kostenlos; die Erstattung an den Geschäftsführer buchst du auf 4664 oder 6664. Bist du nur angestellt, machst du die Pauschale in der Einkommensteuererklärung für Arbeitnehmer geltend.

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Kostenloses E-Book: Anmeldung, Buchhaltung, erste Rechnung und Steuern, plus Steuerkalender, Abzugs-Spickzettel und Rechnungsvorlage.

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